För att få en projektgrupp välmående och effektiv så krävs bra normer i gruppen. En välmående grupp gör att individerna blir generösa och lösningsorienterade, medan individerna i en icke välmående grupp blir ohjälpsamma, rigida i sitt tänkande och egoistiska.
Normer är regler för hur vi ska bete oss. Det finns två olika typer av normer:
Uttalade normer – Uttalade normer är sådant som är uttalat, dvs t ex hur ofta vi ska ha möten, arbetstider, regler för ledighet, flextid, raster etc.
Outtalade normer – Outtalade normer är sådant vi inte pratar om men som är underförstått, t ex hur vi ska förhålla oss till varandra, såsom samarbetsformer och diskussionsklimat, ansvar, lojalitet, hur vi förhåller oss till kunden, hur vi förhåller oss till nya i gruppen etc.
Med bra normer i projektgruppen slipper du onödiga konflikter eftersom de tas om hand av gruppen själv på ett konstruktivt sätt. Individerna tar ansvar, ser varandra, kommunicerar och hjälper varandra. Bra normer är därmed grunden till effektivitet, arbetsglädje, lojalitet och trygghet i gruppen. En projektgrupp med bra normer klarar därmed ofta stora påfrestningar.
Normer och företagskultur
Begreppet företagskultur består i huvudsak av olika typer av uttalade och outtalade normer. Ofta brukar man säga att kulturen sitter i väggarna. Det uttrycket grundas på att det är väldigt svårt att förändra normer på företagsnivå. Det kan nästan enbart göras genom att beslut om normförändringar tas av ledningen och förankras nedåt i organisationen.
Att förändra normer inom en organisation är ofta ett omfattande förändringsarbete som kräver en ordentlig analys av vilka värderingar och vilket beteende som önskas inom organisationen. Att identifiera önskade förändringar av normer är förhållandevis lätt jämfört med det faktiska genomförandet av att förändra dem.
Varför är det så svårt att ändra på normer?
Anledningen till att det är så svårt att förändra normer beror på att när en ny medarbetare kommer till en grupp uppmärksammar han eller hon normerna. Det kan t ex vara att man bara får skämta om vissa saker, att det är ett par personer i gruppen som bestämmer eller att man är väldigt hjälpsamma och tillmötesgående inom gruppen.
Väldigt snart så tar den nya medarbetaren till sig normerna och slutar att reflektera över dem. Normerna kan sägas nedärvas automatiskt.
Konsekvenserna till detta blir att om projektgruppen har dåliga normer så ökar problemen för varje ny medarbetare som gruppen utökas med. Gruppen kommer att fungera sämre och sämre. Har du däremot en projektgrupp med bra normer, så är det inget problem att utöka gruppen med nya projektmedlemmar. Du får fler positiva och kreativa medarbetare. Det är med andra ord väldigt avgörande vilka normer som finns i gruppen.
Det är betydligt lättare för dig som projektledare att förändra normer på gruppnivå än att ändra normerna på företagsnivå.
Hur får man projektgruppen att ta till sig bra normer?
Naturligtvis ska du som projektledare föregå som ett gott exempel. Som ledare har du status och vad du gör smittar av sig.
Misstänker du att det finns risk för dåliga normer i din projektgrupp, så kan du genomföra en workshop där projektgruppen får diskutera och ta fram hur de tycker att gruppen ska fungera. Om workshopen görs i en helt ny grupp så behöver workshopen endast fokusera på de önskade normerna, dvs eventuella problem och oönskat beteende kan tonas ner då den typen av beteende då inte hunnit få en grogrund.
Om projektet däremot har pågått ett tag och du som projektledare upplever att det finns problem i projektgruppen kan du även låta deltagarna i workshopen ge sin syn på vad de själva tycker fungerar mindre bra och vilka lösningar och regler de vill förändra för en bättre fungerande grupp.
Det är alltid bra att låta projektgruppen själva komma fram till vilka normer de vill ha. Då känner de sig ansvariga för resultatet efteråt. Se till så workshopens resultat blir nedskrivet och hänvisa till det vid frånsteg. Då blir det goda samarbetsklimatet snart en vana som alla accepterar och följer.
Tänk på det här för att skapa bra normer i din projektgrupp
- Föregå alltid med gott exempel som projektledare. Lev som du lär!
- Gör alltid en bedömning vilket arbete du behöver genomföra tillsammans med varje projektgrupp för att skapa rätt normer. Olika grupper kräver olika angreppssätt
- Låt arbetet med att skapa bra normer vara ett gemensamt arbete inom din projektgrupp så att hela gruppen är med och bestämmer normerna tillsammans
- Fokusera bara på de normer du bedömer vara mest relevanta för ditt projekt, dvs försök inte ändra på alla normer utan acceptera och skapa dig ett förhållningssätt även till gällande normer inom organisationen
Det här inlägget är huvudsakligen skrivet av Elisabeth Weidel.
