Tips från projektcoachen – Balans i projektgruppen

Beskrivning av projektsituationen

Jag var projektledare för ett stort förändringsprojekt och vi hade just nu en projektgrupp på 10 personer. Projektet var uppdelat i två delprojekt, ett som arbetade med analys och förslag till ny organisation och arbetsrutiner och ett delprojekt som arbetade med införande och utbildning av ett nytt IT-stöd. Vi hade arbetat i tre månader och jag kände en ökande oro vad gällde effektivitet och stämning inom projektet.

”De två delprojekten hade svårt att samarbeta. Svårigheterna hade börjat ganska tidigt och snarare ökat än minskat.”

Analysgruppen tyckte att utbildningsgruppen inte arbetade tillräckligt snabbt och utbildningsgruppen tyckte att analysgruppen inte hade utrett frågorna tillräckligt och att det därför fanns frågetecken. Själv var jag ingen expert på området och hade svårt att se vad problemet egentligen bestod i. Jag hade ju själv varit med och valt ut projektgruppen och hade ett stort förtroende för deras kompetens så jag kunde inte skylla på det. Fram till nu hade jag hoppats att gruppen själv skulle lösa sina problem, men nu hade det gått så långt att jag kände att jag vara tvungen att agera.

Hur skulle du hantera situationen?

Coachens hantering

Efter att ha pratat igenom situationen med en erfaren coach fick jag följande råd om hur jag skulle hantera situationen: Jag samlade hela projektgruppen till ett heldagsmöte. Vi började med att göra en övning och delade upp oss i två grupper. Båda grupperna fick samma uppgift som gick ut på att bygga en flotte med hjälp av fyra tunnor, rep och träplankor. Sedan skulle varje grupp välja ut två personer som skulle paddla en enkel bana med flotten. Första gruppen tillbaka på land vinner! Uppgiften skulle lösas på 2 timmar och vi videofilmade och dokumenterade båda grupperna för att se vad som hände.

Grupp 1 satte igång direkt och kastade sig över det material som kunde användas för att bygga flotten. Ljudnivån ökade direkt i denna grupp och efter en stund stod alla och byggde för glatta livet. Grupp 2 läste igenom övningsuppgiften och funderade på om man förstått arbetsuppgiften korrekt. Vad menades med att endast två personer skulle färdas på flotten, och fick de andra i gruppen hjälpa till med sjösättningen? Efter en stunds tystnad föreslog en deltagare att man skulle ta 10 minuter ytterligare för att läsa instruktionerna en gång till. Förslaget mottogs positivt och en tystnad som i ett bibliotek spred sig.

När 2 timmar hade gått samlades vi och tittade på valda delar av videoupptagningarna. Vi skrattade gott åt varandras, helt olika, försök att bygga flotten. Grupp 1 lyckades bygga en flotte som rasade samman direkt när den blivit sjösatt, och man hade glömt att tillverka paddlar eller åror för att kunna förflytta flotten. Grupp 2 hamnade i ändlösa diskussioner om hur flotten skulle byggas och en lång diskussion uppstod om vilka två som skulle bemanna flotten, så de blev aldrig klara.

”Det här är ju lite grann som i vårt projekt”, sa jag.

”Analysprojektet jobbar på med en väldig vilja och vill se resultat. De tycker att utbildningsprojektet inte presterar tillräckligt. Utbildningsprojektet å andra sidan vill se uppgiften belyst från alla håll och tycker att analysprojektet slarvar fram sina lösningar.”

Tips från coachen

För att en grupp ska fungera effektivt så behövs en kombination av olika egenskaper. Vi är alla olika individer med unika egenskaper. Inom organisationsteorin finns ett antal olika skolor med olika namn på dessa egenskaper. Det exempel som vi använde byggde på ett antal olika djurlika egenskaper som har både positiva och negativa förtecken.

Exempel på djurliknelser

Åsnan som inte verkar förstå vad uppgiften handlar om – men som ser till att vi inte går för fort fram

Ugglan som inte lyssnar på andra – men som är klok och har gedigna kunskaper

Hönan som bara kacklar och inte lyssnar – men som ser till att bryta isen och bjuder in andra i diskussionen

Giraffen som aldrig kommer ner på jorden och blir konkret – men som har en god förmåga att se helheten på en övergripande nivå

Buffeln som låter mycket och tar mycket plats – men som ser till att något händer

Kameleonten som vänder kappan efter vinden och ändrar åsikt efter behov – men som stöttar och uppmuntrar andras idéer

I grupperna kunde man känna igen sig och hålla med om att man hade lite olika egenskaper. ”Vi i buffelgruppen skulle nog behöva en uggla eller en åsna” sa analysprojektet. ”Det räcker nog inte med en för att få stopp på er!” sa utbildningsprojektet.

”Försök att få balans i projektgrupper – om alla ”bufflar” samlas i ett projekt och alla ”ugglor” i ett annat så förstärker du bara dessa egenskaper.”

Genom att blanda egenskaper får du en grupp som kompletterar varandra, istället för att försöka övertrumfa varandra. Om du lyckas få gruppen att respektera varandras olika egenskapar har du troligen en effektiv grupp. Om du ändå tvingas att samla projektmedlemmar med lika egenskaper i samma projektgrupp så krävs det medvetenhet om det hos projektledaren. Projektledaren måste då verka för att förhindra de eventuella negativa aspekterna av en alltför homogen projektgrupp.

Buffel

Vad är ditt tips för att skapa balans i en projektgrupp? Kommentera nedan!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *