Vår bloggserie om att förändringsprojekt har gett upphov till frågor om vad som egentligen skiljer förändringsprojekt från andra typer av projekt? Vi har ju själva dessutom redan i första blogginlägget om det här ämnet, konstaterat att alla projekt syftar till någon form av förändring på ett eller annat sätt. Så vad menar vi egentligen med förändringsprojekt?
Det finns såklart ingen vetenskaplig definition av vad som är att betrakta som ett förändringsprojekt, men vår utgångspunkt är följande två typer av exempel på förändringsprojekt.
Projekt som syftar till att förändra beteenden
Några exempel på den här typen av projekt är:
- att genomföra en organisationsförändring. Detta påverka vanligtvis invanda rutiner och mönster som kan vara kopplade till roller, beslutsvägar, arbetsprocesser och sammansättning av arbetsgrupper etc.
- att förbättra en organisations förmåga, t ex att förbättra hantering av kundärenden. Detta kan exempelvis handla om att förändra synen på kunder eller synen på den egna rollen eller synen på vissa arbetsuppgifter mm.
- att införa ett nytt arbetssätt, t ex en ny projektmodell. Detta kan innebära att det tillkommer nya roller, nya mötesfora och nya arbetsrutiner.
Projekt som syftar till att uppnå utmanande mål
Några exempel på den här typen av projekt är:
- att avsevärt korta ledtider i en produktutvecklingsprocess. Projekt av denna typ innebär ofta förändringar av arbetsflöden och processer och även att synen på olika roller och ansvar ändras.
- att sänka kostnader eller att åstadkomma en avsevärd rationalisering. Även här innebär förändringarna ofta förändringar av arbetsflöden och processer och även att synen på olika roller och ansvar ändras.
En tredje typ av förändringsprojekt är att genomföra förändringar som ger upphov till någon form av kris eller trauma i en organisation. Exempelvis att genomföra förändringar som leder till uppsägning av personal. Denna tredje utmaning kommer vi inte att ta upp inom ramen för denna bloggserie.
Hur gör man då?
När vi leder projekt av den typ som vi beskriver ovan utgår vi självklart från verktygen i vår ordinarie verktygslåda, med projektmodell, beslutspunkter, målformulering, riskanalys etc. Men precis som att ett IT-projekt använder speciella verktyg för kravanalys, beskrivning av användningsfall etc. så behöver ett förändringsprojekt verktyg för att hantera de speciella utmaningar som kan uppstå när vi t ex försöker förändra invanda beteenden.
Verktygslåda för förändringsprojekt
Några av de mycket praktiska och välbeprövade verktyg som vi själva ofta använder och har goda erfarenheter av har vi sammanfattat nedan.
Mål- och nulägesanalys
Används för att formulera utmanande mål.
Creative Tension Används vid bristande självförtroende i organisationen i att uppnå omöjliga mål och/eller när anspänning uppstår.
Bell Curve Används för att hantera motstånd för de förändringar som tagits beslut om att genomföra.
Grundorsaksanalys Används för att identifiera hinder och flaskhalsar i arbetsprocesser.
Aktivitetskontrakt Används då överenskomna åtgärder inte genomförs eller nya arbetssätt/roller inte används.
Ovanstående verktyg är nyttiga i de flesta projekt. Men när utmaningen är att förändra invanda beteenden och sådant som man brukar beskriva som att det sitter i väggarna, då är dessa verktyg nödvändiga.
I kommande blogginlägg i den här serien kommer vi gå igenom verktygen ovan. Häng med!