Kategorier
Tips från projektcoachen

Projektledare – förenkla, förtydliga och förkorta dina mail!

Mail är utan tvekan den mest använda kommunikationskanalen i projektarbete. Att då rekommendera ett lite mer restriktivt förhållningssätt till mail kanske låter som en paradox.

”Ledord för mail: Förenkla, förtydliga och förkorta!”

Men vi vill ändå slå ett slag för eftertänksamhet innan du klickar på sändknappen. Såklart passar mail utmärkt för viss typ av projektkommunikation, som allmän information, enklare frågeställningar etc. Men var observant om mailets nnehåll är komplext.

Att som projektledare t ex använda mail som kanal för att förankra olika frågor kan vara vanskligt. Det är bara att gå till sig själv för att förstå riskerna. Hur många gångar har du inte hört kommentaren ”Men vadå, jag mailade ju dig om det!”. Att ha mailat innebär inte att mottagaren har läst, förstått och agerat som avsändaren vill.

Idag används mail ofta för både enkla och komplicerade frågor. Ofta består mailen av långa bakgrundsbeskrivningar, avancerade resonemang och förklaringar, andras och egna åsikter beskrivs, olika alternativ ställs mot varandra etc. Inte sällan innehåller mailen också en drös med bilagor och länkar till mer information. Och visst, tanken är god med ett långt och detaljerat mail. Men ofta får det motsatt effekt.

T ex så har mottagaren kanske inte tid att ägna så mycket tid åt mailet som krävs för att förstå hela innebörden. Eller så ställer mailet krav på detaljkunskap i olika frågor, något som kanske inte alla har. Om mailet dessutom har flera mottagare finns risk att förvirrade mailkonversationer uppstår pga att olika mottagare uppfattar innehållet olika.

Fundera därför en extra gång i fall mail verkligen är det mest effektiva sättet att processa just den projektaktiviteten du håller på med!

Några punkter att fundera på innan du skickar mail
  • Passar mail som kommunikationskanal för det du vill förmedla? Kan ett möte passa bättre än att maila? På ett möte kan du direkt säkerställa att alla har förstått innehållet genom diskussion, frågor och förtydliganden.
  • Har du börjat mailet med en sammanfattning av de viktigaste punkterna i det du vill förmedla? Det är ofta mycket effektivare än att skriva en sammanfattning sist i mailet.
  • Har dina mottagare tillräcklig tid att avsätta för att läsa och förstå mailet?
  • Har du funderat igenom vem eller vilka som ska stå som mottagare till mailet? Och vilka som ska få en kopia? Framgår det tydligt vem eller vilka som du vill ska agera på mailet?
  • Passar ett och samma mail för samtliga mottagare? Eller kan det vara så att olika mottagare egentligen skulle behöva var sin egen version av mailet, med ett anpassat innehåll för respektive mottagare?
  • Är mailet tillräckligt bra strukturerat och är texten så kortfattad som möjligt?
  • Finns det en risk att mailet startar en lång diskussion och att mailet skapar förvirring och osäkerhet? Var restriktiv med att använda mail som ett diskussionsforum. Och om du ändå väljer att göra det så fundera på hur du ska sammanfatta och kommunicera vad diskussionen resulterat i så att tydlighet uppstår.
Kategorier
Projektledarjobb

Massor av projektledarjobb i USA, övriga världen, och några i Sverige…

Här kommer ett tips på en spännande amerikansk sajt, projectmanagementcrossing.com », som specialiserat sig på att samla tusentals utannonserade platsannonser för projektledarjobb i främst USA, men även en hel del jobb från andra länder.  De finns även på Twitter ». Totalt finns tusentals jobb inom projektledning listade och vid en sökning idag på titeln Project Manager finns det i skrivande stund 13.945 st utannonserade jobb i USA, 2.762. st i England och 8 i Sverige.

Det är även fascinerande att konstatera att projektledaryrket omfattar ett så brett spektra av olika jobbmöjligheter. På sajten ovan kan man t ex välja att söka efter Junior Project Management jobs, Clinical Project Management jobs, Project Management representative jobs,  Project Manager President jobs etc etc. De beskriver dessutom vad varje typ av projektjobb innebär och vilka krav som ställs.

Vad sägs t ex om att bli  IT Project Manager i London eller Singapore,  HR Project Manager i New York, eller varför inte Customer Project Operations Manager i Berlin?

ProjektStegen har haft förmånen att genomföra projektledarutbildningar i bl a USA, Kina, Malaysia och ett antal europeiska länder. Vi kommer under hösten återkomma med ett blogginlägg om våra erfarenheter om likheter och skillnader i projektledaryrket internationellt. Även om det finns skillnader i hur man driver projekt i världens alla hörn så har du som projektledare helt klart en möjlighet att söka spännande jobb utomlands.

Vi kommer som sagt återkomma kring det här temat lite längre fram. Men till dess, botanisera runt på sajten » och sök ditt drömjobb!