Finns det en optimal projektstorlek?

Det är svårt att hitta en generell regel för vad som är en optimal projektstorlek. Ett alltför litet projekt levererar inget av tillräckligt värde och ett för stort projekt kan kväva sig självt. Någonstans däremellan finns den optimala projektstorleken. Exakt var den finns varierar, men det går att systematiskt närma sig frågan.

WBS – en bra början

Ett vanligt sätt att angripa projekt är att arbeta med en sk WBS – Work Breakdown Structure. Först identifieras förväntade leveranser från projektet. Därefter analyseras de arbetsuppgifter/aktiviteter som krävs för varje leverans. Slutligen skapas projektplanen genom att aktiviteterna läggs ut i kalendern, med hänsyn till beroendeförhållanden mellan aktiviteterna.

Ofta nöjer sig många projekt med att göra en WBS. Men risken är att resultatet blir komplext och svåröverskådligt och därmed svårt att styra och följa upp. Det leder ofta till förseningar och fördyringar. Då uppstår inte sällan kaos och projektledaren tappar greppet om sluttid och om budget. Dessutom förskjuts medarbetarnas förväntade insats i tid, vilket förmodligen inte alls passar med deras egna och organisationens övriga planer.

Känns det igen? Någon form av ytterligare strukturering krävs för att få kontroll.

Don´t boil the ocean – dela upp projektet i mindre delar

Det finns ett välkänt managementbegrepp som heter Don´t boil the ocean, något som i det här sammanhanget fritt skulle kunna översattas till ”fokusera på en mindre del i taget istället för att allt på en gång”.

Med WBS:en som utgångspunkt struktureras arbetet i mindre delar som kan genomföras fristående från varandra. Resultatet blir ett antal olika komponenter/delar som tas fram och levereras fristående. Slutligen sätts de samman till en slutprodukt. Fördelen är att utvecklingen blir mer fokuserad, att komponenterna enklare kan bytas ut och att de i bästa fall kan återanvändas i andra sammanhang.

Frågan återstår dock om delarna ska utgöra delprojekt som underordnas ett huvudprojekt, eller om delarna ska vara fristående projekt med egen projektplan, ledning och bemanning?

Generellt sett brukar delprojekt vara att föredra om delarna ska levereras som en helhet. Likaså är delprojekt ofta bra om det är samma styrgrupp, projektledare och resurser för de olika delarna.

Fristående projekt är intressant om delarna kan levereras och användas separat och därmed har ett egenvärde för beställaren. I de fallen kan man med fördel etappindela projektet.

Begreppet projektprogram är också värt att nämna i det här sammanhanget. Vad som menas med det begreppet varierar kraftigt. Oftast innebär det att ett antal delprojekt, eller fristående projekt, har någon form av gemensam styrning i form av t ex en programledning. Programledningens uppgift kan t ex vara att samordna delarna, prioritera och säkerställa att dubbelarbete inte sker mellan de olika projekten.

Enklare att prioritera och tidigare leveranser

En fördel med att dela in projektet och leveranserna i mindre delar är att prioritering ofta blir enklare. Om tid och eller pengar tar slut kan man se vad som kan strykas eller senareläggas. En annan fördel med att bryta ner till delprojekt eller fristående projekt är att leveranser kommer tidigare och mer succesivt, istället för en stor leverans på slutet. Det här angreppssättet är något som blir allt mer vanligt och är ett exempel på agil utveckling.

Nedan beskrivs generella fördelar ur beställarens och ur projektgruppens synvinkel:

Fördelar för beställaren