Etikett: målformulering

Det här är Del 3 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. Nu i Del 3 har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen.

Företagets ledningsgrupp var ense om att en Kundportal var nödvändig för att möta konkurrensen på marknaden. Likaså var alla överens om att nya versioner sedan löpande skulle komma att lanseras de kommande åren.

Det man inte var överens om var tidplanen. Omvärldsanalysen pekade på ett behov av lansering inom 6 månader. IT-chefen Ingvar, med sin ledningsgrupp i ryggen, ansåg att 12 månader var mer realistiskt och kanske till och med 14 och att detta var helt tillräckligt.

Företagets VD, Veronika och styrelsen var helt enig om att 6 månader var den maximala tid det får ta och att jobbet måste göras internt, utan outsourcing. Att misslyckas är inte ett alternativ, löd budskapet från ledningen.

Börje som är relativt nyanställd som projektledare på IT har pratat med IT-chefen Ingvar och sagt att han tror att det finns möjligheter att lyckas. Börje är erfaren och berättar att han varit med om liknande utmaningar tidigare. Börje får 20 minuter med Ingvar för att förklara hur han skulle gå till väga.

Börje går fram till whiteboarden och skriver upp sex punkter.

6 punkter för att initera projektet

1. Skapa och förankra ett tydligt mål som alla förstår
2. Ta reda på vilka som är de verkliga hindren för att nå målet
3. Rekrytera rätt personer och kompetens till projektet
4. Engagera och involvera kring mål och hinder
5. Skapa fokus i projektgruppen
6. Sätt samman en styrgrupp med bred förankring i organisationen

Skapa och förankra ett tydligt mål som alla förstår

Först vill jag försäkra mig om att ledningsgruppen och jag själv har samma syn på vad som ska åstadkommas, dvs målet för projektet. Här duger det inte att målet är till 99% tydligt utan det måste vara 100%! Jag har av tidigare misstag lärt mig att en del säger ja till målen utan att riktigt ha tänkt igenom dom.

De viktigaste intressenterna i det här fallet är ledningsgruppen. Målet måste göras så kristallklart att var och en i ledningsgruppen tydligt ser det tilltänkta resultatet och hur det kan komma att påverka organisationen. Projektet kommer säkert innebära vissa beslut som kan komma att kännas obekväma. Då gäller det verkligen att ledningsgruppen står bakom målen och inte backar.

Ta reda på vilka som är de största hindren för att nå målet

Vi ska börja med att ta reda på vilka de verkliga problemen är. Olika personer och olika roller har ofta olika syn på vad som är hinder och problem. Det som en upplever som ett stort problem kanske någon annan har en enkel lösning till. Däremot finns det kanske problem som är svårare att lösa och de utgör därmed ett större hinder för att nå målet. Jag vill veta vilka de senare problemen är. Det är de vi ska fokusera på.

Rekrytera rätt personer och kompetens till projektet

Jag vill helst ha med mig några av de värsta motståndarna i projektet, säger Börje. Dessa personer sitter ofta på viktig information runt problemdefinitionen. Det gör inget att de just nu tror att vi inte kommer att lyckas. Förutom dom så vill jag självklart ha personer som är väl insatta i verksamheten och svårigheter, dvs representanter från alla berörda enheter, både chefer och medarbetare.

Alla utvalda personer inklusive ni i ledningsgruppen kommer att intervjuas av mig rörande de hinder och svårigheter som finns att nå målet. Vi kommer självklart att titta på möjligheter men mycket fokus kommer att ligga på problemen, dvs hindren.

Problemen är ju definitionen av vad vi ska lösa! Men det handlar inte bara om problemdefinition, säger Börje. Det handlar lika mycket om förankring och att lyssna.

Att jag också intervjuar personer som är motståndare har ett flertal positiva effekter. Dels vill jag engagera dem. Jag kommer också att berätta att jag intervjuar inte bara medarbetare utan också ledningsgruppen och vår VD. Det ger legitimitet och visar att frågorna jag ställer och problemen vi fokuserar på är viktiga att lösa.

Engagera och involvera kring mål och hinder

Det som framkommer vid intervjuerna kommer jag själv att göra en grovsortering av och gruppera sådant som verkar höra ihop. Men jag tar inte bort något utan gör enbart en gruppering.

Sedan tar vi ett möte där jag presenterar vad som framkommit och tillsammans prioriterar vi vilka som är de största hindren. Då får alla chansen att komma till tals. Det skapar engagemang, förtroende och förankring!

Intervjugruppen kan sedan utgöra kärnan i projektgruppen, som får till uppgift att lösa problemen.

Efteråt kommer jag att genomföra en anställningsintervju med alla som ska jobba i projektet. Jag kommer att tydligt förklara målen och mina förväntningar på dem och att detta är en stor utmaning som inte självklart lyckas. Och om vi lyckas eller inte är mitt ansvar som projektledare. Deras ansvar är att göra sitt bästa inom sina respektive områden. Jag kommer också att vara tydlig med att de kan säga nej till att vara med i projektet, men att jag vill ha med dem för deras kompetens. Ingen ska tvingas med i projektet.

Rätt hanterat och med lite tur kan vi kanalisera oron för att misslyckas till positiv kreativitet. Man brukar kalla detta för Creative Tension, dvs anspänningen i uppgiften skapar kreativitet!

Skapa fokus i projektgruppen

Jag kommer också att säkerställa att alla i den tilltänkta projektgruppen kan fokusera helt på det här projektet. Det handlar alltså om att frigöra dem från deras andra arbetsuppgifter.

Sätt samman en styrgrupp med bred förankring i organisationen

Jag har också ett krav om jag ska åta mig det här projektet, fortsätter Börje. Vi måste ha en styrgrupp där VD, Försäljningschef, Marknadschef och såklart du som IT-chef är med. Ni är de viktigaste intressenterna för det här projektet och måste alla vara med i styrgruppen.

– Det kommer säkert bli svårt att få ihop våra kalendrar, säger Ingvar. Kan vi inte göra styrgruppen lite mindre?

Nej, jag tror inte på mindre i detta fall. Projektet kommer att påverka era respektive organisationer en hel del och då är det viktigt att ni är med där besluten tas. Det ger dessutom en signal till projektgruppen och till övriga organisationen, att det här är ett viktigt projekt.

– Om vi genomför alla de här punkterna så kommer vi få bra engagemang, säger Börje. Och det kommer behövas eftersom det troligtvis kommer att dyka upp en hel del motstånd och tvivel under vägen. Då är det viktigt att vi står fast vid målet och inte sviktar.

Läs om hur Börjes förslag till uppstart av Projekt Kundportalen togs emot av ledningsgruppen. Missa inte nästa avsnitt av bloggserien Projektcase Kundportalen som kommer inom kort!

Håller du med om att de 6 punkterna är rätt punkter? Har du andra idéer på vad som är viktigt att tänkta på i ett uppstartsskede av ett svårt projekt? Kommentera nedan!

Det här är Del 2 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 kan du läsa bakgrunden till Projektcase Kundportalen »

Det fiktiva Förtaget X är ett medelstort företag i fastighetsbranschen. Kunderna består av stora fastighetsägare inom privat och offentlig sektor.

I Företaget X ledningsgrupp sitter marknadschefen Mats. Mats har det senaste året vid ett flertal tillfällen presenterat marknadsanalyser som visar att nytillkomna konkurrenter vinner terräng. Företagets kunder som hittills varit trogna börjar snegla åt konkurrenterna som levererar mer kompletta och avancerade tjänster. Dessutom verkar de också hålla en högre kvalitet. Företaget X har börjat tappa marknadsandelar. Sofia som är försäljningschef är hårt pressad av den vikande försäljningen. Alla i ledningsgruppen är överens om att försäljningen måste öka.

Mats och Sofia menar att företagets sätt att bedriva försäljning är föråldrat, IT-stödet behöver moderniseras och de nya konkurrenterna vinner över kunderna med hjälp av ny lättillgänglig teknik. Alla konkurrenter har på kort tid skapat internetbaserade kundportaler som också kan användas från mobila enheter. Effekten av det är att kunderna blir mindre lättrörliga då de får en komplett tjänst som är lättillgänglig och är anpassad för varje kunds behov. En kundportal innebär många fördelar för stora fastighetsägare. Förutom att reducera kostnader erbjuder en kundportal fastighetsägarna möjligheter att tillhandahålla nya typer av tjänster.

Problemen för Företaget X blir allt mer akuta eftersom allt fler av deras befintliga kunder börjar använda konkurrenternas kundportaler. Det gör att tidigare stora kundkonton nu sakta men säkert krymper.

Företagets IT-chef Ingvar delar uppfattningen om att IT-systemen inte håller måttet och att det inte går att bygga konkurrenskraftiga kundportaler baserad på nuvarande teknik och med befintliga system. Ingvar är därför glad att ny teknik efterfrågas. Han ser en möjlighet att samtidigt uppgradera de gamla systemen som börjar bli dyra i underhåll. IT-budgeten har ökat mycket de senaste åren och Ingvar har fått allt svårare att försvara sina utvidgningar av IT-budgeten. Detta eftersom den affärsnytta som IT-systemen ger snarare tenderar att bli mindre och mindre år för år.

Att företaget behöver satsa på en kundportal och byta IT-system tycks alla vara överens om. Det man är oense om är tidplanen. Mats och Sofia är rörande överens om att en ny kundportal måste lanseras inom 4 månader, dock allra senast inom 6. Konkurrenterna lanserar kundportaler på 6 månader och har redan lanserat ett flertal uppgraderingar av dessa med nya funktioner.

Ingvars inställning är att det tar minst 12 månader, men troligtvis 14. Ingvar ser överhuvudtaget inga möjligheter att det ska gå på kortare tid än 12 månader. Att konkurrenterna lyckas beror säkerligen på att de har moderna system byggda med ny teknik. Dessutom är Ingvar övertygad att konkurrenterna tänker för kortsiktigt och bygger system som inte kommer att fungera i längden.

Mats tycker att företaget i stället borde köpa system från en leverantör på stan. Företagets egen IT-avdelning klarar inte av detta. Mats tillägger att det finns de som till och med kan leverera kundportaler ännu snabbare än på 4 månader.

Ingvar säger att om han slipper ta hand om de gamla IT-systemen så kan IT också klara uppgiften. Men att köpa in ett nytt system innebär för Ingvar bara att IT får ytterligare ett system att underhålla. IT-avdelningens budget och resurser är ju redan hårt ansträngda.

Företagets VD Veronika, anser att företaget måste klara detta internt och hon har sin styrelse med sig. Veronika pressar IT-chefen Ingvar hårt för att finna en lösning där man med egna resurser och minimal investering i externa leverantörer ska lyckas med uppgiften.

– Du säger ju att vi har den främsta expertisen och god kompetens. Då måste vi klara det här, säger Veronika.

– Visst har vi den bästa kompetensen, säger Ingvar. Men vår erfarenhet på IT av den här typen av projekt pekar på att 12 månader är det snabbaste vi kan leverera på. Alternativet är att outsourca allt underhåll av gamla system, fortsätter Ingvar, och helt fokusera på uppbyggnad av det nya.

Veronika vill inte lyssna på detta. – Vi måste klara av att både underhålla våra system och bygga en kundportal. Att outsourca är inte något alternativ, säger Veronika.

Ingvar känner sig pressad och rådgör med sin egen ledningsgrupp inom IT. ITs slutsats är att IT har lång erfarenhet av projekt och dessutom mycket erfarenhetsdata från tidigare genomförda projekt.

– Vi kan visa er vad som är möjligt och omöjligt, säger Ingvar. Vi är proffs på projekt och vår gedigna databas med erfarenhetsdata från tidigare genomförda projekt visar att det ni nu begär är omöjligt. Vi har för gamla system och dessutom är anledningen till att uppstickarna på marknaden lyckas är att de tänker kortsiktigt och levererar dålig kvalitet. Verkligheten kommer snart ikapp dom…

– Jag håller inte med dig, säger Veronika. Konkurrenternas kvalitet är till och med bättre än vår. Vi måste klara detta. Att misslyckas är inte ett alternativ! Nya kundportalen måste finnas klar att lanseras om 6 månader. Och sen i fortsättningen måste vi klara att leverera uppgraderingar 4 gånger per år. Vi måste bli bättre än konkurrenterna.

Ingvar går från mötet med Veronika och lättar sin förtvivlan till Börje, som är en mycket senior person och relativt nyanställd.

– Jag tror att vi har en chans, säger Börje. Kompetensen här är kanon, och viljan att lösa problem är också stor. Jag har varit med om en liknande situation tidigare. Ge mig tjugo minuter av din tid så ska jag presentera en idé om hur vi ska lösa det här.

Läs om vad Börje sa till Ingvar och hur han sedan fick förtroendet att starta upp ett projekt med uppdraget att göra det omöjliga. Vad var Börjes idé? Hur planerade han projektet?

Missa inte nästa avsnitt av bloggserien Projektcase Kundportalen som kommer inom kort!

Vi introducerar nu en ny bloggserie på bloggen under en kategori vi kallar Projektcase. Först ut i den här kateogrin är ett projektcase som heter Kundportalen. Det är Företaget X som står inför en svår situation. De har precis som många andra organisationer hamnat i en situation där man upplever att den egna förmågan inte räcker till.

Du kommer få följa Företaget X, ett företag som levererar tjänster på en hittills växande marknad. Marginalerna har varit goda i många år. Men en nyligen gjord marknadsanalys indikerar att konkurrenterna nu är ikapp, och på en del områden till och med förbi. Företaget X står nu inför en situation där resurserna inte räcker till för att göra de nödvändiga insatser som måste göras.

Hur gör man när organisationen står inför en utmaning som är långt bortom vad man tidigare presterat? För Företaget X handlar det om att överleva. Det som händer i det här tjänsteföretaget skulle lika gärna kunnat ske hos ett industriföretag eller inom offentlig sektor. Följ bloggserien och ta del av tips och erfarenheter hämtade från verkligheten.

Del 2 presenteras på bloggen inom kort. Sedan följer flera avsnitt där du succesivt får följa företagets stora utmaning – projekt Kundportalen.

Som vanligt uppmuntrar vi alla bloggläsare att komma med kommentarer, frågor, synpunkter etc. Ju fler som är med och diskuterar, desto bättre och mer givande kommer detta bli för alla som är intresserade av projektledning.