Shopping Cart

Aktuellt antal deltagare onlineutbildning: 285

Planera och visualisera projekt med hjälp av olika typer av planer

4 olika typer av planer för att hantera tid i projekt

Vilka är de vanligaste typerna av planerna för att att hantera tid projekt? Och vilken ska man välja? Det här inlägget vänder sig till dig som inte dagligen arbetar med tidsplaner, men vill bekanta dig mer med ämnet. Inlägget är på intet sätt heltäckande kring ämnet tidsplaner utan är en introduktion. Vi kommer framöver också ge tips & råd om hur en bra tidsplan kan byggas upp. Även andra begrepp inom området kommer då behandlas som t ex hantering av WBS (Work Breakdown Structure), Kritiska linjen och rätt projektstorlek.

Men innan vi börjar måste vi naturligtvis svara på den eviga frågan – heter det tidplan eller tidsplan? Vi själva använder ordet tidsplan, något som tydligen också ”regeringskansliets språkliga frågor och svar” rekommenderar för det ordet. Och därmed var den frågan utredd…? Om vi har någon språkvetare bland läsarna tar vi gärna emot synpunkter…

Vad används då en tidsplan till? Med tidsplanen som underlag kan projektledaren kontrollera, styra och följa upp projektet. Medarbetare i projektet kan se sitt åtagande. Beställare, styrgrupp, kunder och leverantörer kan ges insyn i projektet och följa projektets fortskridandet.

Gemensamt för de flesta typer av tidsplaner är att de beskriver aktiviteter som projektet ska utföra. Tidsplanen visar även start- och sluttidpunkt för hela projektet. Ytterligare exempel på innehåll i en tidsplan är leveranser, etappmål, milstolpar, delprojekt etc. I lite mer avancerade tidsplaner kan även resurser och beroenden visas. Med beroenden avses t ex att tidsplanen visar att Aktivitet konstruktion har ett beroende till att Aktivitet ritning måste vara klar innan Aktivitet konstruktion kan starta osv.

4 olika exempel på hur uppgifter kan visas upp

1. Aktivitetslista

Aktivitetslista

Den enklaste formen av en tidsplan kan vara en enkel aktivitetslista utan grafiska element. Den kan helt enkelt bestå av en tabell i Word eller Excel med t ex rubrikerna: Aktivitetsnummer, Namn på aktivitet, Beskrivning av aktivitet, Starttidpunkt, Sluttidpunkt, Beroenden, Ansvarig, Status. Fördelen med det här är enkelheten och att det är lätt att uppdatera. Nackdelen är att listan normalt inte är grafisk och därmed kan vara svår att överblicka, t ex vilka beroenden som finns mellan olika aktiviteter.

2. Gantt-schema

Ganttschema

Gantt-schema är kanske den mest kända typen av tidsplan som finns. Det är ett grafiskt schema som är utformat som en kalender med horisontella staplar. Varje stapel representerar t ex en aktivitet, en leverans, en milstolpe etc. Den enklaste formen av Gantt-schema innehåller normalt planerat start- och slutdatum, varaktighet för en uppgift och vem som är ansvarig. Fördelarna med ett Gantt-schema är att det är överskådligt. Nackdelarna är att det vid många olika uppgifter kan vara svårt att se samband mellan olika delar i tidsplanen.

3. Milstolpeplan

Milstolpeplan

En milstolpeplan visar viktiga händelser i projektet som måste passeras innan projektet är klart. En milstolpe kan t ex vara en viktig händelse, ett delmål eller ett viktigt beslut. Exempel på rubriker i en milstolpeplan kan vara Namn på milstolpe, vilket datum som milstolpen förväntas inträffa och en beskrivning av vad som ska vara uppnått vid milstolpen. Milstolparna tillsammans kan sägas utgöra en stomme för projektet. Fördelen med en milstolpeplan är att den visar upp endast de mest centrala och viktiga delarna av projektet. Den nivån brukar t ex ledning, beställare och styrgrupp vara intresserade av. En milstolpe brukar markeras med symbolen romb i ett Gantt-schema.

4. Nätplan

Nätplan

En nätplan består av ett grafiskt diagram som visar i vilken ordning aktiviteter ska utföras. Dessutom visas vilket beroende som finns mellan aktiviteterna. En rätt konstruerad nätplan kan spara mycket tid för projektet då den är ett bra underlag för att dimensionera resurser i rätt omfattning och i rätt tid. I exemplet ovan visas att efter att aktivitet A är klar så kan aktivitet B och C genomföras parallellt. Därefter kan aktivitet D utföras.

Vilken typ av plan ska man då välja? Det beror naturligtvis på både projektets komplexitet och storlek. Och ofta kan alla ovanstående typer av planer användas tillsammans. För vissa delar av projektet kanske en aktivitetsförteckning är föredra. För beställaren är milstolparna kanske det viktigaste. Och för projektgruppen kanske Gantt-schema och nätplan är ett måste. Kort sagt, använd rätt format för rätt situation!

Vad kan IT-verktyg för att hantera tid i projekt tillföra?

Det finns ett enormt utbud av IT-verktyg för att göra mer eller mindre avancerade tidsplaner. Det mest kända och spridda är kanske Microsoft Project, ett mycket kompetent verktyg som har en uppsjö av funktioner. Gemensamt för de flesta IT-verktyg är att de ofta har en viss inlärningströskel och att det är tidskrävande att mata in hela projektet i verktyget. Om det är värt den tiden eller inte måste bedömas från situation till situation. För större projekt, med många aktiviteter och ändringar så kan man ofta ganska snabbt se fördelarna med ett IT-verktyg.

Exempel på typ av frågor som de flesta IT-verktyg har färdiga funktioner för att ge projektledaren svar på

Exempel på punkter att tänka på vid arbete med tidsplaner, oavsett om ett IT-verktyg används eller inte är

4 kommentarer

  1. Caroline Lindqvist

    Vi använder en applikation som heter GroupCamp Project för att hantera tid i olika projekt. Det är lätt att styra och följa upp projekt och har visat sig vara precis vad vi sökte! Finns dessutom på många språk om man arbetar internationellt.
    https://www.groupcamp.se/

    1. ProjektStegen

      Hej Caroline, tack för att du delar med dig tips på bra verktyg!

  2. Petra Sjöberg

    Det heter tidsplan, precis som ni skriver. Men idag accepteras varianter av ord mer och mer och tidplan är därför helt ok att säga även om det förstnämnda är att föredra.

    1. Projektstegen

      Tack för input Petra. Bra att veta att den ständiga frågan för projektdokumentation – heter det tidsplan eller tidplan? – kan ha flera rätta svar!

Lämna ett svar till ProjektStegen Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.