Kategorier
Projektmodell och Verktyg

4 innovativa verktyg för digitalt lärande

Dagligen letar, testar och utvärderar vi olika verktyg och plattformar för att göra digitala möten och utbildningar till effektiva och engagerande upplevelser. Vår största konkurrent till digital utbildning är den traditionella utbildningen på plats i en kurslokal. För visst är det så att den gamla sanningen att projekt består av människor fortfarande gäller, och att det personliga mötet mellan människor är en mycket viktig del för lärande genom utbyte av erfarenheter.

Kan digital utbildning ersätta traditionell utbildning i en kurslokal?

Den alltmer aktuella frågan i utbildningsbranschen är om digitala plattformar kan ersätta det personliga mötet på plats i en traditionell kurslokal? Vår spaning är att Sverige definitivt är på väg mot ett skifte, där en stor del av organisationers kompetensutveckling kommer att utföras digitalt. Därmed inte sagt att möten på plats har sina fördelar. Det är viktigt att inte polarisera frågan till vad som är bäst, online eller onsite? Det handlar om att se det utifrån ett större perspektiv, t ex: Vilket behov av ny kunskap har vi idag? Om fem år? Hur ska vi få till de förändringar vi vill i hela organisationen? Hur ska vi säkerställa att alla medarbetare har rätt bas- och specialistkompetens? Hur ska vi snabbt kunna ställa om vårt arbetssätt utifrån behov och efterfrågan? I svaren på dom här frågorna finns troligen en kombination av utbildning online och traditionell utbildning på plats i en lokal.

Framtidens kompetensutveckling genomförs till stor del i digitala plattformar

Med en kort tillbakablick kan vi konstatera att det inte var så länge sedan e-learning mest bestod av inspelade PowerPoints eller statiska bilder med förklarande text. Lägg därtill det eviga klickandet på nästa-knappar. Numera är en rätt utformad e-learning både engagerande och ett effektivt sätt att snabbt och flexibelt kunna utbilda olika roller i en organisation. Teori och baskunskaper lärs ofta ut mer effektivt med e-learning. Men när det kommer till erfarenhetsutbyte och diskussioner via digitala möten, så är det tyvärr så att dagens verktyg och plattformar inte alltid räcker ända fram. Det blir lätt lite statiskt och kan vara svårt för både deltagare och kursledare att få till kreativa diskussioner. Visst kan ett varierat upplägg, rätt mötesdisciplin med påslagna webbkameror och fokus göra sitt. Men ändå så känns det som att det saknas något för att få till den där riktigt bra upplevelsen vid digitala möten. Det är här den nya generationens digitala verktyg kommer in i bilden.

Här kommer några tips på fyra innovativa verktyg som tar digitala möten och onlineutbildning till nästa nivå. Att använda ett eller flera av verktygen Slack, Teamsflow, Microsoft Viva och Miro kommer att ta vilket digitalt möte som helst till nya nivåer.

Slack

Det är nästintill omöjligt att skriva ett blogginlägg om verktyg för kommunikation och samarbete utan att nämna Slack. Slack kan räknas till en av pionjärerna när det gäller plattformar för samarbete inom och mellan grupper. Slack skriver själva att de vill vara det nya digitala huvudkontoret. Med en mängd funktioner för att snabbt skapa samarbetsytor är det svårt att inte gilla Slack. Att det finns över 2 400 integrationer till Slack visar också att det här är en plattform som erbjuder det mesta när det gäller kommunikation. Vi gillar också det inbyggda stödet för videosamtal med stöd för de mest grundläggande funktionerna. Slack är också ett utmärkt verktyg för längre utbildningsprogram, med många möjligheter att använda kraften i dialog och erfarenhetsutbyte mellan deltagare som en del av pedagogiken för kompetensutveckling.

Bild från Slack

Teamsflow

Först kom Skype med sin tvåvägskommunikation mellan två personer. Därefter kom olika tjänster för webbmöten med funktioner för grupper att träffas, dela dokument och göra presentationer. De flesta är nog överens om att upplevelsen för den typen av plattformar ofta blir statisk och icke stimulerande, även om det fungerar ett tag. Men det krävs mycket av både moderator och övriga deltagare att bibehålla engagemang och fokus. Det är här Teamsflow kommer in i bilden. Det är exempel på nästa generation för digitala mötesplatser. Designa och inred det digitala kontoret så det passar er, självklart finns likt ett vanligt kontor olika våningsplan som kan anpassas utifrån behov.

Själva grundprincipen är att varje medarbetare visas med bild och mikrofon i en cirkel. Precis som i dataspel flyttar du helt enkelt dig själv till den våning, de konferensbord eller mötesplatser du vill gå till. När du närmar dig ett specifikt utrymme så aktiveras automatiskt ljudet ifrån de kollegor som är samlade på det aktuella stället. Här finns självklart stöd för whiteboards, dela skärm och ett stort antal integrationer med andra verktyg. Teamsflow bjuder på en riktig wow-känsla och är väl värt att testa. I skrivande stund erbjuder de ett kostnadsfritt prova-på-konto.

Microsoft Viva

Om du inte redan hört talas Microsoft Viva än så kommer du med stor sannolikhet göra det inom kort, var så säker. Viva är Microsofts stora kommande satsning på kommunikation, utbildning och erfarenhetsutbyte. Initialt kommer Viva lanseras med fyra olika moduler: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning och Viva Topics. Även för oss som dagligen är i den digitala utbildningsbranschen är det lite svårt att positionera Viva. Är det en samarbetsyta? En utbildningsplattform? Ett AI-baserat verktyg för att lyfta fram den viktigaste informationen som medarbetare behöver i olika situationer? Svaret kommer nog klarna inom kort då lanseringen på bred front inte verkar vara så avlägsen enligt rykten. Klart är att Microsoft till stor del låter Microsoft Teams vara den sammanhållande ytan för olika delar av Viva.

Bild från Microsoft

Många av våra kunder håller på att antingen byta eller för första gången införskaffa ett nytt Learning Management System (LMS). Det är svårt att bedöma hur Viva kommer att stå sig i konkurrensen när det gäller funktionalitet och prissättning, men helt klart torde vara att de organisationer som ska skapa eller förändra sitt sätta att utbilda och säkerställa kunskap bör kolla upp närmare vad Viva kan erbjuda. För högst troligt är det här en produkt som kommer få stort genomslag.

Miro

Trött på sega möten på i er befintliga webbmötestjänst? Miro är ett samarbetsverktyg som får den traditionella mötesytan att blekna. Här finns massor med kreativa mallar, boards och funktioner för att ha effektiva workshops, möten och onlineutbildning. Självklart finns stöd för att arbeta agilt och integrationsmöjligheterna med andra populära verktyg som t ex Slack och Jira finns också.

Det som gör att Miro sticker ut bland den här typen av verktyg är att både funktionalitet och gränssnitt är modernt och lätt att lära sig. Bara genom att logga infinner sig den rätta känslan för att få till det där kreativa och innovativa mötet med kollegor. En annan fördel är att Miro kan köras som en app i Microsoft Teams. I skrivande stund finns möjlighet att skapa ett gratiskonto med begränsat funktionalitet.


Naturligtvis är det så att området digitalisering är ett allt viktigare inslag i vilken organisation som helst, det pågår digital transformation i de flesta branscher idag. Men det som är spännande med digitalisering av området utbildning och möten är att det fortfarande är människan och erfarenhetsutbyte som är i fokus. Vi följer med spänning det här området och återkommer med tips på fler verktyg inom området.

Alla varumärken i det här blogginlägget tillhör sina respektive ägare.

Kategorier
Nyheter

Projektmodellen nu som molntjänst

Efter att ha erbjudit organisationer och företag vår populära projektmodell i över 20 år har vi nu en stor nyhet. Vi lanserar nu en molntjänst för projektmodellen, där enskilda användare på ett enkelt sätt kan nyttja projektmodellen. Över 50 st dokumentmallar ingår, varje mall har ett tillhörande ifyllt exempel. Tjänsten innehåller också en lättanvänd digtal handbok som beskriver projektmodellens olika faser och steg.

Läs mer och beställ den här efterfrågande tjänsten. Du får tillgång till tjänsten i 3 månader och det ingår även en personlig licens att nyttja alla dokumentmallar och checklistor även efter att din tillång till tjänsten upphört.

Kategorier
Nyheter

Nytt tillägg till våra agila komponenter

I juni påbörjar vi nästa utvecklingssteg av våra agila komponenter för teori och praktik. Agilt kan innebära att många olika förutsättningar behöver vara på plats för att dra nytta av arbetssättet, t ex att verksamheten kan avsätta resurser på daglig basis för att prioritera och medverka i utveckling, att projektet organiseras i olika team som kanske också behöver synkas och dessutom ska planeringen hanteras konstant både på övergripande nivå och detaljnivå för det som är aktuellt att utveckla. Det här kan skapa motstånd och hinder för många organisationer avseende att komma igång med agilt.

Därför tar vi nu fram ett tillägg till våra agila komponenter som fokuserar på att hantera backloggen på ett enkelt och rättframt sätt. Med utgångspunkt ifrån en inkorg med behov organiseras arbetet runt en planeringstavla på enklast tänkbara sätt. Mer om detta kommer inom kort. Och psssst…..det här sättet lämpar sig också perfekt för mer komplexa projekt som arbetat agilt och sedan lämnat över projektet till förvaltning.

Stay tuned, lansering i början av juli!

Kategorier
Strategier för projekt

Definiera begreppen och undvik dyra missförstånd

Verksamheter, samarbeten och projekt styrs av kommunikation med hjälp av språket. Det är oftast av avgörande betydelse för resultatet att information förstås och tolkas på samma sätt av alla berörda. Missförstånd på grund av oklarheter kan leda till kostsamma misstag, inte minst inom projektarbete.

Exempel på oklarheter i en organisation kan vara

Vem skall anses vara kund – den som betalar produkten eller den som använder den? Eller finns det en annan definition?

Kund?

Vilket samband råder mellan begreppen leverans, sändning, mottagning, artikel, ankomstkontroll, returorder, reklamationsorder och order?

Samband?

Ingår installation av systemet och vad avses egentligen med installation?

Vad avses?
Även oklarheter i själva processen, t ex projektprocessen, kan vara en källa till missförstånd

När anses projektet vara startat – när beställningen är gjord, när förstudien är påbörjad eller när styrgruppen godkänt projektplanen?

Vad avses med projektets mål – de som projektet ska leverera eller de effekter som förväntas uppnås när projektet har levererat, dvs effektmålen?

Vad menas med två veckors utvecklingstid – 14 kalenderdagar eller 10 arbetsdagar?

Vad innebär begreppsanalys och terminologiarbete?

Begreppsanalys och terminologiarbete innebär att organisationen enas om innebörden i viktiga ord och begrepp.

Begrepp kan t ex avse produkter, dokument, processer, händelser, aktörer och regler. I det enklaste fallet skapar men bara en ordlista/termkatalog/begreppslista som fastställer vilka ord som ska användas t ex kund, leveransadress, fakturaadress, artikeltyp.

Ordlistan kan förses med förklaringar/definitioner och blir då mer informativ, t ex med patient avses den som tidigare behandlats på vårdcentralen.

Man kan också beskriva begreppen på ett djupare sätt, relatera dem till varandra och precisera vad som skiljer och förenar närliggande begrepp t ex order, normalorder, prioriterad order, snabborder, returorder, ersättningsorder, kompletteringsorder, reklamationsorder och gratisorder.

Vanliga problem vid kommunikation med språket och ord

Man brukar skilja mellan syntaktiska och semantiska oklarheter i språket. Syntaktiska oklarheter har med meningens konstruktion att göra, exempelvis alla våra internationella produkter och tillbehör. Avses alla tillbehör eller endast de internationella? Semantiska oklarheter har med ordens betydelse att göra. Det finns många olika typer av semantiska problem, exempelvis att ett ord kan betyda olika saker (jfr ordet fil) eller att det finns fler ord för samma sak (kundnummer och kundID).

Ytterligare ett problem är när ord är vaga och kan uppfattas på olika sätt, exempelvis ordet moral. Det är ett välkänt faktum att vårt språk i sig ofta är oprecist. Vi förstår normalt varandra ändå, eftersom vi ofta känner de vi kommunicerar med och vet hur de tänker och hur de uppfattar begrepp. Det blir svårare då man kommunicerar med människor man aldrig arbetat med tidigare, vilket ofta är vanligt i projektsammanhang.

Men oftast förstår vi ju varandra – så vad är problemet?

Det är ett välkänt faktum att vårt språk ofta är oprecist, men att vi förstår varandra ändå, eftersom vi normalt känner de vi kommunicerar med och vet hur de tänker och uppfattar ord och begrepp; ”alla vet” vad det talas om. Men det finns två situationer då denna tysta kunskap kan sättas på prov i ett projekt. Den ena är då projektet involverar eller kommunicerar med personer utanför organisationen vilket inte är ovanligt. Den andra är om det uppstår behov av djupare analyser och hantering av detaljerade krav, eftersom man då oftast måste hantera snarlika begrepp och relationer dem emellan.

Begreppsmodeller – olika typer av samband mellan begrepp

Ibland kan begreppen i en verksamhet vara välkända, entydiga och väldefinierade. Detta är tyvärr dock inte alltid fallet. Ett hjälpmedel i analysarbetet i kniviga fall är att arbeta med grafiska begreppsmodeller enligt ovan nämnda standards för att fånga begreppen och deras relationer. Därefter definierar man begreppen och för in dem i ordlistan/begreppskatalogen/termdatabasen.

I följande figur visas ett enkelt exempel som beskriver fem begrepp och hur de hänger samman. Patient och läkare är båda en person (pilspetsen betyder generalisering/specialisering). Varje person har fler kroppsdelar (asterisk betyder fler). En patient kan göra fler läkarbesök. Vid ett läkarbesök behandlas endast en kroppsdel av en läkare, men en kroppsdel kan ha behandlats vid flera läkarbesök. Den grafiska modellen kan ytterligare detaljeras med andra typer av symboler och samband.

Begrepps- och termdatabaser och olika typer av datorstöd

IT-stöd för begreppsmodeller finns att köpa, exempelvis UML-stöd. IT-stöd för termkataloger är det dock inte så gott om. Det verkar som de flesta företag som har datoriserade termkataloger har utvecklat egna enkla IT-stöd, exempelvis i Microsoft® Access. En termkatalog kan i enklaste fallet bara vara en ordlista och i det mer avancerade fallet vara kompletterad med fullständiga definitioner av begreppen och relationerna dem emellan.

Följande exempel på frågor kan vara intressanta att ställa mot en begreppsdatabas
  • Är begreppet vägkorsning en generalisering eller precisering av något annat begrepp?
  • Har begreppet godkänd samband med något annat begrepp?
  • Vilka begrepp ansvarar Karlsson för?
  • Vilka begrepp finns inom området akutsjukvård?
  • Vad heter offert på ryska?
  • Vilka synonymer finns till begreppet försening?
Lite filosofi-light om språk och semantik

Begreppsanalys och terminologiarbete handlar om språket, dess begrepp och hur dessa definieras. Semantik är läran om språket och dess effekter och kopplingen till verkligheten. Nedan ges en kort inblick i ämnet, huvudsakligen baserat på en klassiker inom ämnet, boken Empirisk semantik av norrmannen Arne Naess », (Almqvist & Wiksell).

Enligt Naess görs påståenden med hjälp av språket, exempelvis jorden är platt, vilket uttrycks med just denna sats eller med någon av satserna the Earth is flat eller jordklotet har en plan yta. Ett annat exempel på två satser som innehåller samma påstående är Lars är längre än Lisa och Lisa är kortare än Lars. Det omvända kan också förekomma. Satsen det är grönt kan tolkas på två sätt: vi har fått klartecken eller färgen är grön. Värt att notera är att ett påstående inte behöver vara sant. Kommunikation tolkas alltid av en mottagare. Tolkningen är ofta avhängig av vem som tolkar och i vilken situation det är. Bilen är dyr betyder säkert olika då den tolkas av en inköpsavdelningen på ett företag eller av en gymnasist som sommarjobbat ihop till sin första begagnade bil. Per är snabb betyder en sak då han bedöms som systemutvecklare och något annat då han ställer upp i ett hundrameterslopp.

Ett annat intressant begrepp är Intentionsdjup. Då en läkare säger att hjärtat verkar slår normalt så har läkaren säkerligen en djupare motivering än då en lekman yttrar detsamma. En definition av ett begrepp kan beskrivas olika djupt. Ökat djup ger en bättre precision men gör det ofta mer svårförståeligt och därmed mindre användbart. Det gäller att ha ett rimligt och ändamålsenligt djup i definitionerna.

Definitioner är ett stort ämne. Det kanske viktigaste är att definitionen träffar rätt, dvs att den inte är för trång eller för vid. Om vi exempelvis som definition av begreppet bil anger motordrivet landfordon så är den för vid, eftersom t ex en motorcykel även då  kan uppfattas som en bil. Om vi istället anger motordrivet landfordon med fyra hjul så är den för trång eftersom det finns bilar med exempelvis tre eller sex hjul. Definitioner kan också vara fel på andra sätt. Ett vanligt fel är cirkeldefinitioner, t ex Lön = Lön för ordinarie arbetstid plus övertid.

Slutsats

Kommunikation med språket är ett svårt ämne. Missförstånd kan förorsaka olika typer av fel inom en verksamhet eller projekt och ofta kan konsekvenserna av missförstånd bli dyra.

I projektvärlden finns normalt massor av begrepp och definitioner. I de inledande faserna av ett projekt kan missförstånd och olika tolkningar leda till att fel projekt startas, att beställaren och projektledarens uppfattning om vad som ska levereras skiljer sig markant, att egenskaper hos en produkt inte motsvarar kraven etc.

Vi hoppas att det här blogginlägget har belyst vikten av att tillämpa begreppsanalys i tillräcklig utsträckning för att skapa klarhet och tydlighet  i kommunikationen och därmed minimera risker. Hur mycket tid och kraft som t ex ett projekt ska ägna åt detta varierar naturligtvis, men det är ofta väl investerad tid att fundera igenom en miniminivå för hur begrepp och definitioner ska hanteras i verksamheten och för det enskilda projektet.

Vad är dina erfarenheter av vikten att vara överens om begrepp och definitioner?

Kategorier
Strategier för projekt

Vision inom agila projekt

Inom agil utveckling används ofta begreppet vision. En vision kan sägas vara startpunkten, motivet och de mål som ska vara uppnådda när ett projekt är klart och resultatet ifrån projektet levererar full nytta.

Men vänta nu, är det inte det här som brukar benämnas effektmål i projekt? Båda ja och nej. Projektets vision kan, enligt ProjektStegen ska tilläggas, sägas vara en övergripande och bred beskrivning av nuläge, behov, lösningsidéer uttryckta på verksamhetsnivå samt vilka behov som ska tillgodoses och vem som har behoven.

Effektmålen kvantifierar de effekter verksamheten ska uppnå genom att använda projektets leveranser. Effektmålen ska vara konkreta, kunna mätas och varje önskat effektmål ska ha ett målvärde som följs upp och utvärderas. Effektmålen tillsammans ska stämma överens med visionen.

Kort & kärnfull

En vision ska vara kortfattad och kärnfull, samtidigt ska den vara enkelt utformad så att alla involverade verkligen förstår motivet och det förväntade resultatet vid genomförande av projektet.

Det finns olika sätt att beskriva en vision. Ibland kopplas begreppet hissbudskap (engelskans elevator pitch) ihop med hur en vision ska uttryckas. Med det menas att visionen ska kunna förklara projektet på en kort tidsperiod, t ex en minuts hissfärd. Utgångspunkten är att den som får visionen presenterad för sig får svar på frågorna varför? till vem? hur? fördelar?

Titta på en kort film som visar fem delar och dimensioner som en vision kan innehålla:

Ert projekt , er vision

Vi har sparat det bästa till sist, nämligen att det inte finns någon standard eller enhetligt sätt att beskriva en vision. Det kan sägas vara i linje med agil utveckling i allmänhet, dvs att det kan finnas riktlinjer för hur den här delen av projektet kan göras, men det är upp till varje projekt att välja hur riktlinjerna ska användas på ett sätt som passar det enskilda projektet. Ofta nämns principen att visionen ska vara positiv, visionär och innehålla utmanande mål och förväntningar. Vi ställer oss bakom den principen på ProjektStegen, men vill samtidigt understryka att orealistiska mål kan medföra ökade risker för besvikelser och negativ stress.

Behoven i fokus

Annat värt att tänka på vid utformning av en vision är att det är behoven som ska vara i fokus, inte funktioner och krav. En vision kan innehålla idéer om lösningar, men då ska de vara på en övergripande nivå utan detaljer. Visionen är ett dokument som verksamheten utformar.

Har du tips, idéer eller tankar om hur en vision kan utformas? Håller du med om vår beskrivning av en vision eller har du andra erfarenheter av hur visionen kan utformas för att utgöra en bra start på ett projekt? Kommenterar gärna!

Kategorier
Nyheter

ProjektStegen i SvD tematidning Framtidens utbildningar

Tematidning Svenska Dagbladet 6 april 2012
Innovation – Framtidens utbildningar

Läs om vårt väl utvecklade koncept för effektiv breddutbildning i projekt för hela organisationer. Idag har tusentals medarbetare hos våra abbonemangskunder tillgång till våra olika online utbildningar i projektledning.

Med ett abonnemang som bas genomför vi sedan olika typer av anpassade upplägg med diskussioner, erfarenhetsutbyte, tester, webinars och diplomering.

Läs vår redaktionella annons i dagens Svenska Dagbladets tematidning Framtida utbildningar. Klicka här för att visa pdf

Kategorier
Strategier för projekt

Vad kan Formel 1 lära oss om agilt?

I helgen är det premiär för säsongen 2021 av Formel 1, eller F1 som den invigde kallar sporten. Premiären sker i mellanöstern, närmare bestämt i Bahrain. Nyligen släpptes också Netflix tredje säsong av serien Formula 1 – Drive to survive.

För den oinvigde i sporten kommer här en kort sammanfattning: Formel 1 är den högsta serien inom banracing, med futuristiska bilar, det senaste inom högteknologi, galet mycket pengar, stora risker, hängivna team och supporters. Lägg därtill att varje Formel 1 team har ungefär mellan 300 och 1 000 anställda, som under en säsong ska planera och organisera 21 tävlingar i lika många länder.

Oavsett vad man tycker om sporten i sig är Formel 1 en fascinerande industri, som i minsta detalj kräver precision i organisation och utveckling. Och eftersom vi dagligen tänker och verkar inom agila projekt är det svårt att inte dra paralleller mellan agilt och F1. Här kommer sex reflektioner kring F1 och agilt. Häng med, nu kööör vi!

Teamet & individen

Inom agilt pratas det mycket om självstyrande individer och självorganiserande team. På mer enkel svenska kan det sammanfattas med att varje person i ett team behöver hitta sin motivation, sina drivkrafter och på ett ansvarsfullt sätt bidra till teamets resultat. Teamet behöver inte det traditionella och styrande ledarskapet, istället eftersträvas team som tar gemensamt ansvar för att organisera sig på bästa sätt för att hela tiden förbättra sig.

Ett F1 team har flera hundra anställda, som är organiserade i olika mindre team. Varje team har en tydlig uppgift. Längst fram finns såklart förarna. Men man är noga med att hela tiden lyfta teamet. Medvetenheten om att det är teamet som helhet som är avgörande är påtaglig i F1. Det kan kanske bäst beskrivas genom ett depåstopp – ett snabbt däckbyte (världsrekordet är just nu 1.82 sekunder!) kan betyda seger, medan ett felbeslut av en enda individ i teamet kan betyda avbrutet lopp och miljoner i kostnader eller uteblivna intäkter.

Feed forward kultur

Att ge feedback på det arbete som utförts uppmuntras ofta i projekt. Dvs att återkoppla upplevelser och konsekvenser av individers och teams utförda prestationer.

Mer modernt är att använda sig av feed forward, dvs att ha ett framåtriktat fokus på hur nya kunskaper och lärdomar tas tillvara för vägen framåt. Det här märks tydligt inom F1. Synsättet verkar vara att det finns 19 förlorare och en endast en vinnare per lopp. Det här gör att varje lopp skapar ett bra underlag för kommande förbättringar baserat på felaktiga förarbeslut, team som inte är helt i synk och användning av fel material. Detta skulle såklart kunna vara föremål för kritik, utpekande av syndabockar och utkrävande av ansvar.

Teamen försöker undvika att låta det icke perfekta skapa negativ energi och för mycket tillbakablickar. Istället omvandlas frustrationen till beslutsamhet och optimism för kommande lopp. Det ska tilläggas att det säkert i stundens hetta nog finns inslag även i F1 av den traditionella och mer icke konstruktiva feedback kulturen, t ex när en tekniker sätter på fel däck vid ett depåstopp….

Utmanande mål

I agil utveckling är vision ledordet som ska vägleda projektet framåt. Inte sällan sägs att visionen ska vara utmanande och på gränsen till ouppnåbar. Samtidigt ska den fungera som vägledning och drivkraft för teamet. Mot visionen, ingenting kan eller får stoppa oss!

Det måste vara få andra sporter, företag och organisationer som kan mäta sig med F1 avseende det aktiva arbetet med mål. Allting mäts. Allting har ett tydligt målvärde och utvärderas i minsta del. Lägg sedan till att målen minst sagt är visionära och utmanande. Det finns nämligen bara ett mål för alla F1 team och det är enkelt att förstå – förstaplatsen! Allting förutom förstaplatsen är initialt att betrakta som antingen ett fiasko eller misslyckande. Men ganska snabbt omvandlas frustrationen till framåtriktad energi för att uppnå målet. Det är tydligt att mål och mätning finns djupt inpräntat i minsta del av ett F1 teams DNA.

Öppen kommunikation

Inom agilt talas ofta om ett nära samarbete och daglig dialog mellan olika intressenter. Allt för att underlätta utveckling, undvika missförstånd och för att rätt och kontinuerlig information ofta är avgörande för lyckade projekt.

Varje F1 team jobbar aktivt med att ständigt säkerställa öppen kommunikation genom alla led i organisationen. Det är också slående hur högsta ledningen på daglig basis medverkar på möten, coachar, uppmuntrar, informerar och själva ställer frågor. Det är fascinerande att en så högteknologisk miljö, full av mer eller mindre geniförklarade ingenjörer kan få till ett sånt ständigt utbyte av information kors och tvärs.

Allt tycks kretsa kring att få till ett transparent och ständigt flöde av kunskap och information, inom och mellan teamen.

Kort & lång sikt

I agil planering finns normalt två huvudperspektiv på planering, en långsiktig planering som kan sägas vara en grovplanering, där mål och viktiga milstolpar finns med. Till det kommer detaljplanering av det kommande arbetet, t ex planering för kommande 2-3 veckor. På det här sättet säkerställs helheten, samtidigt som fokus och resurser läggs på det mest närliggande arbetet.

Det är enkelt att se att alla F1 team har båda dessa perspektiv under en säsong. Varje säsong innebär ett stort antal lopp runtom hela jorden. Bara att frakta team och material till dessa ställen torde vara ett logistikprojekt av modell större. Det här kräver både en övergripande planering av hela säsongen och en detaljplanering av varje enskilt lopp. Bokstavligt talat ska varje skruv och mutter planeras. Det gäller att ständigt prioritera, prioritera om och säkerställa att fokus läggs på rätt aktiviteter. Och är det något man är skicklig på inom F1, så är det fokus. Fokus på här och nu. Det är nu det gäller, glöm allt annat.

Stor riskmedvetenhet

Aktiv riskhantering är centralt i alla projekt, så även inom agilt. Dels kan traditionella riskanalyser användas och dels kan riskhantering till viss del sägas vara inbyggt i det agila arbetssättet genom att successivt utveckla en produkt eller tjänst i mindre steg. Det här stegvisa arbetssättet kan minska risker för felinvesteringar och fel vägval genom att misstag upptäcks tidigare.

Att ständigt ha en medvetenhet om vad teknik, väder, organisation, finansiering, strategier och taktiker medför för risker är centralt inom F1. För visst finns risker. Massor av risker. Men det verkar, åtminstone utåt sett, som att identifiering, synliggörande och hantering av risker är ett högt prioriterat arbete för alla team inom F1.

Ingenting lämnas åt slumpen, och de risker som tas är medvetna och kalkylerade.

Slutsatser

Vi skulle kunna fortsätta med lärdomar om vad F1 kan lära oss som arbetar i projekt, som t ex att hela tiden visualisera och göra det komplicerade begripligt, fördelarna med att ha en ständigt närvarande beställare som aktivt fattar beslut, viljan att bidra, självkritiken m.m. Listan och liknelserna kan göras lång.

Det ska också tilläggas att det är högst oklart om F1 teamen använder begreppet projekt överhuvudtaget, t ex för en säsong, för utveckling av en bil, ett lopp etc. Kanske använder de istället begrepp som continuous delivery och continuous improvement, dvs ständiga leveranser och ständig förbättring. Det är ju också minst sagt aktuella områden inom utveckling idag. Men det är en annan historia. Den tar vi inte nu. Nu fokuserar vi på det första loppet för säsongen.

Kategorier
Läsarnas tips och råd Strategier för projekt

Tankar om projekt

I verksamheter eftersträvas ofta perfektion, tydlighet och branta utvecklingskurvor. Inte sällan ska mål och visioner uppnås genom projekt. Men är projekt perfekta? Vi kan behöva påminnas om att projekt utförs av människor, som gör sitt bästa för att tillgodose behov i verksamheter som är under ständig förändring.

Att acceptera att alla projekt inte blir fulländade kan vara utmanande. Ofta finns flera perspektiv och synsätt på vad som är tillräckligt bra utifrån behov och förutsättningar. I det här blogginlägget finns 6 utvalda bilder som kontrasterar mot det perfekta, och som kan få oss att stanna upp och reflektera kring vad som händer och sker vid genomförande av projekt. Vilka tankar och associationer kring projekt väcker de här bilderna hos dig?

Se nedan vad andra bloggläsare tycker, och dela gärna med dig av dina tankar och erfarenheter. Tillsammans kan vi lära oss mer om projekt.

tankaromprojekt1
Illustration från absurd.design

Tankar & erfarenheter

  • Den snabbaste vägen till målet behöver inte alltid vara den bästa.
  • Bestäm innehåll och principer för måltriangeln tid, kostnad och resultat.
  • Tänk bråttom och viktigt, inte bara bråttom, vid prioritering!
  • När det känns som att det går långsamt, tänk på att alla ska med och att det får ta sin tid.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tänk på att dela upp stora projekt i mindre delar eller i separata projekt.
  • Fundera ut vad som är viktigast just nu.
  • Tydliggör och beskriv projektidén.
  • Definiera när projektet är slut och projektledarens ansvar upphör.
  • Dina idéer behöver bra kanaler för att komma till sin rätt.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tydliggör målbilden.
  • Utmanande mål kan både motivera och skapa en känsla av orimlighet.
  • Vi är innovativa tillsammans.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Avsätt tid för intressentanalys!
  • Säkerställ att det är tydligt hur beslut fattas.
  • Säkerställ att projektledaren har mandat och att rollen respekteras.
  • Projektledaren har allas ögon och stora förväntningar på sig.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tydliggör milstolpar och vad som ska vara uppnått vid varje milstolpe.
  • Säkra planeringen genom att analysera beroenden.
  • Vi uppfattar saker med våra olika ”glasögon” därför viktigt att få med flera perspektiv.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Säkerställ god kommunikation i projekt. Kan minska risken för konflikter.
  • Avsätt tid för att förankra frågor och beslutsunderlag!
  • Ta tag i konflikter direkt.
  • Projektarbete är ett samspel mellan olika individer som samtidigt är ihopflätade med ett gemensamt engagemang.

Kategorier
Nyheter

Abonnemangsavtal med kommun tecknat

Nytt abonnemangsavtal tecknat med kommun för digital projektutbildning i 12 månader. Avtalet innebär obegränsat med kursstarter för medarbetare inom kommunen för utvalda digitala utbildningar för projektledare, chefer & beställare och projektdeltagare.

Kategorier
Strategier för projekt

Feedback eller feed forward?

Inom projektvärlden uppmuntras ofta chefer, beställare och projektledare att frekvent ge feedback till medarbetare och projektgruppsmedlemmar. Många agila ramverk har också sk feedback-kultur inbyggt i arbetssättet.

Ofta kan man också läsa tips som uppmuntrar att vi aktivt ska be om feedback för att kunna dra lärdom och vidareutveckla t ex projektledarskapet.

Men, i den här intressanta artikeln ifrågsätts om det verkligen är feedback som är det värdefulla sättet att utveckla individer på.

Läs artikeln på Harvard Business Review »