Meny

Tips för projektmöten på telefon

Facebook
Twitter
LinkedIn
E-post

Efter att ha genomfört hundratals projektmöten på telefon vill vi dela med oss av några enkla tips som vi tycker gör skillnad mellan ett bra och dåligt telefonmöte.

Naturligtvis finns det många likheter mellan hur du som projektledare kan genomföra ett projektmöte på telefon och ett fysiskt möte, men avsaknaden av att kunna läsa av kroppsspråk och andra visuella signaler gör att du måste vara extra observant på vissa områden vid telefonmöten.

För att redan nu sammanfatta hela det här blogginlägget vill vi ge dig som leder telefonmöten tipset: Våga ta plats på mötet och våga styra det enligt ett väl genomtänkt upplägg!

Förberedelser

Agenda för telefonmöten

Fundera igenom agendan för telefonmötet en extra gång innan du fastställer den. Passar punkterna i agendan för ett telefonmöte eller behöver du t ex visa saker på en bildskärm? När det gäller mötets längd så försök att hålla nere tiden för telefonmöten till max 1 timme. Långa telefonmöten upplevs av många som jobbigt. Behövs längre möten är 10 minuters paus varje timme ofta ett uppskattat inslag.

Mötesunderlag

Tillsammans med agendan skickar du i god tid ut allt material som behövs för att mötesdeltagarna ska kunna förbereda sig inför mötet, eftersom det annars är svårt att hänga med i materialet under mötet. Ytterligare ett tips är att alltid sätta en tid på hur lång tid varje punkt på agendan får ta i anspråk.

Mötesinbjudan

Säkerställ att alla mötesdeltagare får tydliga instruktioner för hur de ska kunna ansluta till mötet redan i kallelsen, t ex ev kod för att ansluta till ett gruppnummer. Tipset här är att skriva in detta direkt i kallelsen. Att skicka telefonnummer och koder i efterhand leder ofta till missförstånd, vilket får till följd att mötet försenas och irritation kan uppstå.

Genomförandet

När du säkerställt att alla har anslutit till mötet hälsar du välkommen och berättar om syfte och mål med mötet. Presentera sedan agendan. Här finns sedan en bra möjlighet att på ett okonstlat sätt få till ett effektivt möte. Hur? Jo, genom att du redan i din inledning av mötet talar om att du är mån om att alla punkterna på agendan hinner avhandlas. Tala om att du kan bli tvingad att gå in och avbryta även bra diskussioner för att säkerställa att ni hinner med allt planerat under mötet. Genom att tala om detta redan i inledningen av mötet undviker du att trampa en enskild mötesdeltagare på tårna sedan om du måste avbryta.

Under mötets gång är det du som styr mötet genom att du delar ut ordet till enskilda eller till hela gruppen på ett tydligt sätt. Sedan tar du tillbaka ordet och sammanfattar diskussionen/besluten innan du går vidare till nästa punkt på agendan. Var observant på att om det är många personer med på telefonmötet kan diskussioner lätt bli otydliga och det är lätt att hamna utanför agendan. Dra dig då inte för att avbryta en diskussion med motiveringen att den inte ryms inom det aktuella mötet.

Vid genomgång av punkter på agendan som kräver ett mötesunderlag så är tipset att hela tiden vara övertydlig med att berätta var i materialet du är. T ex – nu är jag på sid 3, andra stycket som börjar med……så går vi vidare till sidan 5 och rubriken… På så sätt blir det lätt för alla att följa med hela tiden. Tala hela tiden om var i materialet du är.

Ytterligare ett tips under själva genomförandet är att skriva ned alla mötesdeltagares namn som om de satt runt ett bord. Det gör det sedan lättare under mötets gång att hålla koll på att alla får komma till tals och att ingen glöms bort.

Avslutning

När alla punkterna på agendan är avklarade är det dags för dig att summera mötet. Var extra noga med att inte dra över tiden eftersom det då är vanligt för telefonmöten att några droppar av mot slutet. Det är ofta mycket bättre för helhetsintrycket av mötet att boka ett nytt möte om tiden inte räcker till, istället för att ni endast är några få kvar på slutet.

Hoppas det här inlägget gav uppslag och påminnelser för hur denna ökande form av projektmöten kan effektiviseras! Har du några bra tips för effektiva projektmöten på telefon? Kommentera gärna nedan.

KOMMENTARER

Ett svar

  1. Ytterligare ett tips är att be alla deltagare att använda ”mute” funktionen på sina telefoner när de inte pratar. På så sätt undviks störande ljud som inte har med mötet att göra.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *