Ett tänkvärt citat från den store ledaren Nelson Mandela. Vi tycker att citatet passar utmärkt att applicera på dagens projekt. De blir alltmer komplexa och kräver ofta nytänkande och banbrytande insatser. Längst fram står projektledaren som ska leda hela projektet och göra visionen till verklighet.
Etikett: ledarskap
Boston Consulting Group har nu publicerat en ny lista över världens mest innovativa företag. Precis som tidigare är IT den dominerande branschen, även biltillverkare är flitigt representerade på listan.
Det kanske mest spännande är dock att nya typer av bolag tar sig in på listan. Klädmärket Under Armour finns som nykomling på plats 22. De har ett mycket spännande arbetssätt för att jobba med innovation, se exempel på det genom Under Armour Idea House ».
Länk till listan med de mest innovativa företagen finns här »
Kategorier
Ledningar behöver fokusera på projekt
Bra artikel om att seniora chefer och ledningar behöver fokusera på projekt. Vi kan bara instämma i att det är av största vikt att ledningar inom både näringsliv och offentlig sektor behöver utarbeta och implementera en strategi för en effektiv projektmiljö. Oavsett hur skickliga projektledare en organisation har så behöver de också rätt uppbackning, stöd och verktyg för att kunna verka för effektiva projekt. Länk till artikeln finns här »
Kategorier
Du måste addera passion
”You have to be burning with an idea, or a problem, or a wrong that you want to right. If you’re not passionate enough from the start, you’ll never stick it out”
Det här citatet från superentreprenören Steve Jobs är inte specifikt för projektledning, men skulle mycket väl kunna vara ett budskap till dagens projektledare. I dag räcker det ofta inte att behärska projektledning i teori och praktik. Du måste också både känna och visa passion för att du verkligen vill skapa förändring med ditt projekt.
Det är först då projektet verkligen gör skillnad och med den inställningen kommer du också få stor uppskattning för ditt projektledarskap och erbjudas många nya utmaningar i din framtida karriär.
Projektledning innebär alltid att förhålla sig till projekttriangelns tre faktorer tid, kostnad och resultat. I den bästa av världar har beställaren tydligt beskrivit och godkänt projektets viktning av dessa faktorer så att summan blir 1, t ex Tid=0,5, Kostnad=0,3 och Resultat=0,2. I exemplet är projektets förmåga att hålla tidsramar viktigast, följt av vikten att hålla budget. Projektets resultat bedöms som minst viktigt. I verkligheten är det dock oftast så att resultat och kvalitet inte är någonting som kan prioriteras bort utan betraktas som en självklarhet att det uppfyller – för att inte säga överträffar – förväntningarna. Inte sällan använder chefer och beställare ord som nytänkande, innovation, banbrytande, revolutionerade etc när de beskriver vilka förväntningar de och organisationen har på projekt. Dock nämns sällan att det finns utökad budget och tid för dessa projekt…….Hur ska man då agera som projektledare i lägen när det ställs allt större krav på innovation?
För det första gäller det att hela tiden vara observant på att ansvar och krav på innovation inte av bekvämlighetsskäl läggs på projektledaren. Innovation kräver genomarbetade processer i hela utvecklingscykeln från start till mål – kundkrav, idéer, design, produktutveckling, test, lansering etc. Det gäller därför som projektledare att vara överens med sin beställare om vad som förväntas och att rätt förutsättningar finns för att åstadkomma det. Vet inte beställaren exakt vad han eller hon vill ha så är antingen ett agilt arbetssätt eller en fördjupad förstudie nästan alltid ett måste för att få fram en gemensam bild och specifikation på förväntningar på projektet. Då tydliggörs även vad som är baskrav och vad som förväntas utöver det.
Det finns ett enormt utbud av sajter och bloggar som har innovation som fokus. Här har vi valt ut ett antal mycket läsvärda sajter som förutom innovation även tar upp trender och nya tekniker och arbetssätt. Kort sagt ämnen som en projektledare ständigt behöver hålla sig uppdaterad kring!
Länklistan som ger dig som projektledare koll!
https://www.psfk.com
https://recode.net
https://blogg.vinnova.se/category/opendata/
https://digiday.com
https://laughingsquid.com
https://www.naringsbloggen.se/innovation/
https://breakit.se
Har du tips på andra sajter och bloggar som handlar om innovation, trender och nya sätt att bedriva utveckling? Kommentera nedan!
Även ett väl förberett styrgruppsmöte kan uppfattas som misslyckat om du inte är observant. Vad är då ett lyckat styrgruppsmöte? Lite förenklat skulle vi vilja säga att ett lyckat styrgruppsmöte är ett möte som
– följer utsänd agenda med de aviserade frågorna och beslutspunkterna
– går smidigt att genomföra genom att de i förväg utskickade beslutsunderlagen bidrar till att alla mötesdeltagare är insatta i frågeställningarna redan innan mötet startar
– hanterar nya frågor utanför agendan i mån av tid och sist i mötet. Eftersom styrgruppsmöten normalt ska ha fokus på beslutsfrågor är det ofta en god idé att stanna vid att enas om vilka de nya frågeställningarna är och hur de kan förberedas till kommande möten. Undvik att mötet kommer in i för många oförberedda diskussioner med dåligt förberedda underlag. Det skapar ofta en känsla av ett rörigt möte, där styrgruppsmedlemmar känner sig obekväma genom att de är oförberedda och för lite insatta i frågan för att kunna föra en konstruktiv diskussion.
”Håll styrgruppsmötet inom agendan och undvik diskussioner med dåligt underbyggda underlag!”
Exempel på utspel under ett möte som kan skapa en rörig diskussion är – Hur kommer det här påverka oss på lång sikt? – eller – Vilken påverkan får det här på andra projekt? -Om den typen av utspel kommer på ett styrgruppsmöte är det ofta en god idé som projektledare att undvika att ta upp frågan för diskussion på aktuellt möte utan istället försöka sammanfatta utspelet och föreslå en hantering:
– Om jag förstod dig rätt Stina så undrar du vilka konsekvenser det här kommer att få för vår organisation, vill du att vi till nästa möte adderar punkten ”Konsekvenser på lång sikt” och att projektet till det mötet avsätter tid till att fram en konsekvensanalys som underlag? – Och till din fråga Stefan om påverkan på andra projekt, här föreslår jag att vi till nästa möte gör en matris med olika beröringspunkter till andra projekt så att det lättare för alla att överblicka det när vi diskuterar frågan, är det en bra idé?
”Om det finns mötestid när alla frågorna på agendan är hanterade är det ofta klokt att avsluta mötet lite tidigare istället för att passa på att ta upp en del andra frågor nu när alla ändå är samlade…”
Tips från coachen
– Fundera igenom upplägg och struktur på ditt styrgruppsmöte en extra gång innan du skickar ut inbjudan. Är det verkligen de här frågeställningarna som är mest prioriterade just nu? Hur disponerar du tiden på mötet bäst så att de viktigaste frågeställningarna får mest utrymme?
– Undvik att försöka lösa för många frågor på ett och samma möte. Är frågan komplex är det ofta bättre att dela upp frågan i olika delbeslut vid flera möten
– Var observant så att du inte själv går för långt utanför själva kärnfrågan vid föredragande av olika punkter
– Säg vänligt men bestämt ifrån om någon mötesdeltagare tenderar att komma för långt ifrån ämnet
– När du som projektledare inleder med att presentera agendan kan du fråga om någon mötesdeltagarna har några kompletterande punkter som de vill lägga till i agendan. Du kommunicerar då tydligt att de frågorna kommer att läggas sist i agendan och att de tas upp i mån av tid och att fokus då kommer att vara på hur dessa nya frågor ska hanteras i styrgruppen
Självklart kan tips i det här inlägget sägas gälla för de flesta typer av möten, men på just styrgruppsmöten finns ofta speciellt mycket att vinna på att försöka hålla på mötesformalian. Har du några tips på hur du brukar göra för att få effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!
En väl beprövad och vedertagen metod för att ge kritik är den sk hamburgermetoden, eller sandwichmetoden som den också kallas. Metodens enkelhet gör att den är lätt att ta till sig och använda. Metoden handlar om att kunna ge konstruktiv kritik. Att ge kritik kan av många kännas olustigt och obekvämt även om det många gånger är nödvändigt att ge konstruktiv kritik, inte minst i projektledarrollen.
Metoden går i korthet ut på att inleda samtalet med, t ex en kollega, genom att först ge positiv feedback kring något som kollegan utfört. Sedan kommer delen med kritik. Här är det oavsett vilken metod som används självklart viktigt att kritiken är just konstruktiv, se även blogginlägg Att ge konstruktiv kritik ». Samtalet avslutas med ytterligare positiv feedback på något som utförts.
Invändningarna mot metoden är att den lindar in kritiken och att kritik därmed inte framförs på ett korrekt och rättframt sätt. Och visst, metoden går delvis ut på att linda in, men det behöver inte alla gånger vara någonting negativt. Risk finns dock för otydlighet avseende den konstruktiva kritiken och att metoden används för att minska eventuellt obehag som den som ger kritik kan uppleva. Som med alla metoder finns det för- och nackdelar och ingen metod passar alla tillfällen, därför vara bra att känna till olika angreppssätt.
Genom att använda sig av metodens tre steg
- kan själva inledningen på samtalet med kritik ofta avdramatiseras
- finns risk att den positiva feedbacken i samtalet medför att den delen som handlar om kritik inte blir tillräckligt tydlig och mottagaren därmed inte tar till sig eller uppfattar kritiken
- kan möjligheten öka för en positiv avslutning på samtalet
Det här är Del 5 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. I Del 3 » har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen och i Del 4 » var det dags att planera projektet på allvar.
När vi nu möter Börje igen har projektet kommit igång, men de har också stött på en del svårigheter. På väg till till lunchen möter Börje VD Veronica.
– Hej Börje hur går det med vårt viktigaste projekt? frågar Veronica.
– Vi har kommit igång bra, tycker jag, säger Börje. Men kan jag få ett kort möte med dig i eftermiddag? Det är några saker som jag gärna skulle diskutera med dig innan vårt styrgruppsmöte i nästa vecka.
– Javisst, jag har en lucka vid tre, räcker 30 min? säger Veronica.
– Topp, jag kommer förbi dig klockan tre.
Förankring
Börje förbereder noga mötet med Veronica. Hans syfte är främst att lyfta upp några beslut som han vill ska fattas på det kommande styrgruppsmötet. Vis av tidigare erfarenheter vet han att även om beslutsunderlagen är välgjorda så behövs ofta lite diskussion innan beslutsfattandet. En viktig del är naturligtvis diskussionen på själva mötet men det är värdefullt att också få prata kring beslutspunkterna i lugn och ro, med de viktigaste beslutsfattarna inför styrgruppsmötet. Detta bidrar också till att de är bättre förberedda inför beslut.
Klockan blir tre och Börje kliver in hos Veronica.
– Du säger att projektet går bra, det var roligt att höra, säger Veronica.
– Ja, det är inte problemfritt, men projektet utvecklas i stort sett som vi förväntat, svarar Börje. Men som du vet är riskerna både många och stora.
– Bra att du tar upp ämnet risker Börje, säger Veronica. Det var en sak som jag ville höra med dig om. Hur jobbar ni med riskerna i projektet?
Strukturerad och regelbunden riskhantering
Jo, säger Börje, riskhanteringen är en av mina viktigaste uppgifter som projektledare. Vi har gjort en riskanalys, som du vet. Listan på risker, som blev mycket omfattande, jobbar vi med varje vecka. Förutom att vi prioriterade utifrån de vanliga perspektiven sannolikhet och effekt, så går jag igenom listan varje vecka med projektgruppen och vi uppskattar vilka risker som är absolut svårast och mest komplicerade att lösa. De riskerna lägger vi in som kommande veckas utmaning att lösa.
De flesta, säger Veronica, brukar välja några enkla risker först. Du vet uttrycket lågt hängande frukter, som jag för övrigt snart har hört en gång för mycket.
Ja, vi tog några enkla risker för att komma igång. Men sedan har vi fokuserat på det svåra. Min erfarenhet är att det är lätt att hamna i fällan att bara skjuta en våg av svåra problem framför sig annars. Dessutom har komplicerade och stora risker ofta en egenhet att de påverka mycket annat. Att hantera den typer av risker för sent kan bli kostsamt.
– Mycket klokt, säger Veronica. Du har övertygad mig om att ni har en väl fungerande process för att hantera risker inom projektet.
Noggrann rekryteringsprocess till projektet
– Vilka svårigheter har du mött i organisationen? frågar Veronica.
– Ja, jag nämnde ju redan när vi började att jag förväntade mig en del motstånd och en del negativa rektioner. Men här har jag haft mycket nytta av att jag gjorde en bra rekryteringsprocess till projektet. Jag är inte rädd för de som säger att det här går aldrig eller det här har vi redan testat och det fungerar inte. Tvärtom, säger Börje, så är det viktigt för mig att ha med några av dom som säger att det inte går. Dom sitter ju inne på en del av problemdefinitionen.
En annan sak är att jag märkte i början att många var rädda för att misslyckas. Det här kommer aldrig att gå, sa dom. När jag värvade dom till projektet så gjorde jag klart att det enda som jag förväntar mig är att alla gör sitt bästa. Om vi lyckas eller inte, det är mitt problem.
Det tog ett tag innan dom insåg att jag menade allvar. Men därefter blev det kreativa klimatet bättre och engagemanget ökade. Nu vågar alla pröva nya lösningar och arbetssätt i större utsträckning och jag får reda på direkt vad som inte fungerar.
Problemdefinition
– Men de här nej-sägarna, säger Veronica, jag vet att vi har några sådana och några av dom är med i ditt projekt. Hur hanterar du dom?
Det är ju hos dom som jag får reda på vad vi måste lösa, dom sitter på problemdefinitionen som jag nyss berättade för dig. Sedan gäller det för mig att vända problemen till en konstruktiv diskussion om vad är det som vi behöver lösa? Hur kan en lösning se ut? Vilka möjliga vägar framåt ser vi?
När vi kommer så långt så brukar de flesta tycka att det är rätt kul, problemlösning är ju roligt.
– Du har rätt inställning till saker och ting Börje, säger Veronica. Sådan attityd kan vi inte få för mycket av. Säg bara till om jag kan bidra på något sätt.
Bana väg för bra kvalitet i beslutsfattande
– Ja det kan du absolut göra, säger Börje. Vi har några viktiga beslut som behöver hanteras på styrgruppsmötet i nästa vecka. Jag skulle vilja ventilera dom lite med dig och jag tänker göra likadant med Sofia, Mats och Ingvar.
Jag är angelägen om att vi inte hindrar beslutsprocessen i onödan utan att alla är väl insatta. Jag är också angelägen om att veta att vi inte föreslår beslut som är helt utanför spelplanen och vi har några frågor här som eventuellt kan vara kontroversiella. Därför skulle jag vilja diskutera de frågor som ska upp till beslut på styrgruppen. Syftet är att ge dig, och även de andra, en ordentlig bakgrund och beskrivning av varje fråga så att ni är väl förberedda på styrgruppsmötet i nästa vecka.
Börje gör en kort presentation för Veronica om bakgrund och vilka beslut han förordar. Några viktiga fakta och frågor dyker upp. Efter mötet med Veronica förfinar Börje beslutsunderlagen och genomför motsvarande möten med Sofia, Mats och Ingvar.
Diskussionen vid styrgruppsmötet den kommande veckan blir mycket givande och styrgruppen fattar några viktiga beslut.
Viktigt att tänka på vid genomförande av förändringsprojekt
- Förankring – se till att alla är med på vad och varför
- Strukturerad riskhantering – se riskhantering som en ständigt pågående process
- Problemdefinition – definiera och belys problemen ur olika synvinklar innan lösningar tas fram
- Bana väg för kvalitet i beslutsfattandet – säkerställ att alla beslutfattare förstår bakgrund, innehåll och konsekvenser av olika lösningsalternativ
Hur gick det för projektet? Lyckades Börje? Blev Veronica nöjd? Häng med i det avslutande inlägget som kommer inom kort på bloggen. Har du egna tips, råd och reflektioner kring ett lyckat genomförande av förändringsprojekt? Kommentera nedan!
Vi funderar ständigt på hur vår blogg om projektledning kan göras mer levande och rolig för dig som läsare. Därför testar vi nu ett nytt grepp med animerad film! Spring ner till kiosken och köp en popcorn och en mellanläsk och följ dramat om hur andra kan ha det i sin projektvardag.
Del 2 – Dramat i korthet
Anna arbetar på ett medelstort företag. Hon är projektledare för en av företagets viktigaste utställningar, där man ska visa upp alla sina produkter. Till sin hjälp har hon bl a Göran som arbetat i projektet sedan starten. Nu har det blivit dags för ett avstämningsmöte med chefen Nisse. Och det verkar som att det är mer och mer som ska göras i projektet…
Det här avsnittet handlar bl a om att hantera ändringar i projekt. Ett ämne som vi inom kort kommer att återkomma till här på bloggen.
Kommentera gärna nedan! Eller skicka oss ett mail med vad du tycker om filmen.
Ibland måste du i din projektledarroll ta upp känsliga frågor. Svåra samtal kallas alla typer av samtal som är känsliga och berör. Det kan t ex vara en social konflikt, dvs en konflikt som kanske började med en sakfråga men som blivit en relationskonflikt, där parterna är arga på varandra. Ett känsligt samtal kan också vara att ge kritik till någon som tar illa vid sig. Eller att tala om för en medarbetare att den mot sin vilja ska fasas ur projektet.
Vid svåra samtal kan du mötas av många olika typer av reaktioner såsom ilska, ledsamhet, motparten vill inte prata om det, försvar eller påhopp.
Naturligtvis vill vi inte såra och vi kan inte alltid vara överens. Med hjälp av samtalsteknik kan ömsesidig förståelse oftast uppnås. Genom att skaffa dig mer självinsikt och lära dig vad du går igång på så har du möjligheten att undvika att reagera så instinktivt på olika situationer och andras agerande och kan resonera mer förnuftsmässigt.
Anledningen till att du överreagerar är att identiteten och självbilden känns hotad. Detta sker när de egenskaper och förmågor du har och som av någon anledning är känsliga för dig upplevs som ifrågasatta. Man kan säga att dessa områden där vi reagerar väldigt starkt är en form av ”akilleshälar” – våra svaga punkter.
Olika människor har olika akilleshälar. Därför kan det ibland vara svårt att förstå att en människa reagerar så kraftigt. Du själv tycker kanske att det inte är något att bry sig om.
Vi vill varmt rekommendera en bok som ger konkreta och handfasta tips & råd om hur du lägger upp svåra samtal. Boken heter ”Svåra samtal – Hur man pratar om det som betyder mest”. Författare till boken är Stone, Patton och Heen. Du hittar boken på t ex Bokus. I skrivande stund kostar boken bara 40 kr. Ett fynd för alla som arbetar med människor och grupper!
Tillägnar du dig det som står i boken så minskar risken att skiljas som ovän. Du kanske inte håller med men du förstår i alla fall den andres resonemang.
”Tips! För att lyckas med ett svårt samtal måste du vara seriöst och ärligt intresserad av hur den andre resonerar eller reagerar. Om din avsikt enbart är att övertyga den andre om att du har rätt, så kommer du att misslyckas.”
Detta inlägg är skrivet av Elisabeth Weidel.