Kategorier
Checklistor projekt

Checklista innan projektstart

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på innan start av ett projekt
  • Det finns en skriftlig beställning och en eventuell genomförd förstudie att utgå ifrån
  • Projektets förutsättningar och omfattning finns dokumenterade
  • Det finns en namngiven beställare till projektet
  • Finansiering av projektet är klar och en budget har upprättats
  • Projektets effektmål är definierade och de är i linje med organisationens övriga mål
  • Liknande eller angränsande projekt är identifierade och eventuella beroenden är kartlagda
  • Projektets intressenter finns beskrivna
  • Projektmålen är definierade
  • Projektets kvalitetsmål är definierade
  • Eventuella etappmål och delprojekt är definierade
  • Eventuella prioriteringar inom projektet har genomförts
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Projektets avgränsningar är definierade
  • Projektets kritiska framgångsfaktorer är identifierade
  • Det finns en tidsplan med tydliga milstolpar för projektet
  • En projektorganisation med roller och ansvar är upprättad. Resurserna är säkrade
  • Det finns en styrgrupp med en ordförande utsedd
  • Projektets rutiner, mötestyper, uppföljningsprinciper och arbetssätt finns tydligt beskrivna
  • Det finns en kommunikationsplan
  • Regler för hur ändringar i projektet ska hanteras finns beskrivna
  • Projektets säkerhets- och sekretessregler är definierade
  • Lagar och avtal som påverkar projektet finns beskrivna
  • En riskanalys har genomförts med tillhörande handlingsplan för identifierade risker
  • En projektplan är framtagen som ett resultat av planeringsfasen
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektplanen som underlag

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista Förstudiefasen

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på i förstudiefasen i projekt
  • Det finns ett skriftligt beställningsdokument, kallat t ex projektdirektiv, att utgå ifrån
  • Det finns en namngiven beställare till förstudien
  • Förstudien har en beslutad budget som är realistisk
  • Förstudiens resurs- och kompetensbehov är kartlagt och nödvändiga resurser finns att tillgå
  • Förstudien har en tidsplan
  • Förstudiens mål är tydliga
  • Förstudiens leveranser finns beskrivna
  • Förstudiens avgränsningar är tydliga och förankrade
  • Övriga liknande eller angränsande projekt till förstudien är identifierade
  • Förstudiens intressenter finns beskrivna
  • Det är tydligt om förstudien ska omfatta flera olika alternativa lösningar eller endast fokusera på en lösning
  • En leveransförteckning finns upprättad med tillhörande leveransbeskrivningar
  • Olika analyser har genomförts för att bedöma projektet ur olika aspekter
  • Begrepp som används i förstudien är definierade för att säkerställa att alla menar samma sak med respektive begrepp
  • Förstudiens rutiner och arbetssätt finns tydligt beskrivna och är kommunicerade
  • Rutiner för förstudiens olika typer av möten och dess frekvens finns beskrivna
  • Säkerhets- och sekretessregler för förstudiens arbete och resultat är hanterade
  • Olika hinder för förstudiearbetet har beaktats
  • Ett skriftligt dokument, kallat t ex projektförslag, är framtaget som ett resultat av förstudien
  • Ett beslutsmöte har genomförts med projektförslaget som underlag
  • Beslutet innehåller något av alternativen: Acceptera projektförslaget och gå vidare till nästa fas, Acceptera projektförslaget med vissa ändringar eller Stoppa projektet

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista avsluta projekt

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på vid avslutning av projekt
  • Det finns ett protokoll som beskriver status på projektets utförda leveranser
  • Det finns ett dokumenterat beslut om att projektet ska avslutas
  • Projektets samtliga rutiner har avbrutits såsom t ex mötesrutiner och olika typer av rapportrutiner
  • Projektets samtliga resurser har återlämnats
  • En restlista har upprättats om det finns leveranser eller aktiviteter som inte slutförts i projektet. I restlistan framgår också hur dessa icke slutförda leveranser eller aktiviteter ska hanteras och vem som är ansvarig
  • En slutrapport finns framtagen som innehåller projektets erfarenheter. Slutrapporten beskriver erfarenheter om projektorganisation, arbetssätt, tekniker och processer, hjälpmedel, administrativa rutiner, leverantörer etc
  • Projektets ekonomiska utfall har dokumenterats och eventuella projektkonton har stängts
  • Ett avslutande styrgruppsmöte har genomförts med slutrapporten som underlag
  • Ett avslutande projektmöte har genomförts med slutrapporten som underlag
  • En gemensam kick-out aktivitet har genomförts som markerar att projektet är avslutat

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista statusrapportering

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på vid statusrapportering
  • Det finns ett standardiserat format för statusrapporter
  • Det är tydligt vem som ansvarar för att skicka statusrapporter, och vem som ansvarar för att ta fram olika typer av underlag för rapporterna
  • Olika typer av statusrapporter skickas, med överenskommen frekvens, till projektets olika intressenter
  • Innehåll och detaljeringsgrad i rapporterna är anpassade till mottagaren
  • Alla statusrapporter arkiveras
  • Statusrapporter innehåller viktiga händelser under perioden
  • Statusrapporter beskriver aktuella problemställningar
  • Statusrapporter beskriver utfall av tidsplan, budget och resurser
  • Statusrapporter beskriver kommande händelser

Du kan också ladda ner vår gratis dokumentmall för statusrapportering »

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista beställning av projekt

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på vid beställning av projekt
  • Bakgrunden till det tilltänkta projektet finns beskriven: en idé, ett problem, ett behov eller en tvingande åtgärd
  • En namngiven beställare till det tilltänkta projektet finns dokumenterad
  • Det är säkerställt att inget liknande tilltänkt projekt har genomförts tidigare eller är planerat att genomföras
  • Det tilltänkta projektets intressenter finns beskrivna
  • Det tilltänkta projektets effektmål och förväntade leveranser finns beskrivna
  • Omfattningen av det tilltänkta projektet finns beskriven avseende budget, resurser och tid
  • Det tilltänkta projektet ligger i linje med organisationens övriga mål och strategier
  • Det tilltänkta projektet är rätt prioriterat bland övriga projekt
  • Analyser har genomförts för att bedöma det tilltänkta projektet ur olika aspekter
  • Olika hinder för att kunna genomföra det tilltänkta projektet har beaktats
  • Det är tydligt om det tilltänkta projektet ska omfatta olika alternativa lösningar eller endast fokusera på en lösning

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista riskanalys

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka vid riskanalys
  • Tid finns avsatt för att identifiera, värdera, bevaka, omvärdera och hantera risker under hela projekten
  • Det finns ett beslut om vilken risknivå som är acceptabel för projektet
  • Det är tydligt vem som fattar beslut om risker och eventuella åtgärder
  • Beställare och styrgrupp informeras löpande om risker och hanteringen av dessa
  • I arbetet med riskanalys engageras personer med olika kompetenser
  • Erfarenheter från liknande interna och externa projekt tas till vara
  • Medvetenhet finns om att ny teknik kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att stora projekt kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att resurser som endast arbetar deltid i projektet kan medföra ökad risk pga deras övriga åtaganden
  • Medvetenhet finns om att projekt med snäva tidsmarginaler kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att juridiska oklarheter kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att geografiskt spridda projekt kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att yttre beroenden kan medföra ökad risk
  • Medvetenhet finns om att avsaknad av erfarenhet av liknande projekt inom organisationen kan me
  • Medvetenhet finns om att gardering mot risker ofta kostar tid och pengar och därmed utökar projektets omfattning

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista inför styrgruppsmöte

Se nedanstående punkter som exempel på vad en projektledare behöver förbereda inför ett styrgruppsmöte
  • Status är uppdaterad för alla utestående punkter enligt föregående styrgruppsprotokoll
  • En agenda inför styrgruppsmötet är upprättad och innehåller bl a punkter från föregående styrgruppsprotokoll, sammanfattning av projektläget, status på leveranser och eventuella avvikelser, utfall tidsplan, utfall budget, utfall resurser, problem och risker, styrgruppsmötets beslutspunkter, projektets kommande händelser
  • Alla beslutspunkter på mötet är väl beskrivna med tydlig bakgrundsinformation, olika lösningsalternativ, konsekvenser och rekommendationer
  • Det är säkerställt att den föreslagna mötestiden passar samtliga deltagare
  • Agenda och beslutspunkter är avstämda med styrgruppens ordförande innan möteskallelsen skickas
  • Möteskallelse med agenda och beslutsunderlag är utskickade till samtliga deltagare i god tid innan mötet
  • Allt praktiskt inför mötet är förberett och kontrollerat, t ex möteslokal och teknisk utrustning
  • Förberedelser inför mötet är gjorda genom att gå igenom agendan och säkerställa att tiden för varje punkt är disponerad så att alla mötespunkter ska hinnas med
  • Det är klart vem som ska göra mötesanteckningar under mötet, att användas som underlag för styrgruppsprotokollet
  • Det finns ett förslag på ny mötestid för kommande styrgruppsmöte som presenteras som sista punkt på mötet

Klart för start, lycka till med ditt styrgruppsmöte!

Copyright© ProjektStegen Sverige AB

Kategorier
Checklistor projekt

Checklista projektledaruppdrag

Se nedanstående punkter som exempel på vad som är viktigt att tänka på för projektledaruppdrag
  • Ta ställning till hur projektets komplexitet och nivå passar din egen kompetens och erfarenhet
  • Ta ställning till hur projektet passar in med dina övriga åtaganden
  • Säkerställ inledningsvis att beställarens och din syn på projektet stämmer överens
  • Ta endast ansvar för det du bedömer är realistiskt att genomföra
  • Kommunicera tidigt de delar du inte kan ta ansvar för och diskutera hur dessa delar ska hanteras
  • Se till att du får befogenheter att styra och förfoga över nödvändiga resurser
  • Engagera beställare och projektmedlemmar i planeringen
  • Ha alltid en uppdaterad milstolpeplan för att säkerställa att projektet går som planerat
  • Utnyttja erfarenheter från tidigare liknande projekt inom din organisation
  • Låt en erfaren och oberoende person bedöma ditt projekts planering
  • Arbeta löpande med riskanalyser och bevaka och hantera uppkomna risker
  • Kommunicera direkt med beställare och styrgrupp om du identifierar avvikelser från projektplan
  • Tillvarata projektmedlemmarnas erfarenheter och rekommendationer vid varje uppföljningstillfälle
  • Ha som vana att alltid ge feedback löpande
  • Använd gärna en projektdagbok där du noterar dagens och kommande händelser
  • Reflektera inför nästa projekt över vad som gått bra respektive mindre bra i projektet

Copyright© ProjektStegen Sverige AB