4 olika typer av planer för att hantera tid i projekt

Vilka är de vanligaste typerna av planerna för att att hantera tid projekt? Och vilken ska man välja? Det här inlägget vänder sig till dig som inte dagligen arbetar med tidsplaner, men vill bekanta dig mer med ämnet. Inlägget är på intet sätt heltäckande kring ämnet tidsplaner utan är en introduktion. Vi kommer framöver också ge tips & råd om hur en bra tidsplan kan byggas upp. Även andra begrepp inom området kommer då behandlas som t ex hantering av WBS (Work Breakdown Structure), Kritiska linjen och rätt projektstorlek.

Men innan vi börjar måste vi naturligtvis svara på den eviga frågan – heter det tidplan eller tidsplan? Vi själva använder ordet tidsplan, något som tydligen också “regeringskansliets språkliga frågor och svar” rekommenderar för det ordet. Och därmed var den frågan utredd…? Om vi har någon språkvetare bland läsarna tar vi gärna emot synpunkter…

Vad används då en tidsplan till? Med tidsplanen som underlag kan projektledaren kontrollera, styra och följa upp projektet. Medarbetare i projektet kan se sitt åtagande. Beställare, styrgrupp, kunder och leverantörer kan ges insyn i projektet och följa projektets fortskridandet.

Gemensamt för de flesta typer av tidsplaner är att de beskriver aktiviteter som projektet ska utföra. Tidsplanen visar även start- och sluttidpunkt för hela projektet. Ytterligare exempel på innehåll i en tidsplan är leveranser, etappmål, milstolpar, delprojekt etc. I lite mer avancerade tidsplaner kan även resurser och beroenden visas. Med beroenden avses t ex att tidsplanen visar att Aktivitet konstruktion har ett beroende till att Aktivitet ritning måste vara klar innan Aktivitet konstruktion kan starta osv.

Den enklaste formen av en tidsplan kan vara en enkel aktivitetslista utan grafiska element. Den kan helt enkelt bestå av en tabell i Word eller Excel med t ex rubrikerna: Aktivitetsnummer, Namn på aktivitet, Beskrivning av aktivitet, Starttidpunkt, Sluttidpunkt, Beroenden, Ansvarig, Status. Fördelen med det här är enkelheten och att det är lätt att uppdatera. Nackdelen är att listan normalt inte är grafisk och därmed kan vara svår att överblicka, t ex vilka beroenden som finns mellan olika aktiviteter.

Gantt-schema är kanske den mest kända typen av tidsplan som finns. Det är ett grafiskt schema som är utformat som en kalender med horisontella staplar. Varje stapel representerar t ex en aktivitet, en leverans, en milstolpe etc. Den enklaste formen av Gantt-schema innehåller normalt planerat start- och slutdatum, varaktighet för en uppgift och vem som är ansvarig. Fördelarna med ett Gantt-schema är att det är överskådligt. Nackdelarna är att det vid många olika uppgifter kan vara svårt att se samband mellan olika delar i tidsplanen.

En milstolpeplan visar viktiga händelser i projektet som måste passeras innan projektet är klart. En milstolpe kan t ex vara en viktig händelse, ett delmål eller ett viktigt beslut. Exempel på rubriker i en milstolpeplan kan vara Namn på milstolpe, vilket datum som milstolpen förväntas inträffa och en beskrivning av vad som ska vara uppnått vid milstolpen. Milstolparna tillsammans kan sägas utgöra en stomme för projektet. Fördelen med en milstolpeplan är att den visar upp endast de mest centrala och viktiga delarna av projektet. Den nivån brukar t ex ledning, beställare och styrgrupp vara intresserade av. En milstolpe brukar markeras med symbolen romb i ett Gantt-schema.

En nätplan består av ett grafiskt diagram som visar i vilken ordning aktiviteter ska utföras. Dessutom visas vilket beroende som finns mellan aktiviteterna. En rätt konstruerad nätplan kan spara mycket tid för projektet då den är ett bra underlag för att dimensionera resurser i rätt omfattning och i rätt tid. I exemplet ovan visas att efter att aktivitet A är klar så kan aktivitet B och C genomföras parallellt. Därefter kan aktivitet D utföras.

Vilken typ av plan ska man då välja? Det beror naturligtvis på både projektets komplexitet och storlek. Och ofta kan alla ovanstående typer av planer användas tillsammans. För vissa delar av projektet kanske en aktivitetsförteckning är föredra. För beställaren är milstolparna kanske det viktigaste. Och för projektgruppen kanske Gantt-schema och nätplan är ett måste. Kort sagt, använd rätt format för rätt situation!

Det finns ett enormt utbud av IT-verktyg för att göra mer eller mindre avancerade tidsplaner. Det mest kända och spridda är kanske Microsoft Project, ett mycket kompetent verktyg som har en uppsjö av funktioner. Gemensamt för de flesta IT-verktyg är att de ofta har en viss inlärningströskel och att det är tidskrävande att mata in hela projektet i verktyget. Om det är värt den tiden eller inte måste bedömas från situation till situation. För större projekt, med många aktiviteter och ändringar så kan man ofta ganska snabbt se fördelarna med ett IT-verktyg.

• Vilka aktiviteter ansvarar en viss person för?
• Vilka aktiviteter är färdiga inom två veckor? Vilka aktiviteter är försenade?
• Hur påverkar en försening av en viss aktivitet resten av projektet?
• Hur ser en skriftlig rapport ut för alla aktiviteter som slutfördes förra månaden?
• Hur många timmar har vi kvar innan vi har nått en viss milstolpe?
• Hur många timmar har en viss person arbetat i projektet?
• Osv, osv.

• att varje förändring av tidsplanen skall resultera i ett nytt versionsnummer
• att använda lämplig enhet på tidsskalan och att inte blanda t ex veckor och månader
• att tydligt visa milstolpar och beslutspunkter
• att skapa en naturlig ordningsföljd för aktiviteterna
• att benämna aktiviteterna på ett tydligt och enhetligt sätt. Säkerställ även att varje aktivitet har ett unikt nummer
• att få med allt arbete och lägga in tidsmarginaler för att gardera mot oförutsedda händelser
• att ta hänsyn till helger, ledigheter och annan frånvaro
• att en person, över året sett, inte arbetar 8 tim/dag utan kanske bara 5 om man exkluderar semester, sjukdom, utbildning, andra arbetsuppgifter etc