Paretos lag, mer känd under beteckningen 80-20 regeln, handlar om att det viktiga fåtalet har ett avgörande inflytande på helheten. Eller annorlunda uttryckt, 20 % av orsakerna svarar för omkring 80 % av effekterna. 1941 snubblade management- och kvalitetsgurun J. M. Juran över det resultat som den italienske ekonomen Vilfredo Pareto beskrivit redan 1906, nämligen att 80 % av marken ägdes av endast 20 % av befolkningen.
Samma förhållande gällde förmögenheten i landet. Juran upptäckte att Paretos lag också gällde inom kvalitetsarbete, nämligen att 20 % av komponenterna förorsakade ca 80 % av problemen. Efter detta har det konstaterats att 80-20 regeln gäller inom många områden, alltifrån ingenjörskonst till sociala vetenskaper. Just 80-20 relationen är naturligtvis inte exakt utan differensen kan vara både större och mindre, beroende på område och aktuell situation. Men klart synes vara att differensen ofta är oväntat stor, vilket innebär att det kan finnas skäl till att begrunda detta i det enskilda fallet inom t ex organisationer, processer, förändringar och projekt.
Följande är beskrivna och tänkbara exempel där Paretos lag kan ha relevans
20 % av marknadsföringen står för 80 % av försäljningen
80 % av klagomålen kommer från 20 % av kunderna
20 % av säljarna står för 80 % av försäljningen
20 % av resultatet står för 80 % av användarupplevelsen
80 % av utfört arbete görs på 20 % av den slutliga tiden
20 % av personalen står för 80 % av problemen
20 % av komponenterna i en produkt står för 80 % av kostnaderna
20 % av ärendena i en tjänsteorganisation står för 80 % av den totala handläggningstiden
80-20 regeln verkar uppenbarligen vara värd att beakta i förändringsprojekt i de flesta sammanhang, t ex IT-utveckling, organisationsutveckling, processutveckling och produktutveckling. Alla utvecklings- och projektinsatser verkar inte vara lika viktiga, vilket gör att Paretos lag är intressant då man t ex analyserar relationen mellan utvecklingskostnader och möjliga och önskvärda effekter. Det gäller att försöka identifiera de viktiga 20 procenten. För att göra detta kan man analysera lönsamheten i olika delar av önskat resultat, vilket kan ge en prioriterad lista för projektinsatserna. Naturligtvis är det inte alltid så enkelt att på så sätt identifiera det som bör göras. Vissa delar kan behöva göras, trots att de inte finns med bland de 20 procenten.
Det kan t ex bero på följande
Lagar och förordningar ställer krav på projektets resultat
Inom t ex IT kan säkerhetsfrågor vara utanför förhandlingsbarhet
Samordning med andra verksamheter/produkter och inordning i infrastrukturer
Samband mellan de olika projektresultaten kan medföra att en lågprioriterad del krävs för att en högprioriterad skall fungera
En annan aspekt på Paretos lag är undantagsfall vs. normalfall inom olika typer av ärendehantering inom t ex en tjänsteorganisation.
Om 80-20 regeln skulle visa att 80 % av ärendena (normalfallen) är relativt enkla och kan klaras på 20 % av tiden, så kan dessa klaras av personal med kortare utbildning, medan de 20 % ärenden som är komplicerade skulle kunna hanteras av särskilt utbildade experter.
Inom IT, då man bygger system, kräver kanske 80 % av funktionerna 20 % av projektets tid och kostnader, medan de 20 % mer komplicerade funktionerna kanske kräver 80 % av utvecklingstiden.
Komplicerad logik är dessutom sårbar för programmeringsfel och felaktig hantering av användaren. Så, den fråga man kan ställa sig i projektet är om inte de komplicerade 20 procenten (siffran kan naturligtvis vara lägre eller högre) skall hanteras manuellt och inte ingå i systemet. Exempel på ett krångligt ärende kan vara då man måste korrigera för en felaktig transaktion som inträffat för ett år sedan. Man kanske blir tvungen att gå tillbaka till databas-backuper och den felaktiga transaktionen kan också ha gett följdfel i andra system och databaser, som måste hittas och korrigeras.
Förändring och utveckling kostar ofta mycket pengar, medför risker och kan ta lång tid. Detta blogginlägg försöker belysa att man initialt bör analysera och pröva vad som är mest lönsamt och viktigt. Om man lyckas identifiera den lönsamma kärnan, så kan projektet begränsas till denna. Eller, om den kan realiseras fristående, kan den utgöra den första etappen i projektet. Därefter kan man i lugn och ro, och med erfarenhet från den realiserade kärnan, fundera på en eventuell utvidgning och fortsättning.
Slutsats
Kan då Paretos lag tillämpas i projekt? Detta är naturligtvis ett extremt sätt att förhålla sig till projekt och hur pass väl det fungerar i praktiken varierar nog från projekt till projekt. Men, det är i alla fall en intressant modell för att sträva efter de 20 procenten i projektet som ger mest effekt och välja bort de 20 procenten som tar mest tid och resurser.
I efterhand är det lättare att urskilja de 20 procent som ger mest effekt. Med en erfarenhetsbaserad analys kan man kanske också hitta dem tidigt i ett projekt. Ingen dum idé. Förslag på metod?
Det finns flera metoder för att på ett strukturerat sätt arbete med att beräkna vilken nytta som uppnås med t ex en funktion, tjänst eller produkt. Det är svårt att ge något generellt svar på metod eftersom det ofta är beroende på vilken typ av projekt eller investering som nytta ska beräknas på. T ex skiljer sig sjukvårdens sätt att räkna investeringar/nytta jämfört med tillverkande industri. Bäst är att söka på nätet genom t ex följande nyckelord: nyttokalkylering, investeringskalkylering, business case