Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Länkar

Länktips – IVAs 100-lista

En ny spännande 100-lista från Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) som lyfter fram intressant forskning från olika lärosäten i Sverige som har potential för näringslivet. Listan innehåller många intressanta delar och i år är temat digitalisering. Vi som dagligen arbetar i projekt vet hur viktigt det är att både utnyttja teknik, metoder och verktyg som finns idag. Men också hur viktigt det är att ha koll vad forskning och olika typer av innovativa företag har för nytt och spännande. Länk till denna breda och omfattande lista hittar du här »

Kategorier
Strategier för projekt

10 moderna verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil systemutveckling

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

Kategorier
Motiverande citat

Projekten blir allt mer komplexa

Ett tänkvärt citat från den store ledaren Nelson Mandela. Vi tycker att citatet passar utmärkt att applicera på dagens projekt. De blir alltmer komplexa och kräver ofta nytänkande och banbrytande insatser. Längst fram står projektledaren som ska leda hela projektet och göra visionen till verklighet.

Kategorier
Länkar

Ny lista över världens mest innovativa företag presenterad

Boston Consulting Group har nu publicerat en ny lista över världens mest innovativa företag. Precis som tidigare är IT den dominerande branschen, även biltillverkare är flitigt representerade på listan.

Det kanske mest spännande är dock att nya typer av bolag tar sig in på listan. Klädmärket Under Armour finns som nykomling på plats 22. De har ett mycket spännande arbetssätt för att jobba med innovation, se exempel på det genom Under Armour Idea House ».

Länk till listan med de mest innovativa företagen finns här »

Kategorier
Länkar

Ledningar behöver fokusera på projekt

Bra artikel om att seniora chefer och ledningar behöver fokusera på projekt. Vi kan bara instämma i att det är av största vikt att ledningar inom både näringsliv och offentlig sektor behöver utarbeta och implementera en strategi för en effektiv projektmiljö. Oavsett hur skickliga projektledare en organisation har så behöver de också rätt uppbackning, stöd och verktyg för att kunna verka för effektiva projekt. Länk till artikeln finns här »

Kategorier
Förändringsarbete

Du måste addera passion

”You have to be burning with an idea, or a problem, or a wrong that you want to right. If you’re not passionate enough from the start, you’ll never stick it out”

Det här citatet från superentreprenören Steve Jobs är inte specifikt för projektledning, men skulle mycket väl kunna vara ett budskap till dagens projektledare. I dag räcker det ofta inte att behärska projektledning i teori och praktik. Du måste också både känna och visa passion för att du verkligen vill skapa förändring med ditt projekt.

Det är först då projektet verkligen gör skillnad och med den inställningen kommer du också få stor uppskattning för ditt projektledarskap och erbjudas många nya utmaningar i din framtida karriär.

Kategorier
Roligt om projekt

Alla dessa möten

Hur många gånger har vi inte suttit på möten där syfte, agenda och resultat varit tveksamma. Ofta hade det förmodligen varit mer än tillräckligt att maila ut ett kort meddelande eller frågeställningar istället för att kalla samman till ett möte. En som gjort denna iakttagelse är Will Bryant.

Vill du också ha din egen Award Ribbon så kan den beställas här »

Kategorier
Länkar

Innovation i projekt – högre krav på projektledaren?

Projektledning innebär alltid att förhålla sig till projekttriangelns tre faktorer tid, kostnad och resultat. I den bästa av världar har beställaren tydligt beskrivit och godkänt projektets viktning av dessa faktorer så att summan blir 1, t ex Tid=0,5, Kostnad=0,3 och Resultat=0,2. I exemplet är projektets förmåga att hålla tidsramar viktigast, följt av vikten att hålla budget. Projektets resultat bedöms som minst viktigt. I verkligheten är det dock oftast så att resultat och kvalitet inte är någonting som kan prioriteras bort utan betraktas som en självklarhet att det uppfyller – för att inte säga överträffar – förväntningarna. Inte sällan använder chefer och beställare ord som nytänkande, innovation, banbrytande, revolutionerade etc när de beskriver vilka förväntningar de och organisationen har på projekt. Dock nämns sällan att det finns utökad budget och tid för dessa projekt…….Hur ska man då agera som projektledare i lägen när det ställs allt större krav på innovation?

För det första gäller det att hela tiden vara observant på att ansvar och krav på innovation inte av bekvämlighetsskäl läggs på projektledaren. Innovation kräver genomarbetade processer i hela utvecklingscykeln från start till mål – kundkrav, idéer, design, produktutveckling, test, lansering etc. Det gäller därför som projektledare att vara överens med sin beställare om vad som förväntas och att rätt förutsättningar finns för att åstadkomma det. Vet inte beställaren exakt vad han eller hon vill ha så är antingen ett agilt arbetssätt eller en fördjupad förstudie nästan alltid ett måste för att få fram en gemensam bild och specifikation på förväntningar på projektet. Då tydliggörs även vad som är baskrav och vad som förväntas utöver det.

Det finns ett enormt utbud av sajter och bloggar som har innovation som fokus. Här har vi valt ut ett antal mycket läsvärda sajter som förutom innovation även tar upp trender och nya tekniker och arbetssätt. Kort sagt ämnen som en projektledare ständigt behöver hålla sig uppdaterad kring!

Länklistan som ger dig som projektledare koll!

https://www.psfk.com
https://recode.net
https://blogg.vinnova.se/category/opendata/
https://digiday.com
https://laughingsquid.com
https://www.naringsbloggen.se/innovation/
https://breakit.se

Har du tips på andra sajter och bloggar som handlar om innovation, trender och nya sätt att bedriva utveckling? Kommentera nedan!

Kategorier
Länkar

Länktips – toppchefers sätt att hantera möten

Kortare möten, effektivare möten, powermöten, interaktiva möten, stående möten etc etc. På de flesta arbetsplatser är möten ett kärt diskussionsämne. Inte sällan hörs det kritiska röster om att det hålls för många, långa och otydliga möten. Självklart är det här området extra intressant för oss som verkar inom projektområdet eftersom rätt strategi och hantering av möten många gånger kan vara avgörande för lyckade projekt.

Med det här inlägget vill vi tipsa om en intressant artikel som tar upp toppchefers åsikter om möten. Artikeln finns här »

Vi har också skrivit flera blogginlägg på temat möten, här kommer länkar till några av dem:

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet »

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg »

Tips på projektmöten på telefon »