Projektcase Kundportalen – Del 4 – Planering

Det här är Del 4 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. I Del 3 » har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen. Nu har det blivit dags att planera projektet på allvar.

Ingvar, IT-chefen, bokar in ett möte med företagets VD Veronika och Börje. Ingvar vill att Veronika ska får höra direkt från Börje hur han tänker sig det fortsatta angreppssättet på projektet.

Vid mötet med Veronika presenterar Börje sina erfarenheter på samma sätt som han gjort för Ingvar. Veronika är snabbt med på noterna och säger. Så här långt är jag med, du har absolut flera poänger i hur man kan lägga upp starten av uppdraget. Detta stämmer också med mina erfarenheter, men det är ju bara uppstarten. Hur tänker du göra sedan?

Jag är beredd att göra min del och fatta de beslut som krävs, men jag måste se en plan för hela projektet. Åtminstone de viktigaste momenten, så att jag kan se hur vi tar detta ända fram till mål. När kan du ha en sådan plan klar Börje?

– Det räcker med några dagars jobb för att ta fram själva planen om jag fokuserar 100% på den, säger Börje.

Bra, säger Veronika, då ses vi här hos mig igen om ett par dagar. Gör en bokning i min kalender, jag prioriterar detta.

Milstolpeplanen

Några dagar senare träffas de tre igen. Börje har dokumenterat huvudpunkterna i sin plan. Själva starten, säger Börje, vet du hur jag har tänkt mig. Frågan som jag tänkte fokusera på nu är hur man tar sig vidare efter det att förankrade och prioriterade problemdefinitioner finns framme.

Grunderna i min plan är baserad på några viktiga grundpelare, fortsätter Börje. Grundpelarna är alla lika viktiga så jag bryr mig inte om att dra dom i någon särskild prioritetsordning.

Kör på, säger Veronika.

Vidmakthålla och utveckla engagemang

Det är viktigt, inleder Börje, att vidmakthålla och utveckla det engagemang som vi skapat i inledningen vid intervjuerna. Jag vill därför att dessa personer får fortsätta att arbeta med uppdraget. I mitt förra projekt så lät jag några av dom ta ansvar för var sitt problemområde. Sedan bemannade vi med personer med rätt kompetens så att vi fick arbetsgrupper.

Tvärfunktionella arbetsgrupper

En lärdom då var att det var mycket värdefullt att tänka tvärfunktionellt vid bemanningen. På så vis undvek vi många lösningsförslag som flyttade fokus från dom själva och till andra delar av organisationen. Det är ofta lätt att se lösningen hos någon annan, lärde vi oss, medan det kanske är effektivare och mer rätt att lösa det i den egna organisationen.

Det låter klokt säger Veronika. Du vill alltså skapa tvärfunktionella arbetsgrupper som var och en tar ansvar för lösningen av ett eller flera problem.

För ut ansvaret för resultat i organisationen

Det stämmer precis, säger Börje. Och inte bara det. Arbetsgrupperna får ta ansvar för att lösningarna också tas i bruk, där de ska användas. På så vis undviker vi många lösningar som sedan inte blir använda på grund av att brukarna säger att det inte funkar. De enda lösningarna som är värdefulla är de som funkar och används, eller hur!

Jag börjar gilla detta säger Veronika. Ut med ansvaret i organisationen och låt dom själva ta ansvar för att det efterlevs och funkar. Det här misstaget har jag gjort många gånger i olika sammanhang. Och då får man hela tiden bollen tillbaka i knät och folk säger att, detta funkar ju inte.

En grundpelare som jag inte vet om vi kan skapa, säger Börje, är att koppla förbättringsprojektet till ett viktigt pågående projekt som bara måste lyckas. Men jag vet inte om vi har något lämpligt case.

Det jag vill åstadkomma med att koppla till ett viktigt case är att då får vi en stark efterfrågan på våra lösningar direkt och vi kan också lättare prioritera det som ger mest nytta nu. Det blir ett positivt tryck på förbättringsprojektet och så minskar det risken att förbättringsprojekt prioriteras ner. Ni vet, om vi måste ha förbättringarna för att lyckas med kundprojektet blir det samtidigt lätt att fokusera på förbättringsprojektet.

Veronika tittar på Ingvar och säger, vi snackade ju om att ”Multiprojektet” måste åter upp på banan, när vi träffades i ledningsgruppen i veckan. Kan inte det vara lämpligt? Jo absolut, säger Ingvar, bra idé. Här har vi ju också tydligt både marknads- och säljavdelningen som tunga intressenter. Dom borde vara lätta att få med på båten eller hur, säger Ingvar. Utmärkt, säger Veronika och Börje samtidigt.

Så får det bli, säger Veronika. Vi stämmer av på ledningsmötet nästa vecka, men det ska mycket till för att jag ska ge mig.

Kommunikationsplan

En annan sak som är viktig är kommunikationen och en viktig person här är du Veronika, säger Börje. Vissa budskap måste komma från högsta chefen, medan en stor del kan vi ta hand om själva. Jag kommer att ta fram en kommunikationsplan.

Jag ställer självklart upp, säger Veronika. Vad är det som du vill att jag ska framföra?

Du måste informera om att projektet startas och varför, och du måste också tala om viken prioritet som projektet har. Informera också om att du löpande kommer att följa projektet ända in i mål. Ja men självklart, säger Veronika.

I mitt förra projekt tog vi i förväg fram ett kommunikationsmaterial som sedan cheferna i organisationen använde för att föra ut budskapet. På så sätt kan vi säkerställa att budskapet blir enhetligt. Låter som en bra idé, säger Ingvar. Det brukar vara svårt att få ut ett enhetligt budskap. Var och en vill gärna göra sin variant, sedan blir det suddigt och luddigt.

Använd projektmodellen

Vi använder självklart vår projektmodell och lägger upp allt arbete och planer efter den, så att beslutspunkter och faser känns igen.

Fokus fokus fokus

Beroende på vilka prioriterade områden som kommer fram vid intervjuerna och det efterföljande arbetsmötet, så skapar vi några arbetsgrupper som får ta ansvar för var sitt problemområde. Jag skulle rekommendera att vi fokuserar här och startar inte fler än tre grupper.

Det låter som lite få, säger Ingvar, kan vi inte skapa fler.

Max tre grupper skapar fokus, säger Börje. Och när vi är klara med ett område, så kan vi dra igång ett nytt. Men risken är att om vi tar i för mycket, så knäcker vi oss och det rinner ut i sanden eller blir helt enkelt inte det vi ville. Många har gått i den fällan tidigare.

Planen för dessa grupper beror på vilka områden vi kommer fram till, så det får vi ta när vi vet mer.

OK, säger Veronika. Känns som att vi har en plan för planen. Längre kommer vi kanske inte nu. Vi träffas igen nästa vecka, då vill jag ha en bemanningslista och datum för de första mötena.

Taget, säger Börje. OK, säger Ingvar.

Viktiga grundpelare vid planering av förändringsprojekt
  • Ta fram en milstolpeplan
  • Vidmakthåll och utveckla engagemang
  • Tvärfunktionella arbetsgrupper som tar ansvar för lösningar och införande
  • Skapa efterfrågan och ett strategiskt fokus
  • Kommunikationsplan
  • Projektet använder projektmodellen fullt ut
  • Fokus fokus fokus

Vad är dina erfarenheter av att starta och planera förändringsprojekt. Kommentera och berätta om dina tips och råd nedan!

Missa inte nästa avsnitt av Projektcase Kundportalen som kommer på bloggen inom kort.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *