Kategorier
Länkar

Länktips för Microsoft Project

Intresset för planeringsverktyget Microsoft Project är stort. En bidragande orsak till det stora intresset är att det nu går att köpa och använda som en del av molntjänsten Office 365. Microsoft Project är ett mycket kompetent verktyg som vid rätt användning ger ett bra stöd för olika projektroller i projektets alla faser. Men det är också ett relativt komplext verktyg som kräver kunskap och tid av användaren för att kunna nyttja det fullt ut. Därför har vi samlat några nyttiga länkar för dig som idag arbetar med Microsoft Project eller som är intresserad av att testa och veta mer om planeringsverktyget.

Länktips

Översikt av Microsoft® Project »

Blogg om Microsoft® Project »

Facebooksida om Microsoft® Project »

Twitterflöde om Microsoft® Project »

Prova Microsoft® Project som en tjänst i molnet »

Har du några bra tips eller länkar kring Microsoft Project? Kommentera nedan!

Kategorier
Tips från projektcoachen

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet

Även ett väl förberett styrgruppsmöte kan uppfattas som misslyckat om du inte är observant. Vad är då ett lyckat styrgruppsmöte? Lite förenklat skulle vi vilja säga att ett lyckat styrgruppsmöte är ett möte som

– följer utsänd agenda med de aviserade frågorna och beslutspunkterna
– går smidigt att genomföra genom att de i förväg utskickade beslutsunderlagen bidrar till att alla mötesdeltagare är insatta i frågeställningarna redan innan mötet startar
– hanterar nya frågor utanför agendan i mån av tid och sist i mötet. Eftersom styrgruppsmöten normalt ska ha fokus på beslutsfrågor är det ofta en god idé att stanna vid att enas om vilka de nya frågeställningarna är och hur de kan förberedas till kommande möten. Undvik att mötet kommer in i för många oförberedda diskussioner med dåligt förberedda underlag. Det skapar ofta en känsla av ett rörigt möte, där styrgruppsmedlemmar känner sig obekväma genom att de är oförberedda och för lite insatta i frågan för att kunna föra en konstruktiv diskussion.

”Håll styrgruppsmötet inom agendan och undvik diskussioner med dåligt underbyggda underlag!”

Exempel på utspel under ett möte som kan skapa en rörig diskussion är – Hur kommer det här påverka oss på lång sikt? – eller – Vilken påverkan får det här på andra projekt? -Om den typen av utspel kommer på ett styrgruppsmöte är det ofta en god idé som projektledare att undvika att ta upp frågan för diskussion på aktuellt möte utan istället försöka sammanfatta utspelet och föreslå en hantering:

– Om jag förstod dig rätt Stina så undrar du vilka konsekvenser det här kommer att få för vår organisation, vill du att vi till nästa möte adderar punkten ”Konsekvenser på lång sikt” och att projektet till det mötet avsätter tid till att fram en konsekvensanalys som underlag? – Och till din fråga Stefan om påverkan på andra projekt, här föreslår jag att vi till nästa möte gör en matris med olika beröringspunkter till andra projekt så att det lättare för alla att överblicka det när vi diskuterar frågan, är det en bra idé?

”Om det finns mötestid när alla frågorna på agendan är hanterade är det ofta klokt att avsluta mötet lite tidigare istället för att passa på att ta upp en del andra frågor nu när alla ändå är samlade…”
Tips från coachen

– Fundera igenom upplägg och struktur på ditt styrgruppsmöte en extra gång innan du skickar ut inbjudan. Är det verkligen de här frågeställningarna som är mest prioriterade just nu? Hur disponerar du tiden på mötet bäst så att de viktigaste frågeställningarna får mest utrymme?

– Undvik att försöka lösa för många frågor på ett och samma möte. Är frågan komplex är det ofta bättre att dela upp frågan i olika delbeslut vid flera möten

– Var observant så att du inte själv går för långt utanför själva kärnfrågan vid föredragande av olika punkter

– Säg vänligt men bestämt ifrån om någon mötesdeltagare tenderar att komma för långt ifrån ämnet

– När du som projektledare inleder med att presentera agendan kan du fråga om någon mötesdeltagarna har några kompletterande punkter som de vill lägga till i agendan. Du kommunicerar då tydligt att de frågorna kommer att läggas sist i agendan och att de tas upp i mån av tid och att fokus då kommer att vara på hur dessa nya frågor ska hanteras i styrgruppen

Självklart kan tips i det här inlägget sägas gälla för de flesta typer av möten, men på just styrgruppsmöten finns ofta speciellt mycket att vinna på att försöka hålla på mötesformalian. Har du några tips på hur du brukar göra för att få effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista avsluta projekt

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på vid avslutning av projekt
  • Det finns ett protokoll som beskriver status på projektets utförda leveranser
  • Det finns ett dokumenterat beslut om att projektet ska avslutas
  • Projektets samtliga rutiner har avbrutits såsom t ex mötesrutiner och olika typer av rapportrutiner
  • Projektets samtliga resurser har återlämnats
  • En restlista har upprättats om det finns leveranser eller aktiviteter som inte slutförts i projektet. I restlistan framgår också hur dessa icke slutförda leveranser eller aktiviteter ska hanteras och vem som är ansvarig
  • En slutrapport finns framtagen som innehåller projektets erfarenheter. Slutrapporten beskriver erfarenheter om projektorganisation, arbetssätt, tekniker och processer, hjälpmedel, administrativa rutiner, leverantörer etc
  • Projektets ekonomiska utfall har dokumenterats och eventuella projektkonton har stängts
  • Ett avslutande styrgruppsmöte har genomförts med slutrapporten som underlag
  • Ett avslutande projektmöte har genomförts med slutrapporten som underlag
  • En gemensam kick-out aktivitet har genomförts som markerar att projektet är avslutat

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista statusrapportering

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på vid statusrapportering
  • Det finns ett standardiserat format för statusrapporter
  • Det är tydligt vem som ansvarar för att skicka statusrapporter, och vem som ansvarar för att ta fram olika typer av underlag för rapporterna
  • Olika typer av statusrapporter skickas, med överenskommen frekvens, till projektets olika intressenter
  • Innehåll och detaljeringsgrad i rapporterna är anpassade till mottagaren
  • Alla statusrapporter arkiveras
  • Statusrapporter innehåller viktiga händelser under perioden
  • Statusrapporter beskriver aktuella problemställningar
  • Statusrapporter beskriver utfall av tidsplan, budget och resurser
  • Statusrapporter beskriver kommande händelser

Du kan också ladda ner vår gratis dokumentmall för statusrapportering »

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Projektcase

Projektcase Kundportalen – Del 5 – Genomförande

Det här är Del 5 av bloggserien Projektcase Kundportalen. I Del 1 » kan du läsa om bakgrunden till Projektcase Kundportalen och i Del 2 » kan du läsa om hur allt startade då Företaget X hamnade i ett svårt läge. I Del 3 » har Börje fått uppdraget att starta Projekt Kundportalen och i Del 4 » var det dags att planera projektet på allvar.

När vi nu möter Börje igen har projektet kommit igång, men de har också stött på en del svårigheter. På väg till till lunchen möter Börje VD Veronica.

– Hej Börje hur går det med vårt viktigaste projekt? frågar Veronica.
– Vi har kommit igång bra, tycker jag, säger Börje. Men kan jag få ett kort möte med dig i eftermiddag? Det är några saker som jag gärna skulle diskutera med dig innan vårt styrgruppsmöte i nästa vecka.
– Javisst, jag har en lucka vid tre, räcker 30 min? säger Veronica.
– Topp, jag kommer förbi dig klockan tre.

Förankring

Börje förbereder noga mötet med Veronica. Hans syfte är främst att lyfta upp några beslut som han vill ska fattas på det kommande styrgruppsmötet. Vis av tidigare erfarenheter vet han att även om beslutsunderlagen är välgjorda så behövs ofta lite diskussion innan beslutsfattandet. En viktig del är naturligtvis diskussionen på själva mötet men det är värdefullt att också få prata kring beslutspunkterna i lugn och ro, med de viktigaste beslutsfattarna inför styrgruppsmötet. Detta bidrar också till att de är bättre förberedda inför beslut.

Klockan blir tre och Börje kliver in hos Veronica.

– Du säger att projektet går bra, det var roligt att höra, säger Veronica.
– Ja, det är inte problemfritt, men projektet utvecklas i stort sett som vi förväntat, svarar Börje. Men som du vet är riskerna både många och stora.

– Bra att du tar upp ämnet risker Börje, säger Veronica. Det var en sak som jag ville höra med dig om. Hur jobbar ni med riskerna i projektet?

Strukturerad och regelbunden riskhantering

Jo, säger Börje, riskhanteringen är en av mina viktigaste uppgifter som projektledare. Vi har gjort en riskanalys, som du vet. Listan på risker, som blev mycket omfattande, jobbar vi med varje vecka. Förutom att vi prioriterade utifrån de vanliga perspektiven sannolikhet och effekt, så går jag igenom listan varje vecka med projektgruppen och vi uppskattar vilka risker som är absolut svårast och mest komplicerade att lösa. De riskerna lägger vi in som kommande veckas utmaning att lösa.

De flesta, säger Veronica, brukar välja några enkla risker först. Du vet uttrycket lågt hängande frukter, som jag för övrigt snart har hört en gång för mycket.

Ja, vi tog några enkla risker för att komma igång. Men sedan har vi fokuserat på det svåra. Min erfarenhet är att det är lätt att hamna i fällan att bara skjuta en våg av svåra problem framför sig annars. Dessutom har komplicerade och stora risker ofta en egenhet att de påverka mycket annat. Att hantera den typer av risker för sent kan bli kostsamt.

– Mycket klokt, säger Veronica. Du har övertygad mig om att ni har en väl fungerande process för att hantera risker inom projektet.

Noggrann rekryteringsprocess till projektet

– Vilka svårigheter har du mött i organisationen? frågar Veronica.
– Ja, jag nämnde ju redan när vi började att jag förväntade mig en del motstånd och en del negativa rektioner. Men här har jag haft mycket nytta av att jag gjorde en bra rekryteringsprocess till projektet. Jag är inte rädd för de som säger att det här går aldrig eller det här har vi redan testat och det fungerar inte. Tvärtom, säger Börje, så är det viktigt för mig att ha med några av dom som säger att det inte går. Dom sitter ju inne på en del av problemdefinitionen.

En annan sak är att jag märkte i början att många var rädda för att misslyckas. Det här kommer aldrig att gå, sa dom. När jag värvade dom till projektet så gjorde jag klart att det enda som jag förväntar mig är att alla gör sitt bästa. Om vi lyckas eller inte, det är mitt problem.

Det tog ett tag innan dom insåg att jag menade allvar. Men därefter blev det kreativa klimatet bättre och engagemanget ökade. Nu vågar alla pröva nya lösningar och arbetssätt i större utsträckning och jag får reda på direkt vad som inte fungerar.

Problemdefinition

– Men de här nej-sägarna, säger Veronica, jag vet att vi har några sådana och några av dom är med i ditt projekt. Hur hanterar du dom?

Det är ju hos dom som jag får reda på vad vi måste lösa, dom sitter på problemdefinitionen som jag nyss berättade för dig. Sedan gäller det för mig att vända problemen till en konstruktiv diskussion om vad är det som vi behöver lösa? Hur kan en lösning se ut? Vilka möjliga vägar framåt ser vi?

När vi kommer så långt så brukar de flesta tycka att det är rätt kul, problemlösning är ju roligt.

– Du har rätt inställning till saker och ting Börje, säger Veronica. Sådan attityd kan vi inte få för mycket av. Säg bara till om jag kan bidra på något sätt.

Bana väg för bra kvalitet i beslutsfattande

– Ja det kan du absolut göra, säger Börje. Vi har några viktiga beslut som behöver hanteras på styrgruppsmötet i nästa vecka. Jag skulle vilja ventilera dom lite med dig och jag tänker göra likadant med Sofia, Mats och Ingvar.

Jag är angelägen om att vi inte hindrar beslutsprocessen i onödan utan att alla är väl insatta. Jag är också angelägen om att veta att vi inte föreslår beslut som är helt utanför spelplanen och vi har några frågor här som eventuellt kan vara kontroversiella. Därför skulle jag vilja diskutera de frågor som ska upp till beslut på styrgruppen. Syftet är att ge dig, och även de andra, en ordentlig bakgrund och beskrivning av varje fråga så att ni är väl förberedda på styrgruppsmötet i nästa vecka.

Börje gör en kort presentation för Veronica om bakgrund och vilka beslut han förordar. Några viktiga fakta och frågor dyker upp. Efter mötet med Veronica förfinar Börje beslutsunderlagen och genomför motsvarande möten med Sofia, Mats och Ingvar.

Diskussionen vid styrgruppsmötet den kommande veckan blir mycket givande och styrgruppen fattar några viktiga beslut.

Viktigt att tänka på vid genomförande av förändringsprojekt
  • Förankring – se till att alla är med på vad och varför
  • Strukturerad riskhantering – se riskhantering som en ständigt pågående process
  • Problemdefinition – definiera och belys problemen ur olika synvinklar innan lösningar tas fram
  • Bana väg för kvalitet i beslutsfattandet – säkerställ att alla beslutfattare förstår bakgrund, innehåll och konsekvenser av olika lösningsalternativ

Hur gick det för projektet? Lyckades Börje? Blev Veronica nöjd? Häng med i det avslutande inlägget som kommer inom kort på bloggen. Har du egna tips, råd och reflektioner kring ett lyckat genomförande av förändringsprojekt? Kommentera nedan!

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för SWOT-analys

SWOT-analys är en av de mest vanligt förekommande verktygen för analys i projekt. Det används för att bedöma olika positiva och negativa aspekter avseende projektet eller projektets resultat. Först och främst vill vi säga att SWOT-analys kan genomföras på flera olika sätt. Men efter att ha använt det här utmärkta verktyget i hundratals projekt vill vi dela med oss hur vi brukar göra.

Till hjälp för att genomföra en SWOT-anlys kan du ladda ner vår gratis dokumentmall för SWOT-analys. Du finner länken till mallen längre ner i det här blogginlägget.

SWOT-analys är vid första anblick enkel att förstå. Men när analysen väl ska göras är vår erfarenhet att både rutinerade och mindre erfarna projektledare ibland kan fundera över hur analysen egentligen ska göras på bästa sätt.

Vanliga frågor brukar då vara: Vad är egentligen skillnaden mellan en styrka och en möjlighet? Mellan en svaghet och ett hot? Vårt svar är att styrkor och svagheter är begrepp som avser det interna, dvs inom projektet eller inom den organisation som projektet verkar. Vidare är styrkorna och svagheterna också sådant som vi med säkerhet vet. Möjligheter och hot blir då det motsatta, dvs det externa perspektivet och sådant som vi inte med säkerhet vet.

En annan vanlig fråga brukar vara om analysen enbart ska avse projektet som sådant, eller är det projektets resultat som ska analyseras? Här finns det inget rätt eller fel. Vi brukar använda SWOT i förstudiefasen och då bedöma utifrån effektmålen. SWOT-analysen ger då ett bra komplement till de övriga förstudieresultaten och bidrar till beställarens beslutspunkt inför planeringsfasen. Det viktigaste är att alla som ska medverka i framtagandet har samma bild om HUR analysen ska göras och VAD som analysen ska – och inte ska – omfatta. Exempel på olika aspekter att utgå utifrån är t ex teknik, kompetens, organisation, konkurrenter, lagar och avtal etc.

SWOT-analys

Okej, låt oss bli konkreta. Begreppen som används är:

Strengths (Styrkor)
Weaknesses (Svagheter)
Opportunities (Möjligheter)
Threats (Hot)

Det finns flera olika sätt att genomföra en SWOT-analys. Här kommer ett exempel på ett väl beprövat sätt som vi tycker fungerar bra:

Börja med att samla olika typer av kompetenser i arbetet med att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs med fördel i workshopformat. Bemanna workshopen med tvärfunktionella kompetenser, som tillsammans kan göra en så komplett analys som möjligt.

Lämplig tid att avsätta för att genomföra en SWOT-analys är ca 2 timmar för de flesta projekt.  Projektets komplexitet, organisationens erfarenheter av området, hur mycket osäkerhet som finns inför projektet etc kan naturligtvis spela in och påverka hur mycket tid som bör läggas ner.

I inledningen av workshopen måste det bestämmas VAD som SWOT-analysen ska göras på? Är det på projektets förutsättningar att nå projektmålen »? Eller är det på resultatet, dvs effektmålen »? Återigen vill vi poängtera, att det är upp till dig som projektledare, och er som projekt, att bedöma VAD som SWOT-analysen ska göras på.

Nu är det dags att börja. Börja med ett av områdena, t ex Styrkor. Använd gärna notisar. Låt sedan alla deltagare i workshopen skriva ner en Styrka. Klistra sedan upp lapparna i rutan för Styrkor. Gå sedan snabbt igenom vad som skrivits på lapparna för att förtydliga vad som avses med lappen. Sedan är det dags för en ny omgång där alla skriver ner en Styrka. Fortsätt tills området är uttömt. Sedan är det dags för nästa område.

När ni känner att alla områden är klara är det dags för analys. Gå igenom område för område och diskutera hur resultatet av analysen ska hanteras vidare i projektet. Förhoppningsvis har en hel del nya insikter om projektet uppkommit under workshopen.

För över innehållet i matrisen med notisar i en dokumentmall. Komplettera dokumentet med allt övrigt relevant som uppkom vid genomförandet av workshopen. Distribuera dokumentet till valda delar av projektets intressenter och be gärna om feedback och komplettering.

De punkter som finns upptagna under Svagheter och Hot kan även användas som utgångspunkt för att genomföra en Riskanalys ». Varje Svaghet och Hot kan då bedömas, värderas och eventuellt garderas.

Vad är din erfarenhet av att arbeta med SWOT-analys? Kommentera nedan och dela med dig av dina tips och erfarenheter?

Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för SWOT-analys gratis från ProjektStegen här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för riskanalys

En projektrisk kan definieras som något oönskat eller oplanerat som kan äventyra projektet. Risken kan avse själva projektet, t ex resursbrist, eller projektets resultat, t ex att resultatet håller för låg kvalitet. En projektrisk kan inträffa under alla eller någon av projektets faser.

Att arbeta med riskanalys i projekt innebär att identifiera alla risker som kan finnas och utföra olika analyser och sedan ta fram förslag på åtgärder. En bra grundinställning är att betrakta arbetet med riskanalys som en projektaktivitet som inte kan prioriteras bort. Ett tips är att engagera människor med olika typ av kompetens i arbetet för att fånga upp olika typer av risker. Normalt är det beställare och styrgrupp som ytterst ansvarar för vilka risker projektet är beredd att ta samt vilka risker som kräver gardering. Eventuella åtgärder som vidtas kan förhindra att risker inträffar eller reducera riskers konsekvenser.

Exempel på rubriker för att beskriva och analysera en risk

Risk – beskriv risken

Konsekvens – beskriv konsekvenser om risken inträffar

Kostnad – beskriv vilka kostnader som uppstår om risken inträffar

Sannolikhet – beskriv hur stor sannolikheten är att risken inträffar

Riskvärde – ett värde på hur mycket risken är värd. Riskvärdet kan räknas ut genom att t ex kostnaden multipliceras med sannolikheten

Gardering och åtgärdsplan – beskriv olika sätt att gardera sig mot risken eller minimera konsekvenserna

När alla risker är identifierade och analyserade behöver projektet enas om vilka risker som kan ignoreras, vilka risker som kräver gardering och åtgärder och vilka risker som kräver fortsatt bevakning. Dessutom kan en ansvarig utses för varje risk för att säkerställa att risken inte glöms bort utan får den bevakning och hantering som krävs.

RiskanalysEtt tips är att aldrig ignorera en risk som en gång identifierats. Många gånger kan risker som bedömdes som försumbara eller osannolika i ett initialt skede plötsligt segla upp som ett hot mot projektet. Ha därför som vana att avsätta tid i projektet för att löpande identifiera och värdera nya risker och omvärdera redan kända risker. Ett vanligt misstag är att arbetet med riskanalys inte ges tillräcklig tid under hela projektet, utan endast genomförs vid uppstart.

Exempel på olika riskområden är
  • Projektresultatet, dvs olika risker som har med själva projektresultatet att göra
  • Projektorganisationen, t ex resursbrist
  • Beställare och övriga intressenters agerande, t ex brist på tid eller kompetens
  • Ny teknik
  • Finansiering, t ex osäkerhet om det finns tillräckligt med pengar
  • Snäva tidsmarginaler
Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för riskanalys gratis från ProjektStegen här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis mall för ändringsförslag i projekt

Ett moment för att säkerställa en bra ändringshantering är att standardisera hur ett ändringsförslag utformas, dvs hur en föreslagen ändring beskrivs och dokumenteras. Se ett kort filmklipp där Johan Hökenhammar pratar om hur en bra ändringshantering ökar säkerheten och kontrollen i projekt.

Du kan även ladda ner en gratis dokumentmall som är ett exempel på vilka rubriker som kan ingå för att beskriva ett ändringsförslag.

Naturligtvis kan fler rubriker behövas, men se mallen som en utgångspunkt. Mallen laddar du ner här »

Tänk på följande vid arbete med ändringsförslag
  • att ge varje ändringsförslag en unik identitet (nr)
  • att be alla som har förslag på en ändring att använda den mall som ska användas för att beskriva ett ändringsförslag
  • att namnge varje ändringsförslag med ett väl beskrivande namn
  • att alla ändringsförslag normalt ska lämnas till projektledaren om ingen specifik person har utsetts
  • att styrgruppen normalt ska besluta om varje ändringsförslag som är av betydelse för projektets resultat, tid eller kostnader
  • att ändringsförslag ska vara väl underbyggda och förses med en motivering, konsekvensanalys, kostnadsberäkning, prioritet etc