Vår bloggserie om förändringsprojekt fortsätter och den här gången vill vi dela med oss av våra erfarenheter kring att formulera utmanande mål. Inlägget skulle också kunna heta planera baklänges – ett alternativt angreppssätt vid utmanande mål.
Har du någon gång fått krav på dig från din organisation eller ditt projekt och tänkt det här är nog helt omöjligt?
Hur formulerar man mål som kan tyckas orealistiska? Det finns åtminstone två alternativa sätt att tänka när man angriper utmaningar och tvingas sätta riktigt utmanande mål.
Det ena alternativet är att utgå från historien, dvs den senaste tidens förmåga och prestation, och utifrån det sätta målen. Utgångspunkten för målen blir satta med en känsla av vad som är realistiskt och vad vi tror oss klara av med de givna resurser vi får tilldelade för projektet.
Men när man ställs inför utmaningar som vid första anblicken känns som omöjliga, så räcker ett traditionellt angreppssätt enligt ovan ofta inte till. Resultatet av målarbetet blir då att antingen får man gå tillbaka till beställaren och säga att det här är omöjligt eller så tvingas man be beställaren att ta bort någon del eller tillföra mer resurser. Och inget av de alternativen brukar ju uppskattas av beställare….
Det andra alternativet är att utgå från vad vi måste klara vid en viss tidpunkt. Steg för steg gör vi sedan en baklängesplan baserad på vad behövde vi uppnå steget innan. Steg för steg bryter vi baklänges ned utmaningen till nuläget, där vi befinner oss idag.
Steg-för-steg modell för baklängesplanering
Formulera målet så konkret som det bara går. Tänk substantiv. Exempelvis ett dokument som beskriver en ny organisation eller en processbeskrivning som beskriver det nya effektivare arbetssättet etc. Använd gärna visualisering för att komplettera beskrivningar av målbilden om möjligt, t ex lättförståeliga skisser eller prototyper som tydliggör för alla vad projektet ska uppnå när allt är klart.
Formulera målet genom att börja med meningen Den dag-månad-år finns … Efter finns sätter du in substantivet eller substantiven. Exempel: Den 25 maj 2011 finns en processbeskrivning som beskriver vår nya organisation.
Formulera nuläget, dvs hur det ser ut idag i lika konkreta termer som målet.
Nästa steg är att ställa dig i målet och tänka, vad var det som hände precis innan vi kom hit? Vilket resultat hade vi tagit fram då? Hur tog vi oss hit? Utifrån svaret på dessa frågor formuleras ett lika konkret delmål som i föregående steg.
Upprepa sedan steg 3, tills du definierat trappstegen ner till nuläget.
Nu har du skapat milstolparna för en plan från nuläge till mål, men starten för planeringen har varit i målet. Kanske måste du justera lite, men en grov steg för steg plan bör finnas framme.
Nyckelfaktorer för framgång är dels att beskriva varje delmål och delresultat så konkret att var och en som berörs och är involverad inser vad som behöver göras och hur det påverkar. Och dels att vara beredd på att hantera den anspänning som uppstår i projektet när utmanande mål ska realiseras.
Men mer om det i kommande blogginlägg. Häng med!