Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Strategier för projekt

10 moderna verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil systemutveckling

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

Kategorier
Länkar

Ledningar behöver fokusera på projekt

Bra artikel om att seniora chefer och ledningar behöver fokusera på projekt. Vi kan bara instämma i att det är av största vikt att ledningar inom både näringsliv och offentlig sektor behöver utarbeta och implementera en strategi för en effektiv projektmiljö. Oavsett hur skickliga projektledare en organisation har så behöver de också rätt uppbackning, stöd och verktyg för att kunna verka för effektiva projekt. Länk till artikeln finns här »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Lättanvänd whiteboard på nätet

Vi vill tipsa om ett lättanvänt verktyg på nätet som heter Web Whiteboard. Det är ett bra verktyg för att snabbt kunna dela en visuell arbetsyta utan att behöva logga in och krångla med användarkonton. Klicka bara för att starta en ny arbetsyta och skicka en unik kod till den du vill dela arbetsytan med. Sen är det bara att börja rita och skriva precis som på vilken whiteboard som helst. Tjänsten finns i skrivande stund endast som betaversion och vi ser fram emot att följa vidareutvecklingen av den här tjänsten.

Kategorier
Länkar

Länktips för Microsoft Project

Intresset för planeringsverktyget Microsoft Project är stort. En bidragande orsak till det stora intresset är att det nu går att köpa och använda som en del av molntjänsten Office 365. Microsoft Project är ett mycket kompetent verktyg som vid rätt användning ger ett bra stöd för olika projektroller i projektets alla faser. Men det är också ett relativt komplext verktyg som kräver kunskap och tid av användaren för att kunna nyttja det fullt ut. Därför har vi samlat några nyttiga länkar för dig som idag arbetar med Microsoft Project eller som är intresserad av att testa och veta mer om planeringsverktyget.

Länktips

Översikt av Microsoft® Project »

Blogg om Microsoft® Project »

Facebooksida om Microsoft® Project »

Twitterflöde om Microsoft® Project »

Prova Microsoft® Project som en tjänst i molnet »

Har du några bra tips eller länkar kring Microsoft Project? Kommentera nedan!

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Test av verktyg för hantera aktiviteter

Vi har under några veckor testat verktyget Producteev, ett verktyg för hantering av gemensamma aktiviteter och uppgifter. Vår utgångspunkt har naturligtvis varit projektarbete, dvs vi har testat verktyget utifrån behovet att snabbt komma igång med ett verktyg för att dela och följa upp gemensamma projektaktiviteter.

Producteev – hantering av aktiviteter

Verktyget är enkelt att komma igång med. Ingen programvara behöver laddas ner då verktyget är molnbaserat. För varje projekt väljs vilka personer som ska ingå i projektteamet och därmed kunna se gemensamma aktiviteter. Sedan är det bara att börja skapa aktiviteter och tilldela aktiviteterna en ansvarig person. Det finns även flera olika möjligheter att sedan filtrera fram olika översikter så att du endast ser de aktiviteter du är intresserad av, t ex dom som du är ansvarig för.

Det finns också möjlighet att namnge egna etiketter på aktiviteterna, ange förfallodag, ansvarig, påminnelse, prioritet, bifoga en fil etc.

Verktyget ger även möjlighet att få påminnelser via e-post när t ex en uppgift förfaller, om någon annan i projektgruppen uppdaterat en uppgift, ändrat eller lagt till en ny uppgift.

En smart funktion är att det går att skapa en ny uppgift i verktyget genom att skicka ett mail direkt till Producteev.

Finns för flera olika plattformar

Producteev finns för både Windows och Mac-miljö. Du kan ladda ner programvara eller använda dig av webb-versionen. All lagring sker i molnet. Du kan också ladda ner gratis appar för iPhone, BlackBerry eller Android.

Så här tycker vi

Vi tycker att Producteev mycket väl täcker in grundläggande funktioner för aktivitetshantering. Det går snabbt och enkelt att komma igång. Det saknar mer avancerade funktioner som t ex bryta ner aktiviteterna i flera olika led och att visa hur mycket arbete som återstår för varje aktivitet. Men det är också det som är fördelen med verktyget, enkelhet går före avancerad funktionalitet.

Priset?

I skrivande stund är det gratis för två personer och ett workspace. Ett workspace kan ungefär jämställas med ett projekt. Betalversionen ger dig möjlighet att dela uppgifter utan begränsning, utökande lagringsytor och workspace och supportstöd.

Rekommenderar vi verktyget?

Ja! Det är absolut ett bra alternativ för att snabbt och enkelt dela aktiviteter i molnet. Vi gillar också att det har stöd för så många olika plattformar, vilket gör verktyget tillgängligt när man behöver det.

Kategorier
Tips från projektcoachen

Projektledare – förenkla, förtydliga och förkorta dina mail!

Mail är utan tvekan den mest använda kommunikationskanalen i projektarbete. Att då rekommendera ett lite mer restriktivt förhållningssätt till mail kanske låter som en paradox.

”Ledord för mail: Förenkla, förtydliga och förkorta!”

Men vi vill ändå slå ett slag för eftertänksamhet innan du klickar på sändknappen. Såklart passar mail utmärkt för viss typ av projektkommunikation, som allmän information, enklare frågeställningar etc. Men var observant om mailets nnehåll är komplext.

Att som projektledare t ex använda mail som kanal för att förankra olika frågor kan vara vanskligt. Det är bara att gå till sig själv för att förstå riskerna. Hur många gångar har du inte hört kommentaren ”Men vadå, jag mailade ju dig om det!”. Att ha mailat innebär inte att mottagaren har läst, förstått och agerat som avsändaren vill.

Idag används mail ofta för både enkla och komplicerade frågor. Ofta består mailen av långa bakgrundsbeskrivningar, avancerade resonemang och förklaringar, andras och egna åsikter beskrivs, olika alternativ ställs mot varandra etc. Inte sällan innehåller mailen också en drös med bilagor och länkar till mer information. Och visst, tanken är god med ett långt och detaljerat mail. Men ofta får det motsatt effekt.

T ex så har mottagaren kanske inte tid att ägna så mycket tid åt mailet som krävs för att förstå hela innebörden. Eller så ställer mailet krav på detaljkunskap i olika frågor, något som kanske inte alla har. Om mailet dessutom har flera mottagare finns risk att förvirrade mailkonversationer uppstår pga att olika mottagare uppfattar innehållet olika.

Fundera därför en extra gång i fall mail verkligen är det mest effektiva sättet att processa just den projektaktiviteten du håller på med!

Några punkter att fundera på innan du skickar mail
  • Passar mail som kommunikationskanal för det du vill förmedla? Kan ett möte passa bättre än att maila? På ett möte kan du direkt säkerställa att alla har förstått innehållet genom diskussion, frågor och förtydliganden.
  • Har du börjat mailet med en sammanfattning av de viktigaste punkterna i det du vill förmedla? Det är ofta mycket effektivare än att skriva en sammanfattning sist i mailet.
  • Har dina mottagare tillräcklig tid att avsätta för att läsa och förstå mailet?
  • Har du funderat igenom vem eller vilka som ska stå som mottagare till mailet? Och vilka som ska få en kopia? Framgår det tydligt vem eller vilka som du vill ska agera på mailet?
  • Passar ett och samma mail för samtliga mottagare? Eller kan det vara så att olika mottagare egentligen skulle behöva var sin egen version av mailet, med ett anpassat innehåll för respektive mottagare?
  • Är mailet tillräckligt bra strukturerat och är texten så kortfattad som möjligt?
  • Finns det en risk att mailet startar en lång diskussion och att mailet skapar förvirring och osäkerhet? Var restriktiv med att använda mail som ett diskussionsforum. Och om du ändå väljer att göra det så fundera på hur du ska sammanfatta och kommunicera vad diskussionen resulterat i så att tydlighet uppstår.
Kategorier
Projektmodell och Verktyg

SharePoint 2010 för projektarbete – en översikt

De flesta som arbetar i projekt kommer förr eller senare i kontakt med Microsoft® SharePoint. Redan 2001 kom första versionen. Dagens version heter SharePoint 2010 och innehåller en rad nyheter. Det finns massor av artiklar om SharePoint på nätet, men de flesta är skrivna för systemutvecklare. Det här blogginlägget gör ingen djupdykning i avancerade specialfunktioner eller bakomliggande tekniska lösningar utan vänder sig till projektledare som vill få en översikt av vad plattformen kan göra för att effektivisera projektarbete.

Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.

Dokumenthantering

Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:

1) Traditionell hantering av dokument i mappar

Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar. Se exempel nedan.

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Mapp

Projektmappen

2) Dokumenthantering med SharePoint

En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Enhet

Testavdelningen

Projekt

Testprojektet

Projektledare

Stina Ek

Se exempel ovan på metadata för ett dokumentbibliotek.

När dokumentet sparas behöver det inte sparas i en traditionell dokumentmapp utan dokumentbiblioteket styrs då helt av metadata. Det finns flera fördelar med att addera metadata till dokument. Istället för att leta efter ett dokument långt ner i en mappstruktur så kan du skapa olika vyer av dokumentbiblioteket. Varje vy kan sedan ha ett eller flera filter som använder sig av metadatat. Om en vy skapas med t ex följande filter: ”Visa alla filer som har Stina Ek som projektledare”, så visar SharePoint endast upp alla filer som har Stina Ek i fältet för metadata Projektledare. Om vyn kompletteras med ett filter för att endast visa Dokumentstatus Pågående så kommer SharePoint endast visa upp alla dokument som har Stina Ek som projektledare och Dokumentstatus Pågående. Alla andra dokument kommer att exkluderas från vyn.

Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument?

Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.

Versionshantering av dokument

När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1, 2, 3 osv.

Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.

In- och utcheckning av dokument

Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.

In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.

Behörigheter för dokument

SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.

Officeprogrammen och SharePoint

Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.

En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.

Sammanfattning av projektledarens beslut inför användning av SharePoints dokumenthantering
  • Bestäm om lagring av dokument ska göras i traditionella mappar eller använda metadata
  • Bestäm om versionshantering ska användas eller inte
  • Bestäm om dokument behöver checkas in och ut eller inte
  • Dela ut olika typer av rättigheter till dokumentbiblioteket
  • Skapa en eller flera dokumentmallar för dokumentbiblioteket

Värt att notera är att Microsoft® SharePoint finns i flertalet olika versioner och utföranden. Säkerställ att den version du väljer passar ditt arbetssätt och att den har de funktioner du önskar. Vill du testa SharePoint 2010 så kan du göra det här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för SWOT-analys

SWOT-analys är en av de mest vanligt förekommande verktygen för analys i projekt. Det används för att bedöma olika positiva och negativa aspekter avseende projektet eller projektets resultat. Först och främst vill vi säga att SWOT-analys kan genomföras på flera olika sätt. Men efter att ha använt det här utmärkta verktyget i hundratals projekt vill vi dela med oss hur vi brukar göra.

Till hjälp för att genomföra en SWOT-anlys kan du ladda ner vår gratis dokumentmall för SWOT-analys. Du finner länken till mallen längre ner i det här blogginlägget.

SWOT-analys är vid första anblick enkel att förstå. Men när analysen väl ska göras är vår erfarenhet att både rutinerade och mindre erfarna projektledare ibland kan fundera över hur analysen egentligen ska göras på bästa sätt.

Vanliga frågor brukar då vara: Vad är egentligen skillnaden mellan en styrka och en möjlighet? Mellan en svaghet och ett hot? Vårt svar är att styrkor och svagheter är begrepp som avser det interna, dvs inom projektet eller inom den organisation som projektet verkar. Vidare är styrkorna och svagheterna också sådant som vi med säkerhet vet. Möjligheter och hot blir då det motsatta, dvs det externa perspektivet och sådant som vi inte med säkerhet vet.

En annan vanlig fråga brukar vara om analysen enbart ska avse projektet som sådant, eller är det projektets resultat som ska analyseras? Här finns det inget rätt eller fel. Vi brukar använda SWOT i förstudiefasen och då bedöma utifrån effektmålen. SWOT-analysen ger då ett bra komplement till de övriga förstudieresultaten och bidrar till beställarens beslutspunkt inför planeringsfasen. Det viktigaste är att alla som ska medverka i framtagandet har samma bild om HUR analysen ska göras och VAD som analysen ska – och inte ska – omfatta. Exempel på olika aspekter att utgå utifrån är t ex teknik, kompetens, organisation, konkurrenter, lagar och avtal etc.

SWOT-analys

Okej, låt oss bli konkreta. Begreppen som används är:

Strengths (Styrkor)
Weaknesses (Svagheter)
Opportunities (Möjligheter)
Threats (Hot)

Det finns flera olika sätt att genomföra en SWOT-analys. Här kommer ett exempel på ett väl beprövat sätt som vi tycker fungerar bra:

Börja med att samla olika typer av kompetenser i arbetet med att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs med fördel i workshopformat. Bemanna workshopen med tvärfunktionella kompetenser, som tillsammans kan göra en så komplett analys som möjligt.

Lämplig tid att avsätta för att genomföra en SWOT-analys är ca 2 timmar för de flesta projekt.  Projektets komplexitet, organisationens erfarenheter av området, hur mycket osäkerhet som finns inför projektet etc kan naturligtvis spela in och påverka hur mycket tid som bör läggas ner.

I inledningen av workshopen måste det bestämmas VAD som SWOT-analysen ska göras på? Är det på projektets förutsättningar att nå projektmålen »? Eller är det på resultatet, dvs effektmålen »? Återigen vill vi poängtera, att det är upp till dig som projektledare, och er som projekt, att bedöma VAD som SWOT-analysen ska göras på.

Nu är det dags att börja. Börja med ett av områdena, t ex Styrkor. Använd gärna notisar. Låt sedan alla deltagare i workshopen skriva ner en Styrka. Klistra sedan upp lapparna i rutan för Styrkor. Gå sedan snabbt igenom vad som skrivits på lapparna för att förtydliga vad som avses med lappen. Sedan är det dags för en ny omgång där alla skriver ner en Styrka. Fortsätt tills området är uttömt. Sedan är det dags för nästa område.

När ni känner att alla områden är klara är det dags för analys. Gå igenom område för område och diskutera hur resultatet av analysen ska hanteras vidare i projektet. Förhoppningsvis har en hel del nya insikter om projektet uppkommit under workshopen.

För över innehållet i matrisen med notisar i en dokumentmall. Komplettera dokumentet med allt övrigt relevant som uppkom vid genomförandet av workshopen. Distribuera dokumentet till valda delar av projektets intressenter och be gärna om feedback och komplettering.

De punkter som finns upptagna under Svagheter och Hot kan även användas som utgångspunkt för att genomföra en Riskanalys ». Varje Svaghet och Hot kan då bedömas, värderas och eventuellt garderas.

Vad är din erfarenhet av att arbeta med SWOT-analys? Kommentera nedan och dela med dig av dina tips och erfarenheter?

Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för SWOT-analys gratis från ProjektStegen här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för riskanalys

En projektrisk kan definieras som något oönskat eller oplanerat som kan äventyra projektet. Risken kan avse själva projektet, t ex resursbrist, eller projektets resultat, t ex att resultatet håller för låg kvalitet. En projektrisk kan inträffa under alla eller någon av projektets faser.

Att arbeta med riskanalys i projekt innebär att identifiera alla risker som kan finnas och utföra olika analyser och sedan ta fram förslag på åtgärder. En bra grundinställning är att betrakta arbetet med riskanalys som en projektaktivitet som inte kan prioriteras bort. Ett tips är att engagera människor med olika typ av kompetens i arbetet för att fånga upp olika typer av risker. Normalt är det beställare och styrgrupp som ytterst ansvarar för vilka risker projektet är beredd att ta samt vilka risker som kräver gardering. Eventuella åtgärder som vidtas kan förhindra att risker inträffar eller reducera riskers konsekvenser.

Exempel på rubriker för att beskriva och analysera en risk

Risk – beskriv risken

Konsekvens – beskriv konsekvenser om risken inträffar

Kostnad – beskriv vilka kostnader som uppstår om risken inträffar

Sannolikhet – beskriv hur stor sannolikheten är att risken inträffar

Riskvärde – ett värde på hur mycket risken är värd. Riskvärdet kan räknas ut genom att t ex kostnaden multipliceras med sannolikheten

Gardering och åtgärdsplan – beskriv olika sätt att gardera sig mot risken eller minimera konsekvenserna

När alla risker är identifierade och analyserade behöver projektet enas om vilka risker som kan ignoreras, vilka risker som kräver gardering och åtgärder och vilka risker som kräver fortsatt bevakning. Dessutom kan en ansvarig utses för varje risk för att säkerställa att risken inte glöms bort utan får den bevakning och hantering som krävs.

RiskanalysEtt tips är att aldrig ignorera en risk som en gång identifierats. Många gånger kan risker som bedömdes som försumbara eller osannolika i ett initialt skede plötsligt segla upp som ett hot mot projektet. Ha därför som vana att avsätta tid i projektet för att löpande identifiera och värdera nya risker och omvärdera redan kända risker. Ett vanligt misstag är att arbetet med riskanalys inte ges tillräcklig tid under hela projektet, utan endast genomförs vid uppstart.

Exempel på olika riskområden är
  • Projektresultatet, dvs olika risker som har med själva projektresultatet att göra
  • Projektorganisationen, t ex resursbrist
  • Beställare och övriga intressenters agerande, t ex brist på tid eller kompetens
  • Ny teknik
  • Finansiering, t ex osäkerhet om det finns tillräckligt med pengar
  • Snäva tidsmarginaler
Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för riskanalys gratis från ProjektStegen här »