Uppsnappat från ett uppföljningssamtal

Den här dialogen utspelades på ett medelstort IT företag för en tid sedan.

Projektledaren till projektdeltagaren: – Hur lång tid har du kvar på den här aktiviteten?
Projektdeltagaren till projektledaren: – Det tar den tid det tar. Plus den tid det tar för mig att hela tiden sitta i uppföljningsmöten med dig…

Lärdomar från projektsituationen

Som projektledare måste du skapa en förståelse för varför uppföljning är viktigt. Du kan inte begära att en enskild projektdeltagare ska visa förståelse för vikten av uppföljning om du inte löpande informerar och kommunicerar om hur varje aktivitet hänger ihop och bidrar till projektets helhet. Dessutom kan det vara bra att skapa rutiner kring uppföljning så att varje uppföljningstillfälle kan förberedas av både projektdeltagare och projektledare. På så sätt blir uppföljningsmöten mer effektiva och ett mer naturligt inslag i vardagen.

Efter varje uppföljningstillfälle får det inte finnas några tveksamheter eller oklarheter om vad status egentligen är. Alla frågetecken måste redas ut, även om det tar tid. Du kanske inte behöver förstå alla detaljer som projektledare, men ställ hela tiden motfrågor tills du är helt övertygad om att du har förstått status och vilka eventuella konsekvenser olika händelser får för ditt projekt. Uppföljning ingår i projektledarrollen och är ingenting som du behöver be om ursäkt för.

Kan uppföljningsmöten inte göras flygande istället? Dvs att projektledaren oannonserat går runt och tar tempen och säkerställer status på projektets olika aktiviteter. Det finns ingenting som säger att det är en sämre metod än att genomföra strukturerade uppföljningsmöten. Som alltid med projektledning gäller det att känna av vilka metoder som fungerar i varje unik projektsituation. Det som fungerar i den ena situationen kanske är helt fel i en annan. I den situation som utspelade sig i början av det här inlägget hade troligen en mer strukturerad och överenskommen form av uppföljningsprincip varit att föredra…

Att tänka på vid uppföljning i projekt

• Kom överens med projektgruppen om hur ofta du vill ha uppföljningsmöten och vilka olika typer av uppföljning du vill ha, t ex 1 gång i veckan på en bestämd tid med hela gruppen, var 14:e dag med varje enskild projektmedlem
• Kommunicera hur du vill att varje uppföljningstillfälle ska vara förberett. T ex vilken dokumentation som uppföljningen ska innehålla? Standardiserad rapport? Uppvisande av arbetsresultat? Bedömning av kommande arbete i tid och resurser? etc
• Ordna rätt praktiska förutsättningar för uppföljningsarbetet. Dvs boka mötesrum, rätt utrustning etc
• Glöm inte att varje uppföljningssituation ofta är ett bra tillfälle att ge positiv feedback och konstruktiv kritik »

Lycka till med dina uppföljningsmöten!

Skriv gärna en kommentar nedan och dela med dig av dina tips för hur uppföljningsmöten kan genomföras på ett bra sätt.