Kategorier
Strategier för projekt

Vision inom agila projekt

Inom agil utveckling används ofta begreppet vision. En vision kan sägas vara startpunkten, motivet och de mål som ska vara uppnådda när ett projekt är klart och resultatet ifrån projektet levererar full nytta.

Men vänta nu, är det inte det här som brukar benämnas effektmål i projekt? Båda ja och nej. Projektets vision kan, enligt ProjektStegen ska tilläggas, sägas vara en övergripande och bred beskrivning av nuläge, behov, lösningsidéer uttryckta på verksamhetsnivå samt vilka behov som ska tillgodoses och vem som har behoven.

Effektmålen kvantifierar de effekter verksamheten ska uppnå genom att använda projektets leveranser. Effektmålen ska vara konkreta, kunna mätas och varje önskat effektmål ska ha ett målvärde som följs upp och utvärderas. Effektmålen tillsammans ska stämma överens med visionen.

Kort & kärnfull

En vision ska vara kortfattad och kärnfull, samtidigt ska den vara enkelt utformad så att alla involverade verkligen förstår motivet och det förväntade resultatet vid genomförande av projektet.

Det finns olika sätt att beskriva en vision. Ibland kopplas begreppet hissbudskap (engelskans elevator pitch) ihop med hur en vision ska uttryckas. Med det menas att visionen ska kunna förklara projektet på en kort tidsperiod, t ex en minuts hissfärd. Utgångspunkten är att den som får visionen presenterad för sig får svar på frågorna varför? till vem? hur? fördelar?

Titta på en kort film som visar fem delar och dimensioner som en vision kan innehålla:

Ert projekt , er vision

Vi har sparat det bästa till sist, nämligen att det inte finns någon standard eller enhetligt sätt att beskriva en vision. Det kan sägas vara i linje med agil utveckling i allmänhet, dvs att det kan finnas riktlinjer för hur den här delen av projektet kan göras, men det är upp till varje projekt att välja hur riktlinjerna ska användas på ett sätt som passar det enskilda projektet. Ofta nämns principen att visionen ska vara positiv, visionär och innehålla utmanande mål och förväntningar. Vi ställer oss bakom den principen på ProjektStegen, men vill samtidigt understryka att orealistiska mål kan medföra ökade risker för besvikelser och negativ stress.

Behoven i fokus

Annat värt att tänka på vid utformning av en vision är att det är behoven som ska vara i fokus, inte funktioner och krav. En vision kan innehålla idéer om lösningar, men då ska de vara på en övergripande nivå utan detaljer. Visionen är ett dokument som verksamheten utformar.

Har du tips, idéer eller tankar om hur en vision kan utformas? Håller du med om vår beskrivning av en vision eller har du andra erfarenheter av hur visionen kan utformas för att utgöra en bra start på ett projekt? Kommenterar gärna!

Kategorier
Strategier för projekt

Vad kan Formel 1 lära oss om agilt?

I helgen är det premiär för säsongen 2021 av Formel 1, eller F1 som den invigde kallar sporten. Premiären sker i mellanöstern, närmare bestämt i Bahrain. Nyligen släpptes också Netflix tredje säsong av serien Formula 1 – Drive to survive.

För den oinvigde i sporten kommer här en kort sammanfattning: Formel 1 är den högsta serien inom banracing, med futuristiska bilar, det senaste inom högteknologi, galet mycket pengar, stora risker, hängivna team och supporters. Lägg därtill att varje Formel 1 team har ungefär mellan 300 och 1 000 anställda, som under en säsong ska planera och organisera 21 tävlingar i lika många länder.

Oavsett vad man tycker om sporten i sig är Formel 1 en fascinerande industri, som i minsta detalj kräver precision i organisation och utveckling. Och eftersom vi dagligen tänker och verkar inom agila projekt är det svårt att inte dra paralleller mellan agilt och F1. Här kommer sex reflektioner kring F1 och agilt. Häng med, nu kööör vi!

Teamet & individen

Inom agilt pratas det mycket om självstyrande individer och självorganiserande team. På mer enkel svenska kan det sammanfattas med att varje person i ett team behöver hitta sin motivation, sina drivkrafter och på ett ansvarsfullt sätt bidra till teamets resultat. Teamet behöver inte det traditionella och styrande ledarskapet, istället eftersträvas team som tar gemensamt ansvar för att organisera sig på bästa sätt för att hela tiden förbättra sig.

Ett F1 team har flera hundra anställda, som är organiserade i olika mindre team. Varje team har en tydlig uppgift. Längst fram finns såklart förarna. Men man är noga med att hela tiden lyfta teamet. Medvetenheten om att det är teamet som helhet som är avgörande är påtaglig i F1. Det kan kanske bäst beskrivas genom ett depåstopp – ett snabbt däckbyte (världsrekordet är just nu 1.82 sekunder!) kan betyda seger, medan ett felbeslut av en enda individ i teamet kan betyda avbrutet lopp och miljoner i kostnader eller uteblivna intäkter.

Feed forward kultur

Att ge feedback på det arbete som utförts uppmuntras ofta i projekt. Dvs att återkoppla upplevelser och konsekvenser av individers och teams utförda prestationer.

Mer modernt är att använda sig av feed forward, dvs att ha ett framåtriktat fokus på hur nya kunskaper och lärdomar tas tillvara för vägen framåt. Det här märks tydligt inom F1. Synsättet verkar vara att det finns 19 förlorare och en endast en vinnare per lopp. Det här gör att varje lopp skapar ett bra underlag för kommande förbättringar baserat på felaktiga förarbeslut, team som inte är helt i synk och användning av fel material. Detta skulle såklart kunna vara föremål för kritik, utpekande av syndabockar och utkrävande av ansvar.

Teamen försöker undvika att låta det icke perfekta skapa negativ energi och för mycket tillbakablickar. Istället omvandlas frustrationen till beslutsamhet och optimism för kommande lopp. Det ska tilläggas att det säkert i stundens hetta nog finns inslag även i F1 av den traditionella och mer icke konstruktiva feedback kulturen, t ex när en tekniker sätter på fel däck vid ett depåstopp….

Utmanande mål

I agil utveckling är vision ledordet som ska vägleda projektet framåt. Inte sällan sägs att visionen ska vara utmanande och på gränsen till ouppnåbar. Samtidigt ska den fungera som vägledning och drivkraft för teamet. Mot visionen, ingenting kan eller får stoppa oss!

Det måste vara få andra sporter, företag och organisationer som kan mäta sig med F1 avseende det aktiva arbetet med mål. Allting mäts. Allting har ett tydligt målvärde och utvärderas i minsta del. Lägg sedan till att målen minst sagt är visionära och utmanande. Det finns nämligen bara ett mål för alla F1 team och det är enkelt att förstå – förstaplatsen! Allting förutom förstaplatsen är initialt att betrakta som antingen ett fiasko eller misslyckande. Men ganska snabbt omvandlas frustrationen till framåtriktad energi för att uppnå målet. Det är tydligt att mål och mätning finns djupt inpräntat i minsta del av ett F1 teams DNA.

Öppen kommunikation

Inom agilt talas ofta om ett nära samarbete och daglig dialog mellan olika intressenter. Allt för att underlätta utveckling, undvika missförstånd och för att rätt och kontinuerlig information ofta är avgörande för lyckade projekt.

Varje F1 team jobbar aktivt med att ständigt säkerställa öppen kommunikation genom alla led i organisationen. Det är också slående hur högsta ledningen på daglig basis medverkar på möten, coachar, uppmuntrar, informerar och själva ställer frågor. Det är fascinerande att en så högteknologisk miljö, full av mer eller mindre geniförklarade ingenjörer kan få till ett sånt ständigt utbyte av information kors och tvärs.

Allt tycks kretsa kring att få till ett transparent och ständigt flöde av kunskap och information, inom och mellan teamen.

Kort & lång sikt

I agil planering finns normalt två huvudperspektiv på planering, en långsiktig planering som kan sägas vara en grovplanering, där mål och viktiga milstolpar finns med. Till det kommer detaljplanering av det kommande arbetet, t ex planering för kommande 2-3 veckor. På det här sättet säkerställs helheten, samtidigt som fokus och resurser läggs på det mest närliggande arbetet.

Det är enkelt att se att alla F1 team har båda dessa perspektiv under en säsong. Varje säsong innebär ett stort antal lopp runtom hela jorden. Bara att frakta team och material till dessa ställen torde vara ett logistikprojekt av modell större. Det här kräver både en övergripande planering av hela säsongen och en detaljplanering av varje enskilt lopp. Bokstavligt talat ska varje skruv och mutter planeras. Det gäller att ständigt prioritera, prioritera om och säkerställa att fokus läggs på rätt aktiviteter. Och är det något man är skicklig på inom F1, så är det fokus. Fokus på här och nu. Det är nu det gäller, glöm allt annat.

Stor riskmedvetenhet

Aktiv riskhantering är centralt i alla projekt, så även inom agilt. Dels kan traditionella riskanalyser användas och dels kan riskhantering till viss del sägas vara inbyggt i det agila arbetssättet genom att successivt utveckla en produkt eller tjänst i mindre steg. Det här stegvisa arbetssättet kan minska risker för felinvesteringar och fel vägval genom att misstag upptäcks tidigare.

Att ständigt ha en medvetenhet om vad teknik, väder, organisation, finansiering, strategier och taktiker medför för risker är centralt inom F1. För visst finns risker. Massor av risker. Men det verkar, åtminstone utåt sett, som att identifiering, synliggörande och hantering av risker är ett högt prioriterat arbete för alla team inom F1.

Ingenting lämnas åt slumpen, och de risker som tas är medvetna och kalkylerade.

Slutsatser

Vi skulle kunna fortsätta med lärdomar om vad F1 kan lära oss som arbetar i projekt, som t ex att hela tiden visualisera och göra det komplicerade begripligt, fördelarna med att ha en ständigt närvarande beställare som aktivt fattar beslut, viljan att bidra, självkritiken m.m. Listan och liknelserna kan göras lång.

Det ska också tilläggas att det är högst oklart om F1 teamen använder begreppet projekt överhuvudtaget, t ex för en säsong, för utveckling av en bil, ett lopp etc. Kanske använder de istället begrepp som continuous delivery och continuous improvement, dvs ständiga leveranser och ständig förbättring. Det är ju också minst sagt aktuella områden inom utveckling idag. Men det är en annan historia. Den tar vi inte nu. Nu fokuserar vi på det första loppet för säsongen.

Kategorier
Läsarnas tips och råd Strategier för projekt

Tankar om projekt

I verksamheter eftersträvas ofta perfektion, tydlighet och branta utvecklingskurvor. Inte sällan ska mål och visioner uppnås genom projekt. Men är projekt perfekta? Vi kan behöva påminnas om att projekt utförs av människor, som gör sitt bästa för att tillgodose behov i verksamheter som är under ständig förändring.

Att acceptera att alla projekt inte blir fulländade kan vara utmanande. Ofta finns flera perspektiv och synsätt på vad som är tillräckligt bra utifrån behov och förutsättningar. I det här blogginlägget finns 6 utvalda bilder som kontrasterar mot det perfekta, och som kan få oss att stanna upp och reflektera kring vad som händer och sker vid genomförande av projekt. Vilka tankar och associationer kring projekt väcker de här bilderna hos dig?

Se nedan vad andra bloggläsare tycker, och dela gärna med dig av dina tankar och erfarenheter. Tillsammans kan vi lära oss mer om projekt.

tankaromprojekt1
Illustration från absurd.design

Tankar & erfarenheter

  • Den snabbaste vägen till målet behöver inte alltid vara den bästa.
  • Bestäm innehåll och principer för måltriangeln tid, kostnad och resultat.
  • Tänk bråttom och viktigt, inte bara bråttom, vid prioritering!
  • När det känns som att det går långsamt, tänk på att alla ska med och att det får ta sin tid.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tänk på att dela upp stora projekt i mindre delar eller i separata projekt.
  • Fundera ut vad som är viktigast just nu.
  • Tydliggör och beskriv projektidén.
  • Definiera när projektet är slut och projektledarens ansvar upphör.
  • Dina idéer behöver bra kanaler för att komma till sin rätt.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tydliggör målbilden.
  • Utmanande mål kan både motivera och skapa en känsla av orimlighet.
  • Vi är innovativa tillsammans.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Avsätt tid för intressentanalys!
  • Säkerställ att det är tydligt hur beslut fattas.
  • Säkerställ att projektledaren har mandat och att rollen respekteras.
  • Projektledaren har allas ögon och stora förväntningar på sig.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Tydliggör milstolpar och vad som ska vara uppnått vid varje milstolpe.
  • Säkra planeringen genom att analysera beroenden.
  • Vi uppfattar saker med våra olika ”glasögon” därför viktigt att få med flera perspektiv.
Illustration från absurd.design

Läsares tankar & erfarenheter

  • Säkerställ god kommunikation i projekt. Kan minska risken för konflikter.
  • Avsätt tid för att förankra frågor och beslutsunderlag!
  • Ta tag i konflikter direkt.
  • Projektarbete är ett samspel mellan olika individer som samtidigt är ihopflätade med ett gemensamt engagemang.

Kategorier
Strategier för projekt

När passar agila arbetssätt?

Vid val av vilket arbetssätt som ska väljas för utveckling finns det flera olika aspekter att ta hänsyn till, t ex karaktär av projekt, kännedom om behov på kort och lång sikt, projektets komplexitet och organisationens kunskaper inom det område som projektet avser.

Här beskrivs några situationer där agila arbetssätt för projekt kan vara att föredra framför traditionella arbetsätt:

Vi behöver ta fram en tillräckligt bra lösning som vi kan använda för att tillgodose våra nuvarande behov, vi får sedan vidarutveckla den så att den täcker in framtida behov.

Vi vet våra behov, men inser att det är svårt och tidskrävande att ta fram alla detaljkrav så här i början av projektet.

Vi vet inte hur omfattande lösning vi kommer att behöva eftersom det här är ett nytt område för oss.

Det är sannolikt att våra behov kommer att förändras i stor utsträckning jämfört med vad vi tror nu.

Vi behöver testa lösningen i mindre skala för att bättre förstå behoven och vilka krav som den har.

Kategorier
Strategier för projekt

Grattis på födelsedagen

Den 11-13 februari 2001 träffades 17 erfarna IT-personer på en skidresort i Utah, USA. Förutom att ha trevligt hade de ett gemensamt mål, att diskutera och konkretisera alternativa sätt att bedriva systemutveckling på.

Behovet till att hitta alternativa sätt var en reaktion mot att man upplevde att traditionella metoder och arbetssätt var komplexa och inte sällan resulterade i mindre lyckade projekt, t ex förseningar, fördyrningar och att leverans av resultat från projekten inte gick i takt med verksamhetens behov. Man upplevde att man saknade förmåga att hålla leveranstidpunkter och möta kvalitetskrav.

Resultatet blev det agila manifestet, som består av 12 agila principer som finns beskrivna tillsammans med 4 värderingar. Manifestet har kommit att spela en stor roll, och ofta en bas, för hur organisationer och olika agila ramverk och metoder tillämpar agila arbetssätt.

Vi säger hipp hipp hurra eftersom manifestet fyller 20 år! Det är fascinerade att manifestet fortfarande spelar en så stor roll i agila sammanhang. Det ska också sägas att det finns en mycket stor variation på hur både principerna och värderingarna tolkas. Men just det är ju så utmärkande för agilt: betrakta det som grundprinciper och värderingar, men tillämpa dom på det sättet som det passar er organisation.

Kategorier
Strategier för projekt

En husregel för möten som kan göra stor skillnad

Runt om i Sverige fortsätter projekt att genomföras med hög intensitet i de flesta branscher, trots speciella tider. Devisen – vi ställer inte in, vi ställer om – börjar kännas old school eftersom det numera är en självklarhet. Och eftersom projekt består av människor som behöver mötas för att kunna skapa värde i projekten växer nya digitala mötesformer fram.

Leverantörer av mötesplattformar lanserar förbättrade funktioner nästan varje vecka. Dessutom skrivs det alltmer om tips och råd för god digital mötesteknik runt om på bloggar och i sociala medier. Tekniken gör det också enkelt att spela in möten och diskussioner och åsikter blir förevigade och sprids i olika digitala kanaler.

Stora delar av utbildningsbranschen betraktar numera distansutbildning som en naturlig komponent för lärande. Sedan 2012 vidareutvecklar ProjektStegen olika digitala delar för utbildning. Under den resan har vi tillsammans med våra kursdeltagare lärt oss vad som fungerar och inte. Bland alla olika digitala komponenter är mötet i mindre grupper något vi utvecklat mycket, och det är kanske just i den delen av en utbildning där det finns mest praktisk kunskap att hämta för en kursdeltagare.

Det är när deltagare i en utbildningsgrupp öppet och generöst delar med sig av sina verkliga upplevelser, utmaningar och erfarenheter som utbildning kan bli fantastisk!

Under digitala möten i mindre grupper diskuterar vi olika projektsituationer och samtal kommer lätt in på områden som kan vara känsliga. Kanske upplever någon missnöje med ett agerande från en kollega, kanske upplever någon avsaknad av rätt förutsättningar för ett projekt. För att underlätta förtroliga diskussioner som verkligen gör skillnad kan det behövas principer kring hur information från möten hanteras. Det är här Chathams husregel kan bidra till att skapa en öppenhet och trygghet i mötet.

Vad är Chatham House Rule?

Regelns enkla princip kan sammanfattas med att det som sägs och diskuteras på mötet får spridas vidare, och det uppmuntras. Men ingen får avslöja enskilda mötesdeltagares åsikter och uttalanden. Information, kunskap och lärdomar från mötet får alltså användas efter mötet, men det är gruppen som blir källa till informationen, utan spårbarhet till enskilda mötesdeltagare.

Regeln uppfanns redan 1927 och har sedan dess utvecklats och förtydligats. Regeln är väl spridd och används flitigt i t ex olika internationella nätverk och institutioner. Vi använder regeln själva i utbildningssammanhang och för vissa typer av projektmöten.

Som så ofta är det enkla det mest användbara! Dessutom är det lätt att knyta an husregeln till agila värderingar och principer – det är gruppen som helhet som levererar och ansvarar för resultatet.

Läs mer om Chatham house rule för djupare förståelse för vad den innebär.

Har du några tips på husregler som kan göra skillnad för givande möten? Tipsa gärna!

Kategorier
Strategier för projekt

HIPPO syndromet i projekt

Många av oss har upplevt det på möten – projektet är i ett tidigt skede och det finns många oklarheter, vägval och frågetecken att reda ut för att säkerställa rätt lösning och strategi för att uppnå målen. Olika frågor kommer upp på inledande möten och många av frågorna är så komplexa att de behöver underlag, analys och eftertanke – kort sagt en förstudie.

Istället för att parkera svåra frågor och ta upp dem senare när de är tillräckligt förberedda så inträffar HIPPO-syndromet. HIPPO* är en akronym och står för Highest Paid Person’s Opinion, fritt översatt till högst avlönade personens åsikt. En HIPPO är oftast en senior chef, som utifrån sin position agerar med stor auktoritet och hyser respekt från medarbetare.

På möten tar ofta HIPPOn initiativet och ger sin syn på olika frågor. Istället för att dennes åsikt utgör en av flera möjligheter eller synsätt på vägen framåt så betraktas HIPPOns åsikt som den sanning och vägledning som projektet behöver för att komma vidare. Detta trots att så kanske inte alls är fallet. Det kanske saknas data för att fatta beslut, eller så har den unga och nyanställda projektmedarbetaren mer insikt och relevanta kunskaper i aktuella frågor. Men dennes åsikter tenderar att väga lätt när HIPPOn väl har sagt sitt.

Beslut i projekt ska vara grundade på data, analys och projektets samlade kompetens, inte enbart på HIPPO!

Vad kan du som professionell projektledare göra för att undvika det här syndromet? Vårt bästa tips är att alltid förbereda frågor som ska behandlas på möten med väl genomarbetade diskussionsunderlag. Om en fråga ska leda till ett beslut bör beslutsunderlaget också innehålla en rekommendation till beslut, med tillhörande motivering. Det här gör att diskussioner och beslut baseras på data och underlag.

Ytterligare ett tips är att du som projektledare aktivt styr möten så att alla mötesdeltagare får utrymme att ge sin syn på frågor innan ordet ges till HIPPOn. Genom det undviks att mötesdeltagare påverkas för mycket av HIPPOns åsikt.

* Begreppet HiPO, Highest Paid Option myntades av Dylan Lewis 2006 och vidareutvecklades sedan samma år till HIPPO av Avinash Kaushik och Ronny Kohavi.

Kategorier
Strategier för projekt

Slow is Smooth, Smooth is Fast

Kan projektvärlden lära sig något av militära strategier? Det sägs att t ex det amerikanska specialförbandet Navy Seals använder följande devis – Slow is Smooth, Smooth is Fast, fritt översatt till att skynda långsamt är effektivt.

Att organisera ett team kräver först och främst ett mål, därefter en plan för att ta sig dit så snabbt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Framdrift i gå-tempo är för långsamt, att springa ökar risken för misstag. Att halvspringa kan vara en bra medelväg. Vid eftertanke så går det ju att visuellt se hur militära trupper rör sig framåt genom att halvspringa i ett genomtänkt mönster – framåt mot målet i så snabbt tempo som möjligt utan att riskera för stora misstag.

Efter att ha utbildat tusentals projektledare och chefer i projektarbetsformen är det tydligt att många organisationer har för bråttom i sina projekt. Ofta går man från en otydlig idé och målbild direkt till genomförandet. Att det är en allt för utbredd verklighet idag i projektvärlden visar också undersökningar.

Många är de projekt som skulle vinna på att avsätta mer tid till att först göra en ordentlig målformulering, följt av en hållbar plan och sedan riskanalys för vad som kan hindra att nå målet. Därefter kan projekt börja röra sig framåt och leverera nytta i ett snabbt men kontrollerat tempo. Eller som dom säger därborta – Slow is Smooth, Smooth is Fast!

Kategorier
Strategier för projekt

Måldriven utveckling med behoven i fokus

Att beställa rätt projekt och samtidigt ha kunskap om när i tiden olika typer av funktionalitet och nytta behövs är centralt i alla typer av verksamheter. I grunden handlar det om kunskaper i att balansera insikter om verksamhetsbehov med produktionskapacitet. Ju bättre en organisation är på att definiera sina behov, och hur, när och i vilken omfattning projekten ska leverera den nyttan, desto effektivare projekt.

Häng med på en bloggserie i flera delar där vi beskriver och reflekterar kring hur kravarbete i projekt kan förberedas, genomföras och följas upp för att säkerställa att projekten levererar precis det som verksamheten efterfrågar.

Först ut är måldriven utveckling med behoven i fokus. Det ska sägas direkt att bloggserien har sin utgångspunkt i agilt arbetssätt, men många principer och moment kan även användas i traditionella arbetssätt, som t ex sekventiellt.

Om du saknar något område eller frågeställning inom det här området som du skulle vilja att vi kompletterar med så tar vi tacksamt emot förslag!


Effektivt kravarbete börjar med att klargöra behovsbilden. Låt behoven utgöra basen och strukturen för att definiera krav, ta fram lösningar, leverera och fungera som utgångspunkt för att följa upp att det blev som vi tänkt oss.

En kravprocess består av ett flöde av behov, möjligheter, lösningar och krav. Se samspelet mellan begreppen i den här översiktsbilden.

kravhantering i projekt - måldriven utveckling

Några förklarande punkter av översikten ovan som beskriver ett väl beprövat sätt att hantera krav vid agilt arbetssätt:

  • Behoven utgör grunden för kravhantering och är kopplade till de effekter som önskas uppnås. De samlade behoven kan benämnas som målbilden.
  • En Roadmap beskriver och visualiserar när en beställare behöver börja kunna använda resultatet, dvs börja kunna nyttja leveranserna från projektet.
  • Möjligheterna att tillgodose behoven tas fram på en första grov nivå. Med fördel kan dom olika möjligheterna uttryckas som olika Lösningsförslag.
  • Lösningsförslagen kan vara en mix av initiala respektive mer långsiktiga lösningar, vilket innebär att det kan bli aktuellt att gå vidare med både en kortsiktig och en långsiktig lösning för projektet, även kallat livscykelperspektiv.
  • Krav kommer nu in i bilden när Valda lösningar ska utformas.
  • De Valda lösningarna kan innebära en eller flera Leveranser och Delleveranser
  • Leveranser bryts sedan ner i olika Aktiviteter, dvs arbete, som behöver utföras för att kunna leverera.
  • Leveranser till verksamheten sker på två nivåer:
    Delleveranser från Utvecklingsteam, dvs innan allt är på plats avseende Leveransen.
    Leveranser från projektet, dvs när allt är på plats (”tillräckligt bra”) för att kunna anses levererat från projektet.
  • Verksamheten tar emot lösningarna successivt i form av olika delleveranser från utvecklingsteamen. Varje delleverans testas och godkänns av verksamheten.
  • Verksamheten påbörjar nyttjandet av lösningarna för att hantera sina behov. Nyttjandet sker över tid enligt bestämd Roadmap.

Med ovanstående vill vi visa att krav bottnar i behov, dvs något man behöver för att kunna uppnå de effekter man önskar. Det gäller både sk funktionella och icke-funktionella krav.

I våra konsultuppdrag ser vi ofta att många organisationer inte låter behoven vara ett eget steg i kravprocessen. Istället väljer man att direkt gå på kraven. Med det finns då en risk att tappa kopplingen mellan verksamhetsbehoven och det som projekten levererar.

Agilt vs Sekventiellt vid hantering av krav

En alltför vanlig kommentar vid traditionell utveckling som använder ett sekventiellt arbetssätt är ”Ni har inte fått den funktionen därför att den inte fanns med i kravlistan”. Det här beror oftast på att det är svårt att i förväg tänka på alla delar som behöver komma med.

Med det agila arbetssättet faller det sig mer naturligt att arbeta i strukturen Behov-Krav, dvs behov som resulterar i ett antal krav. I agil utveckling nöjer man sig ofta initialt med att definiera de behov som verksamheten behöver tillgodose på en övergripande nivå. I takt med att behoven sedan prioriteras sker sedan en detaljering, vilket vi kommer att beskriva mer i kommande blogginlägg i den här bloggserien.

Förståelsen av behoven ger bättre helhetsbild och stabilare bas än en kravförteckning. Lösningen för att tillgodose behoven kan komma att se annorlunda ut än om verksamheten själv tänker i lösningar med tillhörande krav.

Fördelar med att separera behov och krav

Projekt är människor är en tes vi ofta använder. Så även när det gäller krav. Att skilja på behov och krav skapar organisatoriska fördelar i projekten eftersom det blir naturligt att verksamheten fokuserar på att definiera sina egna behov. De äger därmed själva basen för projektet. Därefter engageras utvecklings- och produktionsenheter för att tillsammans med verksamheten arbeta vidare med kravprocessen och ta fram lösningar och definiera krav.

En vanlig fallgrop med att börja med att tänka lösningar och krav för tidigt är att det kan finnas olika möjligheter att tillgodose behoven. Dessutom är det ofta mycket lättare att beskriva olika alternativa och effektiva lösningar om de ställs mot specifika och definierade behov. Om kraven istället utgör basen för kravarbetet finns risk att man i onödan låser fast ett antal krav som kanske inte är relevanta eftersom de finns med i kravlistan för en lösning som kanske inte är aktuell längre, dvs risken finns att krav kvarstår till utvecklingsfasen även fast dom kraven kom till för en annan lösning som inte valts.

Visualisering av behoven i en roadmap

En gemensam målbild är en mycket bra bas för projekt. Med målbild menas en samlad och heltäckande beskrivning av behoven och de effekter som önskas uppnås. Ett tips är också att redan i ett tidigt skede börja arbeta med prioritering av behoven. En sk. roadmap kan vara ett enkelt sätt att visualisera prioritering av förväntade leveranser för att tillmötesgå behov.

leveranser av resultat och nytta projekt i en roadmap

En roadmap visar när verksamheten önskar få sina respektive behov tillgodosedda och i vilken omfattning. Mer om visualisering av roadmaps kommer vi att beskriva i kommande blogginlägg.

Måldriven utveckling

Baserat på olika möjligheter att tillgodose behoven, kan sedan olika lösningsförslag arbetas fram av t ex utvecklingsavdelningen, IT etc. Verksamheten är hela tiden med och kompletterar med krav under projektets gång.

Vid agil utveckling genomförs projekt indelat i flera kortare etapper, t ex i tidsperioder om 2-3 veckor. Ytterligare en fördel med måldriven utveckling utifrån behov är att det ofta är enklare att diskutera innehåll i olika etapper om utgångspunkten för planering av etapper är på behoven istället för att använda en kravlista som bas.

Fokus på behoven snarare än kraven gör att vi får en måldriven utveckling baserat på vad som behöver levereras och när verksamheten behöver sina leveranser. På så sätt uppnås också en naturlig prioritering i projekt.

Hur ska det här då gå till i praktiken? Vem ska utföra arbetet och hur sker kommunikation i den här typen av kravarbete? Vi kommer att återkomma kring organisation och roller längre fram i den här bloggserien.

Hoppas du har lust att följa hela vår bloggserie kring detta viktiga område krav. I kommande inlägg kommer vi beskriva och reflektera kring prioriteringar och avgränsningar, roller och ansvar, visualisering av roadmaps och verifiering.

Kategorier
Strategier för projekt

10 verktyg för projektarbete

På våra utbildningar är en vanlig fråga om vi kan ge tips på bra och lättanvända verktyg för projektledning. I takt med att allt mer arbete flyttas ut i molnet så dyker nya verktyg och aktörer upp hela tiden. Konkurrensen bland verktyg för samarbete kring projekt och aktiviteter är idag mycket hård. Det finns dock några verktyg som vi själva jobbar med. Här kommer några tips på verktyg som kan vara till stor hjälp för projektledare. Ett kriteria när vi valt ut verktygen nedan har varit att de är molnbaserade, relativt billiga att starta med och inlärningströskeln är låg. Håll till godo! Har du tips på ett nytt spännande verktyg för projektledning? Kommenterar gärna nedan.

Prototyping och Design

Invision är ett modernt verktyg för att t ex samarbeta kring framtagning av prototyper. Det går snabbt och tydligt att diskutera, visa, ändra och lägga till information kring t ex olika skärmbilder för en webbsida eller mobilapp.

Samarbete och kommunikation

Slack är ett flexibelt verktyg för att samarbete. Slack har ett snyggt och lättjobbat gränssnitt och innehåller ett stort antal möjligheter till integration av andra appar,  t ex olika planeringsverktyg, dokumentsystem mm.

Planeringsverktyg

Microsoft Project är det mest använda planeringsverktyget. Finns versioner både för desktop och som molntjänst. Finns i såväl enkla och grundläggande versioner till mer avancerade versioner som inkluderar portföljstyrning mm.

Agil utbildning

Jira är ett av de större verktygen för agil mjukvaruutveckling. Baseras på sk Scrum/Kanban-tavlor. Många funktioner för att mäta framdrift i projektet.

Samarbete och dokument

Microsoft SharePoint är den mest använda plattformen för dokumenthantering. Microsoft Sharepoint har med sin koppling till Office 365 snabbt blivit populär. Innehåller flera bra verktyg för projekt som t ex Planner, Teams mm.

Projekt och uppgifter

Asana är ett mycket väldesignat och lättanvänt verktyg för teamarbete inom projekt och aktiviteter. Innehåller också sk kanban-tavlor där gruppen kan se pågående och avslutade aktiviteter.

Gantt scheman

Ett av de mer etablerade verktygen som fokuserar på enkel funktionalitet kring Gantt-scheman. Det går snabbt att skapa en struktur över ett projekt och det finns även stöd för lite mer avancerade funktioner som t ex kritiska linjen mm.

Strukturerade listor

Trello är ett mycket lättanvänt verktyg för att arbeta med aktiviteter och uppgifter. Principen är att dela in tavlor utifrån ett tänkt arbetsflöde, t ex kommande, pågående och avslutade uppgifter. Dessutom är det enkelt att kategorisera uppgifter och t ex få notiser om ändringar sker mm.

Infographics för alla

De flesta projekt innehåller någon form av siffror och har behov att pedagogisera information för olika målgrupper. Piktochart innehåller ett stort antal färdiga mallar för olika typer av infographics. Visualiering på ett enkelt sätt.

Modern planering

De Lättanvänt och visuellt verktyg för att planera, genomföran och följa upp projekt. Finns olika typer av kopplingar och kan användas för olika typer av projekt och behov. Fokus på agil utveckling men fungear lika bra för plandriven utbildning

Verktygslåda för design

Canva innehåller ett mycket stort antal färdiga mallar för olika typer av grafiska produktioner, t ex inlägg i sociala medier, presentationer, logotyper, annonser etc. Det går mycket enkelt och snabbt att skapa professionell design för print och digitalt.