Kategorier
Ledarskap

Att ge kritik enligt hamburgermetoden

En väl beprövad och vedertagen metod för att ge kritik är den sk hamburgermetoden, eller sandwichmetoden som den också kallas. Metodens enkelhet gör att den är lätt att ta till sig och använda. Metoden handlar om att kunna ge konstruktiv kritik. Att ge kritik kan av många kännas olustigt och obekvämt även om det många gånger är nödvändigt att ge konstruktiv kritik, inte minst i projektledarrollen.

Metoden går i korthet ut på att inleda samtalet med, t ex en kollega, genom att först ge positiv feedback kring något som kollegan utfört. Sedan kommer delen med kritik. Här är det oavsett vilken metod som används självklart viktigt att kritiken är just konstruktiv, se även blogginlägg Att ge konstruktiv kritik ». Samtalet avslutas med ytterligare positiv feedback på något som utförts.

Invändningarna mot metoden är att den lindar in kritiken och att kritik därmed inte framförs på ett korrekt och rättframt sätt. Och visst, metoden går delvis ut på att linda in, men det behöver inte alla gånger vara någonting negativt. Risk finns dock för otydlighet avseende den konstruktiva kritiken och att metoden används för att minska eventuellt obehag som den som ger kritik kan uppleva. Som med alla metoder finns det för- och nackdelar och ingen metod passar alla tillfällen, därför vara bra att känna till olika angreppssätt.

Genom att använda sig av metodens tre steg
  • kan själva inledningen på samtalet med kritik ofta avdramatiseras
  • finns risk att den positiva feedbacken i samtalet medför att den delen som handlar om kritik inte blir tillräckligt tydlig och mottagaren därmed inte tar till sig eller uppfattar kritiken
  • kan möjligheten öka för en positiv avslutning på samtalet
Kategorier
Ledarskap

Rätt normer ger dig en lojal och effektiv projektgrupp som klarar tuffa krav

För att få en projektgrupp välmående och effektiv så krävs bra normer i gruppen. En välmående grupp gör att individerna blir generösa och lösningsorienterade, medan individerna i en icke välmående grupp blir ohjälpsamma, rigida i sitt tänkande och egoistiska.

Normer är regler för hur vi ska bete oss. Det finns två olika typer av normer:

Uttalade normer – Uttalade normer är sådant som är uttalat, dvs t ex hur ofta vi ska ha möten, arbetstider, regler för ledighet, flextid, raster etc.

Outtalade normer – Outtalade normer är sådant vi inte pratar om men som är underförstått, t ex hur vi ska förhålla oss till varandra, såsom samarbetsformer och diskussionsklimat, ansvar, lojalitet, hur vi förhåller oss till kunden, hur vi förhåller oss till nya i gruppen etc.

Med bra normer i projektgruppen slipper du onödiga konflikter eftersom de tas om hand av gruppen själv på ett konstruktivt sätt. Individerna tar ansvar, ser varandra, kommunicerar och hjälper varandra. Bra normer är därmed grunden till effektivitet, arbetsglädje, lojalitet och trygghet i gruppen. En projektgrupp med bra normer klarar därmed ofta stora påfrestningar.

Normer och företagskultur

Begreppet företagskultur består i huvudsak av olika typer av uttalade och outtalade normer. Ofta brukar man säga att kulturen sitter i väggarna. Det uttrycket grundas på att det är väldigt svårt att förändra normer på företagsnivå. Det kan nästan enbart göras genom att beslut om normförändringar tas av ledningen och förankras nedåt i organisationen.

Att förändra normer inom en organisation är ofta ett omfattande förändringsarbete som kräver en ordentlig analys av vilka värderingar och vilket beteende som önskas inom organisationen. Att identifiera önskade förändringar av normer är förhållandevis lätt jämfört med det faktiska genomförandet av att förändra dem.

Varför är det så svårt att ändra på normer?

Anledningen till att det är så svårt att förändra normer beror på att när en ny medarbetare kommer till en grupp uppmärksammar han eller hon normerna. Det kan t ex vara att man bara får skämta om vissa saker, att det är ett par personer i gruppen som bestämmer eller att man är väldigt hjälpsamma och tillmötesgående inom gruppen.

Väldigt snart så tar den nya medarbetaren till sig normerna och slutar att reflektera över dem. Normerna kan sägas nedärvas automatiskt.

Konsekvenserna till detta blir att om projektgruppen har dåliga normer så ökar problemen för varje ny medarbetare som gruppen utökas med. Gruppen kommer att fungera sämre och sämre. Har du däremot en projektgrupp med bra normer, så är det inget problem att utöka gruppen med nya projektmedlemmar. Du får fler positiva och kreativa medarbetare. Det är med andra ord väldigt avgörande vilka normer som finns i gruppen.

Det är betydligt lättare för dig som projektledare att förändra normer på gruppnivå än att ändra normerna på företagsnivå.

Hur får man projektgruppen att ta till sig bra normer?

Naturligtvis ska du som projektledare föregå som ett gott exempel. Som ledare har du status och vad du gör smittar av sig.

Misstänker du att det finns risk för dåliga normer i din projektgrupp, så kan du genomföra en workshop där projektgruppen får diskutera och ta fram hur de tycker att gruppen ska fungera. Om workshopen görs i en helt ny grupp så behöver workshopen endast fokusera på de önskade normerna, dvs eventuella problem och oönskat beteende kan tonas ner då den typen av beteende då inte hunnit få en grogrund.

Om projektet däremot har pågått ett tag och du som projektledare upplever att det finns problem i projektgruppen kan du även låta deltagarna i workshopen ge sin syn på vad de själva tycker fungerar mindre bra och vilka lösningar och regler de vill förändra för en bättre fungerande grupp.

Det är alltid bra att låta projektgruppen själva komma fram till vilka normer de vill ha. Då känner de sig ansvariga för resultatet efteråt. Se till så workshopens resultat blir nedskrivet och hänvisa till det vid frånsteg. Då blir det goda samarbetsklimatet snart en vana som alla accepterar och följer.

Tänk på det här för att skapa bra normer i din projektgrupp
  • Föregå alltid med gott exempel som projektledare. Lev som du lär!
  • Gör alltid en bedömning vilket arbete du behöver genomföra tillsammans med varje projektgrupp för att skapa rätt normer. Olika grupper kräver olika angreppssätt
  • Låt arbetet med att skapa bra normer vara ett gemensamt arbete inom din projektgrupp så att hela gruppen är med och bestämmer normerna tillsammans
  • Fokusera bara på de normer du bedömer vara mest relevanta för ditt projekt, dvs försök inte ändra på alla normer utan acceptera och skapa dig ett förhållningssätt även till gällande normer inom organisationen

Det här inlägget är huvudsakligen skrivet av Elisabeth Weidel.

Kategorier
Ledarskap

Vänd konflikter i projekt till något positivt

Hur vet du om en konflikt måste lösas eller inte? Som tumregel kan man ställa sig två frågor och om svaret på någon eller båda är ja, så måste man lösa konflikten.

”Äventyrar konflikten projektets arbete och mål? Är det någon som far illa?”

Som projektledare är det vanligt att du har många kontaktytor och många önskemål att hantera. Varje projekt består av ett antal valsituationer och det är dessa val som för projektet framåt i någon riktning. Men det innebär också risk för slitningar som lätt ger upphov till konfliktsituationer.

Vad är en konflikt?

Ordet konflikt kommer från latin, conflictus, och betyder motsättning.

Vanligtvis används ordet konflikt när någon tycker att oliktänkande är obehagligt. Vad som uppfattas som en obehaglig konflikt växlar mellan individer och tillfällen. Det som en person tycker blev en intressant och utvecklande diskussion kanske en annan person uppfattade som en väldigt obehaglig situation.

Varför uppstår konflikter?

Ofta uppstår konflikter på grund av att vi har olika erfarenheter – vi har olika sanningar.

T ex kan två personer ha jobbat i olika projekt där man löste en fråga på olika sätt. Båda har god erfarenhet av sina respektive resultat och tycker därför att just deras sätt att hantera frågan är självklart.

Vanligt är också att vi tolkar det vi hör på olika sätt beroende på tidigare erfarenheter, och det är också en vanlig orsak till missförstånd. Det är viktigt vid kommunikation att tänka på att det är bådas ansvar att säkerställa att parterna förstår varandra.

Det positiva med en väl hanterad konflikt

Konflikter leder ofta till något positivt eftersom en väl löst konflikt belyser ett ämne, en valsituation eller en fråga ur många olika perspektiv, förutfattade idéer genomskådas och du får självkännedom genom att observera dina reaktioner och förstå varifrån dina slutledningar kommer. Väl hanterade konflikter kan dessutom vara sammansvetsande för en grupp eller en relation mellan två individer.

Kan man kräva att alla kan arbeta tillsammans med alla?

Jag skulle vilja besvara den frågan med ja. Vi behöver inte älska varandra men har vi väl fungerande normer om hur vi ska förhålla oss till varandra så bör vi också kunna arbeta tillsammans.

Några generella tips om konflikthantering
  • Som alla känsliga samtal, så ska konflikter lösas mellan fyra ögon.
  • Om två projektmedlemmar har en konflikt. Säg till dem att lösa den, men håll koll på att den verkligen blir löst.
  • Ta tag i konflikter direkt. De har annars en tendens att öka lavinartat i omfattning.
  • Det är viktigt att de som har konflikten tar ett gemensamt ansvar för att den löses. Att den ena eller båda undviker att tala om konflikten är den vanligaste orsaken till att konflikter förblir olösta.
  • Det är viktigt att lösa hur samarbetet ska ske framåt – Vem som sagt vad är oviktigt. Det är hur det ska fungera på ett bra sätt framöver som är det enda viktiga. – Identifiera om det är otydligheter i kravspecifikationen eller projektplanen, brister i organisationen, metoder, rollbeskrivningar eller om det är andra otydligheter som förorsakat konflikten. – Finns det regler som stödjer det ena eller andra förslaget?
  • Utse aldrig en vinnare och förlorare, det vinner ingen på.
  • Följ alltid upp konflikter och säkerställ att de verkligen är lösta.
  • Se till så alla beslut finns skriftligt och entydigt. Det är lätt att missförstå varandra vid kommunikation.
  • Har du en projektmedlem som motarbetar projektet? Tala med denne om att det inte är acceptabelt och varför. Hjälper inte detta så krävs det av dig som projektledare att du agerar utifrån projektets bästa.
  • Har du en projektmedlem som motarbetar projektet? Tala med denne om att det inte är acceptabelt och varför. Hjälper inte detta så krävs det av dig som projektledare att du agerar utifrån projektets bästa.
  • Ofta anses det fult med konflikter, vi ska helst vara rörande överens. Detta gör att intressanta frågeställningar ofta inte tas upp. Våga tycka olika! Det är spännande att förstå hur en annan person resonerar och vad den personen bygger sin teori på. Det finns mycket att lära av varandra.

Inlägget är skrivet av Elisabeth Weidel.

Kategorier
Ledarskap

Att ge konstruktiv kritik

Det spelar ingen roll vilken typ av projekt det handlar om. Förr eller senare uppstår situationer där olika uppfattningar står mot varandra. Du som projektledare har ett stort ansvar för att hela tiden bedöma och korrigera projektet på vägen mot projektmålet. I projektledarrollen ingår därför även att kunna ge kritik. Konstruktiv kritik bidrar ofta till ett bättre projektresultat och till att människor utvecklas i sina projektroller.

Hur ger man då kritik, kanske också till sina närmaste kollegor? Först och främst handlar det om att avdramatisera det hela, både att ge och ta emot kritik är naturligt. Kritik bör dock alltid vara konstruktiv. Annars leder den ingenstans och uppfattas bara som gnäll.

För många är det svårt att ge kritik av rädsla för att såra mottagaren. Andra är rädda för att en konflikt ska uppstå eller vet inte hur de ska uttrycka sig för att kritiken ska mottas på ett bra sätt och ge önskad effekt.

Naturligtvis ger övning färdighet. Men på vägen kan det vara bra med några grundläggande tips som med lite träning gör att det känns naturligt att ge kritik för att uppnå bättre resultat.

Dela upp samtalet i tre olika delar
1. Beskriv vad problemet är

Det kan t ex vara otydlighet, ett fel som uppstått, det saknas något eller någon har kanske betett sig på ett sätt som uppfattas som negativt. I projektsituationer kan det t ex handla om syn på olika vägval i projektet, om hur en uppgift har lösts, vilket engagemang och attityd som projektdeltagare visat, vilken kvalitet en viss leverans håller eller hur tid och pengar använts etc.

2. Beskriv vilka negativa effekter problemet medför

Vilka negativa effekter riskerar eller medför problemet för projektet? Det är inte säkert att den som mottar kritiken har samma erfarenhet som du av att se varför effekterna skulle vara så negativa.

3. Fokusera på att hitta en lösning – hur problemet kan rättas till på ett bra sätt

Om personen som ska kritiseras normalt brukar utföra sina uppgifter på ett bättre sätt, är det klokt att börja med att fråga om det hänt något speciellt eftersom det inte blev lika bra denna gång. Det bästa är i allmänhet om den som får kritiken får komma med ett lösningsförslag själv. Är det svårt för denne så går det bra att hjälpas åt att komma fram till en lösning.

Konstruktiv kritik
Skilj på hur du uttrycker dig när du ger sak- eller personlig kritik
Tips när du ska ge sak kritik – dvs när något blivit fel eller inte håller tillräcklig kvalitet

Håll dig till sakfrågan. Tänk på att inte blanda in personens egenskaper och beteende. Det är uppgiften som blivit fel, försenad el dyl, alltså inte personen som ska kritiseras. Ha som utgångspunkt när det gäller sak kritik att det är något bra du ska berätta för den som ska ta emot kritiken, du ska ju faktiskt bidra med tänkvärda synpunkter. Om du utstrålar att du vill berätta något bra, så uppfattas det på ett helt annat sätt än om du utstrålar att det är något jobbigt du ska framföra.

Tips när du ska ge personlig kritik – dvs kritik av ett beteende

Tänk på att det inte är en sakfråga utan din uppfattning av personens beteende och den är subjektiv. Den andre kanske inte alls hade för avsikt att du skulle uppfatta det på det sätt som du gjorde. Försök att lägga undan dina känslor och ge motparten en möjlighet att förklara hur han eller hon menade utan att känna sig hotad.

Påbörja meningarna med jag kände… eller jag upplevde.… Ingen bör kunna ifrågasätta vad du känner eller upplever och du undviker därmed sannolikt en konflikt. Säg t ex jag kände mig kränkt när du sa…. Om du istället säger du kränkte mig när du sa…., så är det ett påstående om att det förhåller sig på ett visst sätt och du får sannolikt en konflikt.

Det är lätt att känna sig sårbar när man ger personlig kritik och säger jag känner…. eller jag upplever…. Det är lätt att gömma sig bakom att det är en sakfråga, det är därför bra att träna på att ge personlig kritik och det gäller naturligtvis även i privatlivet.

Några allmänna råd om att ge kritik
  • Var tydlig i ditt budskap och läs av hur motparten reagerar och anpassa dina formuleringar för att få en bra diskussion. Tänk på att många personer är väldigt känsliga.
  • Var försiktig så du inte låter nedlåtande, då kommer ni inte att kunna samarbeta på ett bra sätt. Tänk på att du kommer med kritik för att det ska bli bästa möjliga lösning.
  • Om det är vanligt med diskussioner på arbetsplatsen är den konstruktiva kritiken därmed ett naturligt inslag. Om man inte brukar diskutera olika frågor öppet kan det ofta kännas väldigt stort och dramatiskt att ta emot kritik.
  • Om mottagaren av kritiken trots allt blir upprörd, så förklara hur du tänkt och vad du grundar dina tankar på. Låt motparten förklara hur han eller hon kommit fram till sin ståndpunkt. När man förstår resonemanget bakom en slutsats är det lättare att diskutera.

Det här blogginlägget har huvudsakligen skrivits av Elisabeth Weidel, som har lång erfarenhet av att utbilda chefer och projektledare i konflikthantering och träning i att ge konstruktiv kritik.

Vad är din erfarenhet av att ge kritik? Eller att ta emot kritik? Kommentera gärna nedan och delge oss dina erfarenheter eller tips!