Att ge konstruktiv kritik

Det spelar ingen roll vilken typ av projekt det handlar om. Förr eller senare uppstår situationer där olika uppfattningar står mot varandra. Du som projektledare har ett stort ansvar för att hela tiden bedöma och korrigera projektet på vägen mot projektmålet. I projektledarrollen ingår därför även att kunna ge kritik. Konstruktiv kritik bidrar ofta till ett bättre projektresultat och till att människor utvecklas i sina projektroller.

Hur ger man då kritik, kanske också till sina närmaste kollegor? Först och främst handlar det om att avdramatisera det hela, både att ge och ta emot kritik är naturligt. Kritik bör dock alltid vara konstruktiv. Annars leder den ingenstans och uppfattas bara som gnäll.

För många är det svårt att ge kritik av rädsla för att såra mottagaren. Andra är rädda för att en konflikt ska uppstå eller vet inte hur de ska uttrycka sig för att kritiken ska mottas på ett bra sätt och ge önskad effekt.

Naturligtvis ger övning färdighet. Men på vägen kan det vara bra med några grundläggande tips som med lite träning gör att det känns naturligt att ge kritik för att uppnå bättre resultat.

Det kan t ex vara otydlighet, ett fel som uppstått, det saknas något eller någon har kanske betett sig på ett sätt som uppfattas som negativt. I projektsituationer kan det t ex handla om syn på olika vägval i projektet, om hur en uppgift har lösts, vilket engagemang och attityd som projektdeltagare visat, vilken kvalitet en viss leverans håller eller hur tid och pengar använts etc.

2. Beskriv vilka negativa effekter problemet medför

Vilka negativa effekter riskerar eller medför problemet för projektet? Det är inte säkert att den som mottar kritiken har samma erfarenhet som du av att se varför effekterna skulle
vara så negativa.

3. Fokusera på att hitta en lösning – hur problemet kan rättas till på ett bra sätt

Om personen som ska kritiseras normalt brukar utföra sina uppgifter på ett bättre sätt, är det klokt att börja med att fråga om det hänt något speciellt eftersom det inte blev lika bra denna gång. Det bästa är i allmänhet om den som får kritiken får komma med ett lösningsförslag själv. Är det svårt för denne så går det bra att hjälpas åt att komma fram till en lösning.

Skilj på hur du uttrycker dig när du ger sak- eller personlig kritik

Håll dig till sakfrågan. Tänk på att inte blanda in personens egenskaper och beteende. Det är uppgiften som blivit fel, försenad el dyl, alltså inte personen som ska kritiseras. Ha som utgångspunkt när det gäller sak kritik att det är något bra du ska berätta för den som ska ta emot kritiken, du ska ju faktiskt bidra med tänkvärda synpunkter. Om du utstrålar att du vill berätta något bra, så uppfattas det på ett helt annat sätt än om du utstrålar att det är något jobbigt du ska framföra.

Tänk på att det inte är en sakfråga utan din uppfattning av personens beteende och den är subjektiv. Den andre kanske inte alls hade för avsikt att du skulle uppfatta det på det sätt som du gjorde. Försök att lägga undan dina känslor och ge motparten en möjlighet att förklara hur han eller hon menade utan att känna sig hotad.

Påbörja meningarna med jag kände… eller jag upplevde.… Ingen bör kunna ifrågasätta vad du känner eller upplever och du undviker därmed sannolikt en konflikt. Säg t ex jag kände mig kränkt när du sa…. Om du istället säger du kränkte mig när du sa…., så är det ett påstående om att det förhåller sig på ett visst sätt och du får sannolikt en konflikt.

Det är lätt att känna sig sårbar när man ger personlig kritik och säger jag känner…. eller jag upplever…. Det är lätt att gömma sig bakom att det är en sakfråga, det är därför bra att träna på att ge personlig kritik och det gäller naturligtvis även i privatlivet.

• Var tydlig i ditt budskap och läs av hur motparten reagerar och anpassa dina formuleringar för att få en bra diskussion. Tänk på att många personer är väldigt känsliga.
• Var försiktig så du inte låter nedlåtande, då kommer ni inte att kunna samarbeta på ett bra sätt. Tänk på att du kommer med kritik för att det ska bli bästa möjliga lösning.
• Om det är vanligt med diskussioner på arbetsplatsen är den konstruktiva kritiken därmed ett naturligt inslag. Om man inte brukar diskutera olika frågor öppet kan det ofta kännas väldigt stort och dramatiskt att ta emot kritik.
• Om mottagaren av kritiken trots allt blir upprörd, så förklara hur du tänkt och vad du grundar dina tankar på. Låt motparten förklara hur han eller hon kommit fram till sin ståndpunkt. När man förstår resonemanget bakom en slutsats är det lättare att diskutera.

Det här blogginlägget har huvudsakligen skrivits av Elisabeth Weidel, som har lång erfarenhet av att utbilda chefer och projektledare i konflikthantering och träning i att ge konstruktiv kritik.

Vad är din erfarenhet av att ge kritik? Eller att ta emot kritik? Kommentera gärna nedan och delge oss dina erfarenheter eller tips!