Kategorier
Strategier för projekt

HIPPO syndromet i projekt

Många av oss har upplevt det på möten – projektet är i ett tidigt skede och det finns många oklarheter, vägval och frågetecken att reda ut för att säkerställa rätt lösning och strategi för att uppnå målen. Olika frågor kommer upp på inledande möten och många av frågorna är så komplexa att de behöver underlag, analys och eftertanke – kort sagt en förstudie.

Istället för att parkera svåra frågor och ta upp dem senare när de är tillräckligt förberedda så inträffar HIPPO-syndromet. HIPPO* är en akronym och står för Highest Paid Person’s Opinion, fritt översatt till högst avlönade personens åsikt. En HIPPO är oftast en senior chef, som utifrån sin position agerar med stor auktoritet och hyser respekt från medarbetare.

På möten tar ofta HIPPOn initiativet och ger sin syn på olika frågor. Istället för att dennes åsikt utgör en av flera möjligheter eller synsätt på vägen framåt så betraktas HIPPOns åsikt som den sanning och vägledning som projektet behöver för att komma vidare. Detta trots att så kanske inte alls är fallet. Det kanske saknas data för att fatta beslut, eller så har den unga och nyanställda projektmedarbetaren mer insikt och relevanta kunskaper i aktuella frågor. Men dennes åsikter tenderar att väga lätt när HIPPOn väl har sagt sitt.

Beslut i projekt ska vara grundade på data, analys och projektets samlade kompetens, inte enbart på HIPPO!

Vad kan du som professionell projektledare göra för att undvika det här syndromet? Vårt bästa tips är att alltid förbereda frågor som ska behandlas på möten med väl genomarbetade diskussionsunderlag. Om en fråga ska leda till ett beslut bör beslutsunderlaget också innehålla en rekommendation till beslut, med tillhörande motivering. Det här gör att diskussioner och beslut baseras på data och underlag.

Ytterligare ett tips är att du som projektledare aktivt styr möten så att alla mötesdeltagare får utrymme att ge sin syn på frågor innan ordet ges till HIPPOn. Genom det undviks att mötesdeltagare påverkas för mycket av HIPPOns åsikt.

* Begreppet HiPO, Highest Paid Option myntades av Dylan Lewis 2006 och vidareutvecklades sedan samma år till HIPPO av Avinash Kaushik och Ronny Kohavi.

Kategorier
Strategier för projekt

Slow is Smooth, Smooth is Fast

Kan projektvärlden lära sig något av militära strategier? Det sägs att t ex det amerikanska specialförbandet Navy Seals använder följande devis – Slow is Smooth, Smooth is Fast, fritt översatt till att skynda långsamt är effektivt.

Att organisera ett team kräver först och främst ett mål, därefter en plan för att ta sig dit så snabbt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Framdrift i gå-tempo är för långsamt, att springa ökar risken för misstag. Att halvspringa kan vara en bra medelväg. Vid eftertanke så går det ju att visuellt se hur militära trupper rör sig framåt genom att halvspringa i ett genomtänkt mönster – framåt mot målet i så snabbt tempo som möjligt utan att riskera för stora misstag.

Efter att ha utbildat tusentals projektledare och chefer i projektarbetsformen är det tydligt att många organisationer har för bråttom i sina projekt. Ofta går man från en otydlig idé och målbild direkt till genomförandet. Att det är en allt för utbredd verklighet idag i projektvärlden visar också undersökningar.

Många är de projekt som skulle vinna på att avsätta mer tid till att först göra en ordentlig målformulering, följt av en hållbar plan och sedan riskanalys för vad som kan hindra att nå målet. Därefter kan projekt börja röra sig framåt och leverera nytta i ett snabbt men kontrollerat tempo. Eller som dom säger därborta – Slow is Smooth, Smooth is Fast!

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Strategier för projekt

10 moderna verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil systemutveckling

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

Kategorier
Tips från projektcoachen

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg

Ett väl förberett styrgruppsmöte följer en tydlig agenda med tydliga beslutsfrågor och frågor som ska upptas till diskussion. Om allt går som planerat bör stora delar av mötet kunna förutses. Ett tips är därför att redan innan styrgruppsmötet förbereda styrgruppsprotokollet genom ett utkast, t ex att skapa dokumentet, dokumentera närvarolista, agendan och formulera beskrivningar av hur varje agendapunkt hanterades på mötet.

När mötet sedan är klart kompletteras utkastet med de beslut och diskussioner som uppstod. Det gör att du kan skicka ut protokollet en kort stund efter mötet, vilket ofta får den positiva effekten att styrgruppsmedlemmarna direkt hanterar, prioriterar och agerar kring aktuella beslut från mötet.

Att du som projektledare uppfattas som snabb och effektiv, det är väl bara ett plus i kanten….

Har du något tips kring effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Tips från projektcoachen

Undvik oförberedda frågor på styrgruppsmötet

Även ett väl förberett styrgruppsmöte kan uppfattas som misslyckat om du inte är observant. Vad är då ett lyckat styrgruppsmöte? Lite förenklat skulle vi vilja säga att ett lyckat styrgruppsmöte är ett möte som

– följer utsänd agenda med de aviserade frågorna och beslutspunkterna
– går smidigt att genomföra genom att de i förväg utskickade beslutsunderlagen bidrar till att alla mötesdeltagare är insatta i frågeställningarna redan innan mötet startar
– hanterar nya frågor utanför agendan i mån av tid och sist i mötet. Eftersom styrgruppsmöten normalt ska ha fokus på beslutsfrågor är det ofta en god idé att stanna vid att enas om vilka de nya frågeställningarna är och hur de kan förberedas till kommande möten. Undvik att mötet kommer in i för många oförberedda diskussioner med dåligt förberedda underlag. Det skapar ofta en känsla av ett rörigt möte, där styrgruppsmedlemmar känner sig obekväma genom att de är oförberedda och för lite insatta i frågan för att kunna föra en konstruktiv diskussion.

”Håll styrgruppsmötet inom agendan och undvik diskussioner med dåligt underbyggda underlag!”

Exempel på utspel under ett möte som kan skapa en rörig diskussion är – Hur kommer det här påverka oss på lång sikt? – eller – Vilken påverkan får det här på andra projekt? -Om den typen av utspel kommer på ett styrgruppsmöte är det ofta en god idé som projektledare att undvika att ta upp frågan för diskussion på aktuellt möte utan istället försöka sammanfatta utspelet och föreslå en hantering:

– Om jag förstod dig rätt Stina så undrar du vilka konsekvenser det här kommer att få för vår organisation, vill du att vi till nästa möte adderar punkten ”Konsekvenser på lång sikt” och att projektet till det mötet avsätter tid till att fram en konsekvensanalys som underlag? – Och till din fråga Stefan om påverkan på andra projekt, här föreslår jag att vi till nästa möte gör en matris med olika beröringspunkter till andra projekt så att det lättare för alla att överblicka det när vi diskuterar frågan, är det en bra idé?

”Om det finns mötestid när alla frågorna på agendan är hanterade är det ofta klokt att avsluta mötet lite tidigare istället för att passa på att ta upp en del andra frågor nu när alla ändå är samlade…”
Tips från coachen

– Fundera igenom upplägg och struktur på ditt styrgruppsmöte en extra gång innan du skickar ut inbjudan. Är det verkligen de här frågeställningarna som är mest prioriterade just nu? Hur disponerar du tiden på mötet bäst så att de viktigaste frågeställningarna får mest utrymme?

– Undvik att försöka lösa för många frågor på ett och samma möte. Är frågan komplex är det ofta bättre att dela upp frågan i olika delbeslut vid flera möten

– Var observant så att du inte själv går för långt utanför själva kärnfrågan vid föredragande av olika punkter

– Säg vänligt men bestämt ifrån om någon mötesdeltagare tenderar att komma för långt ifrån ämnet

– När du som projektledare inleder med att presentera agendan kan du fråga om någon mötesdeltagarna har några kompletterande punkter som de vill lägga till i agendan. Du kommunicerar då tydligt att de frågorna kommer att läggas sist i agendan och att de tas upp i mån av tid och att fokus då kommer att vara på hur dessa nya frågor ska hanteras i styrgruppen

Självklart kan tips i det här inlägget sägas gälla för de flesta typer av möten, men på just styrgruppsmöten finns ofta speciellt mycket att vinna på att försöka hålla på mötesformalian. Har du några tips på hur du brukar göra för att få effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Ledarskap

Att ge kritik enligt hamburgermetoden

En väl beprövad och vedertagen metod för att ge kritik är den sk hamburgermetoden, eller sandwichmetoden som den också kallas. Metodens enkelhet gör att den är lätt att ta till sig och använda. Metoden handlar om att kunna ge konstruktiv kritik. Att ge kritik kan av många kännas olustigt och obekvämt även om det många gånger är nödvändigt att ge konstruktiv kritik, inte minst i projektledarrollen.

Metoden går i korthet ut på att inleda samtalet med, t ex en kollega, genom att först ge positiv feedback kring något som kollegan utfört. Sedan kommer delen med kritik. Här är det oavsett vilken metod som används självklart viktigt att kritiken är just konstruktiv, se även blogginlägg Att ge konstruktiv kritik ». Samtalet avslutas med ytterligare positiv feedback på något som utförts.

Invändningarna mot metoden är att den lindar in kritiken och att kritik därmed inte framförs på ett korrekt och rättframt sätt. Och visst, metoden går delvis ut på att linda in, men det behöver inte alla gånger vara någonting negativt. Risk finns dock för otydlighet avseende den konstruktiva kritiken och att metoden används för att minska eventuellt obehag som den som ger kritik kan uppleva. Som med alla metoder finns det för- och nackdelar och ingen metod passar alla tillfällen, därför vara bra att känna till olika angreppssätt.

Genom att använda sig av metodens tre steg
  • kan själva inledningen på samtalet med kritik ofta avdramatiseras
  • finns risk att den positiva feedbacken i samtalet medför att den delen som handlar om kritik inte blir tillräckligt tydlig och mottagaren därmed inte tar till sig eller uppfattar kritiken
  • kan möjligheten öka för en positiv avslutning på samtalet
Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Test av verktyg för hantera aktiviteter

Vi har under några veckor testat verktyget Producteev, ett verktyg för hantering av gemensamma aktiviteter och uppgifter. Vår utgångspunkt har naturligtvis varit projektarbete, dvs vi har testat verktyget utifrån behovet att snabbt komma igång med ett verktyg för att dela och följa upp gemensamma projektaktiviteter.

Producteev – hantering av aktiviteter

Verktyget är enkelt att komma igång med. Ingen programvara behöver laddas ner då verktyget är molnbaserat. För varje projekt väljs vilka personer som ska ingå i projektteamet och därmed kunna se gemensamma aktiviteter. Sedan är det bara att börja skapa aktiviteter och tilldela aktiviteterna en ansvarig person. Det finns även flera olika möjligheter att sedan filtrera fram olika översikter så att du endast ser de aktiviteter du är intresserad av, t ex dom som du är ansvarig för.

Det finns också möjlighet att namnge egna etiketter på aktiviteterna, ange förfallodag, ansvarig, påminnelse, prioritet, bifoga en fil etc.

Verktyget ger även möjlighet att få påminnelser via e-post när t ex en uppgift förfaller, om någon annan i projektgruppen uppdaterat en uppgift, ändrat eller lagt till en ny uppgift.

En smart funktion är att det går att skapa en ny uppgift i verktyget genom att skicka ett mail direkt till Producteev.

Finns för flera olika plattformar

Producteev finns för både Windows och Mac-miljö. Du kan ladda ner programvara eller använda dig av webb-versionen. All lagring sker i molnet. Du kan också ladda ner gratis appar för iPhone, BlackBerry eller Android.

Så här tycker vi

Vi tycker att Producteev mycket väl täcker in grundläggande funktioner för aktivitetshantering. Det går snabbt och enkelt att komma igång. Det saknar mer avancerade funktioner som t ex bryta ner aktiviteterna i flera olika led och att visa hur mycket arbete som återstår för varje aktivitet. Men det är också det som är fördelen med verktyget, enkelhet går före avancerad funktionalitet.

Priset?

I skrivande stund är det gratis för två personer och ett workspace. Ett workspace kan ungefär jämställas med ett projekt. Betalversionen ger dig möjlighet att dela uppgifter utan begränsning, utökande lagringsytor och workspace och supportstöd.

Rekommenderar vi verktyget?

Ja! Det är absolut ett bra alternativ för att snabbt och enkelt dela aktiviteter i molnet. Vi gillar också att det har stöd för så många olika plattformar, vilket gör verktyget tillgängligt när man behöver det.

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

SharePoint 2010 för projektarbete – en översikt

De flesta som arbetar i projekt kommer förr eller senare i kontakt med Microsoft® SharePoint. Redan 2001 kom första versionen. Dagens version heter SharePoint 2010 och innehåller en rad nyheter. Det finns massor av artiklar om SharePoint på nätet, men de flesta är skrivna för systemutvecklare. Det här blogginlägget gör ingen djupdykning i avancerade specialfunktioner eller bakomliggande tekniska lösningar utan vänder sig till projektledare som vill få en översikt av vad plattformen kan göra för att effektivisera projektarbete.

Vi är själva entusiastiska användare av SharePoint och det här första blogginlägget fokuserar på dokumenthantering. I kommande inlägg går vi igenom listhantering, aviseringar, arbetsflöden, webbdelar mm. Om du vill prova på SharePoint så hittar du en länk längst ner i det här inlägget.

Dokumenthantering

Det som SharePoint kanske är mest känt för är möjligheterna att lagra och dela dokument på ett effektivt sätt. Det här är ett av SharePoints paradnummer, med stora möjligheter att skapa ordning och reda bland projektdokumenten. SharePoint erbjuder flera olika sätt att hantera dokument. Bland dessa finns två huvudprinciper enligt nedan:

1) Traditionell hantering av dokument i mappar

Dvs du skapar en vanlig traditionell mappstruktur i en eller flera nivåer och sparar dokumenten i mappar och undermappar. Se exempel nedan.

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Mapp

Projektmappen

2) Dokumenthantering med SharePoint

En mer kraftfull dokumenthantering får du om du använder SharePoints möjligheter att addera metadata till dokumenten. Det innebär att varje dokument får ett antal beskrivande data kopplat till sig. Exempel: Om vi har ett dokument som heter Projektdirektiv.doc så lägger vi till följande metadata till dokumentet när vi sparar det:

Filnamn

Projektdirektiv.doc

Enhet

Testavdelningen

Projekt

Testprojektet

Projektledare

Stina Ek

Se exempel ovan på metadata för ett dokumentbibliotek.

När dokumentet sparas behöver det inte sparas i en traditionell dokumentmapp utan dokumentbiblioteket styrs då helt av metadata. Det finns flera fördelar med att addera metadata till dokument. Istället för att leta efter ett dokument långt ner i en mappstruktur så kan du skapa olika vyer av dokumentbiblioteket. Varje vy kan sedan ha ett eller flera filter som använder sig av metadatat. Om en vy skapas med t ex följande filter: ”Visa alla filer som har Stina Ek som projektledare”, så visar SharePoint endast upp alla filer som har Stina Ek i fältet för metadata Projektledare. Om vyn kompletteras med ett filter för att endast visa Dokumentstatus Pågående så kommer SharePoint endast visa upp alla dokument som har Stina Ek som projektledare och Dokumentstatus Pågående. Alla andra dokument kommer att exkluderas från vyn.

Vad finns det då för- och nackdelar med de här två helt olika sätten att hantera dokument?

Det finns såklart för och nackdelar med båda och beror bl a på hur stor mängd dokument som ska lagras, hur många olika typer av dokument som ska lagras och såklart även hur stort antal olika användare som ska kunna söka och hitta dokumenten på ett enkelt sätt. Sammanfattningsvis tycker vi att metadataklassning av dokument är ett mycket kraftfullt sätt att arbeta med projektdokument. Visserligen tar det lite mer tid första gången ett dokument ska läggas till i dokumentbiblioteket, men sedan finns möjligheter att på ett flexibelt sätt visa upp olika typer av dokument för olika målgrupper. Med metadataklassning ökas också möjligheterna att utnyttja SharePoints sk arbetsflöden effektivt. Mer om arbetsflöden i kommande blogginlägg.

Versionshantering av dokument

När du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint kan du välja om du vill ha automatisk versionshantering påslagen eller inte. Vad innebär det då? Jo, om du väljer att slå på funktionen så kommer SharePoint att skapa ett nytt versionsnummer av dokumentet varje gång en förändring görs i dokumentet. Exempel: Om du öppnar upp ett dokument som heter Projektdirektiv.doc, gör några ändringar i dokumentet och sedan sparar det så kommer SharePoint automatiskt att spara unika versioner av dokumentet, dvs version 1, 2, 3 osv.

Här finns också möjligheten att begränsa hur många versioner som SharePoint ska spara. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor.

In- och utcheckning av dokument

Precis som versionshantering så är det upp till ägaren av ett dokumentbibliotek att avgöra om in- och utcheckning av dokument ska krävas eller inte. I korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. Ett dokument som är utcheckat kan då bara redigeras av den användare som checkat ut dokumentet. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. Syftet med den här funktionen är att förhindra förvirring om flera användare utför ändringar i samma dokument.

In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär en möjlighet att göra så att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en användare med behörighet att godkänna dokument.

Behörigheter för dokument

SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem inbyggt som är relativt enkelt att förstå. Vi kommer inte att fördjupa oss i detta, men grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att du skapar olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placerar du en användare i dom här grupperna och användaren får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Mer avancerade funktioner finns att tillgå vid behov.

Officeprogrammen och SharePoint

Varje dokumentbibliotek i SharePoint kan ha en eller flera dokumentmallar kopplade till sig. Vid skapande av ett nytt dokument väljs då en mall direkt från SharePoint, t ex en mall i Microsoft® Word för att skriva statusrapporter.

En kanske mer okänd funktion i SharePoint är möjligheten att koppla ihop metadata från SharePoint med dokumentmallar i Microsoft® Word 2007 och senare. Exempel: Om dokumentbiblioteket, förutom själva dokumentet, innehåller kolumner med metadata för Projekt och för Projektledare kan SharePoint automatiskt överföra innehållet i dessa kolumner till en dokumentmall i Microsoft Word. Mallen kan då t ex utformas så här: Det här projektets namn är [metadata Projektnamn]. Projektledare för det här projektet är [metadata Projektledare]. Då hämtar Microsoft Word alltså in värden från metadata i SharePoint direkt till dokumentet i Word. Ett exempel på användningsområde för projekt är vid skapande av standardiserade statusrapporter.

Sammanfattning av projektledarens beslut inför användning av SharePoints dokumenthantering
  • Bestäm om lagring av dokument ska göras i traditionella mappar eller använda metadata
  • Bestäm om versionshantering ska användas eller inte
  • Bestäm om dokument behöver checkas in och ut eller inte
  • Dela ut olika typer av rättigheter till dokumentbiblioteket
  • Skapa en eller flera dokumentmallar för dokumentbiblioteket

Värt att notera är att Microsoft® SharePoint finns i flertalet olika versioner och utföranden. Säkerställ att den version du väljer passar ditt arbetssätt och att den har de funktioner du önskar. Vill du testa SharePoint 2010 så kan du göra det här »