Här har vi samlat fem tips som är baserade på våra erfarenheter av många år som projektledare i ett stort antal olika branscher och typer av projekt.
1. Strukturerat arbetssätt och formalia
Professionell projektledning baseras på förmågan att bedöma vilket arbetssätt och vilken formalia som behövs för varje enskilt projekt. Med det som utgångspunkt väljs sedan analyser, dokument, mötesstruktur och rutiner ut. Att vara strukturerad, konsekvent och att våga vara formell är ofta bra egenskaper för en projektledare. När vi genomför projektledarutbildning brukar en vanlig invändning vara att det lätt blir för mycket formalia. Självklart behöver omfattning på formalia anpassas för varje situation, men hellre för mycket än för lite formalia är ett tips. Det leder normalt till ett säkrare projekt och skapar förutsättningar för god kommunikation, planering, delegering och uppföljning.
2. Kom med minst en lösning på varje problem
Det finns inget som irriterar en beställare eller chef så mycket som när en medarbetare kommer med ett eller flera problem utan att själv åtminstone ha försökt att komma med förslag på en lösning. Det är ofta du som projektledare som är bäst insatt, både problemet och olika lösningsalternativ. Lägg inte över hela ansvaret på beställaren att komma med en lösning. Arbeta fram en eller flera lösningar och analysera olika argument för och emot dom olika alternativen innan du presenterar för beställare och styrgrupp. Att sträva efter att i varje situation ge beställare genomtänkta lösningsalternativ och rekommendationer för olika vägval, problem och möjligheter, är en bra grundprincip för framgångsrikt projektledarskap. Det här är inget som går att lära sig direkt på en projektledarutbildning, utan det måste komma naturligt i varje situation, dvs att vara konstruktiv och att ta ägarskapet av problem och möjligheter inom ramen för projektet.
3. Respektera dina projektmedlemmar
Ett projekt har olika typer av resurser, som t ex pengar, utrustning, verktyg etc. Viktigaste är dock oftast projektmedlemmarna. Tänk på att de ofta har andra åtaganden än just det projekt som du är projektledare för. Visserligen ligger det i projektledarrollen att skapa energi och fokus hos involverade för just ditt projekt, men se upp så du inte driver det för långt i de fall projektet kräver mer än vad som var överenskommet från början. Att driva på och visa handlingskraft, och samtidigt respektera varje medarbetares situation, är en fråga som diskuteras flitigt på våra projektledarutbildningar. En projektledare som alltid sätter projektet före individen kan få allt svårare att motivera och entusiasmera projektmedlemmar. I slutändan leder det inte sällan till ett dåligt projektresultat. Som projektledare utvärderas du ofta både på projektresultatet och din förmåga och sätt att leda grupper mot olika mål.
4. Ta aldrig åt dig äran för någon annans idé eller jobb
Som projektledare har du ofta rollen som talesperson för projektet, t ex i styrgrupper och vid informationsmöten. Ett beprövat sätt att skapa förtroende från din projektgrupp och omgivning är att konsekvent lyfta fram de som kommit på den där smarta idén eller utfört den där extra bra arbetsinsatsen. Att själv ta åt sig äran för någon annans jobb är lätt hänt, men får ofta negativa konsekvenser. Att konsekvent lyfta fram projektgruppens resultat och insatser genom att prata om vi och tona ner jag visar på bra och sunt projektledarskap.
5. Skapa bra planer och rutiner – och agera vid avvikelser
När planeringen av projektet är klar och projektet ska påbörja genomförandet ska det finnas tydliga planer och rutiner för hur t ex leveranser och aktiviteter ska följas upp, vilken rapportering som ska göras, vilka olika mötestyper som finns, hur budget och utfall ska rapporteras, hur risker ska hanteras och inte minst ska det finnas en rutin för att hantera ändringar i projektet. Vid våra projektledarutbildningar läggs stor vikt på hur projektledare kan skapa olika rutiner för att kontrollera ett projekts framdrift. Det skapar en bra beredskap för att hantera oförutsedda situationer och snabbt kunna agera på avvikelser. Och om du ser ett eller flera varningstecken på att projektet är på väg att överskrida sina ramar, missa sina mål eller om risknivån ökar: beskriv den uppkomna situationen, ta fram olika lösningsförslag och uppdatera prognoser.
