Beskrivning av projektsituationen
Jag hade efter en diskussion med min chef beslutat mig för att ta projektledaransvaret för ett nytt projekt på vårt företag. Veckan efter fick jag ett mail från chefen som bestämt att Regina och Anton skulle jobba åt mig i projektet och att de skulle komma till mig på eftermiddagen. Jag kände både två till viss del och bedömde att de hade kunskaper som skulle vara mycket värdefulla för projektet. Samtidigt hade jag hört att Regina och Anton tidigare haft svårt att samarbeta.
Hur hanterar du situationen?
Coachens hantering
Först återkopplade jag till chefen och sa att jag skulle träffa Regina och Anton men att jag skulle återkomma om de skulle vara med i projektet.
På eftermiddagen träffade jag båda två och presenterade projektet. Vad projektet skulle leverera och hur arbetssättet såg ut. Efter en avstämning att de upplevde projektet som helhet som intressant, gick vi vidare med vilka arbetsområden och arbetsuppgifter som jag hade tänkt att de skulle arbeta med.
Jag bokade in separata möten med Regina och Anton för att ta reda på hur de såg på sina arbetsuppgifter och eventuella samarbetssvårigheter.
Hur gick det?
Samtalet med Regina resulterade i att hon verkligen ville vara med i projektet. Hennes syn på Anton var däremot inte lika positiv. Han representerade för henne en riktig slarvpelle som aldrig analyserade situationerna ordentligt och aldrig gjorde något helt klart. Detta hade hon irriterat sig på. Men samtidigt förstod Regina att projektet hade behov av bägge två. Så bara hon slapp att direkt samverka eller sitta tillsammans med Anton, skulle det nog gå bra.
Anton däremot var mindre intresserad av att vara med. Han tyckte att han hade gjort motsvarande arbetsuppgifter flera gånger tidigare och vill nu prova på något nytt. Efter en diskussion om vilka andra alternativa arbetsuppgifter som fanns för honom, accepterade Anton att vara med i projektet. Han skulle genomföra ett antal väl avgränsade arbetsuppgifter som han hade mycket goda förutsättningar för att klara på ett bra sätt.
Att jobba med Regina var inget problem för Anton. Han muttrade lite och tyckte att hon var en perfektionist, och att hennes kliniskt välordnade skrivbord, bara var lite för mycket för honom. När jag berättade för Anton om vilka krav på noggrannhet projektet ställde, så framkom det att Anton visste att han ibland ansågs lite slarvig. Tillsammans diskuterade vi sedan hur projektledningen och de andra medarbetarna kunde stödja honom i hans ambition att få bort slarvigheten och därmed slippa gör om så mycket.
Efter detta bokade jag in ett möte med chefen och beskrev vad vi beslutat. Han tyckte att det var bra och förstod att han gått in på mitt ansvarsområde när han bestämt vilka som skulle vara med.
Tips från coachen
Som projektledare har du tagit ansvar för att leverera ett resultat.
För att leva upp till detta ansvar måste du säkerställa att du har rätt resurser och förutsättningar.
Vid varje rekrytering till ett projekt är det viktigt att säkerställa att varje projektmedlem vill vara med och att de accepterar projekts mål och de egna arbetsuppgifterna. Utan denna acceptans kan man inte förvänta sig ett bra beteende eller goda arbetsresultat. Dessutom tillkommer all den extra energi som projektledaren måste lägga ner för att få någon, som inte tycker om sina arbetsuppgifter, att verkligen göra dessa enligt den plan som finns.