Kategorier
Nyheter

Nytt projektprogram på distans startat

Nu har vi startat upp ytterligare ett helt digitalt projektledarprogram för en kund inom offentlig sektor. Det är det tredje programmet för den här kunden under 2020.

Programmet genomför helt på distans, och innehåller bl a webinars, e-learning, övningar, praktikfall och grupparbeten, kunskapstester och reflektion.

Kategorier
Nyheter

Ny kursmodul – Förhandlingsteknik

Vi har nu lanserat e-learningen Förhandlingsteknik! Kursen är ett naturligt komplement till våra övriga utbildningar för att skapa effektiva projektorganisationer.

Att förhandla är en kärnverksamhet för chefer, beställare och projektledare. Den här kursen tar ca 3 timmar att genomföra och ger dig grunderna i att förbereda, genomföra och avsluta en förhandling. Att uppnå ett förhandlingsresultat där du uppnår dina mål utan att motparten känner som en förlorare kräver kunskaper i förhandling. Läs mer om kursen och anmäl dig direkt för att öka dina kunskaper om tekniker och sätt att kommunicera i olika typer av förhandlingar.

Kategorier
Nyheter

Internationellt projektprogram startat

Idag startade vi upp ett helt digitalt projektledarprogram för en internationell grupp med 20 deltagare. Deltagarna kommer från 7 olika länder i en stor koncern.

Vi har efter omfattande arbete under sommaren översatt hela vårt populära digitala projektprogram till engelska. Det består av webinars, e-learning, övningar, praktikfall och grupparbeten, kunskapstester och reflektion.

Kategorier
Strategier för projekt

HIPPO syndromet i projekt

Många av oss har upplevt det på möten – projektet är i ett tidigt skede och det finns många oklarheter, vägval och frågetecken att reda ut för att säkerställa rätt lösning och strategi för att uppnå målen. Olika frågor kommer upp på inledande möten och många av frågorna är så komplexa att de behöver underlag, analys och eftertanke – kort sagt en förstudie.

Istället för att parkera svåra frågor och ta upp dem senare när de är tillräckligt förberedda så inträffar HIPPO-syndromet. HIPPO* är en akronym och står för Highest Paid Person’s Opinion, fritt översatt till högst avlönade personens åsikt. En HIPPO är oftast en senior chef, som utifrån sin position agerar med stor auktoritet och hyser respekt från medarbetare.

På möten tar ofta HIPPOn initiativet och ger sin syn på olika frågor. Istället för att dennes åsikt utgör en av flera möjligheter eller synsätt på vägen framåt så betraktas HIPPOns åsikt som den sanning och vägledning som projektet behöver för att komma vidare. Detta trots att så kanske inte alls är fallet. Det kanske saknas data för att fatta beslut, eller så har den unga och nyanställda projektmedarbetaren mer insikt och relevanta kunskaper i aktuella frågor. Men dennes åsikter tenderar att väga lätt när HIPPOn väl har sagt sitt.

Beslut i projekt ska vara grundade på data, analys och projektets samlade kompetens, inte enbart på HIPPO!

Vad kan du som professionell projektledare göra för att undvika det här syndromet? Vårt bästa tips är att alltid förbereda frågor som ska behandlas på möten med väl genomarbetade diskussionsunderlag. Om en fråga ska leda till ett beslut bör beslutsunderlaget också innehålla en rekommendation till beslut, med tillhörande motivering. Det här gör att diskussioner och beslut baseras på data och underlag.

Ytterligare ett tips är att du som projektledare aktivt styr möten så att alla mötesdeltagare får utrymme att ge sin syn på frågor innan ordet ges till HIPPOn. Genom det undviks att mötesdeltagare påverkas för mycket av HIPPOns åsikt.

* Begreppet HiPO, Highest Paid Option myntades av Dylan Lewis 2006 och vidareutvecklades sedan samma år till HIPPO av Avinash Kaushik och Ronny Kohavi.

Kategorier
Strategier för projekt

Slow is Smooth, Smooth is Fast

Kan projektvärlden lära sig något av militära strategier? Det sägs att t ex det amerikanska specialförbandet Navy Seals använder följande devis – Slow is Smooth, Smooth is Fast, fritt översatt till att skynda långsamt är effektivt.

Att organisera ett team kräver först och främst ett mål, därefter en plan för att ta sig dit så snabbt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Framdrift i gå-tempo är för långsamt, att springa ökar risken för misstag. Att halvspringa kan vara en bra medelväg. Vid eftertanke så går det ju att visuellt se hur militära trupper rör sig framåt genom att halvspringa i ett genomtänkt mönster – framåt mot målet i så snabbt tempo som möjligt utan att riskera för stora misstag.

Efter att ha utbildat tusentals projektledare och chefer i projektarbetsformen är det tydligt att många organisationer har för bråttom i sina projekt. Ofta går man från en otydlig idé och målbild direkt till genomförandet. Att det är en allt för utbredd verklighet idag i projektvärlden visar också undersökningar.

Många är de projekt som skulle vinna på att avsätta mer tid till att först göra en ordentlig målformulering, följt av en hållbar plan och sedan riskanalys för vad som kan hindra att nå målet. Därefter kan projekt börja röra sig framåt och leverera nytta i ett snabbt men kontrollerat tempo. Eller som dom säger därborta – Slow is Smooth, Smooth is Fast!

Kategorier
Nyheter

Några dagar kvar att nominera årets projektledare

Den 1 september är sista dagen att nominera Årets projektledare. Ett pris som Svenska ProjektAkademin har delat ut sedan 1995.

Nominera din kanditat genom nomineringsblanketten, läs mer om utmärkelsen på Svenska ProjektAkademins webbplats.

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Nyheter

Kortbetalning för all e-learning

Nu har vi infört kortbetalning för hela vårt utbud av e-learning. Det ger en snabb och säker betalning för våra kunder och möjliggör också att snabbt komma igång med beställda kurser.

Välkommen med din anmälan till någon av våra online utbildningar för projekt

E-learning betala med kort

Kategorier
Nyheter

Distansutbildning för projektledare inom livsmedelssektorn

I maj startar vi ett anpassat projektledarprogram på distans för en grupp projektledare inom livsmedelssektorn. Utbildningen kombinerar e-learning och webinars med gruppuppgifter baserade på kundens projektverksamhet.

Kategorier
Nyheter Strategier för projekt

Spännande läsning om överlämning i agila projekt

Svenska ProjektAkademien verkar för att främja utveckling och tillämpning av projektarbetsformen i svenskt arbetsliv. Ett sätt som de stödjer projekt som arbetsform är att de har en årlig uppsatstävling som vänder till studerandes examensarbeten på bachelor- eller masternivå.

Vinnare 2020 är Sara Lundgren och Tove Lundqvist från Linköpings Universitet. De vann med sin spännande uppsats Mystiken kring överlämningen i den agila projektmodellen. Vi säger grattis!

Fler prisvinnande uppsatser finns på Svenska ProjektAkademins webbplats.