Skilj på mål och mål, och se till så att de är smarta

Det talas ofta om mål i samband med projekt. De flesta är överens om att varje projekt bör ha tydliga och mätbara mål, men det råder ibland osäkerhet om vad som avses, vilket kan bero på att det finns åtminstone två olika mål i samband med ett projekt.

Projektmålen är det som projektet åtagit sig att leverera till beställaren och effektmålen är den vinst, fördel eller effekt som beställaren vill uppnå med projektresultatet.

När mål diskuteras i initieringsfasen för ett projekt är det nästan uteslutande effektmålen som avses och diskuteras. Det pratas då t ex om att projektet ska genomföras för att minska kostnaderna, öka kundnöjdheten, förkorta ledtiderna etc. Allt detta handlar ju om de önskade effekter som projektet ska uppnå. För att uppnå dessa effekter behöver projektmål definieras. Projektmålen består av konkreta projektleveranser som ska beskrivas, tid- och resurssättas i en projektplan för att sedan utföras. När alla projektleveranser är levererade till beställaren användas de för att möjliggöra att effektmålen uppnås.

I allt för många projekt råder olika uppfattningar om hur långt projektets ansvar sträcker sig och att det i projektplaner och andra projektdokument sker en sammanblandning av begreppen projekt- och effektmål.

Låt oss exemplifiera: Ett tjänsteföretag har som mål att uppnå 20 % snabbare handläggningstid till sina kunder. Man analyserar hur detta ska kunna uppnås och bestämmer sig för att en organisationsändring ska kunna leda fram till förbättringen. Ett projekt startas för att genomföra organisationsändringen. Projektmålet, dvs projektets ansvar, är att leverera överenskommen organisationsändring. Effektmålet är den tidsreduktion på 20 % som önskas uppnås.

Vem ansvarar för vad och vad är ett lyckat projekt?

Normalt är det projektledaren som ansvarar för projektmålen och beställaren som ansvarar för effektmålen, även om det naturligtvis finns undantag. I ovanstående exempel skulle t ex beställningen till projektet även kunnat vara att leverera en tidsreduktion på 20% och att projektet också ansvarar för att den uppnås. Nyckelorden vid definition av olika typer av mål är som ofta i projekt tydlighet, tydlighet, tydlighet.

Om tidsreduktionen i ovanstående exempel endast blir 10 % istället för önskade 20 %, är det då ett lyckat eller misslyckat projekt? Att säga att det är lyckat kanske är att gå för långt, men det kan mycket väl vara så att projektmålen har uppfyllts och levererats precis så som det var sagt. Anledningarna till att effektmålen inte uppnåddes kan bestå av flera faktorer som ligger utanför projektets kontroll, eller så var det helt enkelt så att man var för optimistisk redan från början då målen fastställdes.

Effektmålen ska motivera projektinvesteringen

Det bakomliggande skälet eller målet för att starta ett projekt kan vara av olika slag, beroende på vilken typ av organisation det gäller, t ex vill ett företag öka vinsten, en vårdcentral vill förbättra vården och en myndighet vill öka sin tillgänglighet. Dessa mål följs upp och mäts i respektive pengar, antal diagnoser som vårdcentralen kan behandla och antal tillgängliga timmar.

Projektmål och Effektmål

Ett projekt är en investering och förbrukar resurser. Hur mycket måste beställaren tjäna in eller vilka fördelar måste uppnås för att projektet ska löna sig? Det är något som ska fastställas vid projektets initiering, dvs man bör ha gjort en lönsamhets- eller nyttokalkyl som visar att effekterna motiverar projektkostnaden.

SMARTA mål

Att ha tydliga, konkreta och mätbara mål är ofta helt avgörande för ett lyckat projekt och för att önskade effekter uppnås.

En enkel modell för att säkerställa att målen uppfyller alla kriterier för hur mål bör utformas är att se till så att de är SMARTa.

S – Specifikt, dvs inte för allmänt hållet utan greppbart och förståeligt
M – Mätbart, dvs ska kunna mätas och följas upp
A – Accepterat, dvs det ska vara möjligt att få med sig ledning, personal och övriga intressenter
R – Realistiskt, dvs det ska ligga inom rimlighetens gräns att uppnå
T – Tidsatt, dvs målen ska bestämmas i tid för när de ska uppnås så att det finns en tidpunkt att arbeta mot

Det här blogginlägget kan sammanfattas med följande punkter

Avsätt tid till att definiera bra mål. Det kan göras genom att t ex genomföra ett målformuleringsseminarium där både beställare, projektgrupp och slutanvändare är med

Definiera effektmålen, dvs den vinst, fördel eller effekt som beställaren vill uppnå med projektresultatet

Definiera projektmålen, dvs det som projektet åtagit sig att leverera till beställaren

Säkerställ att beställaren, som ska ta emot resultatet av projektet, och projektledaren har en gemensam bild av projektets åtagande och vem som ansvarar för vilka mål

Stäm av att målen är SMARTa

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *