Projektcase Kundportalen – Del 5 – Genomförande

Det här är Del 5 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. I Del 3 » har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen och i Del 4 » var det dags att planera projektet på allvar.

När vi nu möter Börje igen har projektet kommit igång, men de har också stött på en del svårigheter. På väg till till lunchen möter Börje VD Veronica.

– Hej Börje hur går det med vårt viktigaste projekt? frågar Veronica.
– Vi har kommit igång bra, tycker jag, säger Börje. Men kan jag få ett kort möte med dig i eftermiddag? Det är några saker som jag gärna skulle diskutera med dig innan vårt styrgruppsmöte i nästa vecka.
– Javisst, jag har en lucka vid tre, räcker 30 min? säger Veronica.
– Topp, jag kommer förbi dig klockan tre.

Börje förbereder noga mötet med Veronica. Hans syfte är främst att lyfta upp några beslut som han vill ska fattas på det kommande styrgruppsmötet. Vis av tidigare erfarenheter vet han att även om beslutsunderlagen är välgjorda så behövs ofta lite diskussion innan beslutsfattandet. En viktig del är naturligtvis diskussionen på själva mötet men det är värdefullt att också få prata kring beslutspunkterna i lugn och ro, med de viktigaste beslutsfattarna inför styrgruppsmötet. Detta bidrar också till att de är bättre förberedda inför beslut.

Klockan blir tre och Börje kliver in hos Veronica.

– Du säger att projektet går bra, det var roligt att höra, säger Veronica.
– Ja, det är inte problemfritt, men projektet utvecklas i stort sett som vi förväntat, svarar Börje. Men som du vet är riskerna både många och stora.

– Bra att du tar upp ämnet risker Börje, säger Veronica. Det var en sak som jag ville höra med dig om. Hur jobbar ni med riskerna i projektet?

Jo, säger Börje, riskhanteringen är en av mina viktigaste uppgifter som projektledare. Vi har gjort en riskanalys, som du vet. Listan på risker, som blev mycket omfattande, jobbar vi med varje vecka. Förutom att vi prioriterade utifrån de vanliga perspektiven sannolikhet och effekt, så går jag igenom listan varje vecka med projektgruppen och vi uppskattar vilka risker som är absolut svårast och mest komplicerade att lösa. De riskerna lägger vi in som kommande veckas utmaning att lösa.

De flesta, säger Veronica, brukar välja några enkla risker först. Du vet uttrycket lågt hängande frukter, som jag för övrigt snart har hört en gång för mycket.

Ja, vi tog några enkla risker för att komma igång. Men sedan har vi fokuserat på det svåra. Min erfarenhet är att det är lätt att hamna i fällan att bara skjuta en våg av svåra problem framför sig annars. Dessutom har komplicerade och stora risker ofta en egenhet att de påverka mycket annat. Att hantera den typer av risker för sent kan bli kostsamt.

– Mycket klokt, säger Veronica. Du har övertygad mig om att ni har en väl fungerande process för att hantera risker inom projektet.

– Vilka svårigheter har du mött i organisationen? frågar Veronica.
– Ja, jag nämnde ju redan när vi började att jag förväntade mig en del motstånd och en del negativa rektioner. Men här har jag haft mycket nytta av att jag gjorde en bra rekryteringsprocess till projektet. Jag är inte rädd för de som säger att det här går aldrig eller det här har vi redan testat och det fungerar inte. Tvärtom, säger Börje, så är det viktigt för mig att ha med några av dom som säger att det inte går. Dom sitter ju inne på en del av problemdefinitionen.

En annan sak är att jag märkte i början att många var rädda för att misslyckas. Det här kommer aldrig att gå, sa dom. När jag värvade dom till projektet så gjorde jag klart att det enda som jag förväntar mig är att alla gör sitt bästa. Om vi lyckas eller inte, det är mitt problem.

Det tog ett tag innan dom insåg att jag menade allvar. Men därefter blev det kreativa klimatet bättre och engagemanget ökade. Nu vågar alla pröva nya lösningar och arbetssätt i större utsträckning och jag får reda på direkt vad som inte fungerar.

– Men de här nej-sägarna, säger Veronica, jag vet att vi har några sådana och några av dom är med i ditt projekt. Hur hanterar du dom?

Det är ju hos dom som jag får reda på vad vi måste lösa, dom sitter på problemdefinitionen som jag nyss berättade för dig. Sedan gäller det för mig att vända problemen till en konstruktiv diskussion om vad är det som vi behöver lösa? Hur kan en lösning se ut? Vilka möjliga vägar framåt ser vi?

När vi kommer så långt så brukar de flesta tycka att det är rätt kul, problemlösning är ju roligt.

– Du har rätt inställning till saker och ting Börje, säger Veronica. Sådan attityd kan vi inte få för mycket av. Säg bara till om jag kan bidra på något sätt.

– Ja det kan du absolut göra, säger Börje. Vi har några viktiga beslut som behöver hanteras på styrgruppsmötet i nästa vecka. Jag skulle vilja ventilera dom lite med dig och jag tänker göra likadant med Sofia, Mats och Ingvar.

Jag är angelägen om att vi inte hindrar beslutsprocessen i onödan utan att alla är väl insatta. Jag är också angelägen om att veta att vi inte föreslår beslut som är helt utanför spelplanen och vi har några frågor här som eventuellt kan vara kontroversiella. Därför skulle jag vilja diskutera de frågor som ska upp till beslut på styrgruppen. Syftet är att ge dig, och även de andra, en ordentlig bakgrund och beskrivning av varje fråga så att ni är väl förberedda på styrgruppsmötet i nästa vecka.

Börje gör en kort presentation för Veronica om bakgrund och vilka beslut han förordar. Några viktiga fakta och frågor dyker upp. Efter mötet med Veronica förfinar Börje beslutsunderlagen och genomför motsvarande möten med Sofia, Mats och Ingvar.

Diskussionen vid styrgruppsmötet den kommande veckan blir mycket givande och styrgruppen fattar några viktiga beslut.

• Förankring – se till att alla är med på vad och varför
• Strukturerad riskhantering – se riskhantering som en ständigt pågående process
• Problemdefinition – definiera och belys problemen ur olika synvinklar innan lösningar tas fram
• Bana väg för kvalitet i beslutsfattandet – säkerställ att alla beslutfattare förstår bakgrund, innehåll och konsekvenser av olika lösningsalternativ

Hur gick det för projektet? Lyckades Börje? Blev Veronica nöjd? Häng med i det avslutande inlägget som kommer inom kort på bloggen. Har du egna tips, råd och reflektioner kring ett lyckat genomförande av förändringsprojekt? Kommentera nedan!