Tips från projektcoachen – Problem i projektgruppen

Beskrivning av projektsituationen

IT-projektet SMART har pågått under ett och ett halvt år och går nu in i sista halvåret. Fem programmerare är involverade. En av dem är Martin, 36. Martin har blivit ett problem för projektet under det senaste halvåret. Det uppstår ofta fel i hans program, vilket blivit ett allt större irritationsmoment. Det ryktas att han skall separera…

Stina, projektledaren har talat med honom två gånger. Ena gången lite skämtsamt. Andra gången ett allvarligt samtal. Martins attityd är helt oförstående och han påpekar att det är specifikationerna som är dåliga.

Stina börjar bli orolig… Styrgruppens ordförande börjar bli irriterad… på Stina! Stina diskuterar på nytt saken med styrgruppens ordförande om att kanske ersätta Martin. Han svarar – kanske. Men tänk på att Martin besitter viktiga kunskaper i projektet och att projektet är försenat. Ordföranden låter också förstå att detta problem är något som projektledaren borde kunna hantera på egen hand.

Du kallas in som konsult för att reda ut denna situation. Vad gör du?

Coachens hantering

När jag, Coachen, kom till företaget så var det viktigt att skapa mig en egen bild av situationen baserad på fakta och de inblandades syn på problemet. I det här fallet innebar detta att jag intervjuade styrgruppens ordförande, projektledaren och programmerarna.

De fem programmerarna intervjuade jag tillsammans i grupp av två skäl. Dels ville jag visa att jag inte betraktade Martin som syndabock och dels för att få chansen att tillsammans få deras syn på hur arbetet bedrivits. Utifrån intervjuerna fick jag ta del av projektets dokumentation och skapade mig ganska snart en bild av hur projektets rutiner fungerade i verkligheten.

Det visade sig att projektledaren och programmerarna hade lite olika syn på hur, och av vem, programmen skulle testas. Programmerarna, med Martin som talesman, förordade att man skulle låta användarna komma in tidigt i utvecklingsprocessen. Eftersom det nya IT-systemet innebar stora förändringar i dagens arbete så ville man tidigt stämma av funktionaliteten, hävdade man. Stina däremot ansåg att det inte ingick i projektet att göra denna avstämning, ”Vårt ansvar är att leverera systemet enligt specifikationen och vi kan inte ta ansvar för hur man skall arbeta i framtiden”.

Hur gick det?

Jag beskrev situationen för styrgruppens ordförande och föreslog att man skulle göra följande:

1) Utvidga projektets ansvar till att omfatta förändringsarbetet i verksamheten. I detta fall innebar detta att ett nytt delprojekt startades.

2) Ta en diskussion med Stina om att ha kortare avstämningstidpunkter så att eventuella konflikter kunde tydliggöras tidigt. Efter denna diskussion föreslog Stina att hon skulle flytta in i samma lokaler som övriga projektet vilket ytterligare förbättrade kommunikationen.

Under resten av projektet arbetade jag vidare som coach åt Stina och hon lyckades med att både få projektorganisationen att leverera och verksamheten att arbeta med det nya IT-systemet. Visserligen till en lite högre kostnad och längre tid än som ursprungligen planerats, men om du frågar beställaren så är det tveklöst ett lyckat projekt!

Tips från coachen

Lyssna kritiskt och ta reda på fakta

Problem och konflikter är en del av vardagen. De baseras alltid på något av följande:
Makt – Vem skall bestämma
Intresse – Olika intressen och mål
Värderingar – Olika grundläggande syn livet och samarbete
Missuppfattningar – Vi lyckas inte förklara eller vet inte tillräckligt mycket om varandra

Låt organisationen själv lösa problemet. Som utomstående kan du bara medverka till att de inblandade själva ser problemet – inte lösa det åt dem.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *