Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för SWOT-analys

SWOT-analys är en av de mest vanligt förekommande verktygen för analys i projekt. Det används för att bedöma olika positiva och negativa aspekter avseende projektet eller projektets resultat. Först och främst vill vi säga att SWOT-analys kan genomföras på flera olika sätt. Men efter att ha använt det här utmärkta verktyget i hundratals projekt vill vi dela med oss hur vi brukar göra.

Till hjälp för att genomföra en SWOT-anlys kan du ladda ner vår gratis dokumentmall för SWOT-analys. Du finner länken till mallen längre ner i det här blogginlägget.

SWOT-analys är vid första anblick enkel att förstå. Men när analysen väl ska göras är vår erfarenhet att både rutinerade och mindre erfarna projektledare ibland kan fundera över hur analysen egentligen ska göras på bästa sätt.

Vanliga frågor brukar då vara: Vad är egentligen skillnaden mellan en styrka och en möjlighet? Mellan en svaghet och ett hot? Vårt svar är att styrkor och svagheter är begrepp som avser det interna, dvs inom projektet eller inom den organisation som projektet verkar. Vidare är styrkorna och svagheterna också sådant som vi med säkerhet vet. Möjligheter och hot blir då det motsatta, dvs det externa perspektivet och sådant som vi inte med säkerhet vet.

En annan vanlig fråga brukar vara om analysen enbart ska avse projektet som sådant, eller är det projektets resultat som ska analyseras? Här finns det inget rätt eller fel. Vi brukar använda SWOT i förstudiefasen och då bedöma utifrån effektmålen. SWOT-analysen ger då ett bra komplement till de övriga förstudieresultaten och bidrar till beställarens beslutspunkt inför planeringsfasen. Det viktigaste är att alla som ska medverka i framtagandet har samma bild om HUR analysen ska göras och VAD som analysen ska – och inte ska – omfatta. Exempel på olika aspekter att utgå utifrån är t ex teknik, kompetens, organisation, konkurrenter, lagar och avtal etc.

SWOT-analys

Okej, låt oss bli konkreta. Begreppen som används är:

Strengths (Styrkor)
Weaknesses (Svagheter)
Opportunities (Möjligheter)
Threats (Hot)

Det finns flera olika sätt att genomföra en SWOT-analys. Här kommer ett exempel på ett väl beprövat sätt som vi tycker fungerar bra:

Börja med att samla olika typer av kompetenser i arbetet med att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs med fördel i workshopformat. Bemanna workshopen med tvärfunktionella kompetenser, som tillsammans kan göra en så komplett analys som möjligt.

Lämplig tid att avsätta för att genomföra en SWOT-analys är ca 2 timmar för de flesta projekt.  Projektets komplexitet, organisationens erfarenheter av området, hur mycket osäkerhet som finns inför projektet etc kan naturligtvis spela in och påverka hur mycket tid som bör läggas ner.

I inledningen av workshopen måste det bestämmas VAD som SWOT-analysen ska göras på? Är det på projektets förutsättningar att nå projektmålen »? Eller är det på resultatet, dvs effektmålen »? Återigen vill vi poängtera, att det är upp till dig som projektledare, och er som projekt, att bedöma VAD som SWOT-analysen ska göras på.

Nu är det dags att börja. Börja med ett av områdena, t ex Styrkor. Använd gärna notisar. Låt sedan alla deltagare i workshopen skriva ner en Styrka. Klistra sedan upp lapparna i rutan för Styrkor. Gå sedan snabbt igenom vad som skrivits på lapparna för att förtydliga vad som avses med lappen. Sedan är det dags för en ny omgång där alla skriver ner en Styrka. Fortsätt tills området är uttömt. Sedan är det dags för nästa område.

När ni känner att alla områden är klara är det dags för analys. Gå igenom område för område och diskutera hur resultatet av analysen ska hanteras vidare i projektet. Förhoppningsvis har en hel del nya insikter om projektet uppkommit under workshopen.

För över innehållet i matrisen med notisar i en dokumentmall. Komplettera dokumentet med allt övrigt relevant som uppkom vid genomförandet av workshopen. Distribuera dokumentet till valda delar av projektets intressenter och be gärna om feedback och komplettering.

De punkter som finns upptagna under Svagheter och Hot kan även användas som utgångspunkt för att genomföra en Riskanalys ». Varje Svaghet och Hot kan då bedömas, värderas och eventuellt garderas.

Vad är din erfarenhet av att arbeta med SWOT-analys? Kommentera nedan och dela med dig av dina tips och erfarenheter?

Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för SWOT-analys gratis från ProjektStegen här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för riskanalys

En projektrisk kan definieras som något oönskat eller oplanerat som kan äventyra projektet. Risken kan avse själva projektet, t ex resursbrist, eller projektets resultat, t ex att resultatet håller för låg kvalitet. En projektrisk kan inträffa under alla eller någon av projektets faser.

Att arbeta med riskanalys i projekt innebär att identifiera alla risker som kan finnas och utföra olika analyser och sedan ta fram förslag på åtgärder. En bra grundinställning är att betrakta arbetet med riskanalys som en projektaktivitet som inte kan prioriteras bort. Ett tips är att engagera människor med olika typ av kompetens i arbetet för att fånga upp olika typer av risker. Normalt är det beställare och styrgrupp som ytterst ansvarar för vilka risker projektet är beredd att ta samt vilka risker som kräver gardering. Eventuella åtgärder som vidtas kan förhindra att risker inträffar eller reducera riskers konsekvenser.

Exempel på rubriker för att beskriva och analysera en risk

Risk – beskriv risken

Konsekvens – beskriv konsekvenser om risken inträffar

Kostnad – beskriv vilka kostnader som uppstår om risken inträffar

Sannolikhet – beskriv hur stor sannolikheten är att risken inträffar

Riskvärde – ett värde på hur mycket risken är värd. Riskvärdet kan räknas ut genom att t ex kostnaden multipliceras med sannolikheten

Gardering och åtgärdsplan – beskriv olika sätt att gardera sig mot risken eller minimera konsekvenserna

När alla risker är identifierade och analyserade behöver projektet enas om vilka risker som kan ignoreras, vilka risker som kräver gardering och åtgärder och vilka risker som kräver fortsatt bevakning. Dessutom kan en ansvarig utses för varje risk för att säkerställa att risken inte glöms bort utan får den bevakning och hantering som krävs.

RiskanalysEtt tips är att aldrig ignorera en risk som en gång identifierats. Många gånger kan risker som bedömdes som försumbara eller osannolika i ett initialt skede plötsligt segla upp som ett hot mot projektet. Ha därför som vana att avsätta tid i projektet för att löpande identifiera och värdera nya risker och omvärdera redan kända risker. Ett vanligt misstag är att arbetet med riskanalys inte ges tillräcklig tid under hela projektet, utan endast genomförs vid uppstart.

Exempel på olika riskområden är
  • Projektresultatet, dvs olika risker som har med själva projektresultatet att göra
  • Projektorganisationen, t ex resursbrist
  • Beställare och övriga intressenters agerande, t ex brist på tid eller kompetens
  • Ny teknik
  • Finansiering, t ex osäkerhet om det finns tillräckligt med pengar
  • Snäva tidsmarginaler
Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för riskanalys gratis från ProjektStegen här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis mall för ändringsförslag i projekt

Ett moment för att säkerställa en bra ändringshantering är att standardisera hur ett ändringsförslag utformas, dvs hur en föreslagen ändring beskrivs och dokumenteras. Se ett kort filmklipp där Johan Hökenhammar pratar om hur en bra ändringshantering ökar säkerheten och kontrollen i projekt.

Du kan även ladda ner en gratis dokumentmall som är ett exempel på vilka rubriker som kan ingå för att beskriva ett ändringsförslag.

Naturligtvis kan fler rubriker behövas, men se mallen som en utgångspunkt. Mallen laddar du ner här »

Tänk på följande vid arbete med ändringsförslag
  • att ge varje ändringsförslag en unik identitet (nr)
  • att be alla som har förslag på en ändring att använda den mall som ska användas för att beskriva ett ändringsförslag
  • att namnge varje ändringsförslag med ett väl beskrivande namn
  • att alla ändringsförslag normalt ska lämnas till projektledaren om ingen specifik person har utsetts
  • att styrgruppen normalt ska besluta om varje ändringsförslag som är av betydelse för projektets resultat, tid eller kostnader
  • att ändringsförslag ska vara väl underbyggda och förses med en motivering, konsekvensanalys, kostnadsberäkning, prioritet etc
Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis mall för statusrapportering i projekt

Syftet med statusrapportering är att projektet löpande rapporterar om viktiga händelser till berörda intressenter. Exempel på intressenter som är vanliga mottagare av statusrapporter är styrgrupp, beställare, resursägare och kund.

På våra kurser får vi ofta frågan hur pass omfattande en statusrapport ska vara och hur ofta den ska göras? Det enkla svaret är: anpassa innehållet efter målgruppen och kom överens med beställaren med vilken frekvens den ska göras och vilka som är mottagare.

Naturligtvis kan massor av olika typer av statusrapporter upprättas och skickas. T ex kanske en viss typ av statusrapport fokuserar på en viss typ av leveranser i projektet. En annan bara på ekonomisk status i projektet. En tredje typ av statusrapport kanske fokuserar på resurser etc. Se även en checklista för statusrapportering »

Se ett kort filmklipp ovan om hur du använder de olika delarna i ProjektStegens mall. Mallen innehåller exempel på rubriker i en generell statusrapport. Mallen laddar du ner här »

Tänk på följande vid arbete med statusrapporter
  • att statusrapporter ofta fokuserar på det aktuella läget och möjligheterna eller hindren
  • att uppnå projektets mål enligt projektplanen
  • att löpande rapportering av status skapar trygghet för styrgrupp, beställare och övriga intressenter
  • att komma överens med beställaren om hur ofta en statusrapport ska upprättas och distribueras
  • att föreslå beställaren vilka statusrapporter ska skickas till och sedan få ett godkännande på distributionslistan
  • att anpassa språkbruk och nivå till mottagarna av statusrapporten