Öppen kommunikation i projekt

I projektarbete idag talas det mycket om vikten av att ha öppen kommunikation. Men vad menas egentligen med det? Kraven på projektledare har varierat genom åren. Under lång tid var fokus på att projektledaren skulle ha goda kunskaper i planeringsteknik och struktur. Sedan svängde det och istället handlade gott projektledarskap till största del om att leda och utveckla grupper.

På senare år verkar projektvärlden ha nyanserat frågan om vad sunt och professionellt projektledarskap innebär och kanske enats om att det är en kombination av att kunna strukturera och leda som krävs för att generera en sund och säker projektledning.

Tillbaka till det här inläggets fokus, innebörden och betydelsen av öppen kommunikation. Här följer några exempel som gynnar öppen kommunikation i projektarbete:

Aktivt lyssnande

När gruppmedlemmar lyssnar aktivt på varandra är det mer sannolikt att de förstår varandras perspektiv och eventuella problem. Det medför goda förutsättningar för effektiv problemlösning och beslutsfattande. Som projektledare kan du skapa rätt förutsättningar för öppen kommunikation genom att tillsammans med gruppen bestämma normer och regler för t ex möten.

Regelbundna möten och incheckningar

Projekt bör ha regelbundna möten och incheckningar för att säkerställa att alla är uppdaterade på relevant information och att eventuella problem och risker hanteras i tid. Det är ofta värt att fundera igenom vilka olika typer av möten som projektet behöver. Hur många möten behöver vi? Hur långa ska mötena vara? Vilka ska vara med? Vilka krav finns på förberedelser och mellanliggande arbete mellan möten? I Sverige finns det på många arbetsplatser just nu en viss möteströtthet. Vår analys är att det ofta inte beror på att det är för många möten utan att det istället handlar om att kvaliteten på möten är för dålig. Ett bra möte kräver ofta minst lika mycket förberedelser som själva mötestiden. Vår erfarenhet är att projektmedlemmars kritik mot projektledningen ofta handlar om förmågan, eller oförmågan, om att ha rätt typ av möten.

Feedback

Att ge och ta emot feedback är en viktig aspekt för öppen kommunikation. Projektmedlemmar behöver vara öppna för konstruktiv feedback och ta tillvara på den som en möjlighet till lärande och förbättring. Som projektledare behöver du tidigt i ett projekt arbeta in rutiner för återkoppling och ett samarbetsklimat där feedback är naturligt. Att kunna ge och ta kritik handlar både om övning och att projektledaren tänker igenom hur feedback kan användas som ett verktyg för ständig förbättring. Ett annat begrepp som ibland används är feedforward. Tanken med feedforward är att visserligen är analys av det som redan skett bra, men fokus ska ligga på att dra lärdom av det som skett och sedan rikta fokus framåt.

Transparent beslutsfattande

Det är viktigt att projektgruppen förstår hur olika typer av beslut fattas i projektet. Vilka olika typer av beslut kan projektet behöva fatta? Vem bestämmer vad? Hur ser formalian ut kring beslutsfattande? Transparent beslutsfattande kan sägas bestå av en process där beslutsförfarandet är öppet och synligt för alla intressenter. Det innebär att all relevant information relaterad till olika beslut delas med berörda parter, och att beslutsprocessen genomförs med öppenhet. Det medför att det är lättare att förstå logiken bakom varje beslut.

Konflikthantering

När medarbetare tillbringar mycket tid tillsammans, som t ex i projekt, är det stor risk att det kommer att uppstå konflikter. Konflikter i projekt kan ofta förebyggas genom öppen kommunikation och genom att avsätta tid för att observera och reflektera över beteenden och avvikelser. När konflikter uppstår bör gruppmedlemmarna kommunicera öppet och ärligt med varandra för att snabbt försöka lösa konflikten på ett konstruktivt sätt.

Fira framgångar

Det är viktigt att uppmärksamma projektets framgångar löpande under projekt. Det innebär att både lyfta fram projektgruppens men också enskilda individers bidrag till projektet. Det här hjälper till att främja en positiv teamkänsla och strävan efter att uppnå teamets gemensamma mål.

Har du några tips på hur öppen kommunikation uppnås i projekt? Skriv gärna och dela med dig av dina erfarenheter!

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Varukorg
Rulla till toppen