Kategorier
Strategier för projekt

Slow is Smooth, Smooth is Fast

Kan projektvärlden lära sig något av militära strategier? Det sägs att t ex det amerikanska specialförbandet Navy Seals använder följande devis – Slow is Smooth, Smooth is Fast, fritt översatt till att skynda långsamt är effektivt.

Att organisera ett team kräver först och främst ett mål, därefter en plan för att ta sig dit så snabbt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Framdrift i gå-tempo är för långsamt, att springa ökar risken för misstag. Att halvspringa kan vara en bra medelväg. Vid eftertanke så går det ju att visuellt se hur militära trupper rör sig framåt genom att halvspringa i ett genomtänkt mönster – framåt mot målet i så snabbt tempo som möjligt utan att riskera för stora misstag.

Efter att ha utbildat tusentals projektledare och chefer i projektarbetsformen är det tydligt att många organisationer har för bråttom i sina projekt. Ofta går man från en otydlig idé och målbild direkt till genomförandet. Att det är en allt för utbredd verklighet idag i projektvärlden visar också undersökningar.

Många är de projekt som skulle vinna på att avsätta mer tid till att först göra en ordentlig målformulering, följt av en hållbar plan och sedan riskanalys för vad som kan hindra att nå målet. Därefter kan projekt börja röra sig framåt och leverera nytta i ett snabbt men kontrollerat tempo. Eller som dom säger därborta – Slow is Smooth, Smooth is Fast!

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Strategier för projekt

10 moderna verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil systemutveckling

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.

Kategorier
Länkar

Ny lista över världens mest innovativa företag presenterad

Boston Consulting Group har nu publicerat en ny lista över världens mest innovativa företag. Precis som tidigare är IT den dominerande branschen, även biltillverkare är flitigt representerade på listan.

Det kanske mest spännande är dock att nya typer av bolag tar sig in på listan. Klädmärket Under Armour finns som nykomling på plats 22. De har ett mycket spännande arbetssätt för att jobba med innovation, se exempel på det genom Under Armour Idea House ».

Länk till listan med de mest innovativa företagen finns här »

Kategorier
Länkar

Ledningar behöver fokusera på projekt

Bra artikel om att seniora chefer och ledningar behöver fokusera på projekt. Vi kan bara instämma i att det är av största vikt att ledningar inom både näringsliv och offentlig sektor behöver utarbeta och implementera en strategi för en effektiv projektmiljö. Oavsett hur skickliga projektledare en organisation har så behöver de också rätt uppbackning, stöd och verktyg för att kunna verka för effektiva projekt. Länk till artikeln finns här »

Kategorier
Länkar

Innovation i projekt – högre krav på projektledaren?

Projektledning innebär alltid att förhålla sig till projekttriangelns tre faktorer tid, kostnad och resultat. I den bästa av världar har beställaren tydligt beskrivit och godkänt projektets viktning av dessa faktorer så att summan blir 1, t ex Tid=0,5, Kostnad=0,3 och Resultat=0,2. I exemplet är projektets förmåga att hålla tidsramar viktigast, följt av vikten att hålla budget. Projektets resultat bedöms som minst viktigt. I verkligheten är det dock oftast så att resultat och kvalitet inte är någonting som kan prioriteras bort utan betraktas som en självklarhet att det uppfyller – för att inte säga överträffar – förväntningarna. Inte sällan använder chefer och beställare ord som nytänkande, innovation, banbrytande, revolutionerade etc när de beskriver vilka förväntningar de och organisationen har på projekt. Dock nämns sällan att det finns utökad budget och tid för dessa projekt…….Hur ska man då agera som projektledare i lägen när det ställs allt större krav på innovation?

För det första gäller det att hela tiden vara observant på att ansvar och krav på innovation inte av bekvämlighetsskäl läggs på projektledaren. Innovation kräver genomarbetade processer i hela utvecklingscykeln från start till mål – kundkrav, idéer, design, produktutveckling, test, lansering etc. Det gäller därför som projektledare att vara överens med sin beställare om vad som förväntas och att rätt förutsättningar finns för att åstadkomma det. Vet inte beställaren exakt vad han eller hon vill ha så är antingen ett agilt arbetssätt eller en fördjupad förstudie nästan alltid ett måste för att få fram en gemensam bild och specifikation på förväntningar på projektet. Då tydliggörs även vad som är baskrav och vad som förväntas utöver det.

Det finns ett enormt utbud av sajter och bloggar som har innovation som fokus. Här har vi valt ut ett antal mycket läsvärda sajter som förutom innovation även tar upp trender och nya tekniker och arbetssätt. Kort sagt ämnen som en projektledare ständigt behöver hålla sig uppdaterad kring!

Länklistan som ger dig som projektledare koll!

https://www.psfk.com
https://recode.net
https://blogg.vinnova.se/category/opendata/
https://digiday.com
https://laughingsquid.com
https://www.naringsbloggen.se/innovation/
https://breakit.se

Har du tips på andra sajter och bloggar som handlar om innovation, trender och nya sätt att bedriva utveckling? Kommentera nedan!

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista innan projektstart

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på innan start av ett projekt
  • Det finns en skriftlig beställning och en eventuell genomförd förstudie att utgå ifrån
  • Projektets förutsättningar och omfattning finns dokumenterade
  • Det finns en namngiven beställare till projektet
  • Finansiering av projektet är klar och en budget har upprättats
  • Projektets effektmål är definierade och de är i linje med organisationens övriga mål
  • Liknande eller angränsande projekt är identifierade och eventuella beroenden är kartlagda
  • Projektets intressenter finns beskrivna
  • Projektmålen är definierade
  • Projektets kvalitetsmål är definierade
  • Eventuella etappmål och delprojekt är definierade
  • Eventuella prioriteringar inom projektet har genomförts
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Projektets avgränsningar är definierade
  • Projektets kritiska framgångsfaktorer är identifierade
  • Det finns en tidsplan med tydliga milstolpar för projektet
  • En projektorganisation med roller och ansvar är upprättad. Resurserna är säkrade
  • Det finns en styrgrupp med en ordförande utsedd
  • Projektets rutiner, mötestyper, uppföljningsprinciper och arbetssätt finns tydligt beskrivna
  • Det finns en kommunikationsplan
  • Regler för hur ändringar i projektet ska hanteras finns beskrivna
  • Projektets säkerhets- och sekretessregler är definierade
  • Lagar och avtal som påverkar projektet finns beskrivna
  • En riskanalys har genomförts med tillhörande handlingsplan för identifierade risker
  • En projektplan är framtagen som ett resultat av planeringsfasen
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektplanen som underlag

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Tips från projektcoachen

Skriv styrgruppsprotokollet i förväg

Ett väl förberett styrgruppsmöte följer en tydlig agenda med tydliga beslutsfrågor och frågor som ska upptas till diskussion. Om allt går som planerat bör stora delar av mötet kunna förutses. Ett tips är därför att redan innan styrgruppsmötet förbereda styrgruppsprotokollet genom ett utkast, t ex att skapa dokumentet, dokumentera närvarolista, agendan och formulera beskrivningar av hur varje agendapunkt hanterades på mötet.

När mötet sedan är klart kompletteras utkastet med de beslut och diskussioner som uppstod. Det gör att du kan skicka ut protokollet en kort stund efter mötet, vilket ofta får den positiva effekten att styrgruppsmedlemmarna direkt hanterar, prioriterar och agerar kring aktuella beslut från mötet.

Att du som projektledare uppfattas som snabb och effektiv, det är väl bara ett plus i kanten….

Har du något tips kring effektiva styrgruppsmöten? Kommentera nedan!

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista Förstudiefasen

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på i förstudiefasen i projekt
  • Det finns ett skriftligt beställningsdokument, kallat t ex projektdirektiv, att utgå ifrån
  • Det finns en namngiven beställare till förstudien
  • Förstudien har en beslutad budget som är realistisk
  • Förstudiens resurs- och kompetensbehov är kartlagt och nödvändiga resurser finns att tillgå
  • Förstudien har en tidsplan
  • Förstudiens mål är tydliga
  • Förstudiens leveranser finns beskrivna
  • Förstudiens avgränsningar är tydliga och förankrade
  • Övriga liknande eller angränsande projekt till förstudien är identifierade
  • Förstudiens intressenter finns beskrivna
  • Det är tydligt om förstudien ska omfatta flera olika alternativa lösningar eller endast fokusera på en lösning
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Olika analyser har genomförts för att bedöma projektet ur olika aspekter
  • Begrepp som används i förstudien är definierade för att säkerställa att alla menar samma sak med respektive begrepp
  • Förstudiens rutiner och arbetssätt finns tydligt beskrivna och är kommunicerade
  • Rutiner för förstudiens olika typer av möten och dess frekvens finns beskrivna
  • Säkerhets- och sekretessregler för förstudiens arbete och resultat är hanterade
  • Olika hinder för förstudiearbetet har beaktats
  • Ett skriftligt dokument, kallat t ex projektförslag, är framtaget som ett resultat av förstudien
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektförslaget som underlag
  • Beslutet innehåller något av alternativen: Acceptera projektförslaget och gå vidare till nästa fas, Acceptera projektförslaget med vissa ändringar eller Stoppa projektet

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Projektmodell och Verktyg

Använd Infographics för dina projekt

Allt fler bloggar, sajter, dokument, marknadsföringsmaterial etc använder sig av Infographics. Vad är då Infographics? Osäkert om det finns någon bra svensk översättning men en fri översättning av begreppet skulle kunna vara visuell informativ grafik, dvs ett medel för att på ett så tydlig sätt som möjligt visualisera ett budskap. Ett bra och enkelt exempel på hur Infographics kan användas hittar du här ». Exemplet visar hur mycket enklare det är att beskriva innehållet i t ex en Caffé Mocha med hjälp av enkel grafik istället för att med endast ord försöka göra beskrivningen tydlig.

Är Infographics då något nytt? Svaret är såklart nej. I alla tider har grafik och illustrationer kompletterat det skrivna ordet. Men det som är nytt är hur det används och i vilka sammanhang. Bruset av information blir som bekant allt större. Därför fungerar det idag ofta inte att nå ut med budskap via omfattande broschyrer, texter och dokument. Det gäller oavsett om det är en produktbeskrivning, en PowerPoint presentation för ledningsgruppen eller för att sälja in en projektidé till chefen.

Den som idag når ut med sitt budskap bäst är ofta den som kan sammanfatta det viktiga i några få ord och sedan visualisera nyttan, resultatet, det önskade läget etc på ett lättkonsumerat sätt. Och då är Infographics ett alldeles utmärkt verktyg och medel. I projektsammanhang finns det massor av olika situationer där det finns ett behov av att lyfta fram budskap på ett tydligt och enkelt sätt.

Exempel på situationer då Infographics kan användas
  • vid jämförelse av två eller flera alternativ
  • vid presentation av statistik och undersökningar
  • vid beskrivning av olika behov och vilken nytta t ex ett projekt medför
  • vid en översiktlig presentation av ett komplicerat ämne
  • vid olika beslutssituationer

Hur gör man då för att skapa Infographics? Sätter på sig stora tänkarhatten » och sedan köper in de dyraste grafikprogrammen? Eller bokar snabbt ett möte med reklambyrån och ber dem komma med förslag?

En rekommendation här är att följa dessa steg
  • Fundera igenom vilket huvudbudskap du vill förmedla
  • Beskriv målgruppen för budskapet för dig själv. Vad är relevant för målgruppen? Vilka olika intressen har de? Vilken kunskapsnivå har de om området och olika termer och begrepp? Behöver allt verkligen förklaras eller kan vissa delar utlämnas och beskrivas på annat sätt?
  • Försök beskriva budskapet så enkelt och så översiktligt som möjligt
  • Förenkla och förkorta ytterligare
  • Oavsett dina grafiska kunskaper så kan en enkel skiss visa hur du tänker dig en lösning, dvs visualisera
  • Fundera ut vilka olika kanaler din Infograhics ska verka inom? Ska det finnas en digital version för webben? En printversion? Osv

Välj sedan verktyg, se tips nedan, eller kontakta en reklambyrå eller kommunikationsbyrå för att få fram olika förslag.

Verktyg

Att själv göra Infographic kräver relativt stora kunskaper om layout, färg och form. Såklart kan även enkla verktyg som t ex PowerPoint räcka i något sammanhang, men för mera professionell visualisering krävs ofta verktyg som t ex Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop eller andra verktyg som du kan läsa om här »

Länkar till verktyg online

Det finns även ett stort antal sajter som erbjuder mycket professionella verktyg och färdiga mallar för olika grafiska illustrationer av information . På bara några minuter kan även en novis skapa Infographics som ser ut som en byråproduktion i den högre klassen.
Exempel på verktyg online, där vissa är gratis och vissa kostar pengar, finner du i listan nedan. En trend bland onlineverktyg för visualisering är att de ofta har en stark koppling till olika typer av sociala media som t ex Twitter och Facebook.
Piktochart »
Visual.ly »
Easel.ly »
Vizualize.me (för att visualisera ditt CV) »
Hoppas det här blogginlägget gav lite inspiration till dina egna visualiseringar. Botanisera runt bland länkarna ovan sätt igång och visualisera! Har du tips & råd inom området visualisering och Infographics? Kommentera nedan!