De flesta som arbetar i projekt kommer förr eller senare i kontakt med Microsoft® SharePoint. Redan 2001 kom första versionen. Dagens version heter SharePoint 2010 och innehåller en rad nyheter. Det finns massor av artiklar om SharePoint på nätet, men de flesta är skrivna för systemutvecklare. Det här blogginlägget gör ingen djupdykning i avancerade specialfunktioner eller bakomliggande tekniska lösningar utan vänder sig till projektledare som vill få en översikt av vad plattformen kan göra för att effektivisera projektarbete.
Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.
Dokumenthantering
Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:
1) Traditionell hantering av dokument i mappar
Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar. Se exempel nedan.
Filnamn
Projektdirektiv.doc
Mapp
Projektmappen
2) Dokumenthantering med SharePoint
En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:
Filnamn
Projektdirektiv.doc
Enhet
Testavdelningen
Projekt
Testprojektet
Projektledare
Stina Ek
Se exempel ovan på metadata för ett dokumentbibliotek.
När dokumentet sparas behöver det inte sparas i en traditionell dokumentmapp utan dokumentbiblioteket styrs då helt av metadata. Det finns flera fördelar med att addera metadata till dokument. Istället för att leta efter ett dokument långt ner i en mappstruktur så kan du skapa olika vyer av dokumentbiblioteket. Varje vy kan sedan ha ett eller flera filter som använder sig av metadatat. Om en vy skapas med t ex följande filter: ”Visa alla filer som har Stina Ek som projektledare”, så visar SharePoint endast upp alla filer som har Stina Ek i fältet för metadata Projektledare. Om vyn kompletteras med ett filter för att endast visa Dokumentstatus Pågående så kommer SharePoint endast visa upp alla dokument som har Stina Ek som projektledare och Dokumentstatus Pågående. Alla andra dokument kommer att exkluderas från vyn.
Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument?
Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.
Versionshantering av dokument
När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1, 2, 3 osv.
Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.
In- och utcheckning av dokument
Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.
In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.
Behörigheter för dokument
SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.
Officeprogrammen och SharePoint
Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.
En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.
Sammanfattning av projektledarens beslut inför användning av SharePoints dokumenthantering
- Bestäm om lagring av dokument ska göras i traditionella mappar eller använda metadata
- Bestäm om versionshantering ska användas eller inte
- Bestäm om dokument behöver checkas in och ut eller inte
- Dela ut olika typer av rättigheter till dokumentbiblioteket
- Skapa en eller flera dokumentmallar för dokumentbiblioteket
Värt att notera är att Microsoft® SharePoint finns i flertalet olika versioner och utföranden. Säkerställ att den version du väljer passar ditt arbetssätt och att den har de funktioner du önskar. Vill du testa SharePoint 2010 så kan du göra det här »
