Kategorier
Länkar

Länktips – IVAs 100-lista

En ny spännande 100-lista från Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) som lyfter fram intressant forskning från olika lärosäten i Sverige som har potential för näringslivet. Listan innehåller många intressanta delar och i år är temat digitalisering. Vi som dagligen arbetar i projekt vet hur viktigt det är att både utnyttja teknik, metoder och verktyg som finns idag. Men också hur viktigt det är att ha koll vad forskning och olika typer av innovativa företag har för nytt och spännande. Länk till denna breda och omfattande lista hittar du här »

Kategorier
Förändringsarbete

Du måste addera passion

”You have to be burning with an idea, or a problem, or a wrong that you want to right. If you’re not passionate enough from the start, you’ll never stick it out”

Det här citatet från superentreprenören Steve Jobs är inte specifikt för projektledning, men skulle mycket väl kunna vara ett budskap till dagens projektledare. I dag räcker det ofta inte att behärska projektledning i teori och praktik. Du måste också både känna och visa passion för att du verkligen vill skapa förändring med ditt projekt.

Det är först då projektet verkligen gör skillnad och med den inställningen kommer du också få stor uppskattning för ditt projektledarskap och erbjudas många nya utmaningar i din framtida karriär.

Kategorier
Länkar

Länktips – toppchefers sätt att hantera möten

Kortare möten, effektivare möten, powermöten, interaktiva möten, stående möten etc etc. På de flesta arbetsplatser är möten ett kärt diskussionsämne. Inte sällan hörs det kritiska röster om att det hålls för många, långa och otydliga möten. Självklart är det här området extra intressant för oss som verkar inom projektområdet eftersom rätt strategi och hantering av möten många gånger kan vara avgörande för lyckade projekt.

Med det här inlägget vill vi tipsa om en intressant artikel som tar upp toppchefers åsikter om möten. Artikeln finns här »

Vi har också skrivit flera blogginlägg på temat möten, här kommer länkar till några av dem:

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet »

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg »

Tips på projektmöten på telefon »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!

Kategorier
Ledarskap

Att ge kritik enligt hamburgermetoden

En väl beprövad och vedertagen metod för att ge kritik är den sk hamburgermetoden, eller sandwichmetoden som den också kallas. Metodens enkelhet gör att den är lätt att ta till sig och använda. Metoden handlar om att kunna ge konstruktiv kritik. Att ge kritik kan av många kännas olustigt och obekvämt även om det många gånger är nödvändigt att ge konstruktiv kritik, inte minst i projektledarrollen.

Metoden går i korthet ut på att inleda samtalet med, t ex en kollega, genom att först ge positiv feedback kring något som kollegan utfört. Sedan kommer delen med kritik. Här är det oavsett vilken metod som används självklart viktigt att kritiken är just konstruktiv, se även blogginlägg Att ge konstruktiv kritik ». Samtalet avslutas med ytterligare positiv feedback på något som utförts.

Invändningarna mot metoden är att den lindar in kritiken och att kritik därmed inte framförs på ett korrekt och rättframt sätt. Och visst, metoden går delvis ut på att linda in, men det behöver inte alla gånger vara någonting negativt. Risk finns dock för otydlighet avseende den konstruktiva kritiken och att metoden används för att minska eventuellt obehag som den som ger kritik kan uppleva. Som med alla metoder finns det för- och nackdelar och ingen metod passar alla tillfällen, därför vara bra att känna till olika angreppssätt.

Genom att använda sig av metodens tre steg
  • kan själva inledningen på samtalet med kritik ofta avdramatiseras
  • finns risk att den positiva feedbacken i samtalet medför att den delen som handlar om kritik inte blir tillräckligt tydlig och mottagaren därmed inte tar till sig eller uppfattar kritiken
  • kan möjligheten öka för en positiv avslutning på samtalet
Kategorier
Projektledarjobb

5 frågor innan du accepterar projektledaruppdraget

En av de vanligaste frågorna vi får på våra utbildningar är vad som är viktigt att tänka på innan du som projektledare tackar ja till ett nytt projektledaruppdrag. En angränsande fråga är om en erfaren och skicklig projektledare kan leda vilket projekt som helst, oavsett om projektledaren har specialistkunskaper i det område som projektet handlar om eller inte? Här kommer några områden och frågor att reflektera över innan du säger ja till ditt nästa projektledaruppdrag.

Hur väl känner du organisationen?

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

”Hur kan han få leda det där projektet som inte har en aning om hur vi jobbar i projekt här?”

Det finns ofta mycket inbyggt i väggarna kring hur projekt drivs inom en organisation. Därför finns också många fallgropar genom de uttalade och outtalade regler, normer, rutiner och arbetssätt för hur projekt drivs. Exempel på det är beslutsfattande och förankring. En av projektledarens viktigaste uppgifter är just förankring av olika förslag och beslut. Utan verksamhetskunskap och ett personligt nätverk kan det vara svårt och tidskrävande att förankra på rätt sätt.

Om du som projektledare har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att boka in ett möte med en chef inom det område projektet verkar. Inför mötet har du förberett frågeställningar som du bedömer kommer att behöva förankras och utredas i ditt projekt. Uppmärksamma särskilt frågor som berör flera olika avdelningar och som inte har en direkt tydlig ägare av frågan. Bolla sedan med chefen hur du bäst kan processa dessa frågor i ditt projekt.

Exempel på frågor att reflektera över avseende din kännedom om organisationen

Känner jag till den projektkultur som finns inom organisationen?

Om det finns en gemensam projektmodell, har jag kunskaper i den?

Känner jag till all formalia för hur projekt startas, drivs och avvecklas inom organisationen?

Finns det specifika processer, rutiner etc som jag behöver känna till?

Förstår jag hur jag formellt kan äska och nyttja de resurser jag anser nödvändiga för projektet?

Förstår jag hur förankring och beslutsfattande går till i organisationen?

Har du tillräckliga fackkunskaper inom området?

Områdeskunskap, dvs fackkunskaper inom det område som projektet verkar inom, brukar ofta nämnas som det viktigaste området vid val av projektledare. Hur ofta har vi inte varit med om att den bästa specialisten också utses till projektledare för det viktiga projektet? Specialisten har ofta kunskaper i smarta lösningar, vet vilka fallgropar som finns inom området, vet vad olika typer av beslut får för konsekvenser av erfarenhet. Men, att en specialist också är det bästa valet av projektledare är långt ifrån säkert i alla situationer.

Exempel på frågor att reflektera över avseende dina fackkunskaper inom aktuellt område

Har jag tillräckliga kunskaper inom det område projektet verkar inom?

Är mina kunskaper aktuella eller har t ex nya tekniker, best practice, lösningar och verktyg tillkommit som jag behöver uppdatera mig på?

Finns det behov av att knyta till sig olika specialister till projektet för att förstärka vissa kunskapsområden, t ex att bilda en referensgrupp för detta?

Har jag förtroende för att beställaren av projektet har tillräckliga kunskaper inom det aktuella området för att denne ska kunna fatta kloka beslut?

Vilken karaktär och storlek har projektet?

Ett stort projekt ställer ofta höga krav på administrativa färdigheter i projektledning. Många personer är ofta involverade och därmed finns många olika intressen som ska tillvaratas, formalia ska hanteras, stora budgetar ska följas upp, snäva tidsmarginaler ska bevakas etc. Då krävs troligen en rutinerad projektledare med dokumenterad erfarenhet av stora och komplexa projekt. Eller är det ett mindre projekt, som kanske kräver minimalt med administration, men som har andra utmaningar? Som exempel här kan nämnas att olika projekt har olika krav på kreativitet. Det är stora skillnader på att driva ett projekt som ska uppfinna någonting helt nytt och på ett projekt som redan från början kanske har ett tydligt förväntat resultat. Alla passar inte för att skapa någonting nytt med allt vad det innebär. Se även blogginlägg om Finns det en optimal projektstorlek »

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets karaktär och storlek

Vilken karaktär har det här projektet?

Passar den här typen av projekt för mig?

Vad tror jag kommer bli de svåra delarna i projektet?

Hur värderar jag mina styrkor avseende t ex förmåga att administrera, hantera formalia, skapa en kreativ miljö, leda andra etc?

Finns det någon person att knyta till sig i projektet för att väga upp mina mindre starka sidor?

Verkar projektet realistiskt?

Ibland är det uppenbart att ett tilltänkt projekt har orealistiska mål och förväntningar på sig. Det kan t ex vara en allt för snäv tidsplan eller att projektet får för lite resurser till förfogande i relation till förväntat resultat. Andra gånger kan det vid första anblick verka vara ett realistiskt projekt, men efter analys och tankearbete så uppdagas ett eller flera hinder som gör att projektet verkar dömt att misslyckas. Ska du då som projektledare blankt säga nej – det där projektet får du hitta någon annan som driver, det är ju dömt att misslyckas – eller finns det alternativa sätt att förhålla sig till svåra projekt? Vårt främsta råd här är att våga lita på din egen bedömning och maggropskänsla. Tror du eller tror du inte på att projektet kommer att lyckas med befintliga förutsättningar?. Dokumentera ner de punkter eller områden du bedömer orealistiska och komplettera med din egen analys kring vad som krävs för att få ett mer realistiskt mål innan du accepterar projektledarskapet. Du har då ett utmärkt underlag för att ta en diskussion med aktuell chef eller beställare om det tilltänkta projektet.

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets förmåga att lyckas

Bedömer du projektets mål och de förväntningar som finns som realistiska?

Har du analyserat vad du anser behövs för att projektet ska kunna nå sina mål? T ex mer resurser, sänkt ambitionsnivå, mer tid etc.

Har du diskuterat din syn på projektets förmåga att lyckas med en chef eller en beställare? Har du framfört dina krav för att acceptera projektledaruppdraget? T ex Jag är gärna projektledare om vi ändrar tidsplanen och får möjlighet att köpa in extern hjälp för vissa delar.

Hur stor möjlighet och inflytande bedömer du att du har för att verkligen få tillgång till de resurser du bedömer behövs för att göra projektet realistiskt?

Har du säkerställt att eventuell sänkt ambitionsnivå eller krav på mer resurser finns skriftligt dokumenterat så att alla har samma bild av vad som förväntas av projektet?

Har du förtroende för den tilltänkta styrgruppen och projektgruppen?

Passar det här projektet dig just nu?

Hur ett projekt passar in i din nuvarande situation är viktigt att reflektera över innan du kastar dig in i ett nytt projekt, hur spännande det än kan verka. Här finns en mängd olika faktorer att ta hänsyn till, reflektera över hur projektet passar in i din situation både på arbetet och privat. Se även blogginlägg Glöm inte att bort att må bra som projektledare »

Exempel på frågor att reflektera över kring hur projektet passar in i din nuvarande situation

Hur ser min arbetsbelastning ut under den tidsperiod som det aktuella projektet ska genomföras?

Kommer det att krävas resor och övertid?

Finns det indirekta konsekvenser av att tacka ja till projektet? T ex utbildning, certifieringar, andra arbetstider etc.

Passar projektet in med mina privata åtaganden och planer?

Är jag motiverad att ta på mig ansvaret?

Hoppas det här inlägget gav några uppslag till reflektion och exempel på vilka olika områden som finns att beakta innan du hoppar på ditt nästa projektledaruppdrag. Att verkligheten innebär att man ofta inte får chansen att välja, utan blir tilldelad ett projektledaruppdrag är en annan sak….

Vad är dina erfarenheter och tips inför nya projektledaruppdrag? Kommenterar nedan!

Kategorier
Boktips

Boktips – Snacka Snyggt – modern retorik

Vi har läst boken Snacka snyggt (ISBN 9789113027784) – modern retorik. Boken är skriven av Elaine Bergqvist och utges av Norstedts förlag. Boken kan köpas hos bl a Adlibris och Bokus.

Visst innehåller boken den svenska översättningen av det klassiska retoriktipset tell them what you gonna tell them, then tell them and then tell them what you told them. Men där slutar också likheten mellan boken och mer traditionsenliga böcker inom området retorik eller konsten att övertyga.

Något som vi direkt gillade med boken är att den inte tar sin utgångspunkt i Det Stora Talet utan i mer vardagliga situationer där kommunikation mellan människor behövs. I ett högt tempo får läsaren tips & råd om hur olika typer av budskap kan presenteras för att få bästa möjliga effekt. Rakt på sak och på ett lättsamt sätt beskrivs hur du lyckas med att få andra att lyssna på dig i ett antal olika situationer.

Boken fokuserar på allt ifrån olika typer av handslag till mer fördjupande kapitel om hur du kan genomskåda olika typer av retoriska grepp som du kan mötas av i kommunikation med andra människor. Bokens tilltal är personligt och coachande. Vi är övertygade om att det i den här boken finns intressanta saker att reflektera över både för den vane talaren och kommunikatören som för den mer oerfarna.

Vi rekommenderar boken varmt till projektledare och chefer som genom sin roll ofta ställs inför planerade och improviserade framträdanden.

Kategorier
Länkar

Glöm inte bort att må bra som projektledare!

Känner du precis som vi att projektledare är världens bästa yrke, men också ett stundtals slitigt arbete? Projektledning handlar inte bara om planeringsteknik, kommunikation och målstyrning. Det handlar om att må bra också!

Det här inlägget vill ge lite inspiration till olika sajter som kan hjälpa till att bibehålla fokus på att må bra, trots en hektisk projektvardag.

Inget projekt är det andra lika men kanske kan du känna igen dig i följande resonemang

Initieringsfasen och beställningsfasen – många snabba kast, stora beslut ska fattas, förankringsarbete, ingen tydlig organisation eller karta att gå efter i projektet, osäkerhet kring målen

Förstudiefasen och Planeringsfasen – i början förvirrat, vridande och vändande på olika sätt att lösa problemen, grubblande över hur det ska gå, nya människor att lära känna

Genomförandet – högt tempo och positiv energi, oväntade saker ska hanteras, ändringar, nya förutsättningar, tidspress, övertid

Avveckling – reflektion och funderande. Gick det verkligen bra? Är vi verkligen klara? Stolt och nöjd över att ha kommit i mål. Funderingar, vad händer nu?

Allt ovan är utmaningar som gör projektledning så spännande, men det kan också leda till perioder av t ex bortprioritering av träning, motion, avkoppling och sociala aktiviteter. Vi är alla olika och påverkas olika mycket. Men när man lever med sitt projekt gäller det att vara uppmärksam på att boka in tid med sig själv också! Se även inlägg om att lägga in ett mellanslag innan nästa projekt.