Meny

Gratis dokumentmall för SWOT-analys

Facebook
Twitter
LinkedIn
E-post

SWOT-analys är en av de mest vanligt förekommande verktygen för analys i projekt. Det används för att bedöma olika positiva och negativa aspekter avseende projektet eller projektets resultat. Först och främst vill vi säga att SWOT-analys kan genomföras på flera olika sätt. Men efter att ha använt det här utmärkta verktyget i hundratals projekt vill vi dela med oss hur vi brukar göra.

Till hjälp för att genomföra en SWOT-anlys kan du ladda ner vår gratis dokumentmall för SWOT-analys. Du finner länken till mallen längre ner i det här blogginlägget.

SWOT-analys är vid första anblick enkel att förstå. Men när analysen väl ska göras är vår erfarenhet att både rutinerade och mindre erfarna projektledare ibland kan fundera över hur analysen egentligen ska göras på bästa sätt.

Vanliga frågor brukar då vara: Vad är egentligen skillnaden mellan en styrka och en möjlighet? Mellan en svaghet och ett hot? Vårt svar är att styrkor och svagheter är begrepp som avser det interna, dvs inom projektet eller inom den organisation som projektet verkar. Vidare är styrkorna och svagheterna också sådant som vi med säkerhet vet. Möjligheter och hot blir då det motsatta, dvs det externa perspektivet och sådant som vi inte med säkerhet vet.

En annan vanlig fråga brukar vara om analysen enbart ska avse projektet som sådant, eller är det projektets resultat som ska analyseras? Här finns det inget rätt eller fel. Vi brukar använda SWOT i förstudiefasen och då bedöma utifrån effektmålen. SWOT-analysen ger då ett bra komplement till de övriga förstudieresultaten och bidrar till beställarens beslutspunkt inför planeringsfasen. Det viktigaste är att alla som ska medverka i framtagandet har samma bild om HUR analysen ska göras och VAD som analysen ska – och inte ska – omfatta. Exempel på olika aspekter att utgå utifrån är t ex teknik, kompetens, organisation, konkurrenter, lagar och avtal etc.

SWOT-analys

Okej, låt oss bli konkreta. Begreppen som används är:

Strengths (Styrkor)
Weaknesses (Svagheter)
Opportunities (Möjligheter)
Threats (Hot)

Det finns flera olika sätt att genomföra en SWOT-analys. Här kommer ett exempel på ett väl beprövat sätt som vi tycker fungerar bra:

Börja med att samla olika typer av kompetenser i arbetet med att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs med fördel i workshopformat. Bemanna workshopen med tvärfunktionella kompetenser, som tillsammans kan göra en så komplett analys som möjligt.

Lämplig tid att avsätta för att genomföra en SWOT-analys är ca 2 timmar för de flesta projekt.  Projektets komplexitet, organisationens erfarenheter av området, hur mycket osäkerhet som finns inför projektet etc kan naturligtvis spela in och påverka hur mycket tid som bör läggas ner.

I inledningen av workshopen måste det bestämmas VAD som SWOT-analysen ska göras på? Är det på projektets förutsättningar att nå projektmålen »? Eller är det på resultatet, dvs effektmålen »? Återigen vill vi poängtera, att det är upp till dig som projektledare, och er som projekt, att bedöma VAD som SWOT-analysen ska göras på.

Nu är det dags att börja. Börja med ett av områdena, t ex Styrkor. Använd gärna notisar. Låt sedan alla deltagare i workshopen skriva ner en Styrka. Klistra sedan upp lapparna i rutan för Styrkor. Gå sedan snabbt igenom vad som skrivits på lapparna för att förtydliga vad som avses med lappen. Sedan är det dags för en ny omgång där alla skriver ner en Styrka. Fortsätt tills området är uttömt. Sedan är det dags för nästa område.

När ni känner att alla områden är klara är det dags för analys. Gå igenom område för område och diskutera hur resultatet av analysen ska hanteras vidare i projektet. Förhoppningsvis har en hel del nya insikter om projektet uppkommit under workshopen.

För över innehållet i matrisen med notisar i en dokumentmall. Komplettera dokumentet med allt övrigt relevant som uppkom vid genomförandet av workshopen. Distribuera dokumentet till valda delar av projektets intressenter och be gärna om feedback och komplettering.

De punkter som finns upptagna under Svagheter och Hot kan även användas som utgångspunkt för att genomföra en Riskanalys ». Varje Svaghet och Hot kan då bedömas, värderas och eventuellt garderas.

Vad är din erfarenhet av att arbeta med SWOT-analys? Kommentera nedan och dela med dig av dina tips och erfarenheter?

Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för SWOT-analys gratis från ProjektStegen här »

KOMMENTARER

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *