Etikett: planeringsteknik

Kategorier
Strategier för projekt

HIPPO syndromet i projekt

Många av oss har upplevt det på möten – projektet är i ett tidigt skede och det finns många oklarheter, vägval och frågetecken att reda ut för att säkerställa rätt lösning och strategi för att uppnå målen. Olika frågor kommer upp på inledande möten och många av frågorna är så komplexa att de behöver underlag, analys och eftertanke – kort sagt en förstudie.

Istället för att parkera svåra frågor och ta upp dem senare när de är tillräckligt förberedda så inträffar HIPPO-syndromet. HIPPO* är en akronym och står för Highest Paid Person’s Opinion, fritt översatt till högst avlönade personens åsikt. En HIPPO är oftast en senior chef, som utifrån sin position agerar med stor auktoritet och hyser respekt från medarbetare.

På möten tar ofta HIPPOn initiativet och ger sin syn på olika frågor. Istället för att dennes åsikt utgör en av flera möjligheter eller synsätt på vägen framåt så betraktas HIPPOns åsikt som den sanning och vägledning som projektet behöver för att komma vidare. Detta trots att så kanske inte alls är fallet. Det kanske saknas data för att fatta beslut, eller så har den unga och nyanställda projektmedarbetaren mer insikt och relevanta kunskaper i aktuella frågor. Men dennes åsikter tenderar att väga lätt när HIPPOn väl har sagt sitt.

Beslut i projekt ska vara grundade på data, analys och projektets samlade kompetens, inte enbart på HIPPO!

Vad kan du som professionell projektledare göra för att undvika det här syndromet? Vårt bästa tips är att alltid förbereda frågor som ska behandlas på möten med väl genomarbetade diskussionsunderlag. Om en fråga ska leda till ett beslut bör beslutsunderlaget också innehålla en rekommendation till beslut, med tillhörande motivering. Det här gör att diskussioner och beslut baseras på data och underlag.

Ytterligare ett tips är att du som projektledare aktivt styr möten så att alla mötesdeltagare får utrymme att ge sin syn på frågor innan ordet ges till HIPPOn. Genom det undviks att mötesdeltagare påverkas för mycket av HIPPOns åsikt.

* Begreppet HiPO, Highest Paid Option myntades av Dylan Lewis 2006 och vidareutvecklades sedan samma år till HIPPO av Avinash Kaushik och Ronny Kohavi.

Kategorier
Strategier för projekt

Slow is Smooth, Smooth is Fast

Kan projektvärlden lära sig något av militära strategier? Det sägs att t ex det amerikanska specialförbandet Navy Seals använder följande devis – Slow is Smooth, Smooth is Fast, fritt översatt till att skynda långsamt är effektivt.

Att organisera ett team kräver först och främst ett mål, därefter en plan för att ta sig dit så snabbt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Framdrift i gå-tempo är för långsamt, att springa ökar risken för misstag. Att halvspringa kan vara en bra medelväg. Vid eftertanke så går det ju att visuellt se hur militära trupper rör sig framåt genom att halvspringa i ett genomtänkt mönster – framåt mot målet i så snabbt tempo som möjligt utan att riskera för stora misstag.

Efter att ha utbildat tusentals projektledare och chefer i projektarbetsformen är det tydligt att många organisationer har för bråttom i sina projekt. Ofta går man från en otydlig idé och målbild direkt till genomförandet. Att det är en allt för utbredd verklighet idag i projektvärlden visar också undersökningar.

Många är de projekt som skulle vinna på att avsätta mer tid till att först göra en ordentlig målformulering, följt av en hållbar plan och sedan riskanalys för vad som kan hindra att nå målet. Därefter kan projekt börja röra sig framåt och leverera nytta i ett snabbt men kontrollerat tempo. Eller som dom säger därborta – Slow is Smooth, Smooth is Fast!

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!

Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    – Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    – Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Strategier för projekt

10 moderna verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

TILL VERKTYGET
Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

TILL VERKTYGET
Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

TILL VERKTYGET
Agil systemutveckling

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

TILL VERKTYGET
Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

TILL VERKTYGET
Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

TILL VERKTYGET
Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

TILL VERKTYGET
Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

TILL VERKTYGET
Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

TILL VERKTYGET
Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

TILL VERKTYGET
Kategorier
Länkar

Länktips för Microsoft Project

Intresset för planeringsverktyget Microsoft Project är stort. En bidragande orsak till det stora intresset är att det nu går att köpa och använda som en del av molntjänsten Office 365. Microsoft Project är ett mycket kompetent verktyg som vid rätt användning ger ett bra stöd för olika projektroller i projektets alla faser. Men det är också ett relativt komplext verktyg som kräver kunskap och tid av användaren för att kunna nyttja det fullt ut. Därför har vi samlat några nyttiga länkar för dig som idag arbetar med Microsoft Project eller som är intresserad av att testa och veta mer om planeringsverktyget.

Länktips

Översikt av Microsoft® Project »

Blogg om Microsoft® Project »

Facebooksida om Microsoft® Project »

Twitterflöde om Microsoft® Project »

Prova Microsoft® Project som en tjänst i molnet »

Har du några bra tips eller länkar kring Microsoft Project? Kommentera nedan!

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista innan projektstart

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på innan start av ett projekt
  • Det finns en skriftlig beställning och en eventuell genomförd förstudie att utgå ifrån
  • Projektets förutsättningar och omfattning finns dokumenterade
  • Det finns en namngiven beställare till projektet
  • Finansiering av projektet är klar och en budget har upprättats
  • Projektets effektmål är definierade och de är i linje med organisationens övriga mål
  • Liknande eller angränsande projekt är identifierade och eventuella beroenden är kartlagda
  • Projektets intressenter finns beskrivna
  • Projektmålen är definierade
  • Projektets kvalitetsmål är definierade
  • Eventuella etappmål och delprojekt är definierade
  • Eventuella prioriteringar inom projektet har genomförts
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Projektets avgränsningar är definierade
  • Projektets kritiska framgångsfaktorer är identifierade
  • Det finns en tidsplan med tydliga milstolpar för projektet
  • En projektorganisation med roller och ansvar är upprättad. Resurserna är säkrade
  • Det finns en styrgrupp med en ordförande utsedd
  • Projektets rutiner, mötestyper, uppföljningsprinciper och arbetssätt finns tydligt beskrivna
  • Det finns en kommunikationsplan
  • Regler för hur ändringar i projektet ska hanteras finns beskrivna
  • Projektets säkerhets- och sekretessregler är definierade
  • Lagar och avtal som påverkar projektet finns beskrivna
  • En riskanalys har genomförts med tillhörande handlingsplan för identifierade risker
  • En projektplan är framtagen som ett resultat av planeringsfasen
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektplanen som underlag

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Test av verktyg för hantera aktiviteter

Vi har under några veckor testat verktyget Producteev, ett verktyg för hantering av gemensamma aktiviteter och uppgifter. Vår utgångspunkt har naturligtvis varit projektarbete, dvs vi har testat verktyget utifrån behovet att snabbt komma igång med ett verktyg för att dela och följa upp gemensamma projektaktiviteter.

Producteev – hantering av aktiviteter

Verktyget är enkelt att komma igång med. Ingen programvara behöver laddas ner då verktyget är molnbaserat. För varje projekt väljs vilka personer som ska ingå i projektteamet och därmed kunna se gemensamma aktiviteter. Sedan är det bara att börja skapa aktiviteter och tilldela aktiviteterna en ansvarig person. Det finns även flera olika möjligheter att sedan filtrera fram olika översikter så att du endast ser de aktiviteter du är intresserad av, t ex dom som du är ansvarig för.

Det finns också möjlighet att namnge egna etiketter på aktiviteterna, ange förfallodag, ansvarig, påminnelse, prioritet, bifoga en fil etc.

Verktyget ger även möjlighet att få påminnelser via e-post när t ex en uppgift förfaller, om någon annan i projektgruppen uppdaterat en uppgift, ändrat eller lagt till en ny uppgift.

En smart funktion är att det går att skapa en ny uppgift i verktyget genom att skicka ett mail direkt till Producteev.

Finns för flera olika plattformar

Producteev finns för både Windows och Mac-miljö. Du kan ladda ner programvara eller använda dig av webb-versionen. All lagring sker i molnet. Du kan också ladda ner gratis appar för iPhone, BlackBerry eller Android.

Så här tycker vi

Vi tycker att Producteev mycket väl täcker in grundläggande funktioner för aktivitetshantering. Det går snabbt och enkelt att komma igång. Det saknar mer avancerade funktioner som t ex bryta ner aktiviteterna i flera olika led och att visa hur mycket arbete som återstår för varje aktivitet. Men det är också det som är fördelen med verktyget, enkelhet går före avancerad funktionalitet.

Priset?

I skrivande stund är det gratis för två personer och ett workspace. Ett workspace kan ungefär jämställas med ett projekt. Betalversionen ger dig möjlighet att dela uppgifter utan begränsning, utökande lagringsytor och workspace och supportstöd.

Rekommenderar vi verktyget?

Ja! Det är absolut ett bra alternativ för att snabbt och enkelt dela aktiviteter i molnet. Vi gillar också att det har stöd för så många olika plattformar, vilket gör verktyget tillgängligt när man behöver det.

Kategorier
Projektledarjobb

5 frågor innan du accepterar projektledaruppdraget

En av de vanligaste frågorna vi får på våra utbildningar är vad som är viktigt att tänka på innan du som projektledare tackar ja till ett nytt projektledaruppdrag. En angränsande fråga är om en erfaren och skicklig projektledare kan leda vilket projekt som helst, oavsett om projektledaren har specialistkunskaper i det område som projektet handlar om eller inte? Här kommer några områden och frågor att reflektera över innan du säger ja till ditt nästa projektledaruppdrag.

Hur väl känner du organisationen?

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

Det talas inte så mycket om betydelsen av projektledarens verksamhetskunskap. Med verksamhetskunskap avses i det här fallet kunskap och erfarenhet av hur den aktuella organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Det är ofta ett glömt område och något som förutsätts att en erfaren projektledare ska kunna hantera. Det här är också en fråga som brukar diskuteras internt vid användning av konsulter som inte känner till organisationen så väl.

”Hur kan han få leda det där projektet som inte har en aning om hur vi jobbar i projekt här?”

Det finns ofta mycket inbyggt i väggarna kring hur projekt drivs inom en organisation. Därför finns också många fallgropar genom de uttalade och outtalade regler, normer, rutiner och arbetssätt för hur projekt drivs. Exempel på det är beslutsfattande och förankring. En av projektledarens viktigaste uppgifter är just förankring av olika förslag och beslut. Utan verksamhetskunskap och ett personligt nätverk kan det vara svårt och tidskrävande att förankra på rätt sätt.

Om du som projektledare har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att boka in ett möte med en chef inom det område projektet verkar. Inför mötet har du förberett frågeställningar som du bedömer kommer att behöva förankras och utredas i ditt projekt. Uppmärksamma särskilt frågor som berör flera olika avdelningar och som inte har en direkt tydlig ägare av frågan. Bolla sedan med chefen hur du bäst kan processa dessa frågor i ditt projekt.

Exempel på frågor att reflektera över avseende din kännedom om organisationen

Känner jag till den projektkultur som finns inom organisationen?

Om det finns en gemensam projektmodell, har jag kunskaper i den?

Känner jag till all formalia för hur projekt startas, drivs och avvecklas inom organisationen?

Finns det specifika processer, rutiner etc som jag behöver känna till?

Förstår jag hur jag formellt kan äska och nyttja de resurser jag anser nödvändiga för projektet?

Förstår jag hur förankring och beslutsfattande går till i organisationen?

Har du tillräckliga fackkunskaper inom området?

Områdeskunskap, dvs fackkunskaper inom det område som projektet verkar inom, brukar ofta nämnas som det viktigaste området vid val av projektledare. Hur ofta har vi inte varit med om att den bästa specialisten också utses till projektledare för det viktiga projektet? Specialisten har ofta kunskaper i smarta lösningar, vet vilka fallgropar som finns inom området, vet vad olika typer av beslut får för konsekvenser av erfarenhet. Men, att en specialist också är det bästa valet av projektledare är långt ifrån säkert i alla situationer.

Exempel på frågor att reflektera över avseende dina fackkunskaper inom aktuellt område

Har jag tillräckliga kunskaper inom det område projektet verkar inom?

Är mina kunskaper aktuella eller har t ex nya tekniker, best practice, lösningar och verktyg tillkommit som jag behöver uppdatera mig på?

Finns det behov av att knyta till sig olika specialister till projektet för att förstärka vissa kunskapsområden, t ex att bilda en referensgrupp för detta?

Har jag förtroende för att beställaren av projektet har tillräckliga kunskaper inom det aktuella området för att denne ska kunna fatta kloka beslut?

Vilken karaktär och storlek har projektet?

Ett stort projekt ställer ofta höga krav på administrativa färdigheter i projektledning. Många personer är ofta involverade och därmed finns många olika intressen som ska tillvaratas, formalia ska hanteras, stora budgetar ska följas upp, snäva tidsmarginaler ska bevakas etc. Då krävs troligen en rutinerad projektledare med dokumenterad erfarenhet av stora och komplexa projekt. Eller är det ett mindre projekt, som kanske kräver minimalt med administration, men som har andra utmaningar? Som exempel här kan nämnas att olika projekt har olika krav på kreativitet. Det är stora skillnader på att driva ett projekt som ska uppfinna någonting helt nytt och på ett projekt som redan från början kanske har ett tydligt förväntat resultat. Alla passar inte för att skapa någonting nytt med allt vad det innebär. Se även blogginlägg om Finns det en optimal projektstorlek »

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets karaktär och storlek

Vilken karaktär har det här projektet?

Passar den här typen av projekt för mig?

Vad tror jag kommer bli de svåra delarna i projektet?

Hur värderar jag mina styrkor avseende t ex förmåga att administrera, hantera formalia, skapa en kreativ miljö, leda andra etc?

Finns det någon person att knyta till sig i projektet för att väga upp mina mindre starka sidor?

Verkar projektet realistiskt?

Ibland är det uppenbart att ett tilltänkt projekt har orealistiska mål och förväntningar på sig. Det kan t ex vara en allt för snäv tidsplan eller att projektet får för lite resurser till förfogande i relation till förväntat resultat. Andra gånger kan det vid första anblick verka vara ett realistiskt projekt, men efter analys och tankearbete så uppdagas ett eller flera hinder som gör att projektet verkar dömt att misslyckas. Ska du då som projektledare blankt säga nej – det där projektet får du hitta någon annan som driver, det är ju dömt att misslyckas – eller finns det alternativa sätt att förhålla sig till svåra projekt? Vårt främsta råd här är att våga lita på din egen bedömning och maggropskänsla. Tror du eller tror du inte på att projektet kommer att lyckas med befintliga förutsättningar?. Dokumentera ner de punkter eller områden du bedömer orealistiska och komplettera med din egen analys kring vad som krävs för att få ett mer realistiskt mål innan du accepterar projektledarskapet. Du har då ett utmärkt underlag för att ta en diskussion med aktuell chef eller beställare om det tilltänkta projektet.

Exempel på frågor att reflektera över avseende projektets förmåga att lyckas

Bedömer du projektets mål och de förväntningar som finns som realistiska?

Har du analyserat vad du anser behövs för att projektet ska kunna nå sina mål? T ex mer resurser, sänkt ambitionsnivå, mer tid etc.

Har du diskuterat din syn på projektets förmåga att lyckas med en chef eller en beställare? Har du framfört dina krav för att acceptera projektledaruppdraget? T ex Jag är gärna projektledare om vi ändrar tidsplanen och får möjlighet att köpa in extern hjälp för vissa delar.

Hur stor möjlighet och inflytande bedömer du att du har för att verkligen få tillgång till de resurser du bedömer behövs för att göra projektet realistiskt?

Har du säkerställt att eventuell sänkt ambitionsnivå eller krav på mer resurser finns skriftligt dokumenterat så att alla har samma bild av vad som förväntas av projektet?

Har du förtroende för den tilltänkta styrgruppen och projektgruppen?

Passar det här projektet dig just nu?

Hur ett projekt passar in i din nuvarande situation är viktigt att reflektera över innan du kastar dig in i ett nytt projekt, hur spännande det än kan verka. Här finns en mängd olika faktorer att ta hänsyn till, reflektera över hur projektet passar in i din situation både på arbetet och privat. Se även blogginlägg Glöm inte att bort att må bra som projektledare »

Exempel på frågor att reflektera över kring hur projektet passar in i din nuvarande situation

Hur ser min arbetsbelastning ut under den tidsperiod som det aktuella projektet ska genomföras?

Kommer det att krävas resor och övertid?

Finns det indirekta konsekvenser av att tacka ja till projektet? T ex utbildning, certifieringar, andra arbetstider etc.

Passar projektet in med mina privata åtaganden och planer?

Är jag motiverad att ta på mig ansvaret?

Hoppas det här inlägget gav några uppslag till reflektion och exempel på vilka olika områden som finns att beakta innan du hoppar på ditt nästa projektledaruppdrag. Att verkligheten innebär att man ofta inte får chansen att välja, utan blir tilldelad ett projektledaruppdrag är en annan sak….

Vad är dina erfarenheter och tips inför nya projektledaruppdrag? Kommenterar nedan!

Kategorier
Projektcase

Projektcase Kundportalen – Del 5 – Genomförande

Det här är Del 5 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. I Del 3 » har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen och i Del 4 » var det dags att planera projektet på allvar.

När vi nu möter Börje igen har projektet kommit igång, men de har också stött på en del svårigheter. På väg till till lunchen möter Börje VD Veronica.

– Hej Börje hur går det med vårt viktigaste projekt? frågar Veronica.
– Vi har kommit igång bra, tycker jag, säger Börje. Men kan jag få ett kort möte med dig i eftermiddag? Det är några saker som jag gärna skulle diskutera med dig innan vårt styrgruppsmöte i nästa vecka.
– Javisst, jag har en lucka vid tre, räcker 30 min? säger Veronica.
– Topp, jag kommer förbi dig klockan tre.

Förankring

Börje förbereder noga mötet med Veronica. Hans syfte är främst att lyfta upp några beslut som han vill ska fattas på det kommande styrgruppsmötet. Vis av tidigare erfarenheter vet han att även om beslutsunderlagen är välgjorda så behövs ofta lite diskussion innan beslutsfattandet. En viktig del är naturligtvis diskussionen på själva mötet men det är värdefullt att också få prata kring beslutspunkterna i lugn och ro, med de viktigaste beslutsfattarna inför styrgruppsmötet. Detta bidrar också till att de är bättre förberedda inför beslut.

Klockan blir tre och Börje kliver in hos Veronica.

– Du säger att projektet går bra, det var roligt att höra, säger Veronica.
– Ja, det är inte problemfritt, men projektet utvecklas i stort sett som vi förväntat, svarar Börje. Men som du vet är riskerna både många och stora.

– Bra att du tar upp ämnet risker Börje, säger Veronica. Det var en sak som jag ville höra med dig om. Hur jobbar ni med riskerna i projektet?

Strukturerad och regelbunden riskhantering

Jo, säger Börje, riskhanteringen är en av mina viktigaste uppgifter som projektledare. Vi har gjort en riskanalys, som du vet. Listan på risker, som blev mycket omfattande, jobbar vi med varje vecka. Förutom att vi prioriterade utifrån de vanliga perspektiven sannolikhet och effekt, så går jag igenom listan varje vecka med projektgruppen och vi uppskattar vilka risker som är absolut svårast och mest komplicerade att lösa. De riskerna lägger vi in som kommande veckas utmaning att lösa.

De flesta, säger Veronica, brukar välja några enkla risker först. Du vet uttrycket lågt hängande frukter, som jag för övrigt snart har hört en gång för mycket.

Ja, vi tog några enkla risker för att komma igång. Men sedan har vi fokuserat på det svåra. Min erfarenhet är att det är lätt att hamna i fällan att bara skjuta en våg av svåra problem framför sig annars. Dessutom har komplicerade och stora risker ofta en egenhet att de påverka mycket annat. Att hantera den typer av risker för sent kan bli kostsamt.

– Mycket klokt, säger Veronica. Du har övertygad mig om att ni har en väl fungerande process för att hantera risker inom projektet.

Noggrann rekryteringsprocess till projektet

– Vilka svårigheter har du mött i organisationen? frågar Veronica.
– Ja, jag nämnde ju redan när vi började att jag förväntade mig en del motstånd och en del negativa rektioner. Men här har jag haft mycket nytta av att jag gjorde en bra rekryteringsprocess till projektet. Jag är inte rädd för de som säger att det här går aldrig eller det här har vi redan testat och det fungerar inte. Tvärtom, säger Börje, så är det viktigt för mig att ha med några av dom som säger att det inte går. Dom sitter ju inne på en del av problemdefinitionen.

En annan sak är att jag märkte i början att många var rädda för att misslyckas. Det här kommer aldrig att gå, sa dom. När jag värvade dom till projektet så gjorde jag klart att det enda som jag förväntar mig är att alla gör sitt bästa. Om vi lyckas eller inte, det är mitt problem.

Det tog ett tag innan dom insåg att jag menade allvar. Men därefter blev det kreativa klimatet bättre och engagemanget ökade. Nu vågar alla pröva nya lösningar och arbetssätt i större utsträckning och jag får reda på direkt vad som inte fungerar.

Problemdefinition

– Men de här nej-sägarna, säger Veronica, jag vet att vi har några sådana och några av dom är med i ditt projekt. Hur hanterar du dom?

Det är ju hos dom som jag får reda på vad vi måste lösa, dom sitter på problemdefinitionen som jag nyss berättade för dig. Sedan gäller det för mig att vända problemen till en konstruktiv diskussion om vad är det som vi behöver lösa? Hur kan en lösning se ut? Vilka möjliga vägar framåt ser vi?

När vi kommer så långt så brukar de flesta tycka att det är rätt kul, problemlösning är ju roligt.

– Du har rätt inställning till saker och ting Börje, säger Veronica. Sådan attityd kan vi inte få för mycket av. Säg bara till om jag kan bidra på något sätt.

Bana väg för bra kvalitet i beslutsfattande

– Ja det kan du absolut göra, säger Börje. Vi har några viktiga beslut som behöver hanteras på styrgruppsmötet i nästa vecka. Jag skulle vilja ventilera dom lite med dig och jag tänker göra likadant med Sofia, Mats och Ingvar.

Jag är angelägen om att vi inte hindrar beslutsprocessen i onödan utan att alla är väl insatta. Jag är också angelägen om att veta att vi inte föreslår beslut som är helt utanför spelplanen och vi har några frågor här som eventuellt kan vara kontroversiella. Därför skulle jag vilja diskutera de frågor som ska upp till beslut på styrgruppen. Syftet är att ge dig, och även de andra, en ordentlig bakgrund och beskrivning av varje fråga så att ni är väl förberedda på styrgruppsmötet i nästa vecka.

Börje gör en kort presentation för Veronica om bakgrund och vilka beslut han förordar. Några viktiga fakta och frågor dyker upp. Efter mötet med Veronica förfinar Börje beslutsunderlagen och genomför motsvarande möten med Sofia, Mats och Ingvar.

Diskussionen vid styrgruppsmötet den kommande veckan blir mycket givande och styrgruppen fattar några viktiga beslut.

Viktigt att tänka på vid genomförande av förändringsprojekt
  • Förankring – se till att alla är med på vad och varför
  • Strukturerad riskhantering – se riskhantering som en ständigt pågående process
  • Problemdefinition – definiera och belys problemen ur olika synvinklar innan lösningar tas fram
  • Bana väg för kvalitet i beslutsfattandet – säkerställ att alla beslutfattare förstår bakgrund, innehåll och konsekvenser av olika lösningsalternativ

Hur gick det för projektet? Lyckades Börje? Blev Veronica nöjd? Häng med i det avslutande inlägget som kommer inom kort på bloggen. Har du egna tips, råd och reflektioner kring ett lyckat genomförande av förändringsprojekt? Kommentera nedan!