Beskrivning av projektsituationen
Vårt stora produktutvecklingsprojekt på företaget stod helt plötsligt utan projektledare. Sture som varit projektledare hade blivit sjukskriven och det var osäkert när han skulle komma tillbaka. Efter ett samtal med min chef, som också satt som styrgruppens ordförande, stod det klart att man ville att jag skulle kliva in i rollen som ny projektledare, helst idag!
Leveransen av den nya produkten var tänkt att ske om 8 månader, något som alla på företaget kände till eftersom det var viktigt att det skedde i samband med en stor mässa där vi skulle delta.
Hur hanterar du situationen?
Coachens hantering
Först tog jag ett möte med min chef och sa att jag gärna genomförde en projektgranskning omedelbart av projektet. Att gå in som projektledare var tänkbart men inte förrän vi visste mer. Tills vidare föreslog jag att antingen en av delprojektledarna eller styrgruppens ordförande kunde gå in som tf projektledare.
Vi kom överens om att jag skulle arbeta heltid med granskningen under två veckor och att jag skulle få ta in extern hjälp om jag behövde detta. Efter någon dags funderande då jag konsulterade några gamla kollegor beslutade vi att jag tillsammans med en av produktspecialisterna omedelbart skulle påbörja en projektgranskning.
En projektgranskning kan ske på många olika sätt. Vi bestämde oss för att fokusera på hur väl dagens planer stämde överens med de inblandades syn.
Arbetsprocessen för detta blev att vi genomförde 6 riskanalyser, en med varje delprojekt, samt en där vi samlade delprojektledarna samt ansvariga från marknadsavdelningen.
Hur gick det?
Arbetet med riskanalyserna blev snabbt och effektivt. Vi utgick ifrån dagens plan i varje delprojekt och lät alla uttrycka sina farhågor för vilka risker, sannolikheter och effekter som skulle kunna inträffa. Då vi genomfört alla riskanalyserna sammanställde vi materialet till en gemensam plan och risklista.
Nu samlade vi alla ännu en gång för att tillsammans genomföra en kalkylering av aktiviteter och risker. Vi använde oss av en enkel, men effektiv, kalkylmetod som grundas på Successiv kalkylering enligt Lichtenberg.
I denna kalkylmetod bestäms
Min värde
Troligt värde
Max värde
Därefter räknade vi ut ett Vägt Medelvärde = (Min + Max + 3 * Troligt) / 5
Den totala tiden för projektet kunde vi nu bedöma och såg att vi skulle bli flera månader försenade om ingen förändring gjordes. Tf projektledare tillsammans med styrgruppen beslutade att ta bort ett delprojekt samtidigt som ökade resurser gavs till projektet.
Tips från coachen
Innan du kliver in som projektledare måste du förstå och vara beredd på vilket ansvar du tar. För att leva upp till detta ansvar måste du säkerställa att du har rätt förutsättningar. Säg inte automatiskt ja när chefen frågar dig!
Att granska ett projekt kan ske i olika situationer;
– När det går bra – innebär preventivt stöd till projektet
– När det börjar kärva – innebär extra kraft till projektet
– När det havererat! – innebär förändringar, omstart i projektet
Den bästa effekten av projektgranskning får man om man gör den innan problemen blivit för stora.
Vad gäller kalkylering är det bra att använda en metod som ger tydlighet och samtidigt utrymme för olika uppfattningar. Successiv kalkylering enligt Lichtenberg är en sådan metod.
