Projektcase Kundportalen – Del 3 – Uppstart

Det här är Del 3 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. Nu i Del 3 har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen.

Företagets ledningsgrupp var ense om att en Kundportal var nödvändig för att möta konkurrensen på marknaden. Likaså var alla överens om att nya versioner sedan löpande skulle komma att lanseras de kommande åren.

Det man inte var överens om var tidplanen. Omvärldsanalysen pekade på ett behov av lansering inom 6 månader. IT-chefen Ingvar, med sin ledningsgrupp i ryggen, ansåg att 12 månader var mer realistiskt och kanske till och med 14 och att detta var helt tillräckligt.

Företagets VD, Veronika och styrelsen var helt enig om att 6 månader var den maximala tid det får ta och att jobbet måste göras internt, utan outsourcing. Att misslyckas är inte ett alternativ, löd budskapet från ledningen.

Börje som är relativt nyanställd som projektledare på IT har pratat med IT-chefen Ingvar och sagt att han tror att det finns möjligheter att lyckas. Börje är erfaren och berättar att han varit med om liknande utmaningar tidigare. Börje får 20 minuter med Ingvar för att förklara hur han skulle gå till väga.

Börje går fram till whiteboarden och skriver upp sex punkter.

• Skapa och förankra ett tydligt mål som alla förstår
• Ta reda på vilka som är de verkliga hindren för att nå målet
• Rekrytera rätt personer och kompetens till projektet
• Engagera och involvera kring mål och hinder
• Skapa fokus i projektgruppen
• Sätt samman en styrgrupp med bred förankring i organisationen

Först vill jag försäkra mig om att ledningsgruppen och jag själv har samma syn på vad som ska åstadkommas, dvs målet för projektet. Här duger det inte att målet är till 99% tydligt utan det måste vara 100%! Jag har av tidigare misstag lärt mig att en del säger ja till målen utan att riktigt ha tänkt igenom dom.

De viktigaste intressenterna i det här fallet är ledningsgruppen. Målet måste göras så kristallklart att var och en i ledningsgruppen tydligt ser det tilltänkta resultatet och hur det kan komma att påverka organisationen. Projektet kommer säkert innebära vissa beslut som kan komma att kännas obekväma. Då gäller det verkligen att ledningsgruppen står bakom målen och inte backar.

Vi ska börja med att ta reda på vilka de verkliga problemen är. Olika personer och olika roller har ofta olika syn på vad som är hinder och problem. Det som en upplever som ett stort problem kanske någon annan har en enkel lösning till. Däremot finns det kanske problem som är svårare att lösa och de utgör därmed ett större hinder för att nå målet. Jag vill veta vilka de senare problemen är. Det är de vi ska fokusera på.

Jag vill helst ha med mig några av de värsta motståndarna i projektet, säger Börje. Dessa personer sitter ofta på viktig information runt problemdefinitionen. Det gör inget att de just nu tror att vi inte kommer att lyckas. Förutom dom så vill jag självklart ha personer som är väl insatta i verksamheten och svårigheter, dvs representanter från alla berörda enheter, både chefer och medarbetare.

Alla utvalda personer inklusive ni i ledningsgruppen kommer att intervjuas av mig rörande de hinder och svårigheter som finns att nå målet. Vi kommer självklart att titta på möjligheter men mycket fokus kommer att ligga på problemen, dvs hindren.

Problemen är ju definitionen av vad vi ska lösa! Men det handlar inte bara om problemdefinition, säger Börje. Det handlar lika mycket om förankring och att lyssna.

Att jag också intervjuar personer som är motståndare har ett flertal positiva effekter. Dels vill jag engagera dem. Jag kommer också att berätta att jag intervjuar inte bara medarbetare utan också ledningsgruppen och vår VD. Det ger legitimitet och visar att frågorna jag ställer och problemen vi fokuserar på är viktiga att lösa.

Engagera och involvera kring mål och hinder

Det som framkommer vid intervjuerna kommer jag själv att göra en grovsortering av och gruppera sådant som verkar höra ihop. Men jag tar inte bort något utan gör enbart en gruppering.

Sedan tar vi ett möte där jag presenterar vad som framkommit och tillsammans prioriterar vi vilka som är de största hindren. Då får alla chansen att komma till tals. Det skapar engagemang, förtroende och förankring!

Intervjugruppen kan sedan utgöra kärnan i projektgruppen, som får till uppgift att lösa problemen.

Efteråt kommer jag att genomföra en anställningsintervju med alla som ska jobba i projektet. Jag kommer att tydligt förklara målen och mina förväntningar på dem och att detta är en stor utmaning som inte självklart lyckas. Och om vi lyckas eller inte är mitt ansvar som projektledare. Deras ansvar är att göra sitt bästa inom sina respektive områden. Jag kommer också att vara tydlig med att de kan säga nej till att vara med i projektet, men att jag vill ha med dem för deras kompetens. Ingen ska tvingas med i projektet.

Rätt hanterat och med lite tur kan vi kanalisera oron för att misslyckas till positiv kreativitet. Man brukar kalla detta för Creative Tension, dvs anspänningen i uppgiften skapar kreativitet!

Jag kommer också att säkerställa att alla i den tilltänkta projektgruppen kan fokusera helt på det här projektet. Det handlar alltså om att frigöra dem från deras andra arbetsuppgifter.

Jag har också ett krav om jag ska åta mig det här projektet, fortsätter Börje. Vi måste ha en styrgrupp där VD, Försäljningschef, Marknadschef och såklart du som IT-chef är med. Ni är de viktigaste intressenterna för det här projektet och måste alla vara med i styrgruppen.

– Det kommer säkert bli svårt att få ihop våra kalendrar, säger Ingvar. Kan vi inte göra styrgruppen lite mindre?

Nej, jag tror inte på mindre i detta fall. Projektet kommer att påverka era respektive organisationer en hel del och då är det viktigt att ni är med där besluten tas. Det ger dessutom en signal till projektgruppen och till övriga organisationen, att det här är ett viktigt projekt.

– Om vi genomför alla de här punkterna så kommer vi få bra engagemang, säger Börje. Och det kommer behövas eftersom det troligtvis kommer att dyka upp en hel del motstånd och tvivel under vägen. Då är det viktigt att vi står fast vid målet och inte sviktar.

Läs om hur Börjes förslag till uppstart av Projekt Kundportalen togs emot av ledningsgruppen. Missa inte nästa avsnitt av bloggserien Projektcase Kundportalen som kommer inom kort!

Håller du med om att de 6 punkterna är rätt punkter? Har du andra idéer på vad som är viktigt att tänkta på i ett uppstartsskede av ett svårt projekt? Kommentera nedan!