Projektet är slut och styrgruppens ordförande har tackat alla inblandade. Du som projektledare har tackat din projektgrupp för bra teamwork och kanske har du så smått börjat skriva på en slutrapport. Vad gör du sen? Tar en välförtjänt paus innan nästa projekt och ger dig själv tid för reflektion och återhämtning, eller…?
Allt för ofta ser vi projektledare som tar på sig, eller blir tilldelade, nya projekt innan det pågående hunnit avslutas och utan att det egentligen finns utrymme i kalendern. En av orsakerna till det är att det idag är omöjligt för organisationer att förutse alla yttre faktorer som påverkar den egna projektportföljen. Planering och omplanering blir ett normalläge och organisationers förmåga att snabbt ställa om sig efter förändrade krav i omvärlden ofta är skillnaden mellan succé och fiasko. Och inte sällan får dessa tvära kast konsekvenser för projekten som får allt snävare marginaler. Det ställer höga krav på projektledare.
Naturligtvis kan det i en projektledares vardag ingå att leda och styra flera projekt parallellt, men ofta tenderar minst ett av de pågående projekten att stundtals kräva så mycket fokus och attention att det blir en orimlig arbetsbelastning för projektledaren att i det läget påbörja nya projekt.
Hösten en hektisk projektperiod?
Kanske generaliserar vi, men vår känsla är att under perioden slutet av oktober och fram till jul så tenderar tempot i projekt ute hos företag och organisationer att eskalera. I augusti går projekten på halvfart då många fortfarande är på semester. I september lägger budgetar, kickoffer och höstplanering grunden för vilka projekt som ska genomföras. Sedan ska föreslagna projekt processas och beslutas i olika chefsforum.
Därefter startar projekten i slutet av september för att sakta men säkert öka i intensitet resten av året. Och parallellt med det ska nya projekt startas, som man kanske inte förutsåg på den där planeringskonferensen sista veckan i augusti.
Tips från projektcoachen
Det här blogginlägget vill påminna dig som projektledare att sätta in ett mellanslag efter att du satt punkt för ditt projekt. Använd mellanslaget till att fundera på vad som gick bra, och kanske vad som gick mindre bra. Reflektera även hur du och din projektgrupp fungerade och mådde under projektets gång. Du är din egen bästa coach om du ger dig själv tid att utvärdera vilka konsekvenser ditt agerande fick i olika situationer. Att skapa tid för utvärdering och pauser gör att du blir en bättre projektledare. Det vinner du på. Det vinner din chef också på i längden.
Att vara projektledare ska naturligtvis inte betraktas som att vara ett offer för olika omständigheter. Däremot är det kanske så att just projektledare har en extra utsatt roll som ställer stora krav på att vara observant på att inte förändrade förutsättningar i omvärlden automatiskt leder till ökad press och belastning på det personliga planet. Det är oftast bara projektledaren som har koll på vilka konsekvenser olika förändringar i projekt medför, och därmed ökar också ansvaret på projektledaren att kommunicera orimliga krav och på att bedöma vad som är en lagom arbetsbelastning. Hjälp chefer och beställare med att beskriva vilka konsekvenser olika prioriteringar får. Men säg inte ja till att sätta allt till prio 1.
Stanna därför upp ibland och känn efter att du trivs och mår bra i din projektledarroll!
