Projektledare behöver kunna bemästra konsten att snabbt få nya gruppsammansättningar effektiva. Ofta består projektgrupper av människor som inte annars brukar arbeta tillsammans. Alla nya grupper går igenom ett antal faser innan samarbetet fungerar och gruppen blir effektiv. Det här inlägget handlar om hur du som projektledare kan påskynda denna process, som annars kan ta lång tid.
De flesta grupper går bl a igenom följande två faser:
En inkännande fas, där medarbetarna studerar varandra för att ”lista ut” vilka de andra är, vad man kan säga, skämta om osv.
En konfliktfas där gruppen ifrågasätter det mesta och även du som projektledare kommer sannolikt att bli ifrågasatt. – Varför har du fått denna roll? Personen tycker kanske att han/hon är mer lämpad för projektledarrollen.
Under dessa faser är gruppen improduktiv. I värsta fall kommer aldrig projektgruppen ur konfliktfasen, vilket blir förödande för en snäv tidsplan. Men, det finns några tips som kan påskynda vägen mot en effektiv projektgrupp.
Tips om hur du snabbt får bra samarbete i din projektgrupp
Försök att identifiera de områden som det finns risk att konflikter uppstår inom. En grundprincip är att försöka mota olle i grind, dvs att genom proaktivitet och kommunikation tydliggöra alla förutsättningar. Om det görs innan diskussionerna kommer igång, vilka kan urarta till konflikter, så är ofta mycket tid vunnen och kraften kan läggas på rätt saker. Utan verktyg för att påskynda processen så kan det ta mycket lång tid innan du har en väl fungerande grupp.
En kick-off, gärna i kombination med en team-building aktivitet, är ett mycket bra tillfälle att tydliggöra förutsättningar, mål, spelregler, roller och tillvägagångssätt.
Här följer exempel på några områden där otydlighet kan leda till konflikt och tidsödande diskussioner. Exakt vilka områden och frågor som är aktuella för just ditt projekt kan bara du svara på. Försök att sätta dig in i varje projektmedarbetares situation. Vad behöver han/hon veta för att så snabbt som möjligt kunna ta sig an sina uppgifter utan missförstånd.
Vem – Vem ska göra vad i projektet? Tydliga roller med väl definierade ansvar och befogenheter. Vad fyller varje person för funktion? Var och en kan få presentera sig och berätta vad han/hon har för uppgift.
Vad – Vad är projektets mål? Här har du som projektledare också en stor möjlighet att skapa engagemang genom att förmedla hur intressant och viktigt just detta projekt är och hur roligt det ska bli att få arbeta i det tillsammans.
Hur – Hur ska arbetet utföras? Vilken projektmodell ska användas? Informera om mötesfrekvens och vad du förväntar dig av dina medarbetare, t ex hur rapportering och uppföljning ska gå till.
När – När ska projektet vara klart? Hur ser tidsplanen ut? Se till att dina medarbetare får medverka vid framtagning av deras individuella tidsplaner, så de känner att det är något som de verkligen står för.
Ordlista – Ibland används mycket förkortningar i projekt. Gör en ordlista på vad de betyder. Om du t ex har konsulter eller projektmedlemmar som jobbat inom andra organisationer, kan samma förkortning betyda en helt annan sak för dem.
Normer – En norm är en regel och kan vara uttalad eller outtalad. Vem, vad, hur och när enligt ovan är exempel på normer. Andra exempel på normer är t ex regler för ledighet, arbetstider och övertid. Se till så att normerna är tydliga, så energi kan läggas på projektet och inte på att diskutera vad som gäller.
Dolda normer – Dolda normer är sådant som vi oftast inte talar om, dvs hur samarbetet ska fungera och hur vi ska förhålla oss till varandra.
Projektledarrollen – Din roll som projektledare kan bli ifrågasatt, vilket kan göra hela projektet ineffektivt. Berätta därför tidigt vad din roll innebär. Om någon tycker att han/hon skulle vara bättre lämpad än du, så besvara påståendet med att den här gången har du den här rollen men att det säkert finns tillfällen när den andre kan söka sig till en projektledarroll.
Det här blogginlägget har huvudsakligen skrivits av Elisabeth Weidel, som har lång erfarenhet av att utbilda chefer och projektledare i gruppdynamik. I en optimal projektgrupp krävs ett bra samarbetsklimat. Hur du skapar detta kommer vi att skriva om i ett kommande blogginlägg.
Har du några tips som du vill dela med dig av för att snabbt få effektiva grupper? Kommentera nedan!