En av de vanligaste frågorna vi får på våra utbildningar är vad som är viktigt att tänka på innan du som projektledare tackar ja till ett nytt projektledaruppdrag. En angränsande fråga är om en erfaren och skicklig projektledare kan leda vilket projekt som helst, oavsett om projektledaren har specialistkunskaper i det område som projektet handlar om eller inte? Här kommer några områden och frågor att reflektera över innan du säger ja till ditt nästa projektledaruppdrag.
Hur väl känner du organisationen?
Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.
Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.
”Hur kan han få leda det där projektet som inte har en aning om hur vi jobbar i projekt här?”
Det finns ofta mycket inbyggt i väggarna kring hur projekt drivs inom en organisation. Därför finns också många fallgropar genom de uttalade och outtalade regler, normer, rutiner och arbetssätt för hur projekt drivs. Exempel på det är beslutsfattande och förankring. En av projektledarens viktigaste uppgifter är just förankring av olika förslag och beslut. Utan verksamhetskunskap och ett personligt nätverk kan det vara svårt och tidskrävande att förankra på rätt sätt.
Om du som projektledare har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att boka in ett möte med en chef inom det område projektet verkar. Inför mötet har du förberett frågeställningar som du bedömer kommer att behöva förankras och utredas i ditt projekt. Uppmärksamma särskilt frågor som berör flera olika avdelningar och som inte har en direkt tydlig ägare av frågan. Bolla sedan med chefen hur du bäst kan processa dessa frågor i ditt projekt.
Exempel på frågor att reflektera över avseende din kännedom om organisationen
Känner jag till den projektkultur som finns inom organisationen?
Om det finns en gemensam projektmodell, har jag kunskaper i den?
Känner jag till all formalia för hur projekt startas, drivs och avvecklas inom organisationen?
Finns det specifika processer, rutiner etc som jag behöver känna till?
Förstår jag hur jag formellt kan äska och nyttja de resurser jag anser nödvändiga för projektet?
Förstår jag hur förankring och beslutsfattande går till i organisationen?
Har du tillräckliga fackkunskaper inom området?
Områdeskunskap, dvs fackkunskaper inom det område som projektet verkar inom, brukar ofta nämnas som det viktigaste området vid val av projektledare. Hur ofta har vi inte varit med om att den bästa specialisten också utses till projektledare för det viktiga projektet? Specialisten har ofta kunskaper i smarta lösningar, vet vilka fallgropar som finns inom området, vet vad olika typer av beslut får för konsekvenser av erfarenhet. Men, att en specialist också är det bästa valet av projektledare är långt ifrån säkert i alla situationer.
Exempel på frågor att reflektera över avseende dina fackkunskaper inom aktuellt område
Har jag tillräckliga kunskaper inom det område projektet verkar inom?
Är mina kunskaper aktuella eller har t ex nya tekniker, best practice, lösningar och verktyg tillkommit som jag behöver uppdatera mig på?
Finns det behov av att knyta till sig olika specialister till projektet för att förstärka vissa kunskapsområden, t ex att bilda en referensgrupp för detta?
Har jag förtroende för att beställaren av projektet har tillräckliga kunskaper inom det aktuella området för att denne ska kunna fatta kloka beslut?
Vilken karaktär och storlek har projektet?
Ett stort projekt ställer ofta höga krav på administrativa färdigheter i projektledning. Många personer är ofta involverade och därmed finns många olika intressen som ska tillvaratas, formalia ska hanteras, stora budgetar ska följas upp, snäva tidsmarginaler ska bevakas etc. Då krävs troligen en rutinerad projektledare med dokumenterad erfarenhet av stora och komplexa projekt. Eller är det ett mindre projekt, som kanske kräver minimalt med administration, men som har andra utmaningar? Som exempel här kan nämnas att olika projekt har olika krav på kreativitet. Det är stora skillnader på att driva ett projekt som ska uppfinna någonting helt nytt och på ett projekt som redan från början kanske har ett tydligt förväntat resultat. Alla passar inte för att skapa någonting nytt med allt vad det innebär. Se även blogginlägg om Finns det en optimal projektstorlek »
Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets karaktär och storlek
Vilken karaktär har det här projektet?
Passar den här typen av projekt för mig?
Vad tror jag kommer bli de svåra delarna i projektet?
Hur värderar jag mina styrkor avseende t ex förmåga att administrera, hantera formalia, skapa en kreativ miljö, leda andra etc?
Finns det någon person att knyta till sig i projektet för att väga upp mina mindre starka sidor?
Verkar projektet realistiskt?
Ibland är det uppenbart att ett tilltänkt projekt har orealistiska mål och förväntningar på sig. Det kan t ex vara en allt för snäv tidsplan eller att projektet får för lite resurser till förfogande i relation till förväntat resultat. Andra gånger kan det vid första anblick verka vara ett realistiskt projekt, men efter analys och tankearbete så uppdagas ett eller flera hinder som gör att projektet verkar dömt att misslyckas. Ska du då som projektledare blankt säga nej – det där projektet får du hitta någon annan som driver, det är ju dömt att misslyckas – eller finns det alternativa sätt att förhålla sig till svåra projekt? Vårt främsta råd här är att våga lita på din egen bedömning och maggropskänsla. Tror du eller tror du inte på att projektet kommer att lyckas med befintliga förutsättningar?. Dokumentera ner de punkter eller områden du bedömer orealistiska och komplettera med din egen analys kring vad som krävs för att få ett mer realistiskt mål innan du accepterar projektledarskapet. Du har då ett utmärkt underlag för att ta en diskussion med aktuell chef eller beställare om det tilltänkta projektet.
Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets förmåga att lyckas
Bedömer du projektets mål och de förväntningar som finns som realistiska?
Har du analyserat vad du anser behövs för att projektet ska kunna nå sina mål? T ex mer resurser, sänkt ambitionsnivå, mer tid etc.
Har du diskuterat din syn på projektets förmåga att lyckas med en chef eller en beställare? Har du framfört dina krav för att acceptera projektledaruppdraget? T ex Jag är gärna projektledare om vi ändrar tidsplanen och får möjlighet att köpa in extern hjälp för vissa delar.
Hur stor möjlighet och inflytande bedömer du att du har för att verkligen få tillgång till de resurser du bedömer behövs för att göra projektet realistiskt?
Har du säkerställt att eventuell sänkt ambitionsnivå eller krav på mer resurser finns skriftligt dokumenterat så att alla har samma bild av vad som förväntas av projektet?
Har du förtroende för den tilltänkta styrgruppen och projektgruppen?
Passar det här projektet dig just nu?
Hur ett projekt passar in i din nuvarande situation är viktigt att reflektera över innan du kastar dig in i ett nytt projekt, hur spännande det än kan verka. Här finns en mängd olika faktorer att ta hänsyn till, reflektera över hur projektet passar in i din situation både på arbetet och privat. Se även blogginlägg Glöm inte att bort att må bra som projektledare »
Exempel på frågor att reflektera över kring hur projektet passar in i din nuvarande situation
Hur ser min arbetsbelastning ut under den tidsperiod som det aktuella projektet ska genomföras?
Kommer det att krävas resor och övertid?
Finns det indirekta konsekvenser av att tacka ja till projektet? T ex utbildning, certifieringar, andra arbetstider etc.
Passar projektet in med mina privata åtaganden och planer?
Är jag motiverad att ta på mig ansvaret?
Hoppas det här inlägget gav några uppslag till reflektion och exempel på vilka olika områden som finns att beakta innan du hoppar på ditt nästa projektledaruppdrag. Att verkligheten innebär att man ofta inte får chansen att välja, utan blir tilldelad ett projektledaruppdrag är en annan sak….
Vad är dina erfarenheter och tips inför nya projektledaruppdrag? Kommenterar nedan!
