Kategorier
Länkar

Länktips – IVAs 100-lista

En ny spännande 100-lista från Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) som lyfter fram intressant forskning från olika lärosäten i Sverige som har potential för näringslivet. Listan innehåller många intressanta delar och i år är temat digitalisering. Vi som dagligen arbetar i projekt vet hur viktigt det är att både utnyttja teknik, metoder och verktyg som finns idag. Men också hur viktigt det är att ha koll vad forskning och olika typer av innovativa företag har för nytt och spännande. Länk till denna breda och omfattande lista hittar du här »

Kategorier
Länkar

Länktips – toppchefers sätt att hantera möten

Kortare möten, effektivare möten, powermöten, interaktiva möten, stående möten etc etc. På de flesta arbetsplatser är möten ett kärt diskussionsämne. Inte sällan hörs det kritiska röster om att det hålls för många, långa och otydliga möten. Självklart är det här området extra intressant för oss som verkar inom projektområdet eftersom rätt strategi och hantering av möten många gånger kan vara avgörande för lyckade projekt.

Med det här inlägget vill vi tipsa om en intressant artikel som tar upp toppchefers åsikter om möten. Artikeln finns här »

Vi har också skrivit flera blogginlägg på temat möten, här kommer länkar till några av dem:

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet »

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg »

Tips på projektmöten på telefon »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Lättanvänd whiteboard på nätet

Vi vill tipsa om ett lättanvänt verktyg på nätet som heter Web Whiteboard. Det är ett bra verktyg för att snabbt kunna dela en visuell arbetsyta utan att behöva logga in och krångla med användarkonton. Klicka bara för att starta en ny arbetsyta och skicka en unik kod till den du vill dela arbetsytan med. Sen är det bara att börja rita och skriva precis som på vilken whiteboard som helst. Tjänsten finns i skrivande stund endast som betaversion och vi ser fram emot att följa vidareutvecklingen av den här tjänsten.

Kategorier
Tips från projektcoachen

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg

Ett väl förberett styrgruppsmöte följer en tydlig agenda med tydliga beslutsfrågor och frågor som ska upptas till diskussion. Om allt går som planerat bör stora delar av mötet kunna förutses. Ett tips är därför att redan innan styrgruppsmötet förbereda styrgruppsprotokollet genom ett utkast, t ex att skapa dokumentet, dokumentera närvarolista, agendan och formulera beskrivningar av hur varje agendapunkt hanterades på mötet.

När mötet sedan är klart kompletteras utkastet med de beslut och diskussioner som uppstod. Det gör att du kan skicka ut protokollet en kort stund efter mötet, vilket ofta får den positiva effekten att styrgruppsmedlemmarna direkt hanterar, prioriterar och agerar kring aktuella beslut från mötet.

Att du som projektledare uppfattas som snabb och effektiv, det är väl bara ett plus i kanten….

Har du något tips kring effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Tips från projektcoachen

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet

Även ett väl förberett styrgruppsmöte kan uppfattas som misslyckat om du inte är observant. Vad är då ett lyckat styrgruppsmöte? Lite förenklat skulle vi vilja säga att ett lyckat styrgruppsmöte är ett möte som

– följer utsänd agenda med de aviserade frågorna och beslutspunkterna
– går smidigt att genomföra genom att de i förväg utskickade beslutsunderlagen bidrar till att alla mötesdeltagare är insatta i frågeställningarna redan innan mötet startar
– hanterar nya frågor utanför agendan i mån av tid och sist i mötet. Eftersom styrgruppsmöten normalt ska ha fokus på beslutsfrågor är det ofta en god idé att stanna vid att enas om vilka de nya frågeställningarna är och hur de kan förberedas till kommande möten. Undvik att mötet kommer in i för många oförberedda diskussioner med dåligt förberedda underlag. Det skapar ofta en känsla av ett rörigt möte, där styrgruppsmedlemmar känner sig obekväma genom att de är oförberedda och för lite insatta i frågan för att kunna föra en konstruktiv diskussion.

”Håll styrgruppsmötet inom agendan och undvik diskussioner med dåligt underbyggda underlag!”

Exempel på utspel under ett möte som kan skapa en rörig diskussion är – Hur kommer det här påverka oss på lång sikt? – eller – Vilken påverkan får det här på andra projekt? -Om den typen av utspel kommer på ett styrgruppsmöte är det ofta en god idé som projektledare att undvika att ta upp frågan för diskussion på aktuellt möte utan istället försöka sammanfatta utspelet och föreslå en hantering:

– Om jag förstod dig rätt Stina så undrar du vilka konsekvenser det här kommer att få för vår organisation, vill du att vi till nästa möte adderar punkten ”Konsekvenser på lång sikt” och att projektet till det mötet avsätter tid till att fram en konsekvensanalys som underlag? – Och till din fråga Stefan om påverkan på andra projekt, här föreslår jag att vi till nästa möte gör en matris med olika beröringspunkter till andra projekt så att det lättare för alla att överblicka det när vi diskuterar frågan, är det en bra idé?

”Om det finns mötestid när alla frågorna på agendan är hanterade är det ofta klokt att avsluta mötet lite tidigare istället för att passa på att ta upp en del andra frågor nu när alla ändå är samlade…”
Tips från coachen

– Fundera igenom upplägg och struktur på ditt styrgruppsmöte en extra gång innan du skickar ut inbjudan. Är det verkligen de här frågeställningarna som är mest prioriterade just nu? Hur disponerar du tiden på mötet bäst så att de viktigaste frågeställningarna får mest utrymme?

– Undvik att försöka lösa för många frågor på ett och samma möte. Är frågan komplex är det ofta bättre att dela upp frågan i olika delbeslut vid flera möten

– Var observant så att du inte själv går för långt utanför själva kärnfrågan vid föredragande av olika punkter

– Säg vänligt men bestämt ifrån om någon mötesdeltagare tenderar att komma för långt ifrån ämnet

– När du som projektledare inleder med att presentera agendan kan du fråga om någon mötesdeltagarna har några kompletterande punkter som de vill lägga till i agendan. Du kommunicerar då tydligt att de frågorna kommer att läggas sist i agendan och att de tas upp i mån av tid och att fokus då kommer att vara på hur dessa nya frågor ska hanteras i styrgruppen

Självklart kan tips i det här inlägget sägas gälla för de flesta typer av möten, men på just styrgruppsmöten finns ofta speciellt mycket att vinna på att försöka hålla på mötesformalian. Har du några tips på hur du brukar göra för att få effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!

Kategorier
Boktips

Boktips – Snacka Snyggt – modern retorik

Vi har läst boken Snacka snyggt (ISBN 9789113027784) – modern retorik. Boken är skriven av Elaine Bergqvist och utges av Norstedts förlag. Boken kan köpas hos bl a Adlibris och Bokus.

Visst innehåller boken den svenska översättningen av det klassiska retoriktipset tell them what you gonna tell them, then tell them and then tell them what you told them. Men där slutar också likheten mellan boken och mer traditionsenliga böcker inom området retorik eller konsten att övertyga.

Något som vi direkt gillade med boken är att den inte tar sin utgångspunkt i Det Stora Talet utan i mer vardagliga situationer där kommunikation mellan människor behövs. I ett högt tempo får läsaren tips & råd om hur olika typer av budskap kan presenteras för att få bästa möjliga effekt. Rakt på sak och på ett lättsamt sätt beskrivs hur du lyckas med att få andra att lyssna på dig i ett antal olika situationer.

Boken fokuserar på allt ifrån olika typer av handslag till mer fördjupande kapitel om hur du kan genomskåda olika typer av retoriska grepp som du kan mötas av i kommunikation med andra människor. Bokens tilltal är personligt och coachande. Vi är övertygade om att det i den här boken finns intressanta saker att reflektera över både för den vane talaren och kommunikatören som för den mer oerfarna.

Vi rekommenderar boken varmt till projektledare och chefer som genom sin roll ofta ställs inför planerade och improviserade framträdanden.

Kategorier
Tips från projektcoachen

Tips för projektmöten på telefon

Efter att ha genomfört hundratals projektmöten på telefon vill vi dela med oss av några enkla tips som vi tycker gör skillnad mellan ett bra och dåligt telefonmöte.

Naturligtvis finns det många likheter mellan hur du som projektledare kan genomföra ett projektmöte på telefon och ett fysiskt möte, men avsaknaden av att kunna läsa av kroppsspråk och andra visuella signaler gör att du måste vara extra observant på vissa områden vid telefonmöten.

För att redan nu sammanfatta hela det här blogginlägget vill vi ge dig som leder telefonmöten tipset: Våga ta plats på mötet och våga styra det enligt ett väl genomtänkt upplägg!

FÖRBEREDELSER
Agenda för telefonmöten

Fundera igenom agendan för telefonmötet en extra gång innan du fastställer den. Passar punkterna i agendan för ett telefonmöte eller behöver du t ex visa saker på en bildskärm? När det gäller mötets längd så försök att hålla nere tiden för telefonmöten till max 1 timme. Långa telefonmöten upplevs av många som jobbigt. Behövs längre möten är 10 minuters paus varje timme ofta ett uppskattat inslag.

Mötesunderlag

Tillsammans med agendan skickar du i god tid ut allt material som behövs för att mötesdeltagarna ska kunna förbereda sig inför mötet, eftersom det annars är svårt att hänga med i materialet under mötet. Ytterligare ett tips är att alltid sätta en tid på hur lång tid varje punkt på agendan får ta i anspråk.

Mötesinbjudan

Säkerställ att alla mötesdeltagare får tydliga instruktioner för hur de ska kunna ansluta till mötet redan i kallelsen, t ex ev kod för att ansluta till ett gruppnummer. Tipset här är att skriva in detta direkt i kallelsen. Att skicka telefonnummer och koder i efterhand leder ofta till missförstånd, vilket får till följd att mötet försenas och irritation kan uppstå.

Projektmöten på telefon
GENOMFÖRANDET

När du säkerställt att alla har anslutit till mötet hälsar du välkommen och berättar om syfte och mål med mötet. Presentera sedan agendan. Här finns sedan en bra möjlighet att på ett okonstlat sätt få till ett effektivt möte. Hur? Jo, genom att du redan i din inledning av mötet talar om att du är mån om att alla punkterna på agendan hinner avhandlas. Tala om att du kan bli tvingad att gå in och avbryta även bra diskussioner för att säkerställa att ni hinner med allt planerat under mötet. Genom att tala om detta redan i inledningen av mötet undviker du att trampa en enskild mötesdeltagare på tårna sedan om du måste avbryta.

Under mötets gång är det du som styr mötet genom att du delar ut ordet till enskilda eller till hela gruppen på ett tydligt sätt. Sedan tar du tillbaka ordet och sammanfattar diskussionen/besluten innan du går vidare till nästa punkt på agendan. Var observant på att om det är många personer med på telefonmötet kan diskussioner lätt bli otydliga och det är lätt att hamna utanför agendan. Dra dig då inte för att avbryta en diskussion med motiveringen att den inte ryms inom det aktuella mötet.

Vid genomgång av punkter på agendan som kräver ett mötesunderlag så är tipset att hela tiden vara övertydlig med att berätta var i materialet du är. T ex – nu är jag på sid 3, andra stycket som börjar med……så går vi vidare till sidan 5 och rubriken… På så sätt blir det lätt för alla att följa med hela tiden. Tala hela tiden om var i materialet du är.

Ytterligare ett tips under själva genomförandet är att skriva ned alla mötesdeltagares namn som om de satt runt ett bord. Det gör det sedan lättare under mötets gång att hålla koll på att alla får komma till tals och att ingen glöms bort.

AVSLUTNING

När alla punkterna på agendan är avklarade är det dags för dig att summera mötet. Var extra noga med att inte dra över tiden eftersom det då är vanligt för telefonmöten att några droppar av mot slutet. Det är ofta mycket bättre för helhetsintrycket av mötet att boka ett nytt möte om tiden inte räcker till, istället för att ni endast är några få kvar på slutet.

Hoppas det här inlägget gav uppslag och påminnelser för hur denna ökande form av projektmöten kan effektiviseras! Har du några bra tips för effektiva projektmöten på telefon? Kommentera gärna nedan.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Tips på smart funktion i Powerpoint

Du ska påbörja din Powerpointpresentation och du vill inte visa agendan ännu. Eller så är du mitt i din presentation och ni börjar diskutera något och du vill få bort fokus från den powerpointbild som visas på skärmen. Vad gör du? Stänger ner projektorn? Eller stänger du ner hela presentationen?

Nej, det gör du inte eftersom du i presentationsläget kan trycka på ”B” på tangentbordet så blir skärmen helsvart. Eller så trycker du ”V” för att få en vit skärm. Klicka sedan på valfri tangent för att återgå till din presentation. Smart eller hur?

P.S Beroende på vilken version och vilket språk du använder för Powerpoint så kan det variera lite för vilka tangenter som gäller, men funktionen borde finnas i alla versioner. Fungerar det inte i din version? Maila oss versionsnummer, pc/mac och språk så ska vi försöka ta reda på vad som gäller.