Detta är det andra blogginlägget i vår serie om att arbeta med förändringsprojekt. Den här gången vill vi ta upp några av de vanligaste problemen och svårigheterna som vi själva upplevt och som vi också sett att andra stött på.
Med förändringsprojekt menar vi projekt som innebär att förändra beteenden och arbetssätt, t ex införa organisationsförändring eller införa en ny process etc. Mer om vad förändringsprojekt är har vi skrivit om i tidigare blogginlägg.
Det finns naturligtvis massor av fallgropar och typer av problem som kan uppstå i förändringsprojekt. Här nedan beskriver vi några av de vanligaste svårigheterna som enligt vår erfarenhet är synonyma med förändringsprojekt.
Engagemanget tryter
I början upplever de flesta att de får acceptans för de förändringar som de vill och behöver genomföra. Men när det sedan ska genomföras i praktiken så händer det ändå inget eller åtminstone händer alltför lite. Få använder kanske de lösningar som beslutats inom projektet. Beslut som tagits följs kanske inte. Vi ser därför inte de effekter i verksamheten som vi förväntar oss. Vi upplevde att alla var med från början, men nu verkar ingen vara med längre.
Ibland hänger detta samman med att det ofta är relativt enkelt att inledningsvis skapa det engagemang som krävs, genom att involvera medarbetarna i den kreativa processen som det innebär att komma fram till nya möjliga lösningar och åtgärder. Fördelen med detta är att förutom engagemanget det skapar, så är problemlösningen också ofta enklast för de som upplever problemet i sin vardag. Svårigheterna uppstår sedan när de idéer som kommit fram ska konkretiseras och realiseras. Och när svårigheter dyker upp så är det lätt att engagemanget tryter.
Attitydförändring och motstånd
En annan situation är att när beslutet togs om att genomföra förändringsprojektet kändes allt mycket bra. Många röster hördes kanske om att ”äntligen händer det något”; ”detta är helt rätt”; ”vi måste verkligen ta itu med detta”. Alla var kort sagt mycket positiva.
Men så, en bit in i projektet börjar vi se en attitydförändring. Folk har slutat engagera sig. Det pratas inte så väl om de stundande förbättringarna längre. Det kanske till och med börjar pratas negativt om projektet. Ett aktivt motstånd håller på att växa fram.
Ofta inträffar detta när medarbetare och kollegor känner att förändringarna börjar påverka dem själva. Som en parentes kan sägas att detta gäller väl oss alla, eller hur? Hur positiv är du själv till förändringar som påverkar dig?
I takt med att förändringarna blir mer och mer konkreta, kan vi se hur vårt eget arbete och vi själva blir påverkade. Motstånd är en helt naturlig reaktion på detta. Som förändringsledare är det därför viktigt att också inse att ett visst motstånd också är nödvändigt för att i slutändan få full acceptans. Att reagera med motstånd är helt enkelt en del i processen till acceptans, precis som att vi i en diskussion vill pröva både argument för och argument emot.
Att få tid och resurser att räcka till
En av de enligt vår mening absolut vanligaste svårigheterna i förändringsarbete är att få tid och resurser att räcka till. Förändringsbehovet uppkommer sällan i situationer när vi har tid över och kanske egentligen har mest att ge i termer av att förbättra och förändra. Tyvärr så uppkommer i stället kraven och behoven av förändring när vi har som mest att göra och resurserna håller på att ta slut.
Att behålla fokus och att ha ledningen med sig
En annan sak man kan råka ut för i sitt projekt är att bli nedprioriterad. Vid starten var ledningen drivande och prioriterade förändringsprojektet. Projektet hade hög prioritet och det kommunicerades ofta och mycket om vikten av att lyckas. Längre fram har kanske kommunikationen avtagit och uppmärksamheten ligger på andra frågor. Detta måste inte betyda att förändringsprojektet har blivit mindre viktigt. Men det illustrerar svårigheterna i att bibehålla fokus och prioritet under den tid som ett förändringsarbete i verkligheten tar samtidigt som andra mycket viktiga frågor i organisationen uppkommer och kräver beslut och hantering. Att driva förändring utan en stöttande ledning är svårt.
Ovanstående är exempel på några vanliga svårigheter som vi själva upplevt. Svårigheterna är ofta inte helt enkla att hantera men med ett strukturerat angreppssätt och praktiska verktyg kan problemen minskas och bana väg för den viktiga förändringen som ska genomföras. Men hur gör man då för att undvika de här fallgroparna? Mer om det får du läsa i kommande blogginlägg om förändringsarbete.
Vilka problem har du själv stött på? Skriv gärna en rad om problem i förändringsarbete som du själv sett eller upplevt och som du skulle vilja att vi tar upp i bloggen.
