Kategorier
Motiverande citat

Projekten blir allt mer komplexa

Ett tänkvärt citat från den store ledaren Nelson Mandela. Vi tycker att citatet passar utmärkt att applicera på dagens projekt. De blir alltmer komplexa och kräver ofta nytänkande och banbrytande insatser. Längst fram står projektledaren som ska leda hela projektet och göra visionen till verklighet.

Kategorier
Förändringsarbete

Du måste addera passion

”You have to be burning with an idea, or a problem, or a wrong that you want to right. If you’re not passionate enough from the start, you’ll never stick it out”

Det här citatet från superentreprenören Steve Jobs är inte specifikt för projektledning, men skulle mycket väl kunna vara ett budskap till dagens projektledare. I dag räcker det ofta inte att behärska projektledning i teori och praktik. Du måste också både känna och visa passion för att du verkligen vill skapa förändring med ditt projekt.

Det är först då projektet verkligen gör skillnad och med den inställningen kommer du också få stor uppskattning för ditt projektledarskap och erbjudas många nya utmaningar i din framtida karriär.

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista Förstudiefasen

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på i förstudiefasen i projekt
  • Det finns ett skriftligt beställningsdokument, kallat t ex projektdirektiv, att utgå ifrån
  • Det finns en namngiven beställare till förstudien
  • Förstudien har en beslutad budget som är realistisk
  • Förstudiens resurs- och kompetensbehov är kartlagt och nödvändiga resurser finns att tillgå
  • Förstudien har en tidsplan
  • Förstudiens mål är tydliga
  • Förstudiens leveranser finns beskrivna
  • Förstudiens avgränsningar är tydliga och förankrade
  • Övriga liknande eller angränsande projekt till förstudien är identifierade
  • Förstudiens intressenter finns beskrivna
  • Det är tydligt om förstudien ska omfatta flera olika alternativa lösningar eller endast fokusera på en lösning
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Olika analyser har genomförts för att bedöma projektet ur olika aspekter
  • Begrepp som används i förstudien är definierade för att säkerställa att alla menar samma sak med respektive begrepp
  • Förstudiens rutiner och arbetssätt finns tydligt beskrivna och är kommunicerade
  • Rutiner för förstudiens olika typer av möten och dess frekvens finns beskrivna
  • Säkerhets- och sekretessregler för förstudiens arbete och resultat är hanterade
  • Olika hinder för förstudiearbetet har beaktats
  • Ett skriftligt dokument, kallat t ex projektförslag, är framtaget som ett resultat av förstudien
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektförslaget som underlag
  • Beslutet innehåller något av alternativen: Acceptera projektförslaget och gå vidare till nästa fas, Acceptera projektförslaget med vissa ändringar eller Stoppa projektet

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektledarjobb

5 frågor innan du accepterar projektledaruppdraget

En av de vanligaste frågorna vi får på våra utbildningar är vad som är viktigt att tänka på innan du som projektledare tackar ja till ett nytt projektledaruppdrag. En angränsande fråga är om en erfaren och skicklig projektledare kan leda vilket projekt som helst, oavsett om projektledaren har specialistkunskaper i det område som projektet handlar om eller inte? Här kommer några områden och frågor att reflektera över innan du säger ja till ditt nästa projektledaruppdrag.

Hur väl känner du organisationen?

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

”Hur kan han få leda det där projektet som inte har en aning om hur vi jobbar i projekt här?”

Det finns ofta mycket inbyggt i väggarna kring hur projekt drivs inom en organisation. Därför finns också många fallgropar genom de uttalade och outtalade regler, normer, rutiner och arbetssätt för hur projekt drivs. Exempel på det är beslutsfattande och förankring. En av projektledarens viktigaste uppgifter är just förankring av olika förslag och beslut. Utan verksamhetskunskap och ett personligt nätverk kan det vara svårt och tidskrävande att förankra på rätt sätt.

Om du som projektledare har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att boka in ett möte med en chef inom det område projektet verkar. Inför mötet har du förberett frågeställningar som du bedömer kommer att behöva förankras och utredas i ditt projekt. Uppmärksamma särskilt frågor som berör flera olika avdelningar och som inte har en direkt tydlig ägare av frågan. Bolla sedan med chefen hur du bäst kan processa dessa frågor i ditt projekt.

Exempel på frågor att reflektera över avseende din kännedom om organisationen

Känner jag till den projektkultur som finns inom organisationen?

Om det finns en gemensam projektmodell, har jag kunskaper i den?

Känner jag till all formalia för hur projekt startas, drivs och avvecklas inom organisationen?

Finns det specifika processer, rutiner etc som jag behöver känna till?

Förstår jag hur jag formellt kan äska och nyttja de resurser jag anser nödvändiga för projektet?

Förstår jag hur förankring och beslutsfattande går till i organisationen?

Har du tillräckliga fackkunskaper inom området?

Områdeskunskap, dvs fackkunskaper inom det område som projektet verkar inom, brukar ofta nämnas som det viktigaste området vid val av projektledare. Hur ofta har vi inte varit med om att den bästa specialisten också utses till projektledare för det viktiga projektet? Specialisten har ofta kunskaper i smarta lösningar, vet vilka fallgropar som finns inom området, vet vad olika typer av beslut får för konsekvenser av erfarenhet. Men, att en specialist också är det bästa valet av projektledare är långt ifrån säkert i alla situationer.

Exempel på frågor att reflektera över avseende dina fackkunskaper inom aktuellt område

Har jag tillräckliga kunskaper inom det område projektet verkar inom?

Är mina kunskaper aktuella eller har t ex nya tekniker, best practice, lösningar och verktyg tillkommit som jag behöver uppdatera mig på?

Finns det behov av att knyta till sig olika specialister till projektet för att förstärka vissa kunskapsområden, t ex att bilda en referensgrupp för detta?

Har jag förtroende för att beställaren av projektet har tillräckliga kunskaper inom det aktuella området för att denne ska kunna fatta kloka beslut?

Vilken karaktär och storlek har projektet?

Ett stort projekt ställer ofta höga krav på administrativa färdigheter i projektledning. Många personer är ofta involverade och därmed finns många olika intressen som ska tillvaratas, formalia ska hanteras, stora budgetar ska följas upp, snäva tidsmarginaler ska bevakas etc. Då krävs troligen en rutinerad projektledare med dokumenterad erfarenhet av stora och komplexa projekt. Eller är det ett mindre projekt, som kanske kräver minimalt med administration, men som har andra utmaningar? Som exempel här kan nämnas att olika projekt har olika krav på kreativitet. Det är stora skillnader på att driva ett projekt som ska uppfinna någonting helt nytt och på ett projekt som redan från början kanske har ett tydligt förväntat resultat. Alla passar inte för att skapa någonting nytt med allt vad det innebär. Se även blogginlägg om Finns det en optimal projektstorlek »

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets karaktär och storlek

Vilken karaktär har det här projektet?

Passar den här typen av projekt för mig?

Vad tror jag kommer bli de svåra delarna i projektet?

Hur värderar jag mina styrkor avseende t ex förmåga att administrera, hantera formalia, skapa en kreativ miljö, leda andra etc?

Finns det någon person att knyta till sig i projektet för att väga upp mina mindre starka sidor?

Verkar projektet realistiskt?

Ibland är det uppenbart att ett tilltänkt projekt har orealistiska mål och förväntningar på sig. Det kan t ex vara en allt för snäv tidsplan eller att projektet får för lite resurser till förfogande i relation till förväntat resultat. Andra gånger kan det vid första anblick verka vara ett realistiskt projekt, men efter analys och tankearbete så uppdagas ett eller flera hinder som gör att projektet verkar dömt att misslyckas. Ska du då som projektledare blankt säga nej – det där projektet får du hitta någon annan som driver, det är ju dömt att misslyckas – eller finns det alternativa sätt att förhålla sig till svåra projekt? Vårt främsta råd här är att våga lita på din egen bedömning och maggropskänsla. Tror du eller tror du inte på att projektet kommer att lyckas med befintliga förutsättningar?. Dokumentera ner de punkter eller områden du bedömer orealistiska och komplettera med din egen analys kring vad som krävs för att få ett mer realistiskt mål innan du accepterar projektledarskapet. Du har då ett utmärkt underlag för att ta en diskussion med aktuell chef eller beställare om det tilltänkta projektet.

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets förmåga att lyckas

Bedömer du projektets mål och de förväntningar som finns som realistiska?

Har du analyserat vad du anser behövs för att projektet ska kunna nå sina mål? T ex mer resurser, sänkt ambitionsnivå, mer tid etc.

Har du diskuterat din syn på projektets förmåga att lyckas med en chef eller en beställare? Har du framfört dina krav för att acceptera projektledaruppdraget? T ex Jag är gärna projektledare om vi ändrar tidsplanen och får möjlighet att köpa in extern hjälp för vissa delar.

Hur stor möjlighet och inflytande bedömer du att du har för att verkligen få tillgång till de resurser du bedömer behövs för att göra projektet realistiskt?

Har du säkerställt att eventuell sänkt ambitionsnivå eller krav på mer resurser finns skriftligt dokumenterat så att alla har samma bild av vad som förväntas av projektet?

Har du förtroende för den tilltänkta styrgruppen och projektgruppen?

Passar det här projektet dig just nu?

Hur ett projekt passar in i din nuvarande situation är viktigt att reflektera över innan du kastar dig in i ett nytt projekt, hur spännande det än kan verka. Här finns en mängd olika faktorer att ta hänsyn till, reflektera över hur projektet passar in i din situation både på arbetet och privat. Se även blogginlägg Glöm inte att bort att må bra som projektledare »

Exempel på frågor att reflektera över kring hur projektet passar in i din nuvarande situation

Hur ser min arbetsbelastning ut under den tidsperiod som det aktuella projektet ska genomföras?

Kommer det att krävas resor och övertid?

Finns det indirekta konsekvenser av att tacka ja till projektet? T ex utbildning, certifieringar, andra arbetstider etc.

Passar projektet in med mina privata åtaganden och planer?

Är jag motiverad att ta på mig ansvaret?

Hoppas det här inlägget gav några uppslag till reflektion och exempel på vilka olika områden som finns att beakta innan du hoppar på ditt nästa projektledaruppdrag. Att verkligheten innebär att man ofta inte får chansen att välja, utan blir tilldelad ett projektledaruppdrag är en annan sak….

Vad är dina erfarenheter och tips inför nya projektledaruppdrag? Kommenterar nedan!

Kategorier
Projektcase

Projektcase Kundportalen – Del 3 – Uppstart

Det här är Del 3 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. Nu i Del 3 har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen.

Företagets ledningsgrupp var ense om att en Kundportal var nödvändig för att möta konkurrensen på marknaden. Likaså var alla överens om att nya versioner sedan löpande skulle komma att lanseras de kommande åren.

Det man inte var överens om var tidplanen. Omvärldsanalysen pekade på ett behov av lansering inom 6 månader. IT-chefen Ingvar, med sin ledningsgrupp i ryggen, ansåg att 12 månader var mer realistiskt och kanske till och med 14 och att detta var helt tillräckligt.

Företagets VD, Veronika och styrelsen var helt enig om att 6 månader var den maximala tid det får ta och att jobbet måste göras internt, utan outsourcing. Att misslyckas är inte ett alternativ, löd budskapet från ledningen.

Börje som är relativt nyanställd som projektledare på IT har pratat med IT-chefen Ingvar och sagt att han tror att det finns möjligheter att lyckas. Börje är erfaren och berättar att han varit med om liknande utmaningar tidigare. Börje får 20 minuter med Ingvar för att förklara hur han skulle gå till väga.

Börje går fram till whiteboarden och skriver upp sex punkter.

6 punkter för att initera projektet
  1. Skapa och förankra ett tydligt mål som alla förstår
  2. Ta reda på vilka som är de verkliga hindren för att nå målet
  3. Rekrytera rätt personer och kompetens till projektet
  4. Engagera och involvera kring mål och hinder
  5. Skapa fokus i projektgruppen
  6. Sätt samman en styrgrupp med bred förankring i organisationen
Skapa och förankra ett tydligt mål som alla förstår

Först vill jag försäkra mig om att ledningsgruppen och jag själv har samma syn på vad som ska åstadkommas, dvs målet för projektet. Här duger det inte att målet är till 99% tydligt utan det måste vara 100%! Jag har av tidigare misstag lärt mig att en del säger ja till målen utan att riktigt ha tänkt igenom dom.

De viktigaste intressenterna i det här fallet är ledningsgruppen. Målet måste göras så kristallklart att var och en i ledningsgruppen tydligt ser det tilltänkta resultatet och hur det kan komma att påverka organisationen. Projektet kommer säkert innebära vissa beslut som kan komma att kännas obekväma. Då gäller det verkligen att ledningsgruppen står bakom målen och inte backar.

Ta reda på vilka som är de största hindren för att nå målet

Vi ska börja med att ta reda på vilka de verkliga problemen är. Olika personer och olika roller har ofta olika syn på vad som är hinder och problem. Det som en upplever som ett stort problem kanske någon annan har en enkel lösning till. Däremot finns det kanske problem som är svårare att lösa och de utgör därmed ett större hinder för att nå målet. Jag vill veta vilka de senare problemen är. Det är de vi ska fokusera på.

Rekrytera rätt personer och kompetens till projektet

Jag vill helst ha med mig några av de värsta motståndarna i projektet, säger Börje. Dessa personer sitter ofta på viktig information runt problemdefinitionen. Det gör inget att de just nu tror att vi inte kommer att lyckas. Förutom dom så vill jag självklart ha personer som är väl insatta i verksamheten och svårigheter, dvs representanter från alla berörda enheter, både chefer och medarbetare.

Alla utvalda personer inklusive ni i ledningsgruppen kommer att intervjuas av mig rörande de hinder och svårigheter som finns att nå målet. Vi kommer självklart att titta på möjligheter men mycket fokus kommer att ligga på problemen, dvs hindren.

Problemen är ju definitionen av vad vi ska lösa! Men det handlar inte bara om problemdefinition, säger Börje. Det handlar lika mycket om förankring och att lyssna.

Att jag också intervjuar personer som är motståndare har ett flertal positiva effekter. Dels vill jag engagera dem. Jag kommer också att berätta att jag intervjuar inte bara medarbetare utan också ledningsgruppen och vår VD. Det ger legitimitet och visar att frågorna jag ställer och problemen vi fokuserar på är viktiga att lösa.

Engagera och involvera kring mål och hinder
Uppstart av projektet

Det som framkommer vid intervjuerna kommer jag själv att göra en grovsortering av och gruppera sådant som verkar höra ihop. Men jag tar inte bort något utan gör enbart en gruppering.

Sedan tar vi ett möte där jag presenterar vad som framkommit och tillsammans prioriterar vi vilka som är de största hindren. Då får alla chansen att komma till tals. Det skapar engagemang, förtroende och förankring!

Intervjugruppen kan sedan utgöra kärnan i projektgruppen, som får till uppgift att lösa problemen.

Efteråt kommer jag att genomföra en anställningsintervju med alla som ska jobba i projektet. Jag kommer att tydligt förklara målen och mina förväntningar på dem och att detta är en stor utmaning som inte självklart lyckas. Och om vi lyckas eller inte är mitt ansvar som projektledare. Deras ansvar är att göra sitt bästa inom sina respektive områden. Jag kommer också att vara tydlig med att de kan säga nej till att vara med i projektet, men att jag vill ha med dem för deras kompetens. Ingen ska tvingas med i projektet.

Rätt hanterat och med lite tur kan vi kanalisera oron för att misslyckas till positiv kreativitet. Man brukar kalla detta för Creative Tension, dvs anspänningen i uppgiften skapar kreativitet!

Skapa fokus i projektgruppen

Jag kommer också att säkerställa att alla i den tilltänkta projektgruppen kan fokusera helt på det här projektet. Det handlar alltså om att frigöra dem från deras andra arbetsuppgifter.

Sätt samman en styrgrupp med bred förankring i organisationen

Jag har också ett krav om jag ska åta mig det här projektet, fortsätter Börje. Vi måste ha en styrgrupp där VD, Försäljningschef, Marknadschef och såklart du som IT-chef är med. Ni är de viktigaste intressenterna för det här projektet och måste alla vara med i styrgruppen.

– Det kommer säkert bli svårt att få ihop våra kalendrar, säger Ingvar. Kan vi inte göra styrgruppen lite mindre?

Nej, jag tror inte på mindre i detta fall. Projektet kommer att påverka era respektive organisationer en hel del och då är det viktigt att ni är med där besluten tas. Det ger dessutom en signal till projektgruppen och till övriga organisationen, att det här är ett viktigt projekt.

– Om vi genomför alla de här punkterna så kommer vi få bra engagemang, säger Börje. Och det kommer behövas eftersom det troligtvis kommer att dyka upp en hel del motstånd och tvivel under vägen. Då är det viktigt att vi står fast vid målet och inte sviktar.

Läs om hur Börjes förslag till uppstart av Projekt Kundportalen togs emot av ledningsgruppen. Missa inte nästa avsnitt av bloggserien Projektcase Kundportalen som kommer inom kort!

Håller du med om att de 6 punkterna är rätt punkter? Har du andra idéer på vad som är viktigt att tänkta på i ett uppstartsskede av ett svårt projekt? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektcase

Projektcase Kundportalen – Del 2 – Svårt läge

Det här är Del 2 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 kan du läsa bakgrunden till Projektcase Kundportalen »

Det fiktiva Förtaget X är ett medelstort företag i fastighetsbranschen. Kunderna består av stora fastighetsägare inom privat och offentlig sektor.

I Företaget X ledningsgrupp sitter marknadschefen Mats. Mats har det senaste året vid ett flertal tillfällen presenterat marknadsanalyser som visar att nytillkomna konkurrenter vinner terräng. Företagets kunder som hittills varit trogna börjar snegla åt konkurrenterna som levererar mer kompletta och avancerade tjänster. Dessutom verkar de också hålla en högre kvalitet. Företaget X har börjat tappa marknadsandelar. Sofia som är försäljningschef är hårt pressad av den vikande försäljningen. Alla i ledningsgruppen är överens om att försäljningen måste öka.

Mats och Sofia menar att företagets sätt att bedriva försäljning är föråldrat, IT-stödet behöver moderniseras och de nya konkurrenterna vinner över kunderna med hjälp av ny lättillgänglig teknik. Alla konkurrenter har på kort tid skapat internetbaserade kundportaler som också kan användas från mobila enheter. Effekten av det är att kunderna blir mindre lättrörliga då de får en komplett tjänst som är lättillgänglig och är anpassad för varje kunds behov. En kundportal innebär många fördelar för stora fastighetsägare. Förutom att reducera kostnader erbjuder en kundportal fastighetsägarna möjligheter att tillhandahålla nya typer av tjänster.

Problemen för Företaget X blir allt mer akuta eftersom allt fler av deras befintliga kunder börjar använda konkurrenternas kundportaler. Det gör att tidigare stora kundkonton nu sakta men säkert krymper.

Företagets IT-chef Ingvar delar uppfattningen om att IT-systemen inte håller måttet och att det inte går att bygga konkurrenskraftiga kundportaler baserad på nuvarande teknik och med befintliga system. Ingvar är därför glad att ny teknik efterfrågas. Han ser en möjlighet att samtidigt uppgradera de gamla systemen som börjar bli dyra i underhåll. IT-budgeten har ökat mycket de senaste åren och Ingvar har fått allt svårare att försvara sina utvidgningar av IT-budgeten. Detta eftersom den affärsnytta som IT-systemen ger snarare tenderar att bli mindre och mindre år för år.

Att företaget behöver satsa på en kundportal och byta IT-system tycks alla vara överens om. Det man är oense om är tidplanen. Mats och Sofia är rörande överens om att en ny kundportal måste lanseras inom 4 månader, dock allra senast inom 6. Konkurrenterna lanserar kundportaler på 6 månader och har redan lanserat ett flertal uppgraderingar av dessa med nya funktioner.

Ingvars inställning är att det tar minst 12 månader, men troligtvis 14. Ingvar ser överhuvudtaget inga möjligheter att det ska gå på kortare tid än 12 månader. Att konkurrenterna lyckas beror säkerligen på att de har moderna system byggda med ny teknik. Dessutom är Ingvar övertygad att konkurrenterna tänker för kortsiktigt och bygger system som inte kommer att fungera i längden.

Mats tycker att företaget i stället borde köpa system från en leverantör på stan. Företagets egen IT-avdelning klarar inte av detta. Mats tillägger att det finns de som till och med kan leverera kundportaler ännu snabbare än på 4 månader.

Ingvar säger att om han slipper ta hand om de gamla IT-systemen så kan IT också klara uppgiften. Men att köpa in ett nytt system innebär för Ingvar bara att IT får ytterligare ett system att underhålla. IT-avdelningens budget och resurser är ju redan hårt ansträngda.

Företagets VD Veronika, anser att företaget måste klara detta internt och hon har sin styrelse med sig. Veronika pressar IT-chefen Ingvar hårt för att finna en lösning där man med egna resurser och minimal investering i externa leverantörer ska lyckas med uppgiften.

– Du säger ju att vi har den främsta expertisen och god kompetens. Då måste vi klara det här, säger Veronika.

– Visst har vi den bästa kompetensen, säger Ingvar. Men vår erfarenhet på IT av den här typen av projekt pekar på att 12 månader är det snabbaste vi kan leverera på. Alternativet är att outsourca allt underhåll av gamla system, fortsätter Ingvar, och helt fokusera på uppbyggnad av det nya.

Utmanande och högt ställda mål i projekt

Veronika vill inte lyssna på detta. – Vi måste klara av att både underhålla våra system och bygga en kundportal. Att outsourca är inte något alternativ, säger Veronika.

Ingvar känner sig pressad och rådgör med sin egen ledningsgrupp inom IT. ITs slutsats är att IT har lång erfarenhet av projekt och dessutom mycket erfarenhetsdata från tidigare genomförda projekt.

– Vi kan visa er vad som är möjligt och omöjligt, säger Ingvar. Vi är proffs på projekt och vår gedigna databas med erfarenhetsdata från tidigare genomförda projekt visar att det ni nu begär är omöjligt. Vi har för gamla system och dessutom är anledningen till att uppstickarna på marknaden lyckas är att de tänker kortsiktigt och levererar dålig kvalitet. Verkligheten kommer snart ikapp dom…

– Jag håller inte med dig, säger Veronika. Konkurrenternas kvalitet är till och med bättre än vår. Vi måste klara detta. Att misslyckas är inte ett alternativ! Nya kundportalen måste finnas klar att lanseras om 6 månader. Och sen i fortsättningen måste vi klara att leverera uppgraderingar 4 gånger per år. Vi måste bli bättre än konkurrenterna.

Ingvar går från mötet med Veronika och lättar sin förtvivlan till Börje, som är en mycket senior person och relativt nyanställd.

– Jag tror att vi har en chans, säger Börje. Kompetensen här är kanon, och viljan att lösa problem är också stor. Jag har varit med om en liknande situation tidigare. Ge mig tjugo minuter av din tid så ska jag presentera en idé om hur vi ska lösa det här.

Läs om vad Börje sa till Ingvar och hur han sedan fick förtroendet att starta upp ett projekt med uppdraget att göra det omöjliga. Vad var Börjes idé? Hur planerade han projektet?

Missa inte nästa avsnitt av bloggserien Projektcase Kundportalen som kommer inom kort!

Kategorier
Projektcase

Ny bloggserie i flera delar – Projektcase Kundportalen – Del 1 – Bakgrund

Vi introducerar nu en ny bloggserie på bloggen under en kategori vi kallar Projektcase. Först ut i den här kateogrin är ett projektcase som heter Kundportalen. Det är Företaget X som står inför en svår situation. De har precis som många andra organisationer hamnat i en situation där man upplever att den egna förmågan inte räcker till.

Du kommer få följa Företaget X, ett företag som levererar tjänster på en hittills växande marknad. Marginalerna har varit goda i många år. Men en nyligen gjord marknadsanalys indikerar att konkurrenterna nu är ikapp, och på en del områden till och med förbi. Företaget X står nu inför en situation där resurserna inte räcker till för att göra de nödvändiga insatser som måste göras.

Hur gör man när organisationen står inför en utmaning som är långt bortom vad man tidigare presterat? För Företaget X handlar det om att överleva. Det som händer i det här tjänsteföretaget skulle lika gärna kunnat ske hos ett industriföretag eller inom offentlig sektor. Följ bloggserien och ta del av tips och erfarenheter hämtade från verkligheten.

Del 2 presenteras på bloggen inom kort. Sedan följer flera avsnitt där du succesivt får följa företagets stora utmaning – projekt Kundportalen.

projektcase kundportal

Som vanligt uppmuntrar vi alla bloggläsare att komma med kommentarer, frågor, synpunkter etc. Ju fler som är med och diskuterar, desto bättre och mer givande kommer detta bli för alla som är intresserade av projektledning.