Tips från projektcoachen – Uppföljning

”Hur mycket är det kvar på den aktiviteten?” – frågade jag Kjell. Jag var projektledare för ett av våra utvecklingsprojekt och Kjell var en av åtta personer som arbetade i projektet. Just nu satt vi i ett projektmöte och skulle stämma av hur arbetet gick framåt. Projektet hade varit igång ett tag och just nu var aktiviteten på topp i projektet. Mycket var på gång samtidigt och vi hade en tuff tidplan att leva upp till. ”Bara 2-3 dagar till behövs för att vi skall bli klara” – svarade Kjell. Skönt tänkte jag, då kommer vi att klara nästa delleverans. Dessutom kan jag ge styrgruppen en positiv rapport när vi träffas imorgon. De hade ju valt att omprioritera projektet med fokus på just den här delleveransen. Det kändes bra, speciellt då jag skulle ha semester nästa vecka. 14 dagar senare hade jag kallat till ett nytt avstämningsmöte för projektet.

Tyvärr kom min kallelse ut lite sent så vi blev bara fyra projektdeltagare som hade tid att delta. ”Vi kan inte delleverera som planerat nästa vecka, vi väntar på att Kjell skall bli klar med sina delar” – sa Håkan. Jag förstod ingenting. Kjell hade ju sagt att han skulle bli klar inom 2-3 dagar. Jag hade ju lovat styrgruppen leverans. Vi kunde inte göra så mycket mer på mötet eftersom Kjell inte var där så vi avslutade och jag ringde Kjell direkt. ”Du sa ju för 14 dagar sedan att ni skulle vara klara nu?” – sa jag, med en svag irritation i rösten. ”Nej, jag sa att det skulle ta 2-3 dagar att göra klart aktiviteten, men vi har ju haft fullt upp med annat. Det borde väl du veta, det är ju du som är projektledare” – sa Kjell.

Vad gjorde vi/jag för fel, och hur skulle du hantera situationen?

Delleveransen räddades genom att jag och delar av projektgruppen fick arbeta extra två helger i rad. Styrgruppens ordförande kallade mig därefter till ett möte där han tydliggjorde att det inte får förekomma den här typen av misstag. Han ville se en åtgärdsplan för att komma tillrätta med de bristfälliga rutinerna.

Jag kallade hela projektgruppen till ett möte och tillsammans definierade vi varje viktigt begrepp och exemplifierade dessa. Vidare så enades vi om en gemensam bild om vad som var prioriterat i projektet och hur kommunikationen skulle skötas vid eventuella avvikelser. Vi avslutade mötet med att boka in projektmöten för de närmaste 2 månaderna och införde obligatorisk närvaro!

Följande tips kan med fördel användas baserat på den beskrivna situationen:

Definiera begrepp och definitioner – Vi hade inga gemensamma definitioner och språkbruk i projektet. Vad menade vi med att en aktivitet är klar och när den är klar.

Se till att alla får återkoppla vad som skall göras – Jag lät inte mina projektmedlemmar bekräfta och återkoppla vad vi beslutat utan hade enbart min egen bild om vad som skulle göras.

Skapa en gemensam syn av prioriteringen i projektet – Jag delade inte med mig av den bild som vi diskuterat och beslutat i styrgruppen. Det var bara jag som visste vad styrgruppen ville prioritera.

Skapa en plan för projektmöten – Jag hade inte lagt fast en plan för när vi skulle ha projektmöten utan bokade in dessa allteftersom. Därför var det alltid svårt att få med hela projektgruppen.