Kategorier
Förändringsarbete Strategier för projekt

Olika utvecklingsstrategier

Att välja strategi för hur en produkt eller tjänst ska utvecklas är en viktig fråga att ta ställning till vid planering av alla projekt. I det här inlägget beskriver vi tre olika strategier.


Att utveckla en tjänst eller en produkt kan såklart göras på flera olika sätt. Det finns flera faktorer som styr valet av utvecklingsstrategi, t ex verksamhetens korta och långsiktiga behov, organisationens kunskap om det aktuella området, olika typer av risker och marknadskännedom. Helt klart är det ofta väl investerad tid att börja med att noga analysera utvecklingsstrategi och att förankra den hos olika intressenter.

Ibland kan det vara mest effektivt att börja med att specificera allt som ska utföras i detalj.

I vissa fall kan det vara motiverat att leverera en initial lösning där verksamheten kortsiktigt kan dra nytta av effekterna, och sedan börja om med den långsiktiga lösningen.

Ofta är det önskvärt, om det är möjligt, att successivt bygga vidare på en lösning.

Låt oss titta lite närmare på tre olika utvecklingsstrategier och några exempel på vilka olika för- och nackdelar de kan ha.


Sekventiell utveckling

Vid sekventiell utveckling, även kallad vattenfallsprincipen, är det inte ovanligt att arbetet med behov och krav slås samman och görs vid ett och samma tillfälle i ett projekts tidiga faser. Fokus är då normalt på krav, där verksamheten beskriver och fastställer lösningens olika delar i detalj. Specifikationer lämnas sedan över till utvecklings- och produktionsenheter som tar fram lösningar baserade på kravdokumentationen. När hela lösningen är helt färdigutvecklad lämnas resultatet över till verksamheten, som då kan nyttja resultatet med full funktionalitet.

Fördelar

  • Tydlig uppdelning mellan kravarbete och utveckling
  • Kan förenkla avtal vid upphandling där externa leverantörer används
  • Kan underlätta arbete med att tänka igenom hela livscykeln för en produkt och tjänst redan från början

Nackdelar

  • Svårt att identifiera alla behov och krav i ett tidigt skede
  • Svårt att tids- och kostnadsuppskatta alla delar innan utveckling startat
  • Förändrade behov och ändringar kan bli svåra och kostsamma att genomföra

Exempel

Ett nytt intranät skulle införas i en organisation. I projektets tidiga skede arbetade verksamheten och IT tillsammans fram en detaljerad kravspecifikation för alla funktioner och sammanställde sedan ett förfrågningsunderlag. Det bestämdes från början att intranätet skulle bestå av 10 olika moduler. Underlaget skickades till några utvalda leverantörer. En leverantör valdes, som sedan utvecklade och installerade systemet. Det nya intranätet tillgängliggjordes för alla användare med full funktionalitet för alla 10 moduler vid ett och samma tillfälle. Projektet tog 12 månader att genomföra.


Agil utveckling utan återanvändbarhet

Det kan finnas situationer där en lösning snabbt behöver tas fram för att kunna tillmötesgå verksamhetens behov. Fokus kan då vara att så tidigt som möjligt leverera nytta, utan hänsyn till att lösningen ska kunna återanvändas och användas som utgångspunkt att bygga vidare på i kommande utveckling. Produktens eller tjänstens hela livscykel är därmed underordnad och ingen eller lite tid läggs på att analysera detaljerade krav för framtida utveckling.

Fördelar

  • Fokus kan läggas på att ta fram en lösning för det som verksamheten bedömer som bråttom och viktigt
  • Utveckling kan gå snabbare om ingen hänsyn behöver tas till produktens eller tjänstens hela livscykel
  • Genom mindre utvecklingssteg skapas ett bra underlag för att bedöma kommande behov, krav och lösningar

Nackdelar

  • Kan vara kostsamt att inte kunna återanvända resultatet av lösningen
  • Risk att lösningar inte blir tillräckligt bra och genomtänkta för att kunna leverera önskad nytta
  • Att inte tänka på produktens eller tjänstens hela livscykel från början kan bli kostsamt i slutändan

Exempel

Ett nytt intranät skulle införas i en organisation. Verksamheten hade bråttom med att kunna nyttja en modul där personalen skulle kunna tidrapportera sin arbetstid då det tidigare tidrapporteringsverktyget hade slutat att fungera. Leverantörer för intranät kontaktades. Det visade sig att den typen av funktionalitet bl a krävde att en databas med personalinformation först installerades. Verksamheten fattade då beslut om att införskaffa en temporär lösning för tidrapportering genom att hyra in sig i en molntjänst, i väntan på att en modul för tidrapportering var på plats i det nya intranätet. Tid för att komma igång med molntjänsten var ca 1 månad. Arbetet med att införa den långsiktiga lösningen påbörjades strax efter att molntjänsten startades upp. Projektet tog 13 månader att genomföra.


Agil utveckling med återanvändbarhet

Kännetecken för agil utveckling är att dela in utveckling i kortare etapper, där verksamheten frekvent får leveranser i mer begränsad omfattning. I varje etapp eftersträvas att kunna leverera maximal nytta utifrån den utvecklingskapacitet som finns, samtidigt som livscykelperspektivet beaktas för att kunna bygga vidare på tidigare lösningar. Fokus är att successivt förbättra och utöka lösningen så att den blir mer heltäckande. Efter varje etapp ska det normalt finnas en bättre eller utökad lösning som verksamheten kan nyttja.

Fördelar

  • Utveckling beaktar både kort- och långsiktiga behov
  • Mindre omfattande utvecklingssteg kan minska risker för felinvesteringar genom att resultatet successivt används och utvärderas
  • Skapar en flexibel utveckling som underlättar anpassning till verksamhetens föränderliga behov

Nackdelar

  • Risk att snabba leveranser inte blir tillräckligt bra och det kan upplevas svårt att få korrigeringar utförda pga att nya krav och önskemål prioriteras högre
  • Antalet ohanterade frågor kan tendera att växa eftersom inställningen kan vara att de kan hanteras i ett senare skede
  • Risk att dokumentation prioriteras ned, vilket t ex kan öka personberoenden

Exempel

Ett nytt intranät skulle införas i en organisation. Verksamheten inledde ett arbete med att beskriva sina behov av olika moduler och önskad funktionalitet. En prioritering gjordes för att tydliggöra vad som var mest bråttom och viktigt. Därefter diskuterades hur projektet skulle genomföras med IT. Man kom överens om att två moduler hade högst prioritet: en modul med en databas med personalinformation och en modul för tidrapportering. Olika leverantörer kontaktades, och den utvalda leverantören fick i uppdrag att utveckla och installera de två mest prioriterade modulerna. Efter 2 månader var modulerna på plats och kunde börja användas av verksamheten. Därefter beskrevs och detaljerades övriga moduler. Man räknade med att kunna installera och tillgängliggöra en ny modul per månad. Från början bedömde verksamheten att 10 moduler skulle behövas, men det visade sig i slutändan att 8 moduler var tillräckligt. Projektet tog 10 månader att genomföra.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

4 innovativa verktyg för digitalt lärande

Dagligen letar, testar och utvärderar vi olika verktyg och plattformar för att göra digitala möten och utbildningar till effektiva och engagerande upplevelser. Vår största konkurrent till digital utbildning är den traditionella utbildningen på plats i en kurslokal. För visst är det så att den gamla sanningen att projekt består av människor fortfarande gäller, och att det personliga mötet mellan människor är en mycket viktig del för lärande genom utbyte av erfarenheter.

Kan digital utbildning ersätta traditionell utbildning i en kurslokal?

Den alltmer aktuella frågan i utbildningsbranschen är om digitala plattformar kan ersätta det personliga mötet på plats i en traditionell kurslokal? Vår spaning är att Sverige definitivt är på väg mot ett skifte, där en stor del av organisationers kompetensutveckling kommer att utföras digitalt. Därmed inte sagt att möten på plats har sina fördelar. Det är viktigt att inte polarisera frågan till vad som är bäst, online eller onsite? Det handlar om att se det utifrån ett större perspektiv, t ex: Vilket behov av ny kunskap har vi idag? Om fem år? Hur ska vi få till de förändringar vi vill i hela organisationen? Hur ska vi säkerställa att alla medarbetare har rätt bas- och specialistkompetens? Hur ska vi snabbt kunna ställa om vårt arbetssätt utifrån behov och efterfrågan? I svaren på dom här frågorna finns troligen en kombination av utbildning online och traditionell utbildning på plats i en lokal.

Framtidens kompetensutveckling genomförs till stor del i digitala plattformar

Med en kort tillbakablick kan vi konstatera att det inte var så länge sedan e-learning mest bestod av inspelade PowerPoints eller statiska bilder med förklarande text. Lägg därtill det eviga klickandet på nästa-knappar. Numera är en rätt utformad e-learning både engagerande och ett effektivt sätt att snabbt och flexibelt kunna utbilda olika roller i en organisation. Teori och baskunskaper lärs ofta ut mer effektivt med e-learning. Men när det kommer till erfarenhetsutbyte och diskussioner via digitala möten, så är det tyvärr så att dagens verktyg och plattformar inte alltid räcker ända fram. Det blir lätt lite statiskt och kan vara svårt för både deltagare och kursledare att få till kreativa diskussioner. Visst kan ett varierat upplägg, rätt mötesdisciplin med påslagna webbkameror och fokus göra sitt. Men ändå så känns det som att det saknas något för att få till den där riktigt bra upplevelsen vid digitala möten. Det är här den nya generationens digitala verktyg kommer in i bilden.

Här kommer några tips på fyra innovativa verktyg som tar digitala möten och onlineutbildning till nästa nivå. Att använda ett eller flera av verktygen Slack, Teamsflow, Microsoft Viva och Miro kommer att ta vilket digitalt möte som helst till nya nivåer.

Slack

Det är nästintill omöjligt att skriva ett blogginlägg om verktyg för kommunikation och samarbete utan att nämna Slack. Slack kan räknas till en av pionjärerna när det gäller plattformar för samarbete inom och mellan grupper. Slack skriver själva att de vill vara det nya digitala huvudkontoret. Med en mängd funktioner för att snabbt skapa samarbetsytor är det svårt att inte gilla Slack. Att det finns över 2 400 integrationer till Slack visar också att det här är en plattform som erbjuder det mesta när det gäller kommunikation. Vi gillar också det inbyggda stödet för videosamtal med stöd för de mest grundläggande funktionerna. Slack är också ett utmärkt verktyg för längre utbildningsprogram, med många möjligheter att använda kraften i dialog och erfarenhetsutbyte mellan deltagare som en del av pedagogiken för kompetensutveckling.

Bild från Slack

Teamsflow

Först kom Skype med sin tvåvägskommunikation mellan två personer. Därefter kom olika tjänster för webbmöten med funktioner för grupper att träffas, dela dokument och göra presentationer. De flesta är nog överens om att upplevelsen för den typen av plattformar ofta blir statisk och icke stimulerande, även om det fungerar ett tag. Men det krävs mycket av både moderator och övriga deltagare att bibehålla engagemang och fokus. Det är här Teamsflow kommer in i bilden. Det är exempel på nästa generation för digitala mötesplatser. Designa och inred det digitala kontoret så det passar er, självklart finns likt ett vanligt kontor olika våningsplan som kan anpassas utifrån behov.

Själva grundprincipen är att varje medarbetare visas med bild och mikrofon i en cirkel. Precis som i dataspel flyttar du helt enkelt dig själv till den våning, de konferensbord eller mötesplatser du vill gå till. När du närmar dig ett specifikt utrymme så aktiveras automatiskt ljudet ifrån de kollegor som är samlade på det aktuella stället. Här finns självklart stöd för whiteboards, dela skärm och ett stort antal integrationer med andra verktyg. Teamsflow bjuder på en riktig wow-känsla och är väl värt att testa. I skrivande stund erbjuder de ett kostnadsfritt prova-på-konto.

Microsoft Viva

Om du inte redan hört talas Microsoft Viva än så kommer du med stor sannolikhet göra det inom kort, var så säker. Viva är Microsofts stora kommande satsning på kommunikation, utbildning och erfarenhetsutbyte. Initialt kommer Viva lanseras med fyra olika moduler: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning och Viva Topics. Även för oss som dagligen är i den digitala utbildningsbranschen är det lite svårt att positionera Viva. Är det en samarbetsyta? En utbildningsplattform? Ett AI-baserat verktyg för att lyfta fram den viktigaste informationen som medarbetare behöver i olika situationer? Svaret kommer nog klarna inom kort då lanseringen på bred front inte verkar vara så avlägsen enligt rykten. Klart är att Microsoft till stor del låter Microsoft Teams vara den sammanhållande ytan för olika delar av Viva.

Bild från Microsoft

Många av våra kunder håller på att antingen byta eller för första gången införskaffa ett nytt Learning Management System (LMS). Det är svårt att bedöma hur Viva kommer att stå sig i konkurrensen när det gäller funktionalitet och prissättning, men helt klart torde vara att de organisationer som ska skapa eller förändra sitt sätta att utbilda och säkerställa kunskap bör kolla upp närmare vad Viva kan erbjuda. För högst troligt är det här en produkt som kommer få stort genomslag.

Miro

Trött på sega möten på i er befintliga webbmötestjänst? Miro är ett samarbetsverktyg som får den traditionella mötesytan att blekna. Här finns massor med kreativa mallar, boards och funktioner för att ha effektiva workshops, möten och onlineutbildning. Självklart finns stöd för att arbeta agilt och integrationsmöjligheterna med andra populära verktyg som t ex Slack och Jira finns också.

Det som gör att Miro sticker ut bland den här typen av verktyg är att både funktionalitet och gränssnitt är modernt och lätt att lära sig. Bara genom att logga infinner sig den rätta känslan för att få till det där kreativa och innovativa mötet med kollegor. En annan fördel är att Miro kan köras som en app i Microsoft Teams. I skrivande stund finns möjlighet att skapa ett gratiskonto med begränsat funktionalitet.


Naturligtvis är det så att området digitalisering är ett allt viktigare inslag i vilken organisation som helst, det pågår digital transformation i de flesta branscher idag. Men det som är spännande med digitalisering av området utbildning och möten är att det fortfarande är människan och erfarenhetsutbyte som är i fokus. Vi följer med spänning det här området och återkommer med tips på fler verktyg inom området.

Alla varumärken i det här blogginlägget tillhör sina respektive ägare.

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

I det här inlägget beskriver och reflekterar vikring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Kategorier
Strategier för projekt

10 verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil utbildning

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Modern planering

De Lättanvänt och visuellt verktyg för att planera, genomföran och följa upp projekt. Finns olika typer av kopplingar och kan användas för olika typer av projekt och behov. Fokus på agil utveckling men fungear lika bra för plandriven utbildning

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

Kategorier
Länkar

Ledningar behöver fokusera på projekt

Bra artikel om att seniora chefer och ledningar behöver fokusera på projekt. Vi kan bara instämma i att det är av största vikt att ledningar inom både näringsliv och offentlig sektor behöver utarbeta och implementera en strategi för en effektiv projektmiljö. Oavsett hur skickliga projektledare en organisation har så behöver de också rätt uppbackning, stöd och verktyg för att kunna verka för effektiva projekt. Länk till artikeln finns här »

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Lättanvänd whiteboard på nätet

Vi vill tipsa om ett lättanvänt verktyg på nätet som heter Web Whiteboard. Det är ett bra verktyg för att snabbt kunna dela en visuell arbetsyta utan att behöva logga in och krångla med användarkonton. Klicka bara för att starta en ny arbetsyta och skicka en unik kod till den du vill dela arbetsytan med. Sen är det bara att börja rita och skriva precis som på vilken whiteboard som helst. Tjänsten finns i skrivande stund endast som betaversion och vi ser fram emot att följa vidareutvecklingen av den här tjänsten.

Kategorier
Länkar

Länktips för Microsoft Project

Intresset för planeringsverktyget Microsoft Project är stort. En bidragande orsak till det stora intresset är att det nu går att köpa och använda som en del av molntjänsten Office 365. Microsoft Project är ett mycket kompetent verktyg som vid rätt användning ger ett bra stöd för olika projektroller i projektets alla faser. Men det är också ett relativt komplext verktyg som kräver kunskap och tid av användaren för att kunna nyttja det fullt ut. Därför har vi samlat några nyttiga länkar för dig som idag arbetar med Microsoft Project eller som är intresserad av att testa och veta mer om planeringsverktyget.

Länktips

Översikt av Microsoft® Project »

Blogg om Microsoft® Project »

Facebooksida om Microsoft® Project »

Twitterflöde om Microsoft® Project »

Prova Microsoft® Project som en tjänst i molnet »

Har du några bra tips eller länkar kring Microsoft Project? Kommentera nedan!

Kategorier
Tips från projektcoachen

Projektledare – förenkla, förtydliga och förkorta dina mail!

Mail är utan tvekan den mest använda kommunikationskanalen i projektarbete. Att då rekommendera ett lite mer restriktivt förhållningssätt till mail kanske låter som en paradox.

”Ledord för mail: Förenkla, förtydliga och förkorta!”

Men vi vill ändå slå ett slag för eftertänksamhet innan du klickar på sändknappen. Såklart passar mail utmärkt för viss typ av projektkommunikation, som allmän information, enklare frågeställningar etc. Men var observant om mailets nnehåll är komplext.

Att som projektledare t ex använda mail som kanal för att förankra olika frågor kan vara vanskligt. Det är bara att gå till sig själv för att förstå riskerna. Hur många gångar har du inte hört kommentaren ”Men vadå, jag mailade ju dig om det!”. Att ha mailat innebär inte att mottagaren har läst, förstått och agerat som avsändaren vill.

Idag används mail ofta för både enkla och komplicerade frågor. Ofta består mailen av långa bakgrundsbeskrivningar, avancerade resonemang och förklaringar, andras och egna åsikter beskrivs, olika alternativ ställs mot varandra etc. Inte sällan innehåller mailen också en drös med bilagor och länkar till mer information. Och visst, tanken är god med ett långt och detaljerat mail. Men ofta får det motsatt effekt.

T ex så har mottagaren kanske inte tid att ägna så mycket tid åt mailet som krävs för att förstå hela innebörden. Eller så ställer mailet krav på detaljkunskap i olika frågor, något som kanske inte alla har. Om mailet dessutom har flera mottagare finns risk att förvirrade mailkonversationer uppstår pga att olika mottagare uppfattar innehållet olika.

Fundera därför en extra gång i fall mail verkligen är det mest effektiva sättet att processa just den projektaktiviteten du håller på med!

Några punkter att fundera på innan du skickar mail
  • Passar mail som kommunikationskanal för det du vill förmedla? Kan ett möte passa bättre än att maila? På ett möte kan du direkt säkerställa att alla har förstått innehållet genom diskussion, frågor och förtydliganden.
  • Har du börjat mailet med en sammanfattning av de viktigaste punkterna i det du vill förmedla? Det är ofta mycket effektivare än att skriva en sammanfattning sist i mailet.
  • Har dina mottagare tillräcklig tid att avsätta för att läsa och förstå mailet?
  • Har du funderat igenom vem eller vilka som ska stå som mottagare till mailet? Och vilka som ska få en kopia? Framgår det tydligt vem eller vilka som du vill ska agera på mailet?
  • Passar ett och samma mail för samtliga mottagare? Eller kan det vara så att olika mottagare egentligen skulle behöva var sin egen version av mailet, med ett anpassat innehåll för respektive mottagare?
  • Är mailet tillräckligt bra strukturerat och är texten så kortfattad som möjligt?
  • Finns det en risk att mailet startar en lång diskussion och att mailet skapar förvirring och osäkerhet? Var restriktiv med att använda mail som ett diskussionsforum. Och om du ändå väljer att göra det så fundera på hur du ska sammanfatta och kommunicera vad diskussionen resulterat i så att tydlighet uppstår.
Kategorier
Projektmodell och Verktyg

SharePoint 2010 för projektarbete – en översikt

De flesta som arbetar i projekt kommer förr eller senare i kontakt med Microsoft® SharePoint. Redan 2001 kom första versionen. Dagens version heter SharePoint 2010 och innehåller en rad nyheter. Det finns massor av artiklar om SharePoint på nätet, men de flesta är skrivna för systemutvecklare. Det här blogginlägget gör ingen djupdykning i avancerade specialfunktioner eller bakomliggande tekniska lösningar utan vänder sig till projektledare som vill få en översikt av vad plattformen kan göra för att effektivisera projektarbete.

Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.

Dokumenthantering

Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:

1) Traditionell hantering av dokument i mappar

Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar. Se exempel nedan.

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Mapp

Projektmappen

2) Dokumenthantering med SharePoint

En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Enhet

Testavdelningen

Projekt

Testprojektet

Projektledare

Stina Ek

Se exempel ovan på metadata för ett dokumentbibliotek.

När dokumentet sparas behöver det inte sparas i en traditionell dokumentmapp utan dokumentbiblioteket styrs då helt av metadata. Det finns flera fördelar med att addera metadata till dokument. Istället för att leta efter ett dokument långt ner i en mappstruktur så kan du skapa olika vyer av dokumentbiblioteket. Varje vy kan sedan ha ett eller flera filter som använder sig av metadatat. Om en vy skapas med t ex följande filter: ”Visa alla filer som har Stina Ek som projektledare”, så visar SharePoint endast upp alla filer som har Stina Ek i fältet för metadata Projektledare. Om vyn kompletteras med ett filter för att endast visa Dokumentstatus Pågående så kommer SharePoint endast visa upp alla dokument som har Stina Ek som projektledare och Dokumentstatus Pågående. Alla andra dokument kommer att exkluderas från vyn.

Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument?

Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.

Versionshantering av dokument

När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1, 2, 3 osv.

Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.

In- och utcheckning av dokument

Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.

In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.

Behörigheter för dokument

SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.

Officeprogrammen och SharePoint

Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.

En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.

Sammanfattning av projektledarens beslut inför användning av SharePoints dokumenthantering
  • Bestäm om lagring av dokument ska göras i traditionella mappar eller använda metadata
  • Bestäm om versionshantering ska användas eller inte
  • Bestäm om dokument behöver checkas in och ut eller inte
  • Dela ut olika typer av rättigheter till dokumentbiblioteket
  • Skapa en eller flera dokumentmallar för dokumentbiblioteket

Värt att notera är att Microsoft® SharePoint finns i flertalet olika versioner och utföranden. Säkerställ att den version du väljer passar ditt arbetssätt och att den har de funktioner du önskar. Vill du testa SharePoint 2010 så kan du göra det här »

Kategorier
Gratis dokumentmallar

Gratis dokumentmall för SWOT-analys

SWOT-analys är en av de mest vanligt förekommande verktygen för analys i projekt. Det används för att bedöma olika positiva och negativa aspekter avseende projektet eller projektets resultat. Först och främst vill vi säga att SWOT-analys kan genomföras på flera olika sätt. Men efter att ha använt det här utmärkta verktyget i hundratals projekt vill vi dela med oss hur vi brukar göra.

Till hjälp för att genomföra en SWOT-anlys kan du ladda ner vår gratis dokumentmall för SWOT-analys. Du finner länken till mallen längre ner i det här blogginlägget.

SWOT-analys är vid första anblick enkel att förstå. Men när analysen väl ska göras är vår erfarenhet att både rutinerade och mindre erfarna projektledare ibland kan fundera över hur analysen egentligen ska göras på bästa sätt.

Vanliga frågor brukar då vara: Vad är egentligen skillnaden mellan en styrka och en möjlighet? Mellan en svaghet och ett hot? Vårt svar är att styrkor och svagheter är begrepp som avser det interna, dvs inom projektet eller inom den organisation som projektet verkar. Vidare är styrkorna och svagheterna också sådant som vi med säkerhet vet. Möjligheter och hot blir då det motsatta, dvs det externa perspektivet och sådant som vi inte med säkerhet vet.

En annan vanlig fråga brukar vara om analysen enbart ska avse projektet som sådant, eller är det projektets resultat som ska analyseras? Här finns det inget rätt eller fel. Vi brukar använda SWOT i förstudiefasen och då bedöma utifrån effektmålen. SWOT-analysen ger då ett bra komplement till de övriga förstudieresultaten och bidrar till beställarens beslutspunkt inför planeringsfasen. Det viktigaste är att alla som ska medverka i framtagandet har samma bild om HUR analysen ska göras och VAD som analysen ska – och inte ska – omfatta. Exempel på olika aspekter att utgå utifrån är t ex teknik, kompetens, organisation, konkurrenter, lagar och avtal etc.

SWOT-analys

Okej, låt oss bli konkreta. Begreppen som används är:

Strengths (Styrkor)
Weaknesses (Svagheter)
Opportunities (Möjligheter)
Threats (Hot)

Det finns flera olika sätt att genomföra en SWOT-analys. Här kommer ett exempel på ett väl beprövat sätt som vi tycker fungerar bra:

Börja med att samla olika typer av kompetenser i arbetet med att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs med fördel i workshopformat. Bemanna workshopen med tvärfunktionella kompetenser, som tillsammans kan göra en så komplett analys som möjligt.

Lämplig tid att avsätta för att genomföra en SWOT-analys är ca 2 timmar för de flesta projekt.  Projektets komplexitet, organisationens erfarenheter av området, hur mycket osäkerhet som finns inför projektet etc kan naturligtvis spela in och påverka hur mycket tid som bör läggas ner.

I inledningen av workshopen måste det bestämmas VAD som SWOT-analysen ska göras på? Är det på projektets förutsättningar att nå projektmålen »? Eller är det på resultatet, dvs effektmålen »? Återigen vill vi poängtera, att det är upp till dig som projektledare, och er som projekt, att bedöma VAD som SWOT-analysen ska göras på.

Nu är det dags att börja. Börja med ett av områdena, t ex Styrkor. Använd gärna notisar. Låt sedan alla deltagare i workshopen skriva ner en Styrka. Klistra sedan upp lapparna i rutan för Styrkor. Gå sedan snabbt igenom vad som skrivits på lapparna för att förtydliga vad som avses med lappen. Sedan är det dags för en ny omgång där alla skriver ner en Styrka. Fortsätt tills området är uttömt. Sedan är det dags för nästa område.

När ni känner att alla områden är klara är det dags för analys. Gå igenom område för område och diskutera hur resultatet av analysen ska hanteras vidare i projektet. Förhoppningsvis har en hel del nya insikter om projektet uppkommit under workshopen.

För över innehållet i matrisen med notisar i en dokumentmall. Komplettera dokumentet med allt övrigt relevant som uppkom vid genomförandet av workshopen. Distribuera dokumentet till valda delar av projektets intressenter och be gärna om feedback och komplettering.

De punkter som finns upptagna under Svagheter och Hot kan även användas som utgångspunkt för att genomföra en Riskanalys ». Varje Svaghet och Hot kan då bedömas, värderas och eventuellt garderas.

Vad är din erfarenhet av att arbeta med SWOT-analys? Kommentera nedan och dela med dig av dina tips och erfarenheter?

Gratis dokumentmall

Ladda ner en dokumentmall för SWOT-analys gratis från ProjektStegen här »