Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Lättanvänd whiteboard på nätet

Vi vill tipsa om ett lättanvänt verktyg på nätet som heter Web Whiteboard. Det är ett bra verktyg för att snabbt kunna dela en visuell arbetsyta utan att behöva logga in och krångla med användarkonton. Klicka bara för att starta en ny arbetsyta och skicka en unik kod till den du vill dela arbetsytan med. Sen är det bara att börja rita och skriva precis som på vilken whiteboard som helst. Tjänsten finns i skrivande stund endast som betaversion och vi ser fram emot att följa vidareutvecklingen av den här tjänsten.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

ISO 21500 Projektledning

ISO 21500:2012, Guidance to Project Management, har lanserats. Arbetet med den globala standarden för projektledning startade 2007. Det är ett omfattande arbete där representanter från över 30 olika länder har medverkat i framtagandet.

Arbetet innehåller bl a en standard för begrepp och definitioner samt beskrivningar av olika processer att utföra i olika projektfaser.

Standarden vänder sig till alla projektroller, t ex beställare, projektledare och projektgrupper.
Tanken med den nya standarden är att den ska kunna användas globalt, såväl inom offentlig sektor som i det privata näringslivet. Standarden är utformat för att passa alla typer av projekt, oavsett storlek och grad av komplexitet.

Standarden finns just nu endast på engelska men en svensk version är på väg.
Vi ser med spänning fram emot att få följa hur denna nya standard för projektledning kommer att påverka projektsverige.

Mer information och möjlighet att köpa en pdf på ca 50 sidor med beskrivning av ISO 21500 finns här »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Test av verktyg för hantera aktiviteter

Vi har under några veckor testat verktyget Producteev, ett verktyg för hantering av gemensamma aktiviteter och uppgifter. Vår utgångspunkt har naturligtvis varit projektarbete, dvs vi har testat verktyget utifrån behovet att snabbt komma igång med ett verktyg för att dela och följa upp gemensamma projektaktiviteter.

Producteev – hantering av aktiviteter

Verktyget är enkelt att komma igång med. Ingen programvara behöver laddas ner då verktyget är molnbaserat. För varje projekt väljs vilka personer som ska ingå i projektteamet och därmed kunna se gemensamma aktiviteter. Sedan är det bara att börja skapa aktiviteter och tilldela aktiviteterna en ansvarig person. Det finns även flera olika möjligheter att sedan filtrera fram olika översikter så att du endast ser de aktiviteter du är intresserad av, t ex dom som du är ansvarig för.

Det finns också möjlighet att namnge egna etiketter på aktiviteterna, ange förfallodag, ansvarig, påminnelse, prioritet, bifoga en fil etc.

Verktyget ger även möjlighet att få påminnelser via e-post när t ex en uppgift förfaller, om någon annan i projektgruppen uppdaterat en uppgift, ändrat eller lagt till en ny uppgift.

En smart funktion är att det går att skapa en ny uppgift i verktyget genom att skicka ett mail direkt till Producteev.

Finns för flera olika plattformar

Producteev finns för både Windows och Mac-miljö. Du kan ladda ner programvara eller använda dig av webb-versionen. All lagring sker i molnet. Du kan också ladda ner gratis appar för iPhone, BlackBerry eller Android.

Så här tycker vi

Vi tycker att Producteev mycket väl täcker in grundläggande funktioner för aktivitetshantering. Det går snabbt och enkelt att komma igång. Det saknar mer avancerade funktioner som t ex bryta ner aktiviteterna i flera olika led och att visa hur mycket arbete som återstår för varje aktivitet. Men det är också det som är fördelen med verktyget, enkelhet går före avancerad funktionalitet.

Priset?

I skrivande stund är det gratis för två personer och ett workspace. Ett workspace kan ungefär jämställas med ett projekt. Betalversionen ger dig möjlighet att dela uppgifter utan begränsning, utökande lagringsytor och workspace och supportstöd.

Rekommenderar vi verktyget?

Ja! Det är absolut ett bra alternativ för att snabbt och enkelt dela aktiviteter i molnet. Vi gillar också att det har stöd för så många olika plattformar, vilket gör verktyget tillgängligt när man behöver det.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

SharePoint 2010 för projektarbete – en översikt

De flesta som arbetar i projekt kommer förr eller senare i kontakt med Microsoft® SharePoint. Redan 2001 kom första versionen. Dagens version heter SharePoint 2010 och innehåller en rad nyheter. Det finns massor av artiklar om SharePoint på nätet, men de flesta är skrivna för systemutvecklare. Det här blogginlägget gör ingen djupdykning i avancerade specialfunktioner eller bakomliggande tekniska lösningar utan vänder sig till projektledare som vill få en översikt av vad plattformen kan göra för att effektivisera projektarbete.

Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.

Dokumenthantering

Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:

1) Traditionell hantering av dokument i mappar

Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar. Se exempel nedan.

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Mapp

Projektmappen

2) Dokumenthantering med SharePoint

En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Enhet

Testavdelningen

Projekt

Testprojektet

Projektledare

Stina Ek

Se exempel ovan på metadata för ett dokumentbibliotek.

När dokumentet sparas behöver det inte sparas i en traditionell dokumentmapp utan dokumentbiblioteket styrs då helt av metadata. Det finns flera fördelar med att addera metadata till dokument. Istället för att leta efter ett dokument långt ner i en mappstruktur så kan du skapa olika vyer av dokumentbiblioteket. Varje vy kan sedan ha ett eller flera filter som använder sig av metadatat. Om en vy skapas med t ex följande filter: ”Visa alla filer som har Stina Ek som projektledare”, så visar SharePoint endast upp alla filer som har Stina Ek i fältet för metadata Projektledare. Om vyn kompletteras med ett filter för att endast visa Dokumentstatus Pågående så kommer SharePoint endast visa upp alla dokument som har Stina Ek som projektledare och Dokumentstatus Pågående. Alla andra dokument kommer att exkluderas från vyn.

Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument?

Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.

Versionshantering av dokument

När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1, 2, 3 osv.

Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.

In- och utcheckning av dokument

Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.

In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.

Behörigheter för dokument

SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.

Officeprogrammen och SharePoint

Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.

En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.

Sammanfattning av projektledarens beslut inför användning av SharePoints dokumenthantering
  • Bestäm om lagring av dokument ska göras i traditionella mappar eller använda metadata
  • Bestäm om versionshantering ska användas eller inte
  • Bestäm om dokument behöver checkas in och ut eller inte
  • Dela ut olika typer av rättigheter till dokumentbiblioteket
  • Skapa en eller flera dokumentmallar för dokumentbiblioteket

Värt att notera är att Microsoft® SharePoint finns i flertalet olika versioner och utföranden. Säkerställ att den version du väljer passar ditt arbetssätt och att den har de funktioner du önskar. Vill du testa SharePoint 2010 så kan du göra det här »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

4 olika typer av planer för att hantera tid i projekt

Vilka är de vanligaste typerna av planerna för att att hantera tid projekt? Och vilken ska man välja? Det här inlägget vänder sig till dig som inte dagligen arbetar med tidsplaner, men vill bekanta dig mer med ämnet. Inlägget är på intet sätt heltäckande kring ämnet tidsplaner utan är en introduktion. Vi kommer framöver också ge tips & råd om hur en bra tidsplan kan byggas upp. Även andra begrepp inom området kommer då behandlas som t ex hantering av WBS (Work Breakdown Structure), Kritiska linjen och rätt projektstorlek.

Men innan vi börjar måste vi naturligtvis svara på den eviga frågan – heter det tidplan eller tidsplan? Vi själva använder ordet tidsplan, något som tydligen också ”regeringskansliets språkliga frågor och svar” rekommenderar för det ordet. Och därmed var den frågan utredd…? Om vi har någon språkvetare bland läsarna tar vi gärna emot synpunkter…

Vad används då en tidsplan till? Med tidsplanen som underlag kan projektledaren kontrollera, styra och följa upp projektet. Medarbetare i projektet kan se sitt åtagande. Beställare, styrgrupp, kunder och leverantörer kan ges insyn i projektet och följa projektets fortskridandet.

Gemensamt för de flesta typer av tidsplaner är att de beskriver aktiviteter som projektet ska utföra. Tidsplanen visar även start- och sluttidpunkt för hela projektet. Ytterligare exempel på innehåll i en tidsplan är leveranser, etappmål, milstolpar, delprojekt etc. I lite mer avancerade tidsplaner kan även resurser och beroenden visas. Med beroenden avses t ex att tidsplanen visar att Aktivitet konstruktion har ett beroende till att Aktivitet ritning måste vara klar innan Aktivitet konstruktion kan starta osv.

4 olika exempel på hur uppgifter kan visas upp
1. Aktivitetslista

Den enklaste formen av en tidsplan kan vara en enkel aktivitetslista utan grafiska element. Den kan helt enkelt bestå av en tabell i Word eller Excel med t ex rubrikerna: Aktivitetsnummer, Namn på aktivitet, Beskrivning av aktivitet, Starttidpunkt, Sluttidpunkt, Beroenden, Ansvarig, Status. Fördelen med det här är enkelheten och att det är lätt att uppdatera. Nackdelen är att listan normalt inte är grafisk och därmed kan vara svår att överblicka, t ex vilka beroenden som finns mellan olika aktiviteter.

2. Gantt-schema

Gantt-schema är kanske den mest kända typen av tidsplan som finns. Det är ett grafiskt schema som är utformat som en kalender med horisontella staplar. Varje stapel representerar t ex en aktivitet, en leverans, en milstolpe etc. Den enklaste formen av Gantt-schema innehåller normalt planerat start- och slutdatum, varaktighet för en uppgift och vem som är ansvarig. Fördelarna med ett Gantt-schema är att det är överskådligt. Nackdelarna är att det vid många olika uppgifter kan vara svårt att se samband mellan olika delar i tidsplanen.

3. Milstolpeplan

En milstolpeplan visar viktiga händelser i projektet som måste passeras innan projektet är klart. En milstolpe kan t ex vara en viktig händelse, ett delmål eller ett viktigt beslut. Exempel på rubriker i en milstolpeplan kan vara Namn på milstolpe, vilket datum som milstolpen förväntas inträffa och en beskrivning av vad som ska vara uppnått vid milstolpen. Milstolparna tillsammans kan sägas utgöra en stomme för projektet. Fördelen med en milstolpeplan är att den visar upp endast de mest centrala och viktiga delarna av projektet. Den nivån brukar t ex ledning, beställare och styrgrupp vara intresserade av. En milstolpe brukar markeras med symbolen romb i ett Gantt-schema.

4. Nätplan

En nätplan består av ett grafiskt diagram som visar i vilken ordning aktiviteter ska utföras. Dessutom visas vilket beroende som finns mellan aktiviteterna. En rätt konstruerad nätplan kan spara mycket tid för projektet då den är ett bra underlag för att dimensionera resurser i rätt omfattning och i rätt tid. I exemplet ovan visas att efter att aktivitet A är klar så kan aktivitet B och C genomföras parallellt. Därefter kan aktivitet D utföras.

Vilken typ av plan ska man då välja? Det beror naturligtvis på både projektets komplexitet och storlek. Och ofta kan alla ovanstående typer av planer användas tillsammans. För vissa delar av projektet kanske en aktivitetsförteckning är föredra. För beställaren är milstolparna kanske det viktigaste. Och för projektgruppen kanske Gantt-schema och nätplan är ett måste. Kort sagt, använd rätt format för rätt situation!

Vad kan IT-verktyg för att hantera tid i projekt tillföra?

Det finns ett enormt utbud av IT-verktyg för att göra mer eller mindre avancerade tidsplaner. Det mest kända och spridda är kanske Microsoft Project, ett mycket kompetent verktyg som har en uppsjö av funktioner. Gemensamt för de flesta IT-verktyg är att de ofta har en viss inlärningströskel och att det är tidskrävande att mata in hela projektet i verktyget. Om det är värt den tiden eller inte måste bedömas från situation till situation. För större projekt, med många aktiviteter och ändringar så kan man ofta ganska snabbt se fördelarna med ett IT-verktyg.

Exempel på typ av frågor som de flesta IT-verktyg har färdiga funktioner för att ge projektledaren svar på
  • Vilka aktiviteter ansvarar en viss person för?
  • Vilka aktiviteter är färdiga inom två veckor? Vilka aktiviteter är försenade?
  • Hur påverkar en försening av en viss aktivitet resten av projektet?
  • Hur ser en skriftlig rapport ut för alla aktiviteter som slutfördes förra månaden?
  • Hur många timmar har vi kvar innan vi har nått en viss milstolpe?
  • Hur många timmar har en viss person arbetat i projektet?
  • Osv, osv.
Exempel på punkter att tänka på vid arbete med tidsplaner, oavsett om ett IT-verktyg används eller inte är
  • att varje förändring av tidsplanen skall resultera i ett nytt versionsnummer
  • att använda lämplig enhet på tidsskalan och att inte blanda t ex veckor och månader
  • att tydligt visa milstolpar och beslutspunkter
  • att skapa en naturlig ordningsföljd för aktiviteterna
  • att benämna aktiviteterna på ett tydligt och enhetligt sätt. Säkerställ även att varje aktivitet har ett unikt nummer
  • att få med allt arbete och lägga in tidsmarginaler för att gardera mot oförutsedda händelser
  • att ta hänsyn till helger, ledigheter och annan frånvaro
  • att en person, över året sett, inte arbetar 8 tim/dag utan kanske bara 5 om man exkluderar semester, sjukdom, utbildning, andra arbetsuppgifter etc
Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Tips på gratis verktyg för att göra enkäter på webben

I många olika projektsituationer uppstår behov av att snabbt få in synpunkter från t ex intressenter, expertis eller slutanvändare. Utbudet av tjänster och verktyg på webben för att göra mer eller mindre sofistikerade enkäter och undersökningar är stort. Ett av alla verktyg är gratisverktyget Google docs, som snabbt och effektivt låter dig skapa, skicka ut och följa upp enkäter. Och framförallt, det är mycket enkelt att lära sig.

Verktyget har funnits en tid och utökas hela tiden med nya funktioner och mallar.

Vad kan tjänsten användas till?

Det finns såklart hur många exempel som helst när tjänsten kan göra nytta i projektsammanhang. Exempel: Ställa frågor till en användargrupp vad de prioriterar för olika funktioner, utvärdera ett seminarium eller en workshop, följa upp identifierade fel och brister i en produkt etc.

Hur fungerar tjänsten?

Tjänsten är fantastiskt enkel att använda. Först måste du skaffa ett Google konto. När du väl har det är det bara att logga in och gå till Google docs/Dokument. Sedan väljer du att skapa en ny ”Form”. Resten är nästan självinstruerande. Du kan välja bland massor av olika typer av mallar för att få din enkät/undersökning att se lite roligare ut.  Frågorna i undersökningen kan vara av olika typ, t ex kryssrutor eller nedrullningsbara boxar med fördefinierade svar.

När du är nöjd med din undersökning så kopierar du bara länken till din undersökning som visas längst ned på skärmen. Klistra in länken i ett mail och skicka den till de som ska fylla i undersökningen. Sedan är det bara att luta sig tillbaka. Resultatet av undersökningen visas i snygga och prydliga grafer eller som en lista.

Om du behöver mer hjälp i hur du använder enkätverktyget är det bara att googla på ”enkät google docs”.

Vi använder själva tjänsten i olika sammanhang och är mycket imponerade av hur enkelt och smidigt det fungerar.

Vad har du för erfarenheter av enkäter på webben allmänt eller om just Google docs? Eller har du kanske några smarta tips på funktioner i verktyget? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Tips på smart funktion i Powerpoint

Du ska påbörja din Powerpointpresentation och du vill inte visa agendan ännu. Eller så är du mitt i din presentation och ni börjar diskutera något och du vill få bort fokus från den powerpointbild som visas på skärmen. Vad gör du? Stänger ner projektorn? Eller stänger du ner hela presentationen?

Nej, det gör du inte eftersom du i presentationsläget kan trycka på ”B” på tangentbordet så blir skärmen helsvart. Eller så trycker du ”V” för att få en vit skärm. Klicka sedan på valfri tangent för att återgå till din presentation. Smart eller hur?

P.S Beroende på vilken version och vilket språk du använder för Powerpoint så kan det variera lite för vilka tangenter som gäller, men funktionen borde finnas i alla versioner. Fungerar det inte i din version? Maila oss versionsnummer, pc/mac och språk så ska vi försöka ta reda på vad som gäller.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Skilj på mål och mål, och se till så att de är smarta

Det talas ofta om mål i samband med projekt. De flesta är överens om att varje projekt bör ha tydliga och mätbara mål, men det råder ibland osäkerhet om vad som avses, vilket kan bero på att det finns åtminstone två olika mål i samband med ett projekt.

Projektmålen är det som projektet åtagit sig att leverera till beställaren och effektmålen är den vinst, fördel eller effekt som beställaren vill uppnå med projektresultatet.

När mål diskuteras i initieringsfasen för ett projekt är det nästan uteslutande effektmålen som avses och diskuteras. Det pratas då t ex om att projektet ska genomföras för att minska kostnaderna, öka kundnöjdheten, förkorta ledtiderna etc. Allt detta handlar ju om de önskade effekter som projektet ska uppnå. För att uppnå dessa effekter behöver projektmål definieras. Projektmålen består av konkreta projektleveranser som ska beskrivas, tid- och resurssättas i en projektplan för att sedan utföras. När alla projektleveranser är levererade till beställaren användas de för att möjliggöra att effektmålen uppnås.

I allt för många projekt råder olika uppfattningar om hur långt projektets ansvar sträcker sig och att det i projektplaner och andra projektdokument sker en sammanblandning av begreppen projekt- och effektmål.

Låt oss exemplifiera: Ett tjänsteföretag har som mål att uppnå 20 % snabbare handläggningstid till sina kunder. Man analyserar hur detta ska kunna uppnås och bestämmer sig för att en organisationsändring ska kunna leda fram till förbättringen. Ett projekt startas för att genomföra organisationsändringen. Projektmålet, dvs projektets ansvar, är att leverera överenskommen organisationsändring. Effektmålet är den tidsreduktion på 20 % som önskas uppnås.

Vem ansvarar för vad och vad är ett lyckat projekt?

Normalt är det projektledaren som ansvarar för projektmålen och beställaren som ansvarar för effektmålen, även om det naturligtvis finns undantag. I ovanstående exempel skulle t ex beställningen till projektet även kunnat vara att leverera en tidsreduktion på 20% och att projektet också ansvarar för att den uppnås. Nyckelorden vid definition av olika typer av mål är som ofta i projekt tydlighet, tydlighet, tydlighet.

Om tidsreduktionen i ovanstående exempel endast blir 10 % istället för önskade 20 %, är det då ett lyckat eller misslyckat projekt? Att säga att det är lyckat kanske är att gå för långt, men det kan mycket väl vara så att projektmålen har uppfyllts och levererats precis så som det var sagt. Anledningarna till att effektmålen inte uppnåddes kan bestå av flera faktorer som ligger utanför projektets kontroll, eller så var det helt enkelt så att man var för optimistisk redan från början då målen fastställdes.

Effektmålen ska motivera projektinvesteringen

Det bakomliggande skälet eller målet för att starta ett projekt kan vara av olika slag, beroende på vilken typ av organisation det gäller, t ex vill ett företag öka vinsten, en vårdcentral vill förbättra vården och en myndighet vill öka sin tillgänglighet. Dessa mål följs upp och mäts i respektive pengar, antal diagnoser som vårdcentralen kan behandla och antal tillgängliga timmar.

Projektmål och Effektmål

Ett projekt är en investering och förbrukar resurser. Hur mycket måste beställaren tjäna in eller vilka fördelar måste uppnås för att projektet ska löna sig? Det är något som ska fastställas vid projektets initiering, dvs man bör ha gjort en lönsamhets- eller nyttokalkyl som visar att effekterna motiverar projektkostnaden.

SMARTA mål

Att ha tydliga, konkreta och mätbara mål är ofta helt avgörande för ett lyckat projekt och för att önskade effekter uppnås.

En enkel modell för att säkerställa att målen uppfyller alla kriterier för hur mål bör utformas är att se till så att de är SMARTa.

S – Specifikt, dvs inte för allmänt hållet utan greppbart och förståeligt
M – Mätbart, dvs ska kunna mätas och följas upp
A – Accepterat, dvs det ska vara möjligt att få med sig ledning, personal och övriga intressenter
R – Realistiskt, dvs det ska ligga inom rimlighetens gräns att uppnå
T – Tidsatt, dvs målen ska bestämmas i tid för när de ska uppnås så att det finns en tidpunkt att arbeta mot

Det här blogginlägget kan sammanfattas med följande punkter

Avsätt tid till att definiera bra mål. Det kan göras genom att t ex genomföra ett målformuleringsseminarium där både beställare, projektgrupp och slutanvändare är med

Definiera effektmålen, dvs den vinst, fördel eller effekt som beställaren vill uppnå med projektresultatet

Definiera projektmålen, dvs det som projektet åtagit sig att leverera till beställaren

Säkerställ att beställaren, som ska ta emot resultatet av projektet, och projektledaren har en gemensam bild av projektets åtagande och vem som ansvarar för vilka mål

Stäm av att målen är SMARTa