I interna projekt är det ofta naturligt och självklart hur styrning och beslutsfattande ska hanteras av en styrgrupp. Men hur gör man om det finns flera olika parter i ett projekt?
I interna projekt bemannas styrgruppen med intressenter som på olika sätt påverkar eller påverkas av projektet, t ex mottagare av resultat eller resursägare. En styrgruppsordförande utses och styrgruppen styr sedan projektet utifrån beslutspunkter och fastställt arbetssätt.
Men hur gör man i lite mer komplexa strukturer av projekt, t ex vid något av nedanstånde tre exempel?
Kund- och leverantörprojekt
Ni har beställt ett system eller lösning från en leverantör, där ni agerar kund i projektet. Det finns olika ansvar mellan er och leverantören avseende utveckling, anpassningar, integration, utbildning etc. Exempel: upphandling och anpassning av nytt HR system.
Samverkansprojekt
Er organisation eller enhet ska samverka i ett projekt tillsammans med andra aktörer och intressenter, t ex samverkan kring en helt eller delvis gemensam lösning. I projektet ingår dels att bidra och anpassa sig till den gemensamma lösningen och dels att säkra den egna organisationens behov och krav. Exempel: flera Regioner upphandlar en gemensam plattform för att hantera patientdata.
Externt finansierade projekt
Ni har fått finansiering av projektet via extern part, t ex från EU, en stiftelse eller via statlig finansiering. I projektet ingår dels att hantera finansiärens krav på förväntat resultat och att löpande ta del av status och dels att säkerställa interna effektmål. Exempel: finansiering av projekt för att minska en verksamhets miljöpåverkan.
Ovanstående 3 exempel har gemensamt att det finns en mer komplex struktur i projekten, där olika organisationer eller enheter både har gemensamma delar av ett projekt och delar som helt eller delvis innehåller interna frågor och områden. Utan tydliga principer för styrning och beslutsfattande i den här typen av projekt kan det lätt bli otydligt och ineffektivt.
Gemensam styrgrupp
En grundprincip för situationer som i exemplen ovan kan vara att bilda en gemensam styrgrupp, med representanter ifrån olika parter, t ex från både kunden och leverantören. Den gemensamma styrgruppen (alt. benämning är externa styrgruppen) utgör den formella styrgruppen för projektet. Med fördel kan både kunden och leverantören dessutom bilda var sin egen intern styrgrupp. De interna styrgrupperna har som huvuduppgift att tydliggöra och förankra olika behov, krav, prioriteringar, åsikter, önskemål och åtaganden. Det här gör att parterna får egna forum där frågor öppet kan diskuteras, förberedas och sedan resultera i en hållning eller ett beslut. När den gemensamma styrgruppen sedan träffas för styrgruppsmöten är dessa då förhoppningsvis förberedda, beslutsmässiga och effektiva.
Förslag till synk av gemensamma styrgruppen och de interna styrgrupperna
Hur synkar man då de olika strygruppernas arbete? Ett förslag är att schemalägga möten så att interna styrgruppsmöten genomförs några dagar innan de gemensamma styrgruppsmötena.
Utse en intern roll som har dialog med den sammankallande personen (normalt styrgruppsordföranden) i den gemensamma styrgruppen. Då kan utsedda roller löpande synka vad som behöver förberedas inför varje gemensamt styrgruppsmöte.
Till sist, några sammanfattande tips för att styra projekt som har mer komplex projektstruktur
- Överväg att komplettera en gemensam styrgrupp med interna grupperingar hos parter.
- Synka olika beslutsforum, så att den gemensamma styrgruppens frågor och beslutspunkter är väl förberedda.
- Tydliggör ansvar mellan olika grupperingar och utse personer som är länken mellan grupperingarna.
- Ha en nära dialog mellan projektledning och styrgruppsordförande om hur projektet kan styras så tydligt och effektivt som möjligt.
- Var beredd att ompröva styrningen i takt med att projektet löpande bygger upp kunskap och erfarenheter.
Har du några kommentarer till det här inlägget, eller vill du dela med dig av dina kunskaper och erfarenheter om styrning av mer komplexa projekt? Kommentera nedan!
